L'utilisation d'une voiture personnelle à des fins professionnelles pour un auto-entrepreneur

Dans le cadre de ses activités professionnelles, le micro-entrepreneur peut être amené à utiliser son véhicule personnel. Le point sur la question.

Grâce au régime simplifié de la micro-entreprise, de nombreux Français sont parvenus à démarrer une activité professionnelle. La micro-entreprise a pour objectif de favoriser la création d’entreprises. Cette forme d’entreprise individuelle convient particulièrement aux artisans, aux retraités, aux étudiants et aux personnes souhaitant trouver un complément de revenu et dont les ressources ne sont pas importantes.

Si vous utilisez votre voiture, moto, vélo ou trottinette pour votre travail, sachez que vous n’êtes pas toujours couvert automatiquement par votre compagnie d'assurance. Dans quels cas une déclaration à votre assureur est-elle obligatoire ? Nous vous donnons les informations utiles.

Véhicule personnel ou véhicule professionnel : quel choix pour un auto-entrepreneur ?

Est-ce que je dois acheter un véhicule professionnel ou est-ce que je peux utiliser mon véhicule personnel pour mes activités professionnelles ? Tout va dépendre du régime fiscal qui découle de l’utilisation de chaque type de véhicule, mais aussi du kilométrage parcouru ou du montant de votre trésorerie.

Si vous utilisez votre véhicule personnel, vous pourrez limiter les dépenses supportées par la micro-entreprise. C’est une solution à envisager lorsque vous commencez vos activités professionnelles. En réalisant des simulations chiffrées, vous pourrez comparer les deux options et faire le meilleur choix.

Dans la plupart des cas, le micro-entrepreneur se retrouve à utiliser son véhicule personnel pour mener son activité professionnelle. Or, toute utilisation du véhicule privé en micro-entreprise doit être signalée à l’assureur concerné. Celui-ci adaptera le contrat d’assurance du véhicule en conséquence.

L'utilisation d'un véhicule personnel à des fins professionnelles

Concrètement, le fait d’utiliser votre propre véhicule, non-inscrit à l’actif, pour vos déplacements professionnels vous permet de déduire la quote-part de frais relatifs à cette utilisation professionnelle, à l’exception des charges de propriété. Vous pouvez bénéficier d’un remboursement des frais par la micro-entreprise, donc le montant est calculé sur la base des barèmes fiscaux. Cela vous permet d’être exonéré d’impôt sur le revenu et de charges sociales.

Attention, toutefois, car lorsque le remboursement des frais kilométriques dépasse 15 000 kilomètres sur l’année, la TVS est appliquée sur le véhicule personnel. À noter également que la taxe est due à hauteur de 25%, 50%, 75% ou 100% du montant dépendant du nombre de kilomètres remboursés, s’il s’agit de 15 001 et 25 000, entre 25 001 et 35 000, entre 35 001 et 45 000 ou plus de 45 001. Le montant à verser fait l’objet d’un abattement de 15 000 euros.

Normalement, les entreprises doivent tenir compte des dépenses engendrées par leurs véhicules pour leur montant réel, mais les professionnels libéraux, titulaires de bénéfices non commerciaux (BNC) peuvent choisir l’évaluation forfaitaire. Cela se fait à l’aide du barème kilométrique publié chaque année par l’administration fiscale sous la condition de ne pas déduire en charges les dépenses ou les loyers correspondants. Il s’agit d’une option annuelle exercée pour les voitures utilisées à titre professionnel.

Si vous vous demandez quel est l’avantage de choisir cette option, sachez que le barème kilométrique permet une évaluation plus simple de l‘ensemble des frais comme la dépréciation du véhicule, les pneumatiques, les frais courants de réparation, les frais d’entretien, le carburant et les primes d’assurance.

Cette option vous permet de gagner du temps, car vous n’aurez pas à les répertorier individuellement. Elle prend en considération la distance parcourue à titre professionnel et la puissance fiscale du véhicule, dans la limite de 7 CV pour les voitures.

Bon à savoir : si vous êtes titulaire de BNC, vous pouvez avoir recours à un autre barème forfaitaire pour l’évaluation de vos dépenses en carburant, en cas de déduction en charge des loyers d’un véhicule loué.

Auto-entrepreneur ou Société : Quel statut choisir ?

Déduction des frais de véhicule pour une entreprise individuelle

Pour une entreprise individuelle, déduire ses frais signifie retirer le montant global des frais déductibles de son résultat fiscal. Ainsi, la base sur laquelle elle sera imposée est diminuée et son impôt également.

