Les Obligations Administratives et Comptables de l'Auto-Entrepreneur en France

Bien que le statut de l’auto-entrepreneur lui permette de bénéficier de formalités administratives ultra-simplifiées, certaines obligations doivent être respectées en matière de comptabilité et de gestion, comme la tenue d’un livre de recettes, la déclaration de CA et la facturation des clients.

En tant que micro-entrepreneur (« auto-entrepreneur »), vous bénéficiez du régime micro-social. Vous avez ainsi la possibilité de tenir une comptabilité allégée. Voyons en détail les obligations comptables et administratives de l'auto-entrepreneur.

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Les Obligations Comptables de l'Auto-Entrepreneur

Tenir un Livre de Recettes

Première obligation : la tenue d’un document qui répertorie l’ensemble des recettes encaissées dans le cadre de votre activité auto-entrepreneuriale. Cette obligation concerne les auto-entrepreneurs artisans, libéraux et commerçants. Vous devrez y indiquer sous forme de tableau à 6 colonnes :

La date d’encaissement des recettes
La référence de la facture et éventuellement du devis
Le nom du client
La nature de la prestation
Le montant de la recette
Le mode de règlement (chèque, espèces, virement…)

La forme du livre de recettes est là aussi assez libre. Les micro-entrepreneurs ont le choix entre plusieurs options :

Un livre-comptable papier acheté dans le commerce
Un modèle officiel tel qu’il peut exister en téléchargement sur internet
Un logiciel comptable spécifique pour ceux qui le souhaitent

Vous pouvez opter soit pour un document numérique, soit pour un format papier. Quel que soit votre choix, l’ensemble de vos recettes devra y être indiqué de manière chronologique et sans ratures ! Ce document est en effet non modifiable.

Le livre des recettes contient l’ensemble des recettes encaissées au jour le jour et en détail.

Vous devez enregistrer chronologiquement les recettes et indiquer les informations suivantes :

Montant et origine des recettes (identité du client ou de la société mandataire)
Mode de règlement (chèque, espèces ou autres)
Références des pièces justificatives (numérotation des factures, notes)

Vous devez faire le total de vos recettes tous les 3 mois.

Pour les ventes aux détails et les services rendus à des particuliers, vous pouvez inscrire dans votre livre de recettes les informations correspondantes de manière globale en fin de journée dès lors que leur montant unitaire est inférieur à 76 €.

À savoir le livre de recettes peut être tenu sous format électronique.

Vous devez conserver les informations du livre de recettes durant 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable auquel les informations appartiennent.

En cas de faux (exemple : inscription de fausses informations sur un registre) ou d'usage de faux (Exemple : utilisation de registres falsifiés pour obtenir un prêt auprès d'une banque), vous vous exposez à une sanction pénale pouvant aller jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende.

Tenir un Registre des Achats

La tenue d'un registre des achats est obligatoire pour les micro-entrepreneurs exerçant certaines activités spécifiques. Cela concerne notamment ceux qui commercialisent des marchandises, des fournitures ou des denrées destinées à être consommées sur place ou à emporter. De même, les professionnels proposant des prestations d'hébergement doivent également se conformer à cette obligation comptable.

Ce document doit mentionner :

La date de l'achat
La référence de l'achat (numéro de facture)
L'identité du fournisseur
La nature de l'achat (produit ou prestation)
Le prix TTC de l'achat
Le mode de règlement (espèces, virement, carte bancaire, etc.)

Tout comme pour le livre de recettes, vous devrez tenir ce registre de façon chronologique et sans rature, car il est aussi non modifiable.

Le registre des achats est un état récapitulatif des achats engagés chaque année. Il est exigé uniquement lorsque l’activité consiste principalement à vendre des marchandises, fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter, ou à fournir des prestations d’hébergement.

Il doit contenir le récapitulatif chronologique par année du détail des achats que vous avez effectués dans l'exercice de votre activité. Vous devez indiquer les informations suivantes :

Mode de paiement (chèque, espèces...)
Références des pièces justificatives (factures, notes...)

À savoir le registre des achats et le livre des recettes peuvent être tenus sous format électronique.

Vous devez conserver les informations du livre de recettes et du registre des achats durant 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable concerné. Le même délai s'applique aux pièces justificatives.

En cas de faux (exemple : inscription de fausses informations sur un registre) ou d'usage de faux (exemple : utilisation de registres falsifiés pour obtenir un prêt auprès d'une banque), vous vous exposez à une sanction pénale pouvant aller jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende.

