Utilisation d'Excel dans la gestion d'une PME : outils et pratiques indispensables pour le BTS GPME
Un tableur contient quelques outils de simulation, ils permettent de trouver une ou plusieurs valeurs en fonction de contraintes plus ou moins complexes.
Excel est un outil clé en BTS GPME pour la gestion des données, les tableaux de suivi, la facturation et les plannings.
Tu apprendras à créer des formules, automatiser des calculs, trier des données, et tu te rendras vite compte qu'Excel facilite la vie.
Microsoft Excel : ton futur meilleur ami.
Excel est un logiciel commercialisé par la firme Microsoft et fait partie d'un ensemble de logiciels destinés à des applications bureautiques : la suite Office.
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Excel est un tableur parce que les données sont alignées dans des tableaux.
On peut insérer un tableau Excel dans un document Word et combiner des éléments créés avec ces différents logiciels.
Excel permet de gérer plusieurs fichiers en même temps sur le plan de travail et facilite les liaisons et les consolidations de tableaux ou graphes.
Un tableau nous permet de réaliser des documents sous forme de tableaux, mémorise des formules et effectue des calculs.
Il permet surtout la possibilité de simulation en temps réel qui n'était autrefois accessible que sur gros systèmes.
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Le seuil de rentabilité est le niveau de chiffre d’affaires pour lequel l’entreprise ne fait ni bénéfice ni perte, représentant le chiffre d’affaires minimum à atteindre pour couvrir les charges fixes.
Un tableau contient des outils de simulation pour trouver des valeurs en fonction de contraintes, utile dans l’analyse de rentabilité et de scénarios.
Pour gérer les tâches administratives, organiser le travail, suivre les factures ou communiquer efficacement, il faut maîtriser des outils que l’on retrouve dans le monde de l’entreprise.
Voici les 5 outils incontournables que tu utiliseras probablement dès ta première semaine en alternance dans le cadre du BTS GPME.
2. Outlook : pour gérer ton planning et ta communication; Dans une PME, l'organisation est essentielle et la communication interne est la base pour travailler avec toute l'équipe.
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1. Microsoft Excel : ton futur meilleur ami; Tu apprendras à créer des formules et à automatiser des calculs; Excel facilite la vie dans la gestion des données et le suivi.
3. Canva : pour créer des visuels simples et professionnels; Tu seras peut-être amené(e) à réaliser une affiche, une newsletter ou un post pour les réseaux sociaux.
4. Google Drive : pour travailler en équipe, même à distance; Tu partages des documents, tu collabores avec ton tuteur ou d'autres collègues et tu travailles à plusieurs en simultané.
5. Un logiciel de facturation / gestion commerciale : chaque entreprise a son outil (Sage, EBP, Henrri); Tu toucheras à des logiciels pro pour créer des devis, suivre les paiements et envoyer des relances.
En deux ans, tu deviendras un vrai pilier de l'organisation d'une PME et tu seras prêt à gérer les tâches administratives, le suivi des factures et la communication en entreprise.
Le BTS Gestion de la PME à IPAC Albertville est une formation qui te plonge tout de suite dans le réel et te permet d’apprendre en faisant.
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Excel est un outil clé pour le traitement des données et la gestion des chiffres: faire des calculs, trier, filtrer et appliquer des formules ou des fonctions.
Nous avons évoqué l’idée qu’Excel est un tableur et que les données sont alignées dans des tableaux, ce qui facilite l’analyse et le reporting.
Il est possible d’insérer un tableau Excel dans un document Word, ce qui permet des liaisons et des consolidations entre différents documents.
Pour les débutants et les professionnels, Excel permet de travailler avec plusieurs fichiers en parallèle et d’obtenir une vue consolidée des informations.
En complément des autres ressources, un coup d’œil sur les fonctions de base et les manipulations pour afficher les formules peut faciliter l’apprentissage.
Éléments pratiques pour démarrer rapidement
Le courrier type présentant le nouveau produit de l’entreprise peut être rédigé en utilisant les bases apprises, et il est destiné aux eeps des Pays de la Loire.
Un tableau permet de réaliser des documents sous forme de tableaux et d’intégrer des données liées au nouveau produit, ce qui facilite le suivi commercial et marketing.
Outils et flux de travail recommandés
- Planification et communication via Outlook pour coordonner les actions auprès des équipes.
- Création et suivi des données produits dans Excel: listes, analyses et tableaux croisés dynamiques.
- Réalisation de visuels simples avec Canva pour les supports de communication.
- Centralisation des documents et travail collaboratif via Google Drive.
- Utilisation d’un logiciel de facturation pour la gestion commerciale: devis, factures et relances.
Notes et conseils
Pour bien préparer l’impression sous tableur, il faut vérifier les marges, les en-têtes et les paramètres d’impression adaptés à chaque support.
La simulation dans Excel permet d’évaluer différents scénarios (prix, volumes, coûts fixes) et de visualiser l’impact sur la rentabilité.
- Commencer par définir les données clés du produit et les coûts associés.
- Construire le modèle Excel avec des formules simples puis complexifier avec des fonctions logiques et de recherche.
- Tester différents scénarios et représenter les résultats sous forme de graphiques.