Comment calculer les cotisations sociales en France

Le calcul des charges sociales est un exercice que tout chef d’entreprise ou responsable RH doit savoir réaliser, que ce soit pour calculer le coût d’un salarié avant d’embaucher ou pour établir les fiches de paie. Vous avez besoin d’une petite piqure de rappel ? Vous souhaitez approfondir vos connaissances en la matière ? Nos experts vous expliquent comment calculer les cotisations sociales qui doivent s’appliquer à vos salariés.

Qu’est-ce que les charges sociales ? Définition

Les charges sociales (ou cotisations sociales) désignent les sommes versées par les salariés et les entreprises aux organismes de protection sociale (chômage, prestation familiale, sécurité sociale…) dans le cadre d’un contrat de travail - elles contribuent aussi à financer en partie la retraite ou la formation professionnelle. En France, tous les contrats de travail impliquent le versement de cotisations sociales par l’employeur. Le montant de ces cotisations correspond à la différence entre le salaire brut et le salaire net avant impôts (elles sont donc directement déduites sur les salaires bruts). Par ailleurs, les charges sociales doivent être inscrites sur les fiches de paie dans la partie « taxes sur les traitements et salaires ».

Selon le régime de l’activité, c’est l’URSSAF (régime général) ou la mutualité sociale agricole (régime agricole) qui est chargée de les collecter. Les organismes chargés de collecter ces sommes, en fonction de leur nature, sont : l’URSSAF (Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’Allocations Familiales), l’AGIRC (Association Générale des Institutions de Retraite des Cadres) et l’ARRCO (Association des Régimes de Retraite Complémentaire).

De quoi sont constituées les charges sociales ?

Les charges sociales se composent des cotisations salariales et des cotisations patronales.

Les charges salariales

Il s’agit des cotisations qui vont être payées par le salarié. Ces dernières sont directement prélevées sur le salaire brut, et représentent environ 22 % du salaire brut (ou 28 % du salaire net). Pour obtenir le salaire net, il faut donc déduire du salaire brut les charges salariales, mais aussi les impôts et les autres charges. Ces versements vont contribuer à financer la couverture sociale (sécurité sociale, chômage, CSG/CRDS, retraites complémentaires).

Bon à savoir : Dans les départements du Bas-Rhin, du Haut-Rhin et de la Moselle, les charges salariales financent également la cotisation salariale maladie supplémentaire (uniquement dans ces départements).

Les charges patronales

Comme leur nom l’indique, les cotisations patronales sont les charges prises en charge par l’employeur ; elles s'ajoutent au salaire brut afin de constituer la somme totale que l’entreprise va devoir payer (somme parfois nommée « salaire super-brut »). Les charges patronales sont comprises entre 25 % et 42 % du salaire brut (ou 54 % du salaire net). Il s’agit essentiellement des revenus d’activité du salarié ; les autres revenus ne sont pas utilisés pour calculer les cotisations sociales.

À quoi servent les cotisations sociales ?

Chaque euro collecté est directement redistribué pour assurer la protection collective et financer un ensemble de prestations essentielles : le remboursement des soins médicaux et des médicaments, le versement des indemnités journalières en cas d'arrêt maladie, le paiement des pensions de retraite, l'indemnisation du congé maternité et paternité, le versement des allocations familiales, la prise en charge des accidents du travail et l'accompagnement lors des périodes de chômage.

En échange de ce financement indirect, les salariés bénéficient d’une protection sociale à plusieurs niveaux : la santé, la retraite, la famille et le chômage.

Quels éléments du salaire sont soumis aux cotisations sociales ?

L’ensemble des éléments soumis aux cotisations sociales, nommé « assiette », est la base sur laquelle les charges sociales sont calculées. Il comprend tous les sommes, avantages et accessoires (nature et argent) dus « en contrepartie ou à l’occasion d’un travail, d’une activité ou d’un mandat électif ».

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Salaire brut (dont les rémunérations versées pour les heures supplémentaires et complémentaires) ;
Primes et indemnités ;
Prestations sociales complémentaires ;
Revenus de remplacement en cas d’arrêts maladie, congé maternité ou accident de travail ;
Prestations familiales extra-légales ;
Avantages en espèces fournis par le Comité d’Entreprise ;
Avantages en nature (nourriture, logement, mise à disposition d’une voiture pour usage privé…).

Éléments non soumis aux cotisations

Tous les autres éléments de rémunération ne sont pas soumis à cotisation. Certains avantages sont exclus du calcul comme les indemnités des dommages et intérêts, le remboursement des frais professionnels ou les allocations de chômage. Par ailleurs, quelques cotisations ne sont plus prises en compte pour le calcul des charges sociales au-delà d’un certain montant ou plafond.

