Attestation patronale notifiant la période travaillée : modèle et contenu

L’attestation d'emploi permet de justifier l’activité du salarié au sein de l’entreprise et lui permet ainsi de faire valoir certains droits. Cette attestation de travail, aussi appelée attestation d’emploi, est un document par lequel l’entreprise, ou l’organisme employeur, certifie qu’une personne travaille actuellement dans ses effectifs.

À quoi sert l’attestation patronale ?

Elle permet à l’employé de justifier de la possession d’un contrat de travail en CDI ou CDD. Ce document n’a pas de valeur juridique particulière pour l’employeur, mais il peut être très utile, voire déterminant, pour le salarié dans plusieurs situations : louer un logement ; demander un crédit bancaire ; justifier une situation professionnelle auprès d’un organisme ; obtenir des aides publiques ; effectuer une demande de carte de séjour ou de naturalisation.

Obligation et différences avec d'autres documents

L’employeur n’a pas d’obligation légale à remettre une attestation de travail, contrairement au certificat de travail ou à d’autres documents obligatoires en entreprise. Il ne faut pas confondre l’attestation de travail employeur avec certains documents de fin de contrat : l’attestation de travail est un document libre, non-obligatoire, fourni en cours de contrat pour justifier de l’emploi ; le certificat de travail est, lui, obligatoire, à remettre lors de la rupture du contrat de travail, mentionnant la nature du poste, les dates d’entrée et de sortie, etc. ; l'attestation France travail (ex Pôle emploi) est remise à la fin du contrat et sert au calcul des droits au chômage. Elle doit respecter un format précis défini par le Code du travail.

Contenu recommandé d’une attestation patronale

Même si le contenu de l’attestation de travail n’est pas régi par la loi, il peut être utile de s’appuyer sur un modèle d’attestation d’emploi. Le contenu d’une attestation employeur est libre, car il ne s’agit pas d’une obligation légale. Pour que l’attestation d’emploi soit utile au salarié elle doit mentionner l’identité et les coordonnées de l’entreprise et du salarié, la date de début du contrat de travail et le type de contrat (CDD ou CDI), le poste occupé par le salarié, la date du jour et la signature du représentant de l’entreprise.

Même si aucune mention, ni aucun format, ne sont exigés par le Droit du travail, certaines informations essentielles sont à indiquer : nom, prénom du salarié ; poste occupé (fonction actuelle) ; type de contrat (CDI, CDD...) ; date d’entrée dans la société ; coordonnées de l’entreprise (raison sociale, adresse, numéro Siret, logo si possible, numéro interne de matricule si pertinent) ; date de rédaction de l’attestation ; signature de l’employeur ou du représentant légal.

Modèle type et formulations possibles

À « lieu », le « date » Objet : attestation de travail de « Monsieur/Madame » « Nom Prénom du salarié » « Madame/Monsieur », Je soussigné(e), « Madame/Monsieur » « Nom et Prénom du représentant », représentant de la société « Nom de la société/dénomination sociale de la société », établie au « adresse du siège social » et immatriculée sous le numéro « numéro d’immatriculation de la société (SIRET/Urssaf…) », atteste et certifie que « Madame/Monsieur » « Nom et Prénom du salarié », né(e) le « date de naissance du salarié » à « lieu de naissance du salarié » et demeurant au « adresse du salarié » est employé en tant que « fonction du salarié » au sein de notre société.

[Option 1 : le salarié est en CDI] Son contrat, conclu sous la forme d’un contrat à durée indéterminée, a débuté le « date d’entrée dans l’entreprise du salarié ». À ce jour, il bénéficie d’une ancienneté de « durée de l’ancienneté du salarié ».

[Option 2 : le salarié est en CDD à terme précis ou tout autre type de contrat dont la fin est connue] Son contrat, conclu sous la forme d’un « type de contrat », a débuté le « date d’entrée dans l’entreprise du salarié ». Son terme est fixé pour le « date de sortie prévue du salarié ». À ce jour, il bénéficie d’une ancienneté de « durée de l’ancienneté du salarié ».

