Approbation des comptes SARL : Obligations légales

Après la clôture de chaque exercice social, les associés d’une SARL doivent être réunis pour délibérer sur l’approbation des comptes annuels de la société, puis sur l’affectation du résultat de l’exercice. Dans ce dossier, nous vous expliquons tout à propos de l’approbation des comptes annuels dans les SARL.

Les comptes annuels, comment procéder au dépôt ? (définition, aide, lexique, tuto, explication)

Procédure d'approbation des comptes annuels

L’approbation des comptes annuels est une obligation qui concerne explicitement toutes les sociétés commerciales. L’approbation annuelle des comptes relève de la compétence de l’assemblée générale ordinaire des associés de la SARL. L’AG doit être réunie une fois par an, dans un délai de six mois suivant la clôture de chaque exercice comptable.

En pratique, une SARL clôture son exercice comptable tous les 31 décembre. Il faut également savoir que le gérant d’une SARL peut demander une prolongation de délai pour la tenue de l’AG au président du tribunal de commerce dont dépend sa société. Une telle assemblée ne doit pas être exclusivement dédiée à l’approbation des comptes.

Suite à l'approbation des comptes, une copie de certains documents comptables doit être déposée au greffe du tribunal de commerce.

Modalités de convocation des associés

Voici les règles à suivre au niveau des modalités de convocation des associés de SARL à l’assemblée en vue d’approuver les comptes de l’exercice.

L’assemblée des associés doit avoir lieu dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice. Les statuts de la SARL ne peuvent pas prévoir un délai plus long.
Une prolongation de ce délai peut être demandée par le gérant au président du tribunal de commerce lorsqu’il ne parvient pas à le respecter.
Les associés doivent être convoqués au moins 15 jours avant la date de l’assemblée.
L’assemblée générale annuelle a normalement lieu au siège social de la SARL.
En principe, le gérant de la SARL doit convoquer chaque associé par lettre recommandée. Une convocation par voie électronique est possible avec chaque associé qui donne son accord.
À la convocation, le gérant doit fournir plusieurs informations aux associés.

Il est donc nécessaire de vérifier les dispositions prévues par les statuts de la société en matière de convocation. Les associés se réunissent à la date et au lieu indiqués dans la convocation. C’est le gérant de la SARL qui préside l’assemblée lorsqu’il est également associé. Si ce n’est pas le cas, l’associé qui dispose de plus grand nombre de parts sociales préside.

Décisions prises lors de l'assemblée

Concernant l’approbation des comptes annuels, les associés de SARL ont la possibilité de les accepter, tels quels ou avec des modifications, ou de les rejeter. Ensuite, les associés se prononcent sur l’affectation du résultat. Les comptes annuels sont approuvés par une décision ordinaire des associés. La loi ne prévoit pas de quorum dans les SARL. Chaque associé dispose d’un nombre de voix égal à son nombre de parts sociales.

Sur première consultation : à la majorité absolue des parts sociales (moitié de la totalité des parts sociales composant le capital social de la SARL + 1).

Conséquences de l'approbation ou du rejet des comptes

Lorsque les comptes annuels ont été approuvés par les associés de la SARL, il est possible de procéder à l’affectation du résultat de l’exercice. Si les comptes annuels sont rejetés, les associés ne pourront pas décider de l’affectation du résultat.

L’affectation du résultat est nécessaire, peu import qu’il s’agisse d’un bénéfice ou d’une perte. Lorsque le résultat de l’exercice correspond à une perte, les associés doivent affecter ce dernier en report à nouveau débiteur. Un éventuel solde déjà créditeur de ce compte peut permettre à la société de compenser la perte en tout ou partie.

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Soulignons enfin que les associés ne doivent pas nécessairement décider d’accepter les comptes annuels. Ils doivent simplement se prononcer à leur sujet et peuvent très bien refuser de les approuver. Dans ce cas, le résultat ne sera pas affecté.

Que faire après l'approbation des comptes ?

Tout d’abord, lorsque les comptes d’une SARL sont approuvés par les associés, ils ne sont plus modifiables (sauf en cas d’inexactitude ou sur rectification par un tribunal). Ensuite, lorsque les comptes de l’exercice ont été approuvés par les associés de la SARL, il est ensuite possible de procéder à l’affectation du résultat, et notamment de décider la mise en distribution de dividendes.

Enfin, dans le mois qui suit la date de l’assemblée annuelle, le gérant de la SARL doit déposer au greffe du tribunal un exemplaire certifié conforme des comptes annuels et de la décision d’affectation du résultat. Ce délai est porté à deux mois si le gérant procède au dépôt des comptes annuels par internet, par l’intermédiaire du guichet unique de l’INPI.

Lorsque les associés d’une SARL refusent d’approuver les comptes de l’exercice, une copie de la délibération doit être transmise au greffe du tribunal. En cas de refus d’approbation des comptes, il est impossible de procéder à l’affectation du résultat de l’exercice. Toute distribution de dividendes est donc impossible.

