Attestation de conformité et logiciel de caisse pour BNC Express : ce que change avec la loi de finances

La loi de finances pour 2025 (article 43) fait évoluer les règles applicables à l’utilisation des logiciels et systèmes de caisse. Ces changements concernent toutes les entreprises assujetties à la TVA qui réalisent des ventes à des particuliers. Si vous réalisez des ventes à des particuliers et êtes assujetti à la TVA, vous êtes concerné.

Pourquoi cette réforme ?

Depuis 2018, les logiciels et systèmes de caisse doivent garantir la sécurisation des données pour lutter contre la fraude. Cette exigence légale vise à lutter contre la fraude à la TVA tout en garantissant la fiabilité des déclarations transmises à l’administration fiscale. La loi de finances pour 2025 renforce cette obligation en imposant une certification par un organisme accrédité, avec un calendrier progressif de mise en conformité à respecter.

Attestation individuelle vs certificat accrédité : la suppression de l'attestation

Jusqu’à présent, une simple attestation sur l’honneur fournie par l’éditeur du logiciel de caisse pouvait suffire. La loi de finances pour 2025 a supprimé la possibilité de justifier du caractère sécurisé par la production d’une attestation individuelle délivrée par l’éditeur : seul le certificat délivré par un organisme accrédité est donc admis comme mode de preuve de la conformité du logiciel ou du système de caisse. À l’avenir, seule une certification délivrée par un organisme accrédité sera recevable par l’administration fiscale.

Calendrier et tolérances temporaires

Cette disposition devait s’appliquer à compter du 16 février 2025. Toutefois, compte tenu de l’impossibilité matérielle pour les éditeurs d’un logiciel ou système de caisse non certifié d’en obtenir immédiatement la certification, il leur est accordé, par mesure de tempérament, un délai pour se mettre en conformité.

Ainsi : Du 16 février 2025 au 31 août 2025, les assujettis utilisant un système de caisse non certifié peuvent continuer à justifier de sa conformité par la production de l’attestation. Du 1er septembre 2025 jusqu’au 28 février 2026, tout logiciel ou système de caisse utilisé par un assujetti devra : soit bénéficier d’un certificat délivré par un organisme certificateur accrédité ; soit avoir fait l’objet d’une demande de certification de la part de son éditeur. L’éditeur d’un logiciel de caisse non encore certifié doit pouvoir justifier d’un engagement ferme de mise en conformité auprès d’un organisme certificateur accrédité, au plus tard le 31 août 2025 (conclusion d’un contrat avec le certificateur, acceptation d’un devis ou commande ferme).

A compter du 1er mars 2026, tout logiciel ou système de caisse soumis à l’obligation de certification devra bénéficier d’un certificat délivré par un organisme certificateur accrédité (AFNOR ou LNE). Afin de permettre aux organismes accrédités d’absorber dans de bonnes conditions le flux des demandes de certification, la date à partir de laquelle tous les logiciels ou systèmes de caisse devront être certifiés est reportée du 1er mars 2026 au 1er septembre 2026. Ainsi, entre le 1er septembre 2025 et le 31 août 2026, tout logiciel ou système de caisse utilisé par un assujetti doit : soit bénéficier d’un certificat délivré par un organisme certificateur accrédité ; soit avoir fait l’objet d’une demande de certification de la part de son éditeur.

Sanctions et risques

L’entreprise qui n’utilise pas un logiciel de caisse disposant d’un certificat délivré par un organisme accrédité est sanctionnée par une amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse concerné. À défaut de mise en conformité dans un délai de 60 jours, une nouvelle amende de 7 500 € pourra s’appliquer. Délivrer un faux certificat est sanctionné pénalement et peut aller jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende.

Champ d’application : qui est concerné ?

En application du 3° bis du I de l’article 286 du code général des impôts (CGI), toute personne assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) qui effectue des livraisons de biens ou des prestations de services à destination de clients particuliers et qui enregistre les règlements reçus en contrepartie au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse, est tenue d’utiliser un logiciel ou un système de caisse satisfaisant aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

En conséquence, les assujettis qui réalisent l’intégralité de leur chiffre d’affaires avec un ou des professionnels sont exclus du dispositif, puisque les opérations réalisées entre professionnels uniquement (B to B) font obligatoirement l’objet d’une facturation. En revanche, les assujettis qui réalisent à la fois des opérations avec des clients assujettis à la TVA (clients professionnels) et des non-assujettis (clients particuliers) relèvent du champ d’application du dispositif.