Déclarer son Chiffre d’Affaires

Vous êtes dans l’obligation de déclarer votre chiffre d’affaires mensuellement ou trimestriellement à l’Urssaf et ce même si ce dernier est nul. Dès lors que votre micro-entreprise bénéficie de la franchise en base de TVA, vous devez déclarer les sommes totales encaissées Hors Taxes (et non facturées).

Cette déclaration peut être effectuée en ligne, sur le site net-entreprises.fr par exemple. La déclaration de ses revenus aux organismes sociaux est effectuée à l’occasion de la déclaration mensuelle ou trimestrielle des recettes encaissées.

Si vous oubliez de déclarer votre chiffre d'affaires ou vos recettes avant l'échéance, une pénalité de 58,9 € s'applique sur chaque déclaration manquante. Vous avez la possibilité de régulariser votre situation en fin d'année. Si vous ne le faites pas, vous pouvez être taxé d'office sur une base majorée. Cette taxation peut entraîner la perte du régime de la micro-entreprise.

Remettre des Factures aux Clients

En micro-entreprise, vous avez l’obligation de fournir des factures à vos clients, pour chaque vente ou prestation, conformément à l'article L441-3 du Code de Commerce.

Voici les mentions obligatoires à faire figurer sur vos factures :

Date d’émission de la facture
Numéro de facture unique, attribué chronologiquement
Date de la vente ou de la prestation
Identité du client (nom et adresse)
Identité de l’auto-entrepreneur (nom, prénom, adresse, et mention "EI" ou "Entrepreneur Individuel")
Numéro SIREN de l'auto-entrepreneur
Description détaillée des produits ou services (quantité, prix unitaire, total)
Montant total (hors taxe et toutes taxes comprises si applicable)

Si vous bénéficiez de la franchise de TVA, ajouter la mention : « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».

En tant que professionnel, le micro-entrepreneur doit remettre à ses clients une facture lors de chaque vente ou prestation, selon les règles communes de la facturation.

Cependant il peut bénéficier de la franchise en base de TVA qui le dispense de la déclaration et du paiement de la TVA sur les prestations ou ventes qu'il réalise.Dans ce contexte, les factures doivent comporter la mention " TVA non applicable, article 293 B du CGI ".

Si vous ne respectez pas les règles en matière de facturation, vous pouvez être condamné à payer une amende administrative égale à l'un des montants suivants :

75 000 € pour une personne physique
150 000 € en cas de réitération dans les 2 ans qui suivent le 1er manquement

Vous devez conserver vos factures et notes pendant 10 ans après la clôture de l'exercice au cours duquel elles ont été émises.

À savoir les factures émises à destination du secteur public doivent obligatoirement être faites en format électronique.

Ouvrir un Compte Bancaire Dédié

En tant qu’auto-entrepreneur, vous n’êtes pas obligé d’ouvrir un compte bancaire professionnel. En revanche, il est obligatoire d'avoir un compte bancaire. Votre compte personnel suffit. Toutefois, un compte bancaire dédié peut être utile.

Concrètement, ce compte vous permettra d’encaisser vos recettes et de régler les achats ainsi que les dépenses liées à votre activité, tout en les distinguant de vos finances personnelles. Il vous servira également à prélever votre rémunération avant de la transférer sur votre compte personnel. De plus, il vous offrira la possibilité de disposer de moyens de paiement dédiés, tels qu’une carte bancaire, un chéquier ou un terminal de paiement. Enfin, ce compte pourra faciliter l’obtention d’un crédit ou d’un prêt pour le développement de votre entreprise.

Vous l’avez compris, l’objectif de ce compte bancaire est de distinguer vos transactions personnelles et professionnelles. Vous y voyez ainsi plus clair dans votre comptabilité, notamment en cas de contrôle !

Si, au cours de votre activité, votre chiffre d'affaires annuel dépasse 10 000 € durant 2 années consécutives, vous aurez l'obligation de créer un compte dédié à votre activité professionnelle.

À savoir il est recommandé d'ouvrir un compte bancaire dédié à votre activité même si vous ne dépassez pas le seuil de 10 000 €.

Le compte bancaire dédié est strictement réservé à l'activité professionnelle et permet notamment de :

recevoir les paiements correspondant aux prestations ou ventes réalisées ;
effectuer les achats et dépenses liés à l'activité de l'entreprise ;
payer les cotisations sociales et les taxes applicables à l'entreprise ;
verser sa rémunération mensuelle sur son compte courant.

