Amendes Pénales du SPF Finances : Explications Détaillées

La loi sur la comptabilité fédérale, publiée au Moniteur belge le 3 juillet 2003, a subi des modifications importantes en 2014 et 2016. L'article 2, qui classe les services publics fédéraux en quatre régimes comptables, a été profondément remanié.

Il est maintenant fait expressément référence à la liste des organismes publics qui doivent être inclus selon l’Institut des comptes nationaux (ICN) parmi les institutions du (sous-)secteur institutionnel 1311 « Administration centrale ». Les quelque 150 organismes fédéraux au total qui figurent sur cette liste comprennent aussi, outre les SAG, les SACA et les OAP, des organismes qui seront dorénavant assimilés à la catégorie des OAP et seront par conséquent soumis à la loi comptable.

Outre les services publics fédéraux et de programmation à consolider dans FEDCOM dans une première étape, les autres institutions fédérales seront consolidées dans une deuxième étape via l’application e-BMC (actuellement une centaine des institutions).

Lors de la publication de la loi sur la comptabilité du 22 mai 2003, l’entrée en vigueur visée à l’article 133 était prévue au 1er janvier 2004 pour tous les services de l’administration fédérale visés à l’article 2. La loi du 29 décembre 2010 a ajouté un article 134 qui reportait l’entrée en vigueur pour les SAG de 2009 à 2012. Les lois de 2014 avaient davantage étendu le périmètre des services et organismes soumis, ce qui avait reporté l’entrée en vigueur générale au 1er janvier 2016.

L’article 136 de la loi sur la comptabilité du 22 mai 2003 fixait également un régime transitoire pour l’établissement de l’inventaire des immobilisations (classe 2 du plan comptable) tel que décrit à l’article 16. Les amendements de 2014 et 2016 ont également simplifié les règles pour les services publics et organismes publics relevant aussi depuis la modification de l’article 2 de 2014 du champ d’application de la loi comptable fédérale.

Lire aussi: Fonctionnement des amendes

De l’autre côté, ils n’étaient pas tenus de respecter le plan comptable général (PCG), comme fixé dans l’arrêté royal Plan comptable de 2009, pour autant qu’ils puissent fournir les informations permettant d’établir le lien avec les comptes du PCG et aux règles prescrites par la loi sur la comptabilité du 22 mai 2003.

Introduction des Amendes Administratives

La modification législative de 2016 introduisait aussi, avec l’article 109/1, un système d’amendes administratives pour les services publics fédéraux qui ne déposaient pas leurs comptes dans les délais fixés. Ceci a marqué un tournant important dans la rigueur du suivi des obligations comptables des entités publiques.

La loi sur la comptabilité du 22 mai 2003 requiert la publication d’une série d’arrêtés d’exécution par les ministres des Finances et du Budget. L’arrêté d’exécution principal concerne l’arrêté royal du 10 novembre 2009 fixant le plan comptable applicable à l’État fédéral, aux communautés, aux régions et à la Commission communautaire commune. Cet arrêté a été pris conjointement par l’administration fédérale, les communautés et les régions en exécution de l’article 3 de la loi sur la comptabilité du 22 mai 2003 et de la loi sur la comptabilité des communautés et des régions du 16 mai 2003.

Pour terminer, le ministre du Budget a également déjà publié plusieurs circulaires reprenant des prescriptions spécifiques sur les crédits d’engagement pour les engagements récurrents.

Commission de la Comptabilité Publique (CCP)

Après la publication en 2003 des nouvelles lois sur à la comptabilité publique de 2003, le mandat de la Commission pour la normalisation de la comptabilité publique (CNCP) se terminait également en 2004. Il faudra aussi attendre la publication de l’AR Plan comptable en 2009 pour voir instaurer le successeur de cette Commission.

Un chapitre VI bis a été ajouté dans la loi sur la comptabilité des Communautés et des Régions du 16 mai 2003 qui forme la base légale de la nouvelle Commission de la comptabilité publique (CCP), dont la mission est écrite à l’article 16/1.

La Commission compte 18 membres permanents et 18 suppléants. Au total, 12 entités sont représentées : l’administration fédérale, les communautés, les régions et la Commission communautaire commune, l’Inspection des finances, la Cour des comptes et la Banque nationale, ainsi que les Services publics fédéraux Finances et Stratégie et Appui (BOSA), qui a absorbé l’ancien SPF Budget et Contrôle de gestion. Un président et deux vice-présidents sont désignés parmi les membres.

Les membres et leurs suppléants sont nommés pour un mandat de quatre ans, chaque fois renouvelable.

Outre l’instauration d’une CCP, l’AR Plan comptable contient également plusieurs dispositions renvoyant explicitement à un avis, à formuler par la CCP. Les règles de base du fonctionnement de la CCP sont fixées dans un AR reprenant le règlement d’ordre intérieur de la Commission.

Kérine Tran : Les amendes administratives

Mesures de Contrôle dans FEDCOM

Pour que le système FEDCOM fonctionne de manière adéquate, il existe des mesures spécifiques en matière de contrôle dans le cadre du développement et du fonctionnement des systèmes. Au sein de l’administration, des séparations de fonctions et des mesures de contrôle spécifiques ont été déterminées pour ceux qui gèrent les systèmes d’un point de vue physique et ceux qui sont impliqués sur le plan logiciel.

