Analyse des Risques PME : Guide Complet pour une Cartographie Efficace

La cartographie des risques est un outil essentiel pour toute entreprise, particulièrement pour les PME, afin d'anticiper et de gérer les menaces potentielles. Elle permet d’évaluer l’impact des risques et de mettre en place des stratégies pour les maîtriser. Bien que couramment utilisée dans les grands projets, son importance est parfois sous-estimée pour la gestion globale de l’activité des PME.

Pourquoi Faire une Cartographie des Risques en Entreprise ?

Le but principal d’une cartographie des risques en entreprise est d’identifier et d’évaluer tous les risques auxquels elle est soumise. Cela permet d'anticiper, voire de diminuer leur impact en cas de survenance.

La cartographie des risques en entreprise est utile pour toute taille et tout secteur d’activité. Elle va permettre d’anticiper l’impact d’un risque en visualisant de manière claire et précise quels sont les risques pour la pérennité de la société et comment ils peuvent survenir.

En effet, tout projet, mais aussi toute entreprise, sont sous la menace de différents types de risques. Ils peuvent avoir des conséquences importantes sur l’atteinte des objectifs en agissant sur les 3 facteurs majeurs d’un projet (coût, qualité, délai) qui s’appliquent tout autant à l’activité globale d’une société. Ainsi, cartographier ces risques est une manière de pouvoir les identifier, les gérer et éventuellement les éviter ou d’en réduire les effets.

La cartographie des risques, c'est aussi l’outil de base pour pouvoir mettre en place une politique de gestion des risques. Dans le domaine des risques professionnels, un plan de prévention des risques est obligatoire.

La cartographie des risques est la première étape pour leur prévention, mais elle va également permettre de se prémunir contre de nombreux autres risques liées à l’activité même de l’entreprise (incluant les risques socio-économiques, comme ceux qu’ont pu provoquer la crise du COVID 19 ou la guerre en Ukraine).

Les Trois Caractéristiques Indispensables de la Cartographie des Risques

1. Une Représentation Visuelle

La cartographie des risques est une méthode d’analyse, mais aussi de visualisation des données. Elle doit donc se matérialiser sous la forme d’une représentation visuelle (tableau, logigramme, processus, graphique, etc.). Elle comporte une description objective, structurée et documentée des risques existants.

Elle doit permettre de pouvoir rendre claire et précise l’évaluation de l’ensemble des risques pris en compte. Pour toutes ces raisons, elle est toujours formalisée par écrit, de façon visuelle, structurée et synthétique. Au niveau de l’entreprise, on peut la présentée par métier et/ou par processus ou activités.

2. La Qualification des Risques

Dans la cartographie des risques, chaque risque est listé, analysé et surtout hiérarchisé, à l’aide d’éléments objectifs, sous l’angle de deux facteurs :

la probabilité (appelée aussi fréquence ou occurrence) qu’il survienne ;
l’impact (ou gravité) qu’il aurait sur les différents enjeux de l’entreprise s’il venait à survenir.

Sont également présentés et analysés dans cette cartographie, les éléments susceptibles d’accroitre ces risques. Il s’agit de considérer l’ensemble des facteurs aggravants à la fois sur la probabilité et l’impact de chaque risque.

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L’ensemble des risques analysés dans une cartographie des risques d’entreprise doit couvrir tous les processus de l’activité. Cela concerne aussi le management, l’opérationnel ou le support. La cartographie des risques doit balayer l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise, internes (salariés, managers, directions, élus) mais aussi externes (actionnaires, fournisseurs, clients).

3. L’Évolution Régulière

Une cartographie des risques est un outil en constante évolution, comme les risques qu’elle analyse ! Il est indispensable de réévaluer ces risques sur une période prédéfinie ou à chaque fois qu’un élément de l’organisation de l’entreprise change.

Comment Élaborer une Cartographie des Risques en 6 Étapes ?

Étape 1 : Définir les Rôles

C’est d’abord l’employeur et ses représentants qui ont la responsabilité de la réalisation d’une cartographie des risques. Pour autant, les autres parties prenantes contribuant à l’activité de l’entreprise (salariés, élus, mais aussi clients ou fournisseurs) vont avoir différents niveaux de responsabilité dans son élaboration, sa mise en œuvre et sa mise à jour.

