Comment remplir l’attestation de salaire (DSN / URSSAF) : guide pratique pour l’employeur

L’attestation de salaire est un document devant être renseigné par l’employeur. Elle permet d’informer la Caisse Primaire d’Assurance Maladie lors de la survenance d’un arrêt de travail d’un salarié ou lors d’un congé indemnisé. L’attestation de salaire est destinée à l’Assurance maladie pour indemniser un arrêt de travail.

Pourquoi l’attestation de salaire est‑elle indispensable ?

Lorsqu’un salarié est contraint d'interrompre son activité professionnelle (maladie, accident du travail, congé maternité ou paternité), l’employeur doit accomplir une démarche administrative cruciale : la transmission de l’attestation de salaire. Ce document est le point de départ indispensable pour que l’Assurance Maladie puisse calculer et verser les Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS).

Sans cette déclaration, l’organisme n’a aucun moyen de vérifier les droits du salarié ni de déterminer le montant exact des indemnités qui lui sont dues. Sans ce document, le salarié ne perçoit aucune indemnité. Le versement est donc directement conditionné par la diligence de l'employeur.

À qui s’adresse l’obligation ?

Tous les employeurs, entreprises ou particuliers, sont concernés par cette obligation. Si vous êtes en DSN, les éléments nécessaires à l’examen des droits du salarié aux IJ et au calcul de leur montant sont transmis automatiquement via la DSN mensuelle.

Qu’est‑ce que l’attestation de salaire et que contient‑elle ?

L’attestation de salaire est un document officiel obligatoire établi par l’employeur dès qu’un salarié suspend son contrat de travail pour des raisons de santé ou de parentalité. Le document est transmis directement à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) du salarié.

Pour permettre un calcul juste, l'attestation centralise un ensemble de données RH et financières : l'identité du salarié : nom, prénom, numéro de Sécurité sociale, poste occupé ; les informations relatives à l'entreprise : raison sociale, numéro SIRET, coordonnées ; le contexte de l'absence : motif exact de l'arrêt de travail et date du début de l'absence ; les éléments de paie : la date du dernier jour effectivement travaillé, le montant des salaires bruts soumis à cotisations sur la période de référence (généralement les 3 ou 12 derniers mois), et les éventuelles périodes d'absence non payées ; la subrogation : les dates de début et de fin de la subrogation ainsi que les coordonnées bancaires de l'entreprise (IBAN) si l'employeur maintient le salaire.

Le formulaire AT/MP diffère du formulaire maladie sur un point essentiel : il intègre le salaire de référence calculé sur le mois précédant l'arrêt, et non sur les 3 derniers mois. Cette distinction a un impact direct sur le montant des IJSS versées.

Cas obligatoires de transmission

La transmission de l'attestation de salaire est obligatoire dans plusieurs situations prévues par le Code de la sécurité sociale : arrêt maladie, congé maternité, congé paternité et accueil de l'enfant, accident du travail / maladie professionnelle. En cas de prolongation d'arrêt, une nouvelle attestation doit être transmise si les éléments de salaire ont changé (augmentation, prime, modification du temps de travail). Dans le cas contraire, la CPAM se fonde sur l'attestation initiale.

Délais légaux

Arrêt maladie : 5 jours à compter de la connaissance de l'arrêt (Art. R. 323-10 CSS).
Accident du travail / maladie professionnelle : 48 heures après la connaissance de l'accident ou de l'arrêt (Art. R. 441-4 CSS).
Congé maternité / paternité : avant le début du congé prénatal ou du congé paternité (Art. R. 331-5 CSS).

En pratique, pour les signalements d'arrêt de travail effectués via DSN, l‘employeur doit transmettre l’attestation de salaire dans les 5 jours suivant la connaissance de l’arrêt de travail. Dans tous les cas, plus rapidement l’employeur remet l’attestation de salaire, plus rapidement l’Assurance maladie pourra calculer le montant des IJ et les verser au salarié.