Dépôt des comptes annuels au greffe

Après la tenue de l'assemblée annuelle d'approbation des comptes, le dirigeant doit déposer les comptes annuels au greffe du tribunal du commerce. Le dépôt s'effectue en ligne sur le guichet des formalités des entreprises ou par dépôt «papier» ou sur place au greffe du tribunal de commerce.

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Quand faut-il déposer les comptes annuels ?

Les comptes annuels doivent être déposés auprès du greffe du tribunal de commerce à l'une des échéances suivantes :

Dans le mois suivant l'approbation des comptes par l'assemblée ordinaire des actionnaires ou de l'actionnaire unique
Dans les 2 mois suivant l'approbation des comptes par l'assemblée ordinaire des actionnaires ou de l’actionnaire unique lorsque le dépôt est fait par voie électronique

Où faut-il déposer les comptes annuels ?

En ligne : Le dépôt des comptes annuels en ligne se fait à l'aide du service en ligne suivant : Guichet des formalités des entreprises. Les documents doivent être déposés par le dirigeant ou un mandataire (expert-comptable, avocat, etc.). Ils sont transmis sous format PDF et chaque fichier ne doit pas dépasser la taille de 10 Mo.
Sur place : Le tribunal compétent dépend du lieu du siège social de l'entreprise :
- Siège social situé en Alsace-Moselle : Le représentant de la société doit se rendre au tribunal judiciaire du lieu où est situé le siège de la société.
- Autres cas : Le représentant légal de la société doit se rendre au greffe du tribunal de commerce du lieu où est situé le siège de la société.
Par courrier : L'adresse postale pour déposer les comptes annuels dépend du lieu du siège social de l'entreprise :
- Siège social situé en Alsace-Moselle : Le représentant de la société doit envoyer les documents par courrier en recommandé avec avis de réception au tribunal judiciaire du lieu du siège social de la société.
- Autres cas : Le représentant légal de la société doit envoyer les documents par courrier en recommandé avec avis de réception au greffe du tribunal de commerce du lieu du siège social de la société.

Attention : Lorsque l'associé unique assume seul la présidence de la société, il n'a pas l'obligation de déposer la décision d'approbation des comptes.

Documents à fournir lors du dépôt des comptes annuels

Les documents à fournir lors du dépôt des comptes annuels varient selon la taille de l'entreprise. Voici un aperçu général :

Type d'entreprise	Documents à déposer
Micro-entreprise	Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe comptable) Procès-verbal de l'assemblée avec proposition d'affectation et résolution votée Rapport du commissaire aux comptes (si applicable) Déclaration de confidentialité (si applicable)
Petite entreprise	Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe comptable) Procès-verbal de l'assemblée avec proposition d'affectation et résolution votée Rapport du commissaire aux comptes (si applicable) Déclaration de confidentialité (si applicable) Comptes consolidés (si la société fait partie d'un groupe) Rapport sur la gestion du groupe (si la société fait partie d'un groupe) Rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés (si la société fait partie d'un groupe)
Moyenne entreprise	Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe comptable) Rapport de gestion Procès-verbal de l'assemblée avec proposition d'affectation et résolution votée Rapport du commissaire aux comptes (si applicable) Comptes consolidés (si la société fait partie d'un groupe) Rapport sur la gestion du groupe (si la société fait partie d'un groupe) Rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés (si la société fait partie d'un groupe)
Société étrangère	Exemplaire des documents comptables établis, contrôlés et publiés dans l’État où le siège de la société est situé.

Remarque : Les sociétés passibles de l’IS doivent déposer leur déclaration de résultats dans les 3 mois de la clôture de l’exercice, les Sociétés clôturant le 31 décembre bénéficiant habituellement d’un report de délai jusqu’au 30 avril (sauf tolérance complémentaire). Le solde de l’impôt doit toutefois être acquitté le 15 avril au plus tard. Par tolérance, un délai supplémentaire de 15 jours est accordé aux sociétés souscrivant leur déclaration par voie électronique.

Sanctions en cas de retard ou d'absence de dépôt des comptes annuels

En cas de non-dépôt des comptes, le dirigeant de la société s'expose à une amende pénale de 1 500 €. En cas de récidive, l'amende passe à 3 000 €.

L'infraction pénale de non-dépôt des comptes peut être poursuivie pendant un délai de 1 an à compter de la date à laquelle les comptes auraient dû être déposés.

En cas de retard dans le dépôt des comptes, le président du tribunal de commerce peut adresser au dirigeant une injonction de les déposer dans le délai d'un mois.

Le président du tribunal peut aussi mener une enquête sur la situation économique et financière de l'entreprise. En effet, il est investi d’une mission de prévention des difficultés des entreprises. L'absence de dépôt des comptes annuels peut être un signal révélateur de difficultés financières. Dans ce cadre, le président du tribunal peut convoquer le chef d'entreprise à un entretien.

A savoir : L'approbation des comptes contribue à prouver la réalité de la société. Elle permet donc d’éviter la qualification de société fictive (situation la plus extrême). Mais, sans aller si loin, elle permet aussi au gérant de prouver qu’il a respecté ses obligations en matière de droit d’information des associés.

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