Dans ce dernier groupe, on retrouve en règle générale des profils axés sur SAP qui vérifient si les différents environnements logiciels fonctionnent bien sur le matériel disponible et des profils qui se consacrent au paramétrage de l’application afin de l’adapter aux besoins de l’autorité fédérale. On procède avant tout au paramétrage dans un environnement de développement (étape « developpment »), ensuite, au test de l’application dans un environnement de test (étape « quality »), pour ensuite mettre la nouvelle configuration en production (étape « production »). Toute personne travaillant dans l’environnement de développement ne peut jamais avoir un accès d’écriture dans l’environnement de production. Un accès de lecture est acceptable car il s’agit des membres du personnel qui vérifient ce qui se passe dans le système de production en cas de problèmes. Via l’environnement de développement et après des tests approfondis dans l’environnement de test, ils peuvent mettre une solution à la disposition des utilisateurs.

Dans certains cas, les incompatibilités sont définies par la loi. Le texte évoque alors une incompatibilité « dure ». Dans d’autres cas, les incompatibilités découlent directement des règles en matière de comptabilité publique ou relèvent des principes de bonne gestion financière. On parle alors d’incompatibilités « douces ». Lorsque le système de contrôle interne couvre suffisamment les risques de ces incompatibilités « douces », il n’y a en principe aucune objection d’ordre légal et/ou réglementaire pour y déroger.

Le présent texte ne traite pas des rôles et responsabilités dans les systèmes qui fournissent des données à FEDCOM pour compléter la comptabilité. Ceux-ci incluent notamment les systèmes de traitement, de réclamation et de suivi des recettes fiscales et non fiscales, le système de gestion de la dette, les systèmes de traitement des salaires, le système utilisé dans le cadre de la législation sur les armes, plusieurs systèmes des services de la sécurité sociale.

Les acteurs sont les personnes clés de l’organisation comptable et budgétaire d’un service de l’Administration fédérale, pour lesquelles un cadre expressément légal et réglementaire est prévu en vue de déterminer leurs tâches, compétences et responsabilités, tant sur le plan juridique que du droit administratif.

Les tâches, compétences et obligations respectives des acteurs « dirigeant du service », « ordonnateur », et « directeur d’encadrement B&CG / responsable financier du service » peuvent parfois se chevaucher. Le champ d’action de l’ordonnateur comprend de nombreuses tâches et couvre presque tous les processus FEDCOM.

Tableau 1 : Rôles et Responsabilités dans FEDCOM

On peut décrire le rôle comme la qualité avec laquelle une personne pose des actes dans le système FEDCOM. D’autre part, il y a des rôles qui constituent une variante aux acteurs légalement décrits. Des rôles existent spécifiquement pour le comptable centralisateur et le comptable fédéral.

Rôle	Responsabilités
Responsable Budgétaire	Évalue la demande de commande, bloque/redistribue les crédits disponibles.
Ordonnateur	Valide les droits constatés en recettes.
Aide-Comptable	Enregistre les factures avant leur approbation.
Comptable Droit Constaté (DC)	Comptabilise les droits constatés validés.
Liquidateur	Comptabilise le montant du droit constaté en dépenses.

Pour les dépenses, il évalue la demande de commande en qualité de responsable budgétaire (avec blocage et/ou redistribution éventuelle] des crédits disponibles en qualité de responsable budgétaire principal, ou en accord avec ce dernier). Il engage la dépense sur le plan comptable en la qualité d’engageur et crée un engagement juridique à charge de l’État en la qualité de délégataire. Pour les revenus, il valide en tant qu’ordonnateur les droits constatés en recettes. L’objet et le montant des droits sont de ce fait déterminés pour être ensuite repris comme encaissables ou recouvrables. Dans le processus des dépenses, l’aide-comptable remplit un rôle de soutien pour l’acteur « comptable », en ayant pour tâche principale l’enregistrement des factures avant leur approbation. Cela correspond en principe à la responsabilité générale de l’acteur « comptable » lors de l’enregistrement des pièces justificatives à l’appui des opérations comptables. Le travail de l’acteur « liquidateur » est de fait préparé.

Dans le processus des revenus, le rôle de comptable droit constaté (DC) intervient en tant que « engageur pour les recettes » et il remplit en partie la tâche de l’acteur « ordonnateur », par la comptabilisation des droits constatés validés.

L’acteur « liquidateur » fait généralement aussi partie du Service d’encadrement Budget et Contrôle de gestion et travaille sous la supervision du directeur d’encadrement B&CG. Il joue un rôle dans le processus des dépenses où il comptabilise le montant du droit constaté en dépenses, ce qui entraîne le nantissement définitif du crédit de liquidation.

Tableau 2 : Aperçu des (In)compatibilités

Le tableau 2 donne l’aperçu des (in)compatibilités. Chaque année, le comptable fédéral fournit aux organisations utilisatrices de FEDCOM une liste récapitulative des personnes qui travaillent dans FEDCOM. Cette liste récapitulative permet de contrôler leurs autorisations d’accès par rapport à la matrice idéale en vue d’identifier ainsi les incompatibilités.