Modes de transmission : DSN, Net‑entreprises ou CERFA papier

Aujourd’hui, bien que cette procédure soit largement automatisée grâce à la Déclaration Sociale Nominative (DSN), elle reste une obligation légale stricte pour l’employeur. Si votre entreprise est soumise à la DSN, la transmission s’effectue via la DSN événementielle, dans un délai de 5 jours suivant la connaissance de l'arrêt de travail.

Dès que vous saisissez l’arrêt de travail dans votre logiciel de paie ou votre SIRH, l’outil génère automatiquement un "signalement d’événement". Ce signalement transmet de manière sécurisée et instantanée toutes les informations de salaire nécessaires à la CPAM.

Si votre entreprise n'est pas encore en mesure d'émettre des DSN événementielles ou pour certains statuts particuliers, deux autres voies restent possibles : la saisie en ligne sur Net‑Entreprises ou l’envoi postal du formulaire CERFA correspondant :

Maladie, maternité, adoptions (CERFA n°11135*04) ;
Accident du travail / maladie professionnelle (CERFA n°11137*03) ;
Arrêt se prolongeant au‑delà de 6 mois (CERFA n°11136*05).

💡 Bon à savoir : si aucun délai n’est imposé pour les transmissions hors DSN, une remise tardive peut avoir des conséquences importantes pour votre collaborateur.

Points de vigilance pour remplir correctement l’attestation

Remplir l'attestation de salaire ne se limite pas à choisir le bon formulaire CERFA. Chaque champ doit être renseigné avec précision, car une erreur peut retarder tout le processus d'indemnisation. Concrètement, voici les points de vigilance à respecter :

la date du dernier jour de travail effectif, à ne pas confondre avec la date de début de l'arrêt ;
le salaire de référence sur la période demandée, généralement les 3 ou 12 derniers mois selon la nature de l'absence ;
les périodes d'absence antérieures non rémunérées, qui influencent le calcul du salaire journalier de base ;
les informations liées à la subrogation en cas de maintien de salaire : dates de début et de fin, ainsi que l'IBAN de l'entreprise.

Avant tout envoi, un contrôle croisé entre les données issues du logiciel de paie et le contrat de travail du salarié permet d'éviter la grande majorité des erreurs de saisie évoquées plus haut. L'exactitude des informations transmises (date du dernier jour travaillé, salaires de référence) est fondamentale. Une simple coquille administrative peut suspendre le traitement du dossier pendant plusieurs semaines.

Que faire en cas d’erreur ?

Si vous vous apercevez qu'une erreur s'est glissée dans une attestation déjà envoyée, il convient de réagir rapidement pour éviter un calcul erroné des IJ. Vous devez alors transmettre une attestation rectificative :

via la DSN : émettre un nouveau signalement d'événement "Annule et remplace" depuis votre logiciel de paie ;
via le formulaire papier : cocher la case “Attestation rectificative”, renseigner obligatoirement les blocs "Employeur" et "Assuré", puis corriger uniquement les variables erronées avant de dater et signer.

Erreurs fréquentes et conséquences

En pratique, les services RH et paie rencontrent 5 types d'erreurs récurrentes sur l'attestation de salaire employeur :

Salaire de référence mal calculé : oubli de primes, exclusion d'heures supplémentaires, confusion entre brut et net ;
Mauvais formulaire Cerfa : utilisation du Cerfa maladie pour un AT, ce qui modifie la base de calcul ;
Subrogation mal renseignée : case non cochée alors que l'employeur maintient le salaire, ou inversement ;
Transmission hors délai : au‑delà de 5 jours pour un arrêt maladie, au‑delà de 48 heures pour un AT ;
Données d'identification erronées : numéro de sécurité sociale incomplet ou SIRET incorrect, entraînant un rejet automatique.

Le non‑respect de ces règles peut entraîner des sanctions : pénalité financière, remboursement des IJSS indûment versées, dommages et intérêts en cas de préjudice au salarié, voire amende administrative en cas de non‑transmission répétée.