Les dépenses déductibles sont les suivantes :

Frais de déplacement et de voyage pour les besoins de l'activité professionnelle (déplacements chez des clients ou des fournisseurs).
Revenus d'une activité de covoiturage pour des déplacements d'ordre professionnel. Seuls les montants nets des remboursements versés par les co-voiturés sont déductibles.
Fraction des loyers d'un véhicule en location ou crédit-bail.
Amortissement, assurance, intérêts d'emprunt, réparation des véhicules qui appartiennent à l'entreprise.
Frais de trajet entre le domicile et le lieu de travail. Les frais de déplacement pour les 40 premiers kilomètres de trajet entre le domicile et le travail sont toujours déductibles. Au-delà des 40 premiers kilomètres, il ne s'agit pas de dépenses déductibles sauf si cet éloignement est indépendant de la volonté du professionnel.

Les dépenses en lien avec les véhicules sont automatiquement déductibles pour leur montant réel. On appelle cela la déduction aux frais réels. Dans ce cas, l'entreprise indique le montant des dépenses dans les charges de son compte de résultat.

Si elle remplit certaines conditions, l'entreprise peut opter pour l'application d'un barème forfaitaire pour déduire ses dépenses liées aux véhicules.

Selon le type de dépense, l'entreprise peut choisir d'appliquer soit le barème kilométrique soit le barème carburant. Le barème s'applique uniquement aux véhicules en location ou en crédit-bail.

1. Barème kilométrique

L'entrepreneur individuel qui réalise des bénéfices non commerciaux (BNC) peut opter pour le barème kilométrique pour ses dépenses de voiture et de 2-roues motorisés pour les kilomètres parcourus au cours de l'activité professionnelle.

Tous les types de véhicules sont concernés y compris les véhicules électriques.

En cas d'application du barème kilométrique à des dépenses concernant des véhicules en location ou en crédit-bail, il n'est pas possible de déduire également les loyers.

En revanche, pour les véhicules spécialement agencés pour l'activité professionnelle (tracteur, taxi, etc.), les dépenses doivent être déduites pour leur montant réel. Ainsi l'option pour le barème kilométrique n'est pas possible.

L'entreprise qui souhaite opter pour le barème kilométrique doit le faire avant le 1er janvier. Cette option est considérée comme prise dès lors que l'entreprise n'inscrit pas les dépenses liées aux véhicules dans ses charges sur son compte de résultats. Si l'entreprise souhaite renoncer à l'option et déduire ses frais pour leur montant réel, il lui suffit de les inscrire en tant que charges dans son compte de résultat.

L'option s'applique pour l'année entière et sur l'ensemble des véhicules utilisés à titre professionnel.

Le barème kilométrique couvre les dépenses suivantes :

Dépréciation du véhicule
Dépenses d'équipements et accessoires
Dépenses courantes d'entretien et de réparation
Dépenses de pneumatique
Frais de carburants (gasoil, électricité...)
Primes d'assurance

Les dépenses en lien avec les véhicules qui ne sont pas couvertes par le barème kilométrique peuvent être déduites du résultat fiscal pour leur montant réel en proportion de l'utilisation professionnelle du véhicule. Il s'agit par exemple des dépenses suivantes :

Frais de garage
Frais de péage
Dépenses consécutives à un accident

2. Voiture de fonction et utilisation personnelle : les règles

Un véhicule de fonction est un outil couramment utilisé par de nombreux salariés tels que les commerciaux, les chefs des ventes et les directeurs. Mais quelle est exactement la règle autour de l’utilisation de ce véhicule? Est-il possible pour un salarié de l’utiliser comme s’il s’agissait de son propre véhicule?

Selon une décision rendue par la Cour d’appel de Rennes en 2018, l’utilisation d’une voiture de fonction est effectivement encadrée. Ce point de vue juridique est particulièrement pertinent dans le contexte de l’utilisation croissante des plateformes de covoiturage comme BlaBlaCar.

Le principe de base du véhicule de fonction est qu’il peut être utilisé à des fins privées par le salarié. Il peut donc servir pour les déplacements personnels, y compris pendant les week-ends et les vacances, et pas seulement pour le trajet domicile - lieu de travail.

Cependant, cette utilisation privée constitue un avantage en nature, qui est soumis à des charges sociales pour l’entreprise et à l’impôt sur le revenu pour le salarié. Ainsi, si un employeur omet de mentionner cet avantage sur le bulletin de salaire, il pourrait faire l’objet d’un redressement par l’Urssaf.

Bien que l’usage privé du véhicule de fonction soit autorisé, il existe des limites. Par exemple, prêter le véhicule à un tiers sans avoir remis le certificat d’immatriculation peut être sanctionné, tout comme utiliser le véhicule pour faire du covoiturage et en tirer un bénéfice.

La jurisprudence a clairement établi que l’usage privé du véhicule de fonction ne peut pas entraîner un enrichissement personnel. L’utilisation du véhicule de fonction pour le covoiturage a été jugée suffisante pour lier ces actes à la vie professionnelle et non à la vie privée, ce qui a des implications disciplinaires.

Les employeurs sont donc invités à insérer dans le règlement intérieur de l’entreprise et dans le document de mise à disposition du véhicule une clause précisant qu’il est interdit aux salariés de prêter leur véhicule de fonction à un tiers ou de l’utiliser pour du covoiturage.