Comment calculer le montant des cotisations sociales ?

Une fois que vous connaissez les éléments de rémunération à prendre en compte et les taux à appliquer, le calcul des cotisations sociales doit être réalisé en quatre étapes :

Déterminer le montant des sommes perçues par le salarié. Pour ce faire, vous devez additionner les sommes de tous les éléments entrant dans le calcul des cotisations (détaillés ci-dessus) : salaire brut (avec heures au taux normal et heures majorées), avantages en nature, primes et indemnités, prestations sociales complémentaires, revenus de remplacement…
Appliquer au montant total les taux correspondants (disponibles ci-dessus).
Réaliser la même opération pour calculer les charges patronales.
Additioner les charges salariales et les charges patronales. Vous obtenez alors le montant des charges sociales totales à payer.

Le montant de la cotisation est égal au produit de l’assiette et du taux de cotisation, qui varie en fonction de sa nature salariale ou patronale.

Outils pour calculer

Besoin d’un outil de calcul des charges sociales, tant salariales que patronales ? Équipez-vous d’un logiciel de gestion de la paie en ligne comme Combo pour créer et distribuer vos fiches de paie en quelques clics. Parmi eux, on retrouve notamment l’estimateur gratuit de l’URSSAF, ou encore les logiciels de paie, à l’image du logiciel Combo, qui peuvent vous fournir une estimation précise des cotisations sociales que vous aurez à verser et vous aider, entre autres, à réaliser le suivi de la masse salariale.

Cadre réglementaire et points de vigilance

Le Code de la Sécurité sociale régule le calcul (grâce à l’assiette des revenus soumis à cotisation), la collecte et la redistribution de ces prélèvements. Selon les articles L.242-1 et suivants du Code de la Sécurité sociale, l'employeur est légalement tenu de déclarer les cotisations à des dates précises. La Déclaration Sociale Nominative (DSN) s’effectue : avant le 5 du mois M+1 pour les entreprises de 50 salariés et plus ; avant le 15 du mois M+1 pour les entreprises de moins de 50 salariés.

Par ailleurs, les modalités de calcul des prélèvements pour la Sécurité sociale sont définies grâce aux PMSS (Plafond Mensuel de la Sécurité sociale) et PASS (Plafond Annuel de la Sécurité Sociale). Le premier plafond fixe le montant maximum des rémunérations prises en compte pour le calcul de certaines cotisations sociales. Le second s’obtient en multipliant le PMSS par 12.

Bon à savoir : le PMSS et le PASS s’appliquent aux revenus plus élevés. Au-delà des montants indiqués, les cotisations ne sont plus dues.

Obligations et sanctions

Les déclarations sociales s’effectuent de manière dématérialisée via la DSN, quelle que soit la taille de l'entreprise. Aucune déclaration papier n'est acceptée. En cas de non-respect des délais de déclaration et de paiement, un dispositif de sanctions s'applique automatiquement : une majoration immédiate de 5 % est appliquée sur le montant des cotisations dues ; une majoration supplémentaire de 0,2 % s’applique par mois de retard (tout mois entamé étant dû - article L133-5-5 du Code de la Sécurité sociale).

D’autre part, le non-respect des obligations déclaratives peut constituer un délit de travail dissimulé. Dans ce cas, l’employeur risque une amende de 45 000 € et une peine pouvant aller jusqu’à 3 ans de prison (articles R1227-1 et R1227-7 du Code du travail). L’amende peut grimper jusqu’à 225 000 € s’il s’agit d’une personne morale. Bien entendu, l’application de cette peine ne dispensera pas l’entreprise de procéder à la régularisation des cotisations qu’elle doit à l’URSSAF.

Plafonds, nouveautés et exemples pratiques

Pour le calcul des charges sociales (charges salariales et patronales), vous devez procéder en deux étapes : déterminer le montant total des sommes perçues par le salarié (ou assiette) ; appliquer les taux correspondants. L’assiette est égale à la somme des revenus suivants : salaire brut : heures au taux normal et heures majorées ; avantages en nature : tickets-restaurant, logement, véhicule… ; primes et indemnités ; prestations sociales complémentaires ; revenus de remplacement : accident de travail, maternité, arrêt maladie. Certains avantages sont exclus du calcul comme les indemnités des dommages et intérêts, le remboursement des frais professionnels ou les allocations de chômage.