Spécificités : CESU, temps partiel thérapeutique, CDD, grossesse

Si vous employez un salarié à domicile via le dispositif du CESU, les règles diffèrent puisque vous ne pouvez pas utiliser la DSN :

cas n°1 : salarié CESU avec un seul employeur - remplir l'attestation spécifique au CESU et la faire parvenir à la CPAM (par courrier ou via cesu.urssaf.fr) ;
cas n°2 : salarié multi‑employeurs - chaque employeur doit remplir et signer une attestation individuelle correspondant aux heures effectuées chez lui.

Les salariés en arrêt maladie au cours d’un CDD bénéficient des mêmes droits que ceux en CDI. L’employeur doit transmettre l’attestation de salaire à la CPAM, même si le contrat prend fin pendant l’arrêt. Les IJ peuvent continuer à être versées sous conditions d’ouverture de droit. L’arrêt maladie pendant la grossesse nécessite une attestation de salaire adaptée à la situation.

DSN : conseils pratiques et anomalies fréquentes

La DSN est une déclaration en ligne qui doit être produite tous les mois. Elle permet une transmission unique et automatisée des informations relatives à chacun des salariés. La DSN centralise plusieurs déclarations auparavant effectuées séparément par l'employeur.

Le signalement DSN doit être émis en dehors du flux mensuel habituel. Il s'agit d'un événement ponctuel, distinct de la déclaration mensuelle. Les données salariales transmises doivent correspondre exactement aux bulletins de paie. Toute incohérence déclenche un rejet ou une demande de correction par la CPAM.

Un outil appelé « Suivi DSN » a été mis en place. Il permet d’envoyer un compte‑rendu des anomalies détectées dans la déclaration. En cas d’anomalie, moins de 4 heures après le dépôt de votre DSN, vous êtes informé. 5 jours après la date limite de déclaration, d’autres anomalies peuvent être signalées suite à de nouveaux croisements de données.

FAQ rapide

Quel est le délai pour transmettre une attestation de salaire à la CPAM ? Le délai est de 5 jours à compter de la connaissance de l'arrêt maladie. Pour un accident du travail, ce délai est réduit à 48 heures. En cas de maternité ou paternité, la transmission doit intervenir avant le début du congé.
L'attestation de salaire est‑elle obligatoire pour tous les arrêts de travail ? Oui. Chaque arrêt de travail - maladie, maternité, paternité, AT/MP - déclenche une obligation de transmission.
Peut‑on encore envoyer l'attestation de salaire par courrier ? Seules les entreprises non soumises à la DSN peuvent utiliser le formulaire Cerfa papier ou la saisie en ligne via Net‑entreprises. Pour toutes les autres, le signalement DSN est le canal obligatoire depuis 2022.
Que risque l'employeur en cas de retard de transmission ? Le salarié peut saisir le conseil de prud'hommes pour obtenir des dommages et intérêts. La CPAM peut également appliquer une pénalité financière pouvant atteindre 50 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par signalement manquant.
Que faire si je me suis trompé dans l’attestation ? Transmettre une attestation rectificative via DSN ("Annule et remplace") ou cocher la case "Attestation rectificative" sur le CERFA papier.

Boîte à outils pour les gestionnaires de paie

La prévention de ces erreurs passe par un contrôle systématique des données avant chaque transmission, et par la formation des gestionnaires de paie aux spécificités de chaque type d'arrêt. Avant tout envoi, vérifiez : numéro de sécurité sociale (15 chiffres), SIRET, périodes prises en compte, montants des salaires bruts, présence ou non de subrogation et coordonnées bancaires si nécessaire.

Conservez une copie de l’attestation au minimum 5 ans avec les autres documents de paie. Si l’Urssaf constate une anomalie dans les données de votre DSN, elle vous prévient en temps réel via le Suivi DSN. En cas d’erreur sur votre DSN, si vous corrigez les rémunérations lors de l'échéance déclarative la plus proche, le droit à l'erreur peut s'appliquer.

Comment générer sa DSN avec EBP Paye ?

Ressources utiles

Article R323-10 du Code de la sécurité sociale - Légifrance
L'attestation de salaire en cas d'arrêt de travail - Guide employeur - Ameli.fr
Portail Net‑entreprises pour saisie et envoi des attestations

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