Avantages et inconvénients de l’aménagement en bureau ouvert dans l’entreprise

Le choix entre un aménagement en open space (bureau ouvert) ou en bureaux cloisonnés est un sujet crucial pour les entreprises, car il influe directement sur la productivité, la collaboration et le bien-être des collaborateurs. Ce débat ne connaît pas de réponse universelle : chaque solution présente ses points forts et ses limites spécifiques qu’il convient d’identifier selon les besoins des métiers et des équipes.

Qu’est-ce qu’un open space ?

Un open space est un espace de bureau ouvert où plusieurs salariés travaillent simultanément dans un grand espace sans cloisons, favorisant ainsi la collaboration et la communication. Généralement, il s'agit d'une surface d’au moins 400 m² avec au moins 20 employés. Apparue aux États-Unis dans les années 1950 et adoptée en Europe depuis les années 1980, cette organisation permet de regrouper les postes de travail dans un espace commun, facilitant les échanges et le travail d’équipe.

Avantages de l’open space

Favoriser la collaboration et l'esprit d’équipe : L’open space facilite les échanges spontanés, les discussions informelles, le brainstorming et les questions rapides entre collègues, renforçant ainsi la cohésion et l’engagement collectif.
Optimisation des coûts et de l’espace : La suppression des cloisons permet d’accueillir plus de postes sur une surface donnée, réduisant ainsi les coûts liés au loyer, à l’électricité et au mobilier.
Organisation flexible : Le système de desk sharing ou hot desking, longtemps adopté dans les open spaces, permet aux équipes hybrides de choisir leur poste selon leurs besoins, optimisant l’utilisation des bureaux et favorisant la diversité des interactions.
Culture d’entreprise unifiée : En éliminant les barrières physiques, l’open space encourage l’égalité, l’ouverture et le partage des connaissances, créant une ambiance conviviale propice à la créativité.
Gestion et agilité accrue : Les responsables de projets peuvent avoir une visibilité directe de l’avancement des travaux et intervenir rapidement, ce qui renforce l’efficacité opérationnelle.

Les open spaces permettent également d’aménager des espaces consacrés à la convivialité et à la détente, encourageant les interactions informelles et renforçant le sentiment d’appartenance à l’entreprise.

Inconvénients de l’open space

Bruyance et distractions : Le bruit ambiant dû aux conversations, appels téléphoniques et déplacements est souvent source de perturbation et de stress, particulièrement pour les tâches nécessitant une forte concentration.
Manque d’intimité : La confidentialité est difficile à préserver, ce qui pose problème notamment pour les appels confidentiels ou les dossiers sensibles. Le sentiment d’être constamment observé peut générer une pression psychologique.
Impact sur la santé : La forte densité de collaborateurs facilite la propagation des germes, entraînant un taux plus élevé d’absentéisme lié aux maladies ou au stress.
Personnalisation limitée : Les environnements d’open space peuvent paraître impersonnels, rendant difficile une appropriation individuelle de l’espace par les salariés.
Besoins non uniformes des collaborateurs : Les profils introvertis ou les personnes nécessitant un environnement calme sont souvent mal adaptés au cadre ouvert.

Comment optimiser l’open space ?

L’aménagement fonctionnel et réfléchi est essentiel pour conjurer les inconvénients de l’open space. Plusieurs mesures peuvent être adoptées pour réduire les nuisances et offrir un cadre de travail équilibré :

Installation de cloisons acoustiques et d’éléments suspendus au plafond pour atténuer le bruit.
Mise en place de cabines téléphoniques insonorisées pour les appels et les réunions courtes.
Création de zones « calme » dédiées au travail de concentration individuelle.
Utilisation de plantes, tapis et mobilier absorbant le son pour améliorer l’acoustique.
Réglementation stricte des appels téléphoniques et des réunions afin d’éviter les nuisances.
Systèmes numériques de réservation de postes et salles permettant de choisir un espace adapté à la tâche à accomplir, notamment en mode de travail hybride.

Des outils innovants comme Flexopus facilitent la gestion et l’optimisation de l’espace en open space : réservation numérique des postes et salles, plans interactifs pour localiser collègues et zones disponibles, gestion des places de parking, etc.

Qu’est-ce qu’un bureau cloisonné ?

À l’opposé, les bureaux cloisonnés présentent des espaces fermés ou semi-fermés, délimités par des cloisons, vitre ou murs, offrant un environnement plus calme et intime.

Avantages des bureaux cloisonnés

Concentration et productivité : L’espace fermé réduit le bruit et les distractions, idéal pour les tâches complexes nécessitant rigueur et concentration.
Confidentialité et sécurité : Permet la gestion discrète des informations sensibles, cruciale pour les départements RH, juridique ou financier.
Personnalisation et confort : Les collaborateurs peuvent aménager et décorer leur espace selon leurs goûts, ce qui favorise leur bien-être.

Inconvénients des bureaux cloisonnés

Communication moins spontanée : Les échanges informels sont réduits tandis que la collaboration peut être entravée.
Coûts et surface : Requièrent plus d’espace et engendrent des dépenses plus importantes (cloisons, équipements, loyer…).
Moins de flexibilité : Ces espaces sont moins adaptés aux organisations dynamiques ou aux équipes hybrides.

Comment choisir l’aménagement adapté à votre entreprise ?

Le choix doit se faire en fonction des spécificités des métiers, des activités et des attentes des collaborateurs.

Les open spaces sont préférés pour les services créatifs, marketing, communication, où la collaboration rapide et la créativité sont essentielles.
Les bureaux cloisonnés conviendront mieux aux secteurs tels que la finance, le juridique ou les ressources humaines, qui demandent confidentialité et concentration.
Il est primordial d’impliquer les salariés dans la réflexion sur leur environnement, afin de tenir compte de leurs besoins en espaces de repos, de réunion ou de concentration.

Les nouvelles tendances d’aménagement des espaces de travail

Au-delà du choix entre open space et bureaux cloisonnés, de nouvelles formes d’organisation émergent pour répondre aux exigences actuelles :

Le flex office : Chaque collaborateur peut s’installer où il le souhaite selon la journée et la tâche, favorisant un nomadisme au sein même de l’espace de travail et renforçant créativité et liens.
Le corpoworking : Location d’espaces variés dans l’entreprise ou à l’extérieur, stimulant la communication et la variété des environnements.
Le smart office : Intégration d’outils numériques, assistants vocaux et salles de réunion connectées pour plus de souplesse dans le travail hybride.

Aménager son bureau : bonnes pratiques

L’aménagement doit commencer par une phase de recueil des besoins des collaborateurs, via une enquête interne ou des ateliers participatifs. Ensuite, une organisation spatiale claire doit être élaborée, répartissant les espaces selon leur fonction : zones collaboratives, espaces de détente, salles de réunion, coins calmes, etc.

Le mobilier doit être ergonomique et la décoration soigneusement pensée pour apporter confort et bien-être : lumière naturelle, plantes vertes, œuvres d’art, zones de repos avec canapés et machines à café sont autant d’éléments qui favorisent le retour au bureau et la motivation.

Résumé

Les open spaces facilitent la communication et la collaboration, optimisent les coûts et correspondent à des modes de travail flexibles, mais peuvent générer stress, bruit et perte d’intimité. Les bureaux cloisonnés offrent un environnement calme, confidentiel et personnalisable, au prix d’une moindre spontanéité dans les échanges et d’un surcoût. Le choix se fera donc en fonction de la nature de l’activité, des attentes des salariés et des objectifs de l’entreprise, avec une attention particulière portée à l’aménagement intelligent et modulable de l’espace.

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