[Option 3 : le salarié est en CDD à terme imprécis ou tout autre type de contrat dont la fin n’est pas connue (hors CDI)] Son contrat, conclu sous la forme d’un « type de contrat », a débuté le « date d’entrée dans l’entreprise du salarié » et est censé prendre fin le jour de la réalisation de l’évènement y mettant un terme. À ce jour, il bénéficie d’une ancienneté de « durée de l’ancienneté du salarié ».

« Nom et prénom du représentant » « Signature du représentant »

Bonnes pratiques de présentation

Il est recommandé d’utiliser un format clair et officiel, avec le logo de l’entreprise et une signature légale. Il convient également de veiller à respecter une présentation claire et professionnelle, utiliser le papier à en-tête de l’entreprise, le signer et l’envoyer au salarié sous format papier ou PDF. Pour attester de l’authenticité du document, les responsables doivent y apposer leur cachet.

Quand et comment la fournir ?

La remise de ce document peut intervenir à tout moment, sur simple demande du salarié, sans lien avec la rupture du contrat ou un événement précis. Pour obtenir une attestation de travail, le salarié le demande simplement à son employeur ou au service des ressources humaines (RH). Le salarié peut en faire la demande autant de fois qu’il le souhaite, tant qu’il est en poste.

En pratique, dans ces situations, le salarié peut fournir ses bulletins de salaire. En alternative à cette attestation, si l’employeur refuse de la remettre, un salarié peut utiliser sa fiche de paie. Toutefois, ce document mentionne le montant de la rémunération, ce que certains peuvent préférer ne pas divulguer.

Comment réaliser une attestation de participation avec Word

Validité et fréquence

Il n’y a pas de durée légale de validité de l’attestation de travail. Toutefois, les organismes demandent généralement une attestation récente (moins de 3 mois) pour prouver la continuité de l’occupation de l’emploi. Néanmoins, dans un souci de bonne gestion, l’employeur peut fixer des règles, dans le règlement intérieur de l'entreprise, pour limiter ces requêtes et la charge de travail qu’elles impliquent.

Risques et responsabilités

Plusieurs situations nécessitent la rédaction d’une attestation de travail de la part d votre employeur. Attention, en cas de fausse déclaration, le signataire risque jusqu’à 3 années de prison et entre 15 000 et 45 000 euros d’amende en application l’article 441-7 du code pénal.

Cas particuliers et solutions pratiques

Pour mon assistant(e) maternel(le) ou mon employé(e) garde d’enfant, je dispose d’un service dédié pour effectuer les démarches de fin de contrat, directement sur le site de Pajemploi. Pour mon employé(e) de maison (hors garde d’enfant), je dispose d’un service dédié pour effectuer les démarches de fin de contrat sur le site Cesu. ► Mandataire d'un particulier employeur, lorsque je ne suis pas encore intégré à la DSN, je suis autorisé exceptionnellement à transmettre une attestation employeur « papier » au salarié.

Outils pour automatiser

Avec un logiciel comme PayFit, ces étapes sont simplifiées : l’attestation est générée automatiquement et prête à être envoyée. Cela réduit les risques d’erreur et représente un gain de temps précieux pour les équipes RH.

FAQ synthétique

Est-ce obligatoire ? Non, l’employeur n’a pas l’obligation de fournir une attestation d’emploi.
Que doit-elle contenir ? Identité du salarié, poste, type de contrat, date d’entrée, coordonnées de l’entreprise, date et signature.
Durée de validité ? Pas de durée légale, mais les organismes demandent souvent une attestation de moins de 3 mois.
En cas de refus ? Le salarié peut utiliser sa fiche de paie ou solliciter l’appui des juristes ou délégués du personnel en cas de refus répété.

Modèle d’attestation synthétique (à personnaliser)

Nous certifions que Monsieur [nom et prénom du salarié] est employé par la société [Nom de la société], immatriculée sous le numéro [numéro d’identification de la société], domiciliée au [adresse de la société], en tant que [poste] en contrat à durée indéterminée/contrat à durée déterminée et ce depuis le [date de conclusion du contrat de travail].

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