Si un salarié ne respecte pas ces règles, l’employeur peut lui imposer des sanctions. Il pourrait s’agir d’un avertissement, d’une rétrogradation, d’une suspension du contrat de travail ou même d’un licenciement pour faute grave. La Cour d’appel de Rennes a déjà confirmé qu’une telle utilisation du véhicule de fonction pouvait justifier un licenciement pour faute grave.

Pour les employeurs et les salariés de bien comprendre les règles qui entourent l’utilisation des véhicules de fonction est indispensable. Bien que ces véhicules puissent être utilisés à des fins privées, il y a certaines limites et conséquences fiscales. Une utilisation inappropriée pourrait entraîner des sanctions sévères, y compris le licenciement.

Pour éviter ces problèmes, les employeurs devraient clairement établir les règles d’utilisation dans le règlement intérieur et dans le document de mise à disposition du véhicule.

Règles fiscales de l'utilisation d'un véhicule professionnel

Un professionnel libéral qui se déplace au moyen d’une voiture dans le cadre de son activité doit bien s’informer sur les règles fiscales appliquées, sachant que les règles diffèrent selon le type de véhicule, s’il s’agit d’un véhicule professionnel ou d’un véhicule personnel. Si vous achetez ou louez une voiture par votre micro-entreprise, celle-ci supportera directement les frais d’acquisition et de fonctionnement.

Dans certaines limites, vous pourrez déduire l’amortissement ou les loyers du véhicule fiscalement. Le plafonnement est le même pour les voitures utilisées par les professionnels de santé comme les infirmiers et les médecins. Quant à la durée de l’amortissement d’une voiture, elle varie de 4 à 5 ans dépendant de son usage et de ses conditions d’utilisation.

Concernant les frais de fonctionnement comme le carburant, les réparations et l’entretien, ils sont déductibles sans limitation.

On parle de véhicule à usage mixte lorsque le véhicule professionnel est utilisé à des fins personnelles. Si tel est votre cas, vous devez réintégrer la fraction des charges correspondant à cette utilisation privative au bénéfice imposable.

Cela peut être une solution intéressante, sachant que l’utilisation d’une voiture d’entreprise ou d’une voiture de fonction à titre personnel est soumise à l’impôt sur le revenu et aux cotisations sociales, et est déductible par l’entreprise.

Le montant déduit est évalué pour son montant réel. Il peut aussi être évalué, sur option, sur une base forfaitaire. Cela ne concerne pas les gérants majoritaires de SARL ou de SELARL. Cet avantage en nature doit figurer en état spécial, en annexe de la compatibilité, et le cas échéant, sur le relevé de frais généraux.

Taxe sur les véhicules de société (TVS)

L’utilisation d’un véhicule de société implique de régler une taxe sur le véhicule en question chaque année. En tant que travailleur indépendant, vous n’êtes pas concerné par cette taxe appelée la TVS.

Celle-ci n’est pas déductible lorsque la société est soumise à l’impôt sur les sociétés (IS). Si le véhicule est non polluant, il est exonéré de tout ou une partie de la TVS.

Pour rappel, le montant de la TVS est une somme comprenant deux composantes :

Le taux d’émission de CO2 du véhicule ou sa puissance fiscale
Le type de carburant utilisé par le véhicule et de l’année de sa première mise en circulation

Un coefficient progressif en fonction du nombre de kilomètres annuels s’applique sur la TVS brute calculée.

Les autoentrepreneurs sont exonérés des deux composantes de la taxe sur les véhicules de société. Là encore, le statut de microentreprise diffère du régime de droit commun. Les autoentrepreneurs profitent en effet d’un abattement forfaitaire pour l’ensemble de leurs charges. Au-delà, il est impossible de déduire vos charges professionnelles.

Assurance véhicule adaptée aux activités professionnelles

Avant tout, il faut savoir que l’assurance d’un véhicule privé couvre seulement les risques liés aux déplacements privés. Dans un premier temps, relisez votre contrat d’assurance voiture. Vérifiez qu’il comprend bien une des mentions suivantes : « tous usages sauf tournées, livraisons », « trajets privés » et « trajets privés et professionnels ».

Ensuite, parlez-en à votre assureur. Il modifiera votre contrat en fonction de vos besoins, qu’il s’agisse de livraisons quotidiennes ou d’autres déplacements.

Votre assurance personnelle ne vous couvre pas toujours si vous utilisez votre véhicule pour travailler (voiture, moto, vélo ou trottinette électrique).

Lorsque vous utilisez votre véhicule pendant vos heures de travail pour des déplacements professionnels (rendez-vous, livraisons, déplacements pour le compte de l’employeur), cela est considéré comme un usage professionnel. Dans ce cas, la majorité des contrats d’assurance ne prévoient pas de couverture automatique.

En cas d’accident, l’assureur peut refuser de vous indemniser si cet usage professionnel n’a pas été déclaré.

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