Rôle du scrutateur et du secrétaire lors de l’assemblée générale ordinaire d’une SARL

Lors de l'assemblée annuelle d'approbation des comptes, les associés sont amenés à voter. Chaque associé a le droit de participer à l'assemblée et dispose d'un nombre de voix égal au nombre de parts qu'il possède. Seules les associés présents et les mandataires d'associés régulièrement représentés participent au vote. Article L223-28 alinéa 1 du Code de commerce. Le vote par correspondance ou par visioconférence est interdit pour l'assemblée annuelle d'approbation des comptes. Chaque résolution préalablement communiquée aux associés fait l'objet d'un vote distinct.

Nonobstant toute clause contraire dans les statuts, un associé peut se faire représenter : par son conjoint, associé ou non, sauf si la société ne comprend que les deux époux ; par un autre associé si la société comprend plus de deux associés ; par un tiers non associé si les statuts le permettent. Le mandat n'est valable que pour une assemblée ou deux tenues la même journée ou dans un délai de sept jours. Le mandat permanent est donc interdit. Enfin, le mandat doit être global, c'est-à-dire être valable pour l'ensemble des résolutions qui seront soumises au vote des associés.

Dans le silence du Code de commerce, les statuts peuvent imposer un mode de scrutin comme le vote à bulletin secret, par exemple. A défaut de disposition statutaire, c'est au président de déterminer, en accord avec les associés, le mode de scrutin. Aucun quorum n'est exigé pour que l'assemblée puisse valablement délibérer. Sur première convocation : les décisions doivent être adoptées par un ou plusieurs associés représentant plus de la moitié des parts sociales composant le capital social. Sur deuxième convocation : si cette majorité n'est pas obtenue, et sauf clause contraire des statuts, les associés peuvent être convoqués ou consultés une seconde fois. Les décisions sont alors adoptées à la majorité des votes émis quel que soit le nombre d'associés ayant participé au vote.

Organisation et rôles clés

Le gérant est, selon les cas, président de l’assemblée ou non associé. Si le ou les gérants sont associés, l’assemblée est présidée par eux ; si les gérants ne sont pas associés, l’assemblée est présidée, avec son accord, par l’associé présent qui possède le plus grand nombre de parts sociales. Si deux associés répondent à ce critère, la présidence sera assurée par le plus âgé. Le secrétaire de séance est chargé de rédiger le compte rendu des débats. Il peut être désigné par le président. L’assemblée peut s’y opposer, sauf si cette désignation est prévue expressément dans les statuts. Le PV est établi sur un registre spécial ou sur des feuilles mobiles, côtés et paraphés. Le PV est par le gérant ou le président de séance. Attention ! Il est courant que le PV soit signé par tous les associés présents à la réunion afin d'éviter toute contestation ultérieure sur son contenu.

En l’état actuel du droit, il n’existe pas d’obligation légale de constituer un bureau pour le déroulement de l’assemblée générale des actionnaires. Dans la copropriété comme dans les sociétés, les scrutateurs remplacent par la suite le terme « bureau ». Les scrutateurs vérifient le décompte des voix et vérifient les mandats, notamment les droits de vote double et ceux détenus par les mandats. Le président de séance certifie l’exactitude de la feuille de présence et dirige les débats. Le secrétaire rédige le PV et mentionne les votes pour chaque résolution.

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Les scrutateurs n’ont pas de pouvoirs propres et restent en principe attachés au bureau de l’assemblée générale. Dans le cadre d’une SARL, le nombre de scrutateurs est libre, mais la présence de deux scrutateurs est fréquente pour assurer la fiabilité du décompte et la transparence des procédures. Le rôle des scrutateurs est distinct de celui du président et du secrétaire: ils ne dirigent pas les débats et ne rédigent pas le PV, mais ils comptabilisent les votes et garantissent l’intégrité du scrutin.

Comment désigner un scrutateur ?

Dans le cadre de l’assemblée générale, le scrutateur est librement désigné. Il peut être choisi parmi les associés ou actionnaires de la société. Toute personne désignée doit exercer sa mission de façon loyale et impartiale. Il est important de vérifier ce qui est inscrit dans les statuts, car ils peuvent prévoir des restrictions spécifiques et écarter certaines personnes s’il existe un risque de conflit d'intérêt. En principe, le scrutateur est désigné par l’assemblée elle-même, le plus souvent en début de séance. Le nombre de scrutateurs est libre mais, en pratique, la désignation de plusieurs personnes apporte fiabilité et transparence. Dans une SARL ou une société où les gérants ne sont pas associés, la jurisprudence admet parfois la candidature de mandataires ou tiers, mais les règles varient selon les textes et les cas.