Un assujetti qui décide de délivrer des factures à un particulier, bien que la réglementation fiscale ne l’y oblige pas, demeure néanmoins tenu de respecter l’obligation de sécurisation de son logiciel ou système de caisse. Un particulier qui réalise des ventes de biens ou prestations de services, notamment sur une plate-forme qui met en relation à distance, par voie électronique, des personnes en vue de la vente d’un bien, de la fourniture d’un service ou de l’échange ou du partage d’un bien ou d’un service, est soumis à l'obligation de sécurisation des logiciels ou systèmes de caisse, lorsqu'il peut être qualifié d'assujetti à la TVA.

Les succursales et filiales de sociétés étrangères sont dans le champ d’application de l’obligation de détenir un logiciel ou système de caisse sécurisé. Toutefois, par mesure de tempérament, les entreprises étrangères immatriculées à la TVA non établies en France sont hors champ du dispositif.

Conformément au 2 du II de l’article 286 du CGI, ne sont pas soumis à l’obligation d’utiliser un logiciel ou système de caisse sécurisé : les assujettis à la TVA bénéficiant du régime de la franchise en base mentionnée à l’article 293 B du CGI ; les assujettis soumis au régime du remboursement forfaitaire de TVA agricole prévu à l’article 298 quater du CGI et à l’article 298 quinquies du CGI ; les assujettis effectuant exclusivement des opérations et prestations exonérées de TVA.

Quels logiciels et matériels sont concernés ?

Un logiciel ou système de caisse est un système informatique doté d’une fonctionnalité de caisse, laquelle consiste à mémoriser et à enregistrer extra-comptablement des paiements reçus en contrepartie d’une vente de marchandises ou de prestations de services, c’est-à-dire que le paiement enregistré ne génère pas concomitamment, automatiquement et obligatoirement la passation d’une écriture comptable. Sont visés par l’obligation de sécurisation tous les logiciels ou systèmes de caisse permettant l’enregistrement des règlements de leurs clients, quel que soit le mode de règlement (espèces, chèques, cartes bancaires, virements, prélèvements, etc.). Cette obligation s’applique y compris en cas d’enregistrement sur un logiciel ou système de caisse accessible en ligne.

Sans que cette liste soit limitative, sont concernés par l’obligation les instruments de mesure réglementés, comme les balances, ainsi que les rampes de boissons automatisées, les automates de paiement, les bornes de commande autorisant des modes de règlement autre que le paiement par carte bancaire ou encore les distributeurs automatiques de marchandises (boissons, gâteaux, etc.) qui disposent d’une fonctionnalité de caisse. En revanche, les bornes de commande sans fonctionnalité de règlement ne sont pas concernées par cette obligation. Seule doit être sécurisée la fonctionnalité de caisse ; les autres fonctions telles que celles relatives à la pesée n’ont pas à l’être.

Les terminaux de paiements seuls ou les prestataires de services de paiement, définis à l’article L. 521-1 du code monétaire et financier (CoMoFi), sont exclus du dispositif. Par mesure de tempérament, est dispensé de l’obligation d’utiliser un logiciel ou système de caisse sécurisé l’assujetti qui recourt, pour tous les paiements reçus en contrepartie de toutes ses ventes ou prestations de services, à l’intermédiation directe d’un établissement de crédit régi par les dispositions du titre Ier du livre V du code monétaire et financier auprès duquel l’administration peut exercer son droit de communication.

Logiciels multi-fonctions, libres ou développés en interne

Un logiciel multi-fonctions qui, d’une part, enregistre un paiement et, d’autre part, génère un enregistrement comptable en mode « brouillard », en laissant à l’utilisateur la possibilité d’y apporter des modifications avant intégration définitive dans la comptabilité, est soumis à certification. Un logiciel, quelle que soit sa qualification (de caisse, comptable, de gestion ou de facturation), qui dispose d’une fonctionnalité de caisse doit satisfaire aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

Les logiciels ou systèmes de caisse dits « libres » ou développés en interne sont également concernés par l’obligation. Un logiciel libre est un logiciel dont les utilisateurs ont un libre usage, une libre étude, une libre modification et une libre distribution. Un logiciel développé en interne est un logiciel développé par l’assujetti lui-même ou par une société membre du groupe ou par un intégrateur externe. L'entreprise est considérée comme étant « l'éditeur » lorsqu'elle développe en interne et doit faire certifier la version du logiciel en service.

Données à sécuriser, conservation et archivage

Les données concernées sont toutes les données liées à la réalisation d’une transaction, qu’il s’agisse d’une opération de vente d’un bien ou d’une prestation de services et qui peut conduire à l’émission, qu’elle soit antérieure, simultanée ou consécutive au règlement, d’un justificatif (note, ticket, facture, etc.) ainsi que de toutes les données liées à la réception (immédiate ou attendue) du paiement en contrepartie. Sont ainsi visées les données de détail d’une transaction, qui doivent être enregistrées ligne par ligne.