Des processus particuliers existent dans différentes organisations et pour différentes applications. Cela provient d’une part de l’impossibilité de traiter intégralement tous les processus comptables dans FEDCOM, compte tenu du niveau de détail nécessaire, et d’autre part du fait que les fonctionnalités nécessaires ne sont pas activées dans FEDCOM.

Les paiements aux fournisseurs sont effectués pour tous les participants de FEDCOM via le comptable centralisateur, qui fait partie du personnel de l’administration générale de la Trésorerie (ci-après la Trésorerie) du SPF Finances. Le comptable centralisateur approvisionne les comptes de dépenses des SPF et fournit les fichiers de paiement par voie électronique à l’organisme financier. Les extraits de banque électroniques sont saisis chaque matin au niveau central dans FEDCOM et sont alors à la disposition des utilisateurs. Le comptable fédéral joue aussi un rôle lors de l’introduction des Master Data dont les différentes organisations ont besoin. Enfin, le comptable fédéral encadre chaque année la clôture des comptes.

Comme mentionné dans le résumé, le SPF Finances constitue par son ampleur et sa diversité au sein de l’administration fédérale un bon exemple de l’utilisation de FEDCOM. Outre les processus mentionnés précédemment, le texte portera aussi sur la comptabilité de la dette.

Tableau 3 : Comptabilité de la Dette

Voy. Tableau 3.

Tableau 4 : Contrôle des Biens et Services Reçus

Le tableau 4 commence par le contrôle sur les biens et services reçus, et s’étend jusqu’à la proposition de paiement. Le paiement est effectué par le comptable centralisateur.

Les engagements budgétaires ne sont pas comptabilisés dans les classes 1 à 7 de la comptabilité générale du PCG. Par contre, les engagements impactent la classe 8, « Dépenses budgétaires ». Ils y sont repris après la procédure d’approbation du bon de commande/du contrat d’achat.

Tableau 5 : Codage et Présentation des Comptes

Le codage comprend également le code économique à quatre positions, complété en cinquième position par une indication pour la présentation dans la classe 8 du Plan comptable.

Lors de la présentation des comptes, on retrouve les chiffres dans le « Compte d’exécution du budget 2016 dépenses : Résumé par SPF » où le SPF Finances porte le code 18, ainsi que dans le « Compte récapitulatif des opérations budgétaires conformément à la classification économique (Classes 8 et 9) », où les comptes des classes 8 et 9 du PCG sont utilisés. Comme mentionné précédemment, le projet RMV a entre-temps été lancé.

Lors de l’élaboration de FEDCOM, il a été choisi de ne pas comptabiliser dans la comptabilité générale au moment du contrôle qualitatif de la livraison des actifs.

Lors des achats des actifs immobilisés, les comptes de la classe 2 sont affectés au débit, dans la majorité des cas par rapport au crédit d’un fournisseur qui doit être payé. Aucune comptabilisation ne peut en principe être effectuée sur le compte d’un fournisseur individuel tant que celui-ci n’est pas défini dans les données sources (Master Data) des fournisseurs. Lors de tout enregistrement d’un nouveau fournisseur dans les Master Data, le comptable fédéral indique le compte du plan comptable sur lequel les opérations individuelles du fournisseur sont centralisées.

Exceptionnellement la contrepartie de l’acquisition d’un investissement se comptabilise en classe 7 au crédit de l’autoproduction immobilisée.

Tableau 6 : Comptabilisation de l'Acquisition d'Investissements

Voy. Tableau 6. Tableau 7.

Tableau 7 : Livraison des Biens et Services

Lorsque les biens ou services, dans ce cas les immobilisations, sont livrés et dès que la facture est approuvée, l’enregistrement dans la comptabilité générale veille à ce que la liquidation soit aussi comptabilisée dans le budget. Le système n’attend donc pas le paiement effectif pour enregistrer la liquidation dans la comptabilité budgétaire. À ce moment, l’autorité fédérale fait la transition à l’enregistrement au moment de l’approbation qualitative des prestations livrées (biens ou services).

Les liquidations budgétaires sont comptabilisées dans les classes 1 à 7 de la comptabilité générale du PCG. Ces comptes sont reliés à l’exécution budgétaire par le module « Fund Management » de SAP.

Tableau 8 : Codification et Paiement des Factures

La codification prend en compte le code économique avec en dernière position une indication de la classe 8 du Plan comptable.

Le comptable centralisateur se charge du paiement des factures aux fournisseurs. Une fois qu’une facture se trouve dans le système, le système évalue la date d’échéance introduite et prépare la facture pour le paiement à la date d’échéance.

L’organisme financier exécute les paiements par voie électronique et rapporte par voie électronique les transactions exécutées et celles non exécutées. FEDCOM charge chaque matin les extraits bancaires de la veille et lettre automatiquement les opérations entrantes, si toutes les conditions techniques sont réunies. De ce fait, l’extraction des données...

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