Bien qu'il ne soit pas obligatoire en deçà d'un certain seuil, il peut être pertinent de disposer d'un compte bancaire dédié à son auto-entreprise dès sa création. Celui-ci permet en effet d'avoir une meilleure visibilité de sa gestion financière personnelle et professionnelle, et facilitera également les vérifications réglementaires en cas de contrôle de l'URSSAF ou de contrôle fiscal.

L'Expert-Comptable est-il Obligatoire pour un Auto-Entrepreneur ?

Avant de s’interroger sur la nécessité d’un comptable pour auto entrepreneur, il convient de définir ce qu’est un expert-comptable et quelles sont les missions qui lui sont confiées. L’expert-comptable est un professionnel de la comptabilité qui accompagne les entreprises et les particuliers dans la gestion de leur comptabilité et de leur fiscalité.

Ainsi, ce dernier est chargé de réaliser, entre autres, les bilans comptables annuels, les résultats annuels ou les liasses fiscales pour les entreprises. En plus de tout ça, un expert comptable pour auto entrepreneur peut également être sollicité pour ses conseils avisés dans l’optimisation de la gestion comptable des micro-entreprises.

Puisqu’il n’y a pas de liasse fiscale ni de bilan comptable annuel obligatoire en autoentreprise, l’autoentrepreneur n’est pas obligé de prendre un expert-comptable. La gestion comptable d’un auto-entrepreneur étant simplifiée, vous pouvez parfaitement gérer votre comptabilité en micro entreprise en autonomie.

Toutefois, une aide administrative peut être la bienvenue, notamment pour s’assurer de ne pas faire d’erreur dans ses déclarations à l’URSSAF ou pour la TVA (si l’autoentrepreneur est redevable).

Plutôt que de faire appel à un comptable auto entrepreneur, nous vous conseillons d’utiliser un logiciel de facturation et d’automatisation des déclarations de CA et de TVA, comme Superindep, pour faciliter toutes vos démarches.

Solutions Digitales pour la Comptabilité des Auto-Entrepreneurs

Plutôt que de faire appel à un comptable spécialisé en micro entreprise, de nombreux autoentrepreneurs optent aujourd’hui pour des solutions digitales. La digitalisation permet aux autoentrepreneurs de gagner du temps et de l’argent tout en respectant parfaitement leurs obligations légales.

Choisir un Logiciel Comptable Adapté

Le choix d’un logiciel comptable est une étape clé pour une gestion optimale de sa micro-entreprise. Pour choisir le bon outil, plusieurs critères sont à prendre en compte. Un logiciel de comptabilité auto entrepreneur, contient des interfaces simples et intuitives qui ne nécessitent pas de compétences comptables avancées. Il est également important de vérifier si le logiciel propose des mises à jour automatiques pour rester en conformité avec les évolutions légales et fiscales.

Si ton logiciel de comptabilité peut également inclure une fonctionnalité pour transformer tes devis en facture, cela simplifiera ton quotidien.

Automatiser la Gestion Comptable

Automatiser la gestion de la comptabilité présente de nombreux avantages pour un auto-entrepreneur. En optant pour un logiciel comptable, on peut gagner un temps considérable, notamment en réduisant les tâches répétitives telles que la saisie manuelle des données ou l’émission de factures. De plus, un logiciel automatisé assure un suivi en temps réel de la trésorerie et offre une vision claire de la santé financière de l’entreprise.

Il peut aussi alerter en cas de dépassement des seuils de chiffre d’affaires, permettant ainsi à l’entrepreneur de réagir rapidement et d’éviter les mauvaises surprises.

Adopter une Organisation Rigoureuse

La comptabilité d’une micro-entreprise peut vite devenir une tâche chronophage si elle n’est pas correctement anticipée et organisée. Une bonne organisation est essentielle pour une comptabilité fluide et sans stress. Il est recommandé de classer ses factures et justificatifs d’achats de manière claire et régulière. Scanner et classer numériquement tout tes documents dès leur réception.

💡Bon à savoir : un bon logiciel de facturation comme Abby permet de conserver dans son espace toutes les factures émises.

Anticiper les Échéances Fiscales et Sociales

Anticiper les échéances fiscales et sociales est un des piliers pour une gestion comptable sans tracas. La première étape consiste à bien connaître le calendrier des déclarations, en fonction du choix de la périodicité (mensuelle ou trimestrielle). Épargner régulièrement une partie de tes revenues pour faire face aux cotisations sociales et impôts. Vérifier régulièrement l’évolution de ton chiffre d’affaires pour s’assurer de ne pas dépasser les seuils légaux, notamment ceux liés à la franchise de TVA.

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