Le logiciel ou le système de caisse doit sécuriser les données, les données de modifications enregistrées et les données permettant la production des pièces justificatives émises. Cette sécurisation peut être assurée par tout procédé technique fiable, c'est-à-dire de nature à garantir la restitution des données dans l'état de leur enregistrement d'origine.

La conservation des données doit être assurée par le logiciel ou système de caisse. L'ensemble des données doit être conservé (dans le logiciel ou système de caisse) ou archivé (sur support externe ou stockage distant). Les preuves de leur inaltérabilité et de leur traçabilité étant des données servant à l'établissement de la comptabilité de l'entreprise, elles doivent également être conservées pendant le délai de six ans prévu au premier alinéa de l'article L. 102 B du LPF.

Le logiciel ou système doit prévoir une traçabilité de la génération des données d'archives, selon un procédé fiable. Les archives doivent pouvoir être lues aisément par l'administration en cas de contrôle, y compris lorsque l'entreprise a changé de logiciel ou de système de caisse. À cette fin, les données d'archivage doivent être enregistrées dans un format ouvert.

Inaltérabilité et clôtures obligatoires

Si des corrections sont apportées à ces données, que ce soit au moyen du logiciel ou système lui-même ou d'un dispositif externe au logiciel ou système, ces corrections (modifications ou annulations) s'effectuent par des opérations de « plus » et de « moins » et non par modification directe des données d'origine enregistrées. Autrement dit, l'inaltérabilité des données vise à s'assurer que les données enregistrées ne puissent plus être modifiées sans trace.

Les logiciels ou systèmes de caisse ou la seule fonction de caisse des logiciels multi-fonctions, doivent prévoir obligatoirement une clôture journalière et une clôture mensuelle et annuelle (ou par exercice lorsque l'exercice ne coïncide pas avec l'année civile). Ces trois échéances sont cumulatives et impératives. Les totaux de contrôles produits par les procédures de clôture doivent être conservés dans le logiciel ou système de caisse et continuer d'être protégés par la garantie d'inaltérabilité.

Certification : comment et par qui ?

La conformité peut être attestée de deux manières : soit par un certificat délivré par un organisme accrédité, soit par une attestation individuelle fournie par l’éditeur du logiciel. Qu'il s'agisse du certificat ou de l'attestation individuelle, c'est l'éditeur du logiciel ou système de caisse qui fait produire le certificat demandé à un organisme certificateur accrédité ou qui produit le document (attestation individuelle). En pratique, l'éditeur remet ce document (le certificat, sa copie ou l'attestation individuelle) à l'assujetti soumis à l'obligation prévue au 3° bis du I de l'article 286 du CGI, lors de l'achat ou du téléchargement du logiciel ou système de caisse.

Tout assujetti à la TVA soumis à l'obligation peut justifier que le logiciel ou système de caisse qu'il utilise satisfait à cette obligation par la production d'un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l'article L. 433-4 du code de la consommation. Il est rappelé que ces dispositions prévoient que les organismes peuvent bénéficier d'une accréditation délivrée par une instance nationale d'accréditation située en France ou dans un autre État membre de l'Union européenne, membre de la coopération européenne pour l'accréditation et ayant signé les accords de reconnaissance mutuelle multilatéraux couvrant la certification considérée.

Le renouvellement du certificat est fondé sur les notions d'évolutions mineures ou majeures du logiciel ou du système, et non sur une durée calendaire. Le processus de certification par un organisme tiers implique l'intervention d'une entité indépendante accréditée par le Comité Français d'Accréditation (COFRAC) selon la norme ISO/CEI 17065. Le renouvellement du certificat est fondé sur les notions d'évolutions mineures ou majeures du logiciel ou du système, et non sur une durée calendaire.

Impact pour les BNC et les logiciels comme BNC Express

La conformité des logiciels de gestion comptable et de déclaration fiscale pour les régimes BIC et BNC constitue un enjeu majeur pour les professionnels indépendants et les entreprises. Les professionnels soumis aux régimes BIC et BNC doivent s’assurer que leurs logiciels respectent ces exigences, sous peine de sanctions financières pouvant atteindre 7 500 € par logiciel non conforme.

Pour les professions libérales relevant du régime BNC, des particularités s’appliquent. Leurs obligations comptables, définies par l’article 99 du Code Général des Impôts (CGI), sont généralement plus souples que celles des commerçants. Les textes réglementaires prévoient toutefois certaines exemptions. Ainsi, les assujettis bénéficiant du régime de franchise en base de TVA (article 293 B du CGI) sont dispensés de cette obligation.