Nouvelle règle : la réduction générale des cotisations patronales a été réformée et élargie. Elle s'applique désormais jusqu'à 3 SMIC (au lieu de 1,6 SMIC), avec une formule de calcul revue et une dégressivité plus progressive. Le taux réduit d'assurance maladie (7 %) et le taux réduit d'allocations familiales (3,45 %) ont été supprimés, sauf pour les salariés bénéficiant d'exonérations zonées spécifiques.

Exemple chiffré

Exemple : un salarié réalise 35 heures hebdomadaires et perçoit le SMIC dans une entreprise ayant un effectif salarial inférieur à 50 personnes :

Élément	Montant
Salaire brut	1 823,07 € (SMIC 12,02 €/h × 151,67h)
Salaire net (approx.)	≈ 1 443 € (après prélèvement des cotisations sociales obligatoires)
Coût total pour l’entreprise	≈ 2 343 € (comprenant les cotisations sociales patronales)

Les cotisations rendent le coût réel d’un salarié particulièrement élevé. Cependant, il existe des dispositifs pour réduire ce financement comme l’allègement des cotisations de l'employeur, aussi appelé réduction générale des cotisations patronales.

Exonérations et aides

La réduction Fillon, appelée désormais « réduction générale des cotisations patronales », permet d’obtenir une diminution des cotisations sociales sur les bas salaires. Il existe plusieurs conditions pour bénéficier d'une réduction de cotisations sociales. Les conditions pour en bénéficier varient en fonction du type d'exonération.

Par exemple, l'aide à l'embauche en alternance s'élève à 5 000 € maximum pour les entreprises de moins de 250 salariés (et 2 000 € pour les entreprises de 250 salariés et plus). L'aide passe à 6 000 € en cas d'embauche d'un apprenti en situation de handicap. Ce versement est valable uniquement pour la première année de l'apprentissage.

Pour les créateurs d'entreprise : l'ACRE offre une exonération partielle de cotisations sociales pendant la première année d'activité pour les créateurs et repreneurs d'entreprise. Réservée à certaines catégories, cette aide nécessite une demande obligatoire sous 60 jours auprès de l'Urssaf. L'exonération est plafonnée, ce qui représente un soutien pour les dirigeants en phase de démarrage.

Coût réel d’un salarié et éléments à prendre en compte

Il est possible d’anticiper le coût d’un salarié pour l’entreprise en estimant son salaire net. Son montant dépend des cotisations au régime général de Sécurité sociale applicables, dont la cotisation d'assurance chômage, et des possibilités d'exonération des cotisations employeur.

L’employeur utilisera la formule suivante pour évaluer le coût d’un emploi : salaire brut + cotisations patronales - cotisations salariales. En plus des charges directes associées à l’embauche, l’employeur devra évaluer en même temps les charges indirectes. Certaines entreprises remboursent partiellement les frais de transport quotidiens et paient également une partie des titres restaurants.

Cas particuliers : auto-entrepreneurs et dirigeants

Le régime des auto-entrepreneurs est un régime particulier en matière de cotisations sociales. Les auto-entrepreneurs se plient à un régime simplifié. Ainsi, les cotisations sociales qu’ils assument sont évaluées à partir de leur chiffre d’affaires. Les auto-entrepreneurs ne cotisent pas au même titre que les salariés. Certaines cotisations sociales sont aussi imputables au micro-entrepreneur.

Conseils pratiques pour les employeurs

Utilisez un logiciel de paie et de RH pour intégrer toutes les rémunérations versées à vos salariés et automatiser en temps réel vos déclarations sociales.
Si vous détectez une erreur dans les montants de cotisations déclarés via la DSN, transmettez une DSN de substitution pour corriger les données auprès de l'URSSAF.
Pour sécuriser le respect des délais et anticiper les périodes de régularisation annuelle, utilisez un calendrier des déclarations qui recense toutes les échéances URSSAF, retraite complémentaire et prévoyance mois par mois.
Si votre entreprise dispose de plusieurs établissements, simplifiez vos démarches en déclarant et payant vos cotisations sociales au sein du même centre URSSAF grâce au dispositif de Versement en Lieu Unique (VLU).

Seul le calcul des charges sociales (et éventuellement des réductions de cotisations) est pris en compte dans l’estimation mensuelle ou annuelle. L’Urssaf a mis en place un outil en ligne servant à estimer le montant global des cotisations et des contributions. De cette façon, l’entreprise pourra aisément anticiper le coût d’une rémunération avant ou après embauche.

Expert-comptable inscrit à l’Ordre Xavier est spécialisé dans l’accompagnement des petites entreprises et entreprises à forte croissance. Il a accompagné plus de 3000 entrepreneurs dans la création et gestion de leur entreprise en tant qu’expert comptable.

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