Procédure de changement d’adresse du siège social et nouveau numéro SIRET de l’entreprise

Le changement d’adresse du siège social d’une entreprise est une étape importante qui nécessite de suivre une procédure stricte et bien définie. Outre la modification des statuts, cette opération entraîne souvent une modification du numéro de SIRET attribué à la société. Dans cet article, nous vous détaillons toutes les étapes indispensables pour réaliser un transfert de siège social dans le respect des exigences légales, en précisant notamment les différences selon la forme juridique de votre entreprise.

Qu’est-ce que le siège social et son importance ?

Le siège social correspond à l’adresse juridique et administrative de l’entreprise, représentant le lieu de direction effective et de fonctionnement de ses différents organes. C’est cette adresse qui figure dans les statuts de la société, et tout changement de cette adresse est une modification statutaire importante.

Cette adresse est au cœur de plusieurs formalités, aussi bien au niveau administratif que commercial :

• elle conditionne l’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) ;
• elle est liée à la délivrance et à la modification du numéro SIRET ;
• elle doit être clairement indiquée dans les documents officiels tels que l’extrait Kbis, les factures, les contrats ou les fiches de paie.

Le numéro SIREN, SIRET et NIC : définitions essentielles

Au moment de son immatriculation, une entreprise se voit attribuer plusieurs numéros d’identification :

• Le numéro SIREN (Système d’Identification du Répertoire des Entreprises) est un code unique à 9 chiffres attribué par l’INSEE, et il reste inchangé pendant toute la vie de la société.
• Le numéro NIC (Numéro Interne de Classement) à 5 chiffres identifie chaque établissement distinct de l’entreprise.
• Le numéro SIRET

Le changement d’adresse du siège social entraîne la modification du numéro SIRET, car le NIC dépend de l’emplacement géographique de l’établissement concerné. En revanche, le SIREN ne change jamais quelle que soit la localisation.

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Pourquoi le numéro SIRET change-t-il lors d’un transfert de siège social ?

Le code NIC, composant la fin du numéro SIRET, est propre à chaque établissement de la société. Lorsque le siège social est déplacé, étant un établissement fixe, le code NIC doit être modifié pour refléter cette nouvelle adresse. Cette modification conduit donc à la création d’un nouveau numéro SIRET.

Les étapes clés du changement d’adresse du siège social

Le transfert du siège social induit plusieurs formalités administratives obligatoires et un respect des délais stricts. La procédure dépend notamment de la forme juridique de la société ainsi que de la localisation géographique du nouveau siège (même département, autre département, ou à l’étranger).

1. Décision de transfert et modification des statuts

Le changement d’adresse du siège social implique nécessairement la modification des statuts de la société, car l’adresse y est inscrite. La procédure décisionnelle dépend de la forme juridique :

• SAS (Société par Actions Simplifiée) : La décision peut être prise par le président, le conseil d’administration, l’associé majoritaire, ou toute autre instance définie par les statuts. Si les statuts ne prévoient rien, la décision doit être unanimement adoptée par les associés. La modification des statuts est actée par procès-verbal du président ou de l’organe compétent.
• SARL (Société à Responsabilité Limitée) : Le gérant peut décider seul le transfert si celui-ci se fait dans le même ressort ou dans un département limitrophe, sous réserve d’une ratification par l’assemblée des associés selon la majorité ordinaire. Sinon, la décision revient aux associés réunis en assemblée générale.
• SA (Société Anonyme) : La décision est prise par le conseil d’administration ou de surveillance, mais doit être ratifiée par l’assemblée générale ordinaire des actionnaires.

Dans tous les cas, la décision doit être retranscrite dans un procès-verbal.

2. Publication de l’avis de transfert

Pour rendre le transfert opposable aux tiers, l’entreprise doit publier l’avis de changement du siège social dans un journal d’annonces légales habilité dans le mois suivant la décision. Si le transfert entraîne un changement de ressort du tribunal de commerce, deux publications sont nécessaires :

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1. Dans le journal habilité de l’ancien siège social ;
2. Dans celui du nouveau siège social.

L’avis doit contenir des mentions obligatoires précises :

• La mention explicite du transfert avec l’adresse ancienne et nouvelle du siège ;
• La dénomination sociale (et sigle le cas échéant) ;
• La forme juridique de la société ;
• Le montant du capital social ;
• L’adresse complète du nouveau siège social ;
• Le numéro unique d’identification (SIREN) ;
• La mention du RCS et la ville du greffe d’immatriculation ;
• Les identités des personnes habilitées à engager la société.

3. Déclaration du transfert au guichet des formalités des entreprises (GFE)

La dernière étape consiste à déclarer formellement le transfert du siège social sur le site internet du Guichet des formalités des entreprises dans un délai d’un mois à compter de la décision. Les documents à transmettre sont :

• Une copie de l’acte ayant décidé le transfert du siège (procès-verbal, décision de gérance, etc.) ;
• Les statuts mis à jour intégrant la nouvelle adresse ;
• Un justificatif de jouissance des locaux (contrat de bail, titre de propriété, facture d’électricité) ;
• Une attestation de parution de l’avis de transfert dans un journal d’annonces légales ;
• La liste des sièges sociaux antérieurs signée par le représentant légal.

À l’issue de l’instruction du dossier par les organismes compétents, un nouvel extrait Kbis modifié vous sera délivré. C’est également à ce moment que l’INSEE attribuera un nouveau numéro SIRET correspondant à la nouvelle adresse.

4. Mise à jour de la déclaration des bénéficiaires effectifs (DBE)

Si le transfert du siège social entraîne un changement de ressort, la société doit obligatoirement déposer une nouvelle déclaration des bénéficiaires effectifs. De plus, dans certains cas comme un changement d’adresse au domicile du dirigeant, la DBE doit être mise à jour sous peine de sanctions, pouvant aller jusqu’à la radiation de la société.

Coûts et conseils pour le changement de siège social

Les frais liés au transfert dépendent notamment :

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• Du fait que le transfert se fasse dans le même département ou non ;
• Si le nouveau local est déjà immatriculé au RCS ou s’il faut un nouvel enregistrement ;
• De la nécessité de faire modifier les statuts par un professionnel (avocat, expert-comptable) ou en autonomie ;
• Du coût de la publication dans les journaux d’annonces légales, qui varie selon la longueur de l’annonce et le département.

Pour réduire les coûts, il peut être judicieux d’opter pour des prestations spécialisées comme EasyDeclare ou SécuritActes Modifications, qui accompagnent les entreprises dans ces démarches.

Précisions supplémentaires et cas particuliers

• Changement d’adresse sans changement de siège géographique : Si seule la dénomination de l’adresse est modifiée sans changer de localisation, la mise à jour auprès du greffe peut être réalisée plus simplement et gratuitement.
• Transfert à l’étranger : Pour une SAS, transférer le siège hors de France entraîne un changement de nationalité de la société, qui obéit à des règles particulières non détaillées ici.
• Pour les associations : Un changement de siège social requiert également une formalité auprès de la préfecture et potentiellement une déclaration à l’INSEE pour obtenir/modifier le numéro SIRET.

Récapitulatif des obligations principales

Conclusion partielle

Changer l’adresse du siège social de votre entreprise est une opération qui impacte tant la gouvernance, la publication d’informations légales que les identifiants administratifs comme le numéro SIRET. Il est capital de suivre scrupuleusement les étapes imposées par la loi pour garantir la validité du transfert et sa parfaite opposabilité aux tiers.

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