Comment fonctionne la subrogation en cas d'arrêt de travail et rôle de l'URSSAF
La subrogation est le mécanisme par lequel l’employeur se substitue au salarié pour percevoir directement les indemnités journalières de Sécurité sociale (IJSS) de la sécurité sociale.
Principe et conditions de mise en œuvre
Lorsqu’un salarié est en arrêt maladie indemnisé par la Sécurité Sociale et maintenu par l’employeur, même partiellement, ce dernier peut demander à la Sécurité Sociale de percevoir les IJSS à la place du salarié.
La subrogation peut être demandée par l’employeur seulement si la rémunération du salarié est maintenue, même partiellement.
La subrogation est strictement liée au maintien total ou partiel du salaire par l’employeur.
Dès lors que ce maintien cesse, à l’issue des durées légales ou conventionnelles, l’employeur ne peut plus percevoir les IJSS à la place du salarié.
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L’employeur peut pratiquer la subrogation pendant toute la durée du maintien de salaire, qu’il soit légal, conventionnel ou prévu par un accord d’entreprise.
Non, la subrogation n’est pas obligatoire en tant que telle. Cependant, elle devient automatique lorsque l’employeur maintient le salaire à un niveau au moins égal aux IJSS pendant la période d’arrêt.
Procédure pratique et déclaration
La subrogation est demandée par l’employeur au moment du signalement de l’arrêt maladie via la DSN.
La première étape consiste à saisir l’absence maladie dans le logiciel de paie avec les dates précises de début et de fin d’arrêt.
En l’absence de retour de la CPAM (délai fréquent de 2 à 4 semaines), l’employeur doit estimer les IJSS pour établir le bulletin.
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Les logiciels de paie intègrent un moteur de calcul estimatif.
À réception du décompte définitif de la CPAM, le gestionnaire de paie régularise les éventuels écarts entre l’estimation et le montant réel des IJSS.
La date de fin de subrogation est un élément capital, car elle détermine le moment à partir duquel le salarié commencera à percevoir directement les IJSS.
La qualité des données transmises est déterminante pour garantir le bon traitement du dossier.
En effet, même si une erreur de subrogation se corrige toujours, elle peut générer des régularisations complexes.
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Cas particuliers et types de subrogation
Subrogation totale : l’employeur maintient l’intégralité de la rémunération (100 % du salaire brut) et perçoit les IJSS en remboursement.
Si l’employeur maintient intégralement la rémunération (subrogation totale avec complément), le plafond n’est pas réduit.
Si l’employeur verse uniquement les IJSS par subrogation (sans complément employeur), le plafond est réduit au prorata de la période d’absence.
La subrogation peut être mise en œuvre quel que soit le type d’arrêt de travail, qu’il relève du droit commun ou d’un accident du travail et maladie professionnelle (AT-MP).
Dans ces cas, l’accord du salarié n’est pas requis.
Lorsque la subrogation n’est pas de droit, l’accord du salarié est nécessaire.
Impact sur la paie, cotisations et prélèvement à la source
Les IJSS subrogées ne sont pas soumises aux cotisations sociales classiques.
Le complément de salaire versé par l’employeur est soumis à l’ensemble des cotisations sociales dans les conditions de droit commun (cotisations salariales et patronales).
Les cotisations de mutuelle et de prévoyance continuent d’être prélevées sur le bulletin de paie.
Ce maintien est une condition du caractère obligatoire et collectif du régime, nécessaire au bénéfice de l’exonération sociale des contributions patronales.
Le principe du prélèvement à la source est le suivant : c’est au payeur de prélever l’impôt du contribuable et de le reverser à l’administration fiscale.
Les indemnités journalières de Sécurité Sociale (IJSS) maladie sont soumises à l’impôt sur le revenu, sauf en cas d’affection de longue durée.
Ainsi, des règles générales s’appliquent en matière de prélèvement à la source des IJSS maladie subrogées.