Les scrutateurs n’ont pas de pouvoirs propres et ne remplacent pas le président dans la conduite de l’assemblée. Leur mission principale est de superviser le dépouillement des votes et d’assurer que le décompte est correct pour chaque résolution. Leur signature sur le PV atteste de la régularité des votes et apporte une valeur probante accrue en cas de litige futur. Le rôle du scrutateur est donc essentiel pour sécuriser le processus et la crédibilité des décisions prises.

Quorums et majorités selon le type d’assemblée

Assemblée générale ordinaire (AGO). Pour que des décisions soient prises lors des AGO, les majorités sont déterminées par le régime prévu: première consultation nécessite la majorité absolue des parts sociales représentées; si elle n’est pas atteinte, une deuxième consultation est organisée, avec la majorité relative des voix émises. L’AGO est obligatoire pour l’approbation des comptes annuels. Les statuts peuvent prévoir des moyens alternatifs de prise de décision (consultations écrites, unanimité, etc.). Le mode de visioconférence peut être prévu si les statuts l’autorisent.

Assemblée générale extraordinaire (AGE). Les règles de majorité et de quorum diffèrent selon que la société a été créée avant ou après le 4 août 2005. Pour les sociétés créées avant cette date, les décisions doivent être prises à la majorité des 3/4 des voix, quel que soit le nombre d’associés présents ou représentés. Pour celles créées après cette date, le quorum est généralement fixé (1/4 ou 1/5 des parts selon le temps imparti pour la première ou la seconde consultation) et les décisions exigent une majorité des 2/3 des parts représentées. Le quorum et les conditions de majorité peuvent être complétés ou ajustés par les statuts, sous réserve des cadres légaux.

Rôles et responsabilités en pratique

Le président de séance ouvre et conduit la séance, appelle aux votes et peut être assisté par le secrétaire et les scrutateurs. Le président a la responsabilité de diriger les débats et de veiller à la bonne tenue de l’assemblée. Le secrétaire consignera les résultats des votes, expliquera les délibérations et rédigera le PV. Les scrutateurs, quant à eux, vérifieront le décompte des voix et signeront le PV pour attester de la régularité des votes. Le déroulement de l’assemblée doit suivre l’ordre du jour et les résolutions soumises à vote doivent être examinées une par une.

La jurisprudence insiste sur l’importance de la désignation du président de séance comme formalité substantielle: des décisions prises avant cette désignation peuvent être annulées. De même, l’absence de secrétaire peut entraîner la nullité de plein droit de l’assemblée. Le rôle des scrutateurs est renforcé par la nécessité de vérifier les pouvoirs et les mandats, et d’assurer que les voix exprimées reflètent fidèlement le contingent des voix du syndicat.

Le secrétaire doit veiller à la précision du PV, à l’indication des votes pour chaque résolution et à la transcription fidèle des décisions. Le PV est signé par le président, le secrétaire et les scrutateurs à la fin de la séance ou dans les huit jours suivant la tenue de l’assemblée. En cas d’erreur dans le PV, la correction peut être demandée et doit être effectuée par le président de séance; le scrutateur peut signaler l’anomalie et demander la rectification afin de préserver l’intégrité du document.

Cas particuliers et considérations pratiques

Les mandats en blanc, les droits de vote doubles et les limites de mandats doivent être gérés avec rigueur pour éviter les contestations. Le président de séance peut distribuer les mandats en blanc et s’assurer que les voix correspondantes soient correctement comptabilisées après distribution. Le rôle du scrutateur peut s’étendre à l’évaluation des conflits d’intérêts potentiels et au respect des règles imposées par le règlement de copropriété. Les scrutateurs peuvent être des conjointes ou conjoints d’associés ou même des personnes morales lorsque les statuts le permettent et que cela ne trouble pas l’impartialité de l’assemblée.

Pour faciliter l’organisation des AG, des outils numériques peuvent être employés, comme le vote électronique ou des modèles de PV à télécharger, tout en respectant les obligations légales et statutaires. Les règles relatives au bureau, aux scrutateurs et au secrétariat reflètent l’objectif fondamental : assurer la régularité, la transparence et la traçabilité des votes et des délibérations.

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