L’employeur et l’équipe dirigeante doivent répartir clairement les rôles de chacun dans la réalisation de la cartographie des risques. Dans certaines entreprises, un risk manager est même nommé. En l’absence d’une telle fonction, l’employeur et les élus doivent pouvoir travailler main dans la main avec le service RH, éventuellement aidés d’un cabinet d'experts, pour analyser l’ensemble des processus de l’entreprise et cartographier les risques associés.

Les managers des différents processus vont transmettre les informations nécessaires à cette évaluation. Les salariés vont y contribuer également. Du côté des clients et des fournisseurs, leur contribution à la cartographie des risques est indirecte, mais relève de leur engagement à fournir un certain nombre d’informations claires et précises sur les impacts de leurs activités sur les risques de l’entreprise (questionnaire client ou fournisseur par exemple).

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Étape 2 : Identifier les Risques

Il s’agit ici de lister tous les types de risques auxquels l’entreprise peut être exposée concrètement et quotidiennement. Pour cela, une connaissance précise de l’activité, de l’organisation et des enjeux de l'entreprise est nécessaire. D’où l’importance de la participation de différentes personnes responsables des différents processus auprès de la personne désignée chef de projet dans la synthèse de tous ces risques, y compris les élus.

Étape 3 : Évaluer l’Exposition

Une fois l’étape précédente réalisée, on peut séparer les risques par types d'activité. En tout état de cause, il s’agit ensuite d’attribuer à chacun un coefficient d’importance. On établit ici la hiérarchisation entre tous les risques identifiés préalablement.

Ce coefficient est le cumul des deux facteurs déjà cités lorsqu’on analyse les risques :

la probabilité qu’ils ont de survenir ;
l’impact qu’ils auront sur les activités de l’entreprise s’ils surviennent.

La probabilité et l’impact de chaque risque est analysé également au regard du contexte spécifique de l’entreprise. Cela détermine un coefficient de criticité pour l'activité.

Prenons l’exemple d’une hausse drastique des prix du carburant (comme le connait l’Europe depuis la guerre en Ukraine notamment). Pour une entreprise de transport, l’impact est bien plus important que pour une entreprise de services.

La probabilité que ce risque arrive était forte pour les 2, compte-tenu de la situation économique et internationale. Pour autant, le risque ne sera pas hiérarchisé de la même manière dans chaque entreprise.

Cartographie des risques sur excel

Étape 4 : Évaluer les Facteurs Aggravants et les Solutions

Une fois les risques hiérarchisés grâce au coefficient de criticité (probabilité x impact), il faut alors définir quelles sont les solutions identifiées pour agir soit sur la probabilité (lorsque c’est possible) soit sur l’impact. En parallèle, cela revient à déterminer également quels seront les facteurs aggravants de ces risques.

Dans l’exemple précédent, la solution devra se situer plutôt sur l’impact, en réorganisant certains process ou en agissant sur les prix d’autres matières premières.

Dans un autre exemple, celui du risque de mauvaise manipulation sur un outil, des solutions peuvent être identifiées tout autant pour réduire la probabilité (en formant le personnel) et l’impact (en formalisant des procédures d’arrêt d’urgence). Les facteurs aggravants ce risque peuvent être un personnel non qualifié ou un matériel défaillant.

Étape 5 : Hiérarchiser les Risques et Leurs Solutions

Après avoir défini et listé toutes les solutions pour chaque risque, il est désormais temps de hiérarchiser de nouveau ces risques en y ajoutant les facteurs aggravants et les solutions permettant éventuellement de les réduire.

Il est également possible ici de supprimer quelques risques, si l’on considère que certaines décisions permettent de réduire à 0 leur probabilité. En effet, prendre des risques est le propre de toute activité d’entreprise, mais certains peuvent être complètement annihilé en fonction de l'orientation stratégique définie par l’employeur.

Par exemple, une entreprise peut décider de ne pas investir un marché dans un pays risqué où elle n’était pas encore présente, compte tenu du contexte géopolitique incertain. Elle peut tout autant décider de le faire en intégrant alors les différents risques identifiés dans sa cartographie des risques.

Étape 6 : Formaliser l’Analyse dans la Cartographie des Risques

Cette dernière étape consiste à placer, de façon visuelle, chaque risque retenu, sa probabilité, son impact, ses facteurs aggravants et ses solutions de façon claire, précise et détaillée.