Le montant des IJSS brutes diminué de la CSG déductible est intégré dans la base du prélèvement à la source pendant les 2 premiers mois d’arrêt.
Dans tous les cas, les IJSS ne doivent pas être intégrées dans la rémunération nette imposable, donnée transmise via la DSN à l’administration fiscale servant de base à la déclaration préremplie de l’impôt sur le revenu.
Calcul du salaire journalier, délai de carence et maintien des protections
En cas d’arrêt maladie ordinaire, la sécurité sociale applique un délai de carence de 3 jours pendant lequel aucune IJSS n’est versée.
Ce délai court à compter du premier jour d’arrêt prescrit par le médecin.
L’employeur peut être tenu de compenser ce délai de carence en fonction des dispositions de la convention collective applicable.
Le salaire journalier de base est calculé sur la base des 3 derniers mois de salaire brut précédant l’arrêt, dans la limite de 1,4 SMIC mensuel.
Oui, la protection sociale complémentaire (mutuelle et prévoyance) doit être maintenue pendant toute la durée de suspension du contrat de travail pour maladie, conformément aux dispositions du BOSS.
Ce maintien concerne aussi bien la part patronale que la part salariale des cotisations.
Effets sur plafonds, MNS et autres dispositifs
Si l’employeur verse uniquement les IJSS par subrogation (sans complément employeur), le plafond est réduit au prorata de la période d’absence.
Non, le plafond n’est pas réduit si l’employeur maintient intégralement la rémunération.
Oui, les IJSS versées par subrogation sont prises en compte dans le calcul du MNS. Elles font partie de la rémunération brute totale au sens de l’arrêté du 31 janvier 2023.
Le BOSS (Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale) apporte des précisions déterminantes sur ces sujets, notamment sur la réduction du plafond en cas de subrogation et le maintien de la protection sociale complémentaire (PSC) pendant la suspension du contrat de travail.
Rôle de l'URSSAF et autres organismes
L’employeur doit intégrer correctement les éléments de rémunération et de maintien dans les déclarations sociales afin que l’URSSAF calcule les cotisations et applique les exonérations éventuelles.
Le principe du prélèvement à la source et la transmission via la DSN impliquent que les données transmises à l’URSSAF et à l’administration fiscale soient cohérentes pour éviter des régularisations ultérieures.
Les IJSS subrogées ne donnent pas lieu au paiement de cotisations sociales classiques par l’URSSAF, mais le complément employeur, la mutuelle et la prévoyance restent soumis aux obligations déclaratives et au prélèvement des cotisations.
Aspects fiscaux et contributions (CSG-CRDS, Casa)
En cas de subrogation, les IJSS sont considérées comme des revenus de remplacement.
La distinction entre revenus d’activité et revenus de remplacement est essentielle.
Les prestations complémentaires d’invalidité sont soumises aux contributions CSG-CRDS.
En fonction de la situation fiscale du bénéficiaire, le taux de la contribution à la CSG peut être différent. Le taux de la CRDS reste fixé à 0,50 %.
Le taux de CSG de 8,30 % ou de 6,60 % ne sera appliqué que si le revenu fiscal de référence (RFR) du bénéficiaire dépasse pendant 2 années consécutives le seuil d’assujettissement à la CSG au taux réduit de 3,80 %.
Une personne qui n’a pas son domicile fiscal en France pour l'application de l'impôt sur le revenu au moment de la perception du revenu de remplacement - retraite est exonérée de CSG, de CRDS et de Casa.
Le code type personnel (CTP) diffère s’il s’agit des avantages retraite de base ou des avantages retraite complémentaire et supplémentaires.
Situations particulières : temps partiel thérapeutique, fin de subrogation et préretraites
En cas de temps partiel thérapeutique, le salarié perçoit à la fois un salaire pour le temps travaillé et des IJSS pour le temps non travaillé.
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