BNC Express de la société DCS se concentre exclusivement sur les spécificités de la déclaration 2035. Auto-certifié conforme, ce logiciel se démarque par sa simplicité d’utilisation et sa spécialisation poussée pour les particularités des professions libérales.

Interactions avec la facturation électronique et l’e-reporting

Ces mesures s’inscrivent dans un mouvement plus large de modernisation des obligations fiscales, aux côtés de la facturation électronique. La facturation électronique obligatoire constitue l’une des mutations les plus significatives à l’horizon. À compter du 1er septembre 2026, tous les assujettis à la TVA établis en France doivent être en mesure de recevoir des factures au format électronique structuré. Pour les TPE, PME et micro-entreprises, l'obligation d'émission entre en vigueur le 1er septembre 2027.

L'e-invoicing concerne toutes les factures émises et reçues entre assujettis à la TVA établis en France. L'e-reporting ne concerne pas la facture elle-même, mais la transmission des données de transaction à l'administration fiscale. Il s'applique aux opérations qui échappent à l'e-invoicing : les factures adressées à des particuliers (B2C) et les opérations avec des clients étrangers (UE ou hors UE).

Bonnes pratiques pour se mettre en conformité

Identifier précisément votre statut : micro-BNC avec déclaration 2042-C PRO, BNC au réel avec déclaration 2035, exercice en SCP ou en SEL.
Vérifier que vos données d'identification sont à jour : numéro SIREN/SIRET, adresse de facturation, code NAF.
Demander à l'éditeur le certificat ou, à défaut, la preuve d'une demande de certification (contrat, devis accepté) avant le 31 août 2025 / vérifier les échéances reportées.
Archiver les données dans un format ouvert et conservable pendant six ans et tester la génération des fichiers d'archive.
Effectuer des tests d'émission et de réception sur une plateforme agréée dès que possible si vous serez concerné par l’e-invoicing.

Exemples pratiques

Exemple 1 : Un commerçant dispose d’une balance pour peser la marchandise qu’il vend au poids. Cette balance n’a pas de fonction de mémorisation des opérations relatives aux règlements de ses clients, elle n’a pas à être sécurisée.
Exemple 2 : Une balance, munie d’un dispositif de mémorisation des règlements, dispose donc d’une fonctionnalité de caisse, et doit être sécurisée.
Exemple 3 : Un commerçant qui dispose d’une balance dotée de mémorisation, enregistre les encaissements de ses clients dans une caisse enregistreuse non connectée à la balance, seule la caisse doit être sécurisée.
Exemple 4 : Un commerçant qui dispose d’une balance et qui note sur un cahier les encaissements de ses clients sans dispositif de caisse n’entre pas dans le dispositif.

Commerçants et caisse : que demander à mon fournisseur pour la mise en conformité ? | Épisode 11

Points de vigilance

Conservez le certificat, sa copie ou l’attestation individuelle correspondant à la version du logiciel ou système de caisse que vous utilisez. L'assujetti doit en effet s'assurer qu'il dispose du certificat, de sa copie ou de l'attestation individuelle correspondant à la version du logiciel ou système de caisse qu'il utilise.
Le renouvellement du certificat dépend des évolutions du logiciel : toute évolution majeure peut entraîner la nécessité d'un nouveau certificat.
Ne considérez pas l'absence d'obligation d'acheter un logiciel comme une dispense : en cas d'utilisation d'un système de caisse, les obligations s'appliquent.
Attention au risque pénal : l'établissement d'un faux document est un délit pénal passible de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende.

Ressources et conformité opérationnelle

Pour plus de précisions sur la définition du logiciel ou système de caisse, il convient de se reporter au BOI-TVA-DECLA-30-20-30 et au BOI-CF-COM-20-60. L'administration fiscale s'assure de la détention par les assujettis contrôlés de ce certificat. Pour plus de précisions sur cette procédure, il convient de se reporter au BOI-CF-COM-20-60.

La décision de purger les données est liée à une contrainte (exemples non exhaustifs : libérer de l'espace sur le disque dur, améliorer la performance, etc.). Les éditeurs doivent prévoir obligatoirement une fonction permettant de générer des fichiers d'archive pour les utilisateurs. Pour plus de sécurité, plusieurs supports de stockage différents pour une même archive peuvent être proposés. Les utilisateurs ont en effet l'obligation de conserver les données archivées pendant six ans.

La conformité des logiciels de gestion comptable et de déclaration pour les régimes BIC et BNC est désormais au cœur de la stratégie des éditeurs et des assujettis. Vérifiez dès aujourd’hui si votre logiciel (comme BNC Express) dispose d’un certificat ou si l’éditeur a engagé une démarche de certification afin d’éviter les sanctions et garantir la continuité d’utilisation.

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