Exemple de Cartographie des Risques Excel

Il existe de multiples modèles téléchargeables d’exemple de cartographie des risques sur Excel. Il s’agit dans un premier onglet de réaliser un tableau à plusieurs colonnes contenant chacune :

le numéro du risque (Rn) ;
la description du risque (sous la forme d’un texte bref, mais complet) ;
sa probabilité (improbable, peu probable, probable, très probable) ;
son impact (mineur, majeur, grave, catastrophique) ;
sa criticité (3 niveaux, faible, moyenne, élevée, selon la combinaison des deux éléments précédents) ;
les facteurs aggravants du risque ;
les solutions de réduction du risque.

Un deuxième onglet consistera à positionner par les numéros seulement les différents risques identifiés sur un graphique avec en abscisse la probabilité, et en ordonnée l’impact du risque. La combinaison des 2 fournit les 3 différents niveaux de criticité, allant de la couleur jaune (faible criticité) à la couleur rouge (criticité élevée).

Qui Peut Réaliser une Cartographie ?

C’est l’employeur et ses représentants qui ont la responsabilité de la cartographie des risques. Toutefois, les services transverses, notamment RH et stratégiques, contribuent à son élaboration, ainsi que tous les managers des différents processus et activités analysés dans cette cartographie. Les salariés et les représentants du personnel contribuent, eux aussi, à l'analyse nécessaire à sa réalisation.

Faire appel à un cabinet d’expertise peut être une aide précieuse pour s’assurer d’appliquer la bonne méthodologie.

Comment Bien Communiquer sur la Cartographie des Risques ?

La cartographie des risques de l’entreprise est tout autant un document de pilotage et d’anticipation, qu’un élément majeur de la stratégie d’entreprise.

Selon la culture promue, les enjeux poursuivis et les implications que l’atteinte (ou non) des objectifs peut avoir sur l’activité de l’entreprise, il est indispensable que les représentants du personnel puissent avoir accès à la cartographie des risques. C’est un outil majeur pour comprendre quels sont les risques qui pèsent sur l’activité, mais aussi comment l’employeur et toutes les équipes dirigeantes s’en protègent.

Pourquoi Demander la Cartographie des Risques en Tant que Représentant du Personnel ?

Les élus du CSE doivent régulièrement se prononcer sur la stratégie et la gouvernance de l’entreprise. La prévention des risques pour les salariés, mais aussi pour la pérennité même de la société, fait également partie de leurs missions, pour toutes ces raisons, les représentants du personnel doivent connaitre et avoir en leur possession la cartographie des risques de l’entreprise.

En Quoi Consiste un Plan de Gestion des Risques ?

Le plan de gestion des risques est un document stratégique qui identifie, évalue et organise la réponse aux risques potentiels qui peuvent affecter un projet ou une entreprise.

Il s’agit donc d’un cadre méthodologique qui formalise la surveillance, le contrôle et la neutralisation partielle ou totale des risques qui pèsent sur l’entreprise et qui menacent l’atteinte de ses objectifs.

Comment Se Présente un Plan de Gestion des Risques ?

Concrètement, le plan de gestion des risques se présente sous forme d’un document qui énumère les risques auxquels l’entreprise est exposée en les classant selon :

Leur catégorie: risque stratégique, opérationnel, financier, légal, environnemental, etc. ;
La probabilité d’occurrence: exprimée en pourcentage ou sur une échelle de notation standardisée ;
Leur impact potentiel, évalué en termes de gravité, par exemple de « négligeable » à « critique » ;
La priorité du risque, définie selon sa probabilité d’occurrence et son impact potentiel ;
Les stratégie de réponse ;
Les actions préventives ;
Le plan de contingence associé au risque en question ;
La personne ou le service responsable de la surveillance et de la gestion du risque ;
Le statut du risque: actif, en cours de traitement ou résolu ;
La date de dernière évaluation du risque.

Le plan de gestion des risques est généralement synthétisé sous forme de tableau pour permettre aux responsables de visualiser rapidement l’état de la gestion des risques, de classer les risques selon le critère souhaité (généralement la priorité, le statut et la date de la dernière évaluation) et d’agir au bon moment.

Pourquoi Monter un Plan de Gestion des Risques ?

La présence d’un plan formalisé de gestion des risques explique, à elle seule, 10,7 % du succès d’un projet. Sans un tel plan, l’entreprise gérera ses risques de manière informelle, intuitive et ad hoc, avec le plus souvent une posture réactive plutôt que proactive.

En partant de là, l’intérêt du plan de gestion des risques pour l’entreprise devient évident :

Analyse détaillée des scénarios : Un plan de gestion des risques efficace implique une analyse de scénarios où chaque risque identifié est accompagné d'une série d’implications logiques (de type « si - alors ») qui ne laisse aucune place à l’improvisation et au tâtonnement.
La quantification des risques : Plutôt que de lister les risques, le plan permettra de les quantifier en termes de probabilité et d'impact financier.
Plans de contingence opérationnels : Des plans de contingence opérationnels sont élaborés pour chaque risque majeur afin de sécuriser l’activité.
Intégration avec la stratégie d'entreprise : Avec un plan formalisé, la gestion des risques se greffe dans la stratégie globale de l’entreprise. Les objectifs de gestion des risques sont alignés avec les objectifs stratégiques, et les décisions prises à niveau abondent dans ce sens.
Préparer et responsabiliser les équipes : Le plan de gestion des risques comprend généralement des programmes de formation pour les employés et la direction ainsi que des simulations régulières de crises pour s'assurer que les réponses sont bien comprises et peuvent être mises en œuvre rapidement en cas de besoin.

Comment Bien Préparer son Plan de Gestion des Risques ?

Nous avons résumé l’élaboration du plan de gestion des risques en 5 étapes clés.

Identifier les risques qui pèsent sur l’activité : Organisez des sessions de brainstorming avec les différentes équipes de votre organisation, notamment les opérations, la finance, les RH, l’IT, les achats, etc. L'objectif ici est d’analyser les risques sous différents angles pour tendre vers l’exhaustivité.
Définir les critères d’évaluation des risques : À ce stade, il s’agira de définir les critères quantitatifs et qualitatifs de l’évaluation des risques.
Évaluer la probabilité et les conséquences de chaque risque : Développez des échelles de probabilité (par exemple, de « très improbable » à « très probable ») et d'impact (de « négligeable » à « critique »).
Planifier une réponse adaptée à chaque risque : Pour chaque risque prioritaire, déterminez la meilleure stratégie à adopter selon l'évaluation de la probabilité et de l'impact du risque, ainsi que des ressources disponibles pour y faire face.
Assurer le suivi des risques : Le plan de gestion des risques est dynamique et doit évoluer en fonction des changements dans l'environnement interne et externe de l'entreprise.

Comment Utiliser son Plan de Gestion des Risques Une Fois Créé ?

Assurez-vous que tous les employés connaissent le plan et comprennent leur rôle dans sa mise en œuvre. Les voies de communication entre les responsables des risques et la direction doivent être ouvertes et efficaces, car la capacité à rapporter rapidement les risques conditionne le timing et la qualité de l’action ou de la réaction.

Template de Plan de Gestion des Risques

Le plan de gestion des risques efficace est généralement présenté sous forme de tableau pour une visualisation claire et directe des informations.

Voici une description détaillée des colonnes que l’on retrouve habituellement dans ce document :

Identification du risque : cette colonne liste chaque risque potentiel identifié au sein de l'organisation. Un risque est décrit de manière concise mais claire ;
Catégorie du risque: est-il stratégique, opérationnel, financier, légal ?
Description détaillée du risque: sa source probable, les conditions qui pourraient le déclencher, les facteurs de risque, l’historique de ce risque dans l’entreprise, etc. ;
Probabilité d'occurrence : cette colonne évalue la fréquence à laquelle le risque est susceptible de se réaliser. La probabilité peut être quantifiée (par exemple, en pourcentages) ou qualifiée (faible, moyenne, élevée) ;
Impact potentiel : on estime ici les conséquences si le risque se concrétise sur une échelle similaire à celle de la probabilité (faible, moyen, élevé) ;
Priorité: la combinaison de la probabilité et de l'impact permet de déterminer la priorité du risque, c’est-à-dire l'ordre dans lequel il doit être appréhendé ;
Actions préventives : décrit les mesures prises pour prévenir ou atténuer le risque avant qu’il ne se matérialise ;
Stratégies de réponse: évitement, réduction, transfert, acceptable ;
Plan de contingence: en cas de réalisation du risque, quelles sont les actions à entreprendre.

En conclusion, la cartographie des risques est un outil puissant et indispensable pour les PME. Elle permet non seulement de se prémunir contre les menaces potentielles, mais aussi de sécuriser leur croissance et leur pérennité.

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