Modifier l'Activité de son Entreprise : Les Formalités et la Mise à Jour du Kbis

L'extrait Kbis atteste de l'existence légale d'une entreprise commerciale immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS). L'extrait Kbis rassemble toutes les informations officielles relatives à l'entreprise inscrites au RCS.

Si l’un de ces éléments change, il est obligatoire de mettre à jour son Kbis pour éviter tout problème administratif ou juridique. Le RCS, géré par le greffe du tribunal de commerce, est chargé de centraliser, valider et publier ces informations légales.

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

Quand une Actualisation du Kbis est-elle Nécessaire ?

Une actualisation du Kbis est nécessaire lors de tout changement significatif affectant l'entreprise. Bon à savoir : la modification du Kbis est obligatoire dès lors que le contenu du document doit être mis à jour. Elle n’implique pas forcément une modification statutaire. La modification peut résulter de la décision du dirigeant. Il est également possible que cette dernière ait été prise en assemblée générale par les associés, puis a fait l’objet d’un procès-verbal. La décision du représentant légal de l’entreprise suffit dans le cadre de certaines modifications de Kbis. Souvent, cette procédure est à suivre au sein d’une SA. Chaque modification doit être portée à la connaissance des tiers. En effet, ceux-ci peuvent avoir besoin d’utiliser les informations contenues dans le document.

Au cours de cette dernière étape, il faut informer le greffe du tribunal de commerce compétent de la modification du Kbis.

L’extrait Kbis est la véritable carte d’identité d’une entreprise.

🔎 Zoom : Vous avez la possibilité de confier les démarches de modification de Kbis à un professionnel tel que LegalPlace. A moindre coût, nos équipes se chargent de toutes les formalités requises à votre place.

Comment Modifier une Information sur le Kbis ?

Pour modifier une information sur le Kbis de la société comme son siège sociale, sa dénomination ou son capital social, il faut modifier les statuts de la société. La première étape consiste donc à convoquer une assemblée générale extraordinaire pour acter la modification statutaire.

Ensuite, vous pouvez utiliser le menu situé à gauche pour trouver le champ à modifier. Par exemple, si vous souhaitez ajouter un établissement, cliquez sur "Établissements".

Publication d'une Annonce Légale

Les sociétés ont l'obligation d'avertir les tiers lorsqu'elles changent une information importante les concernant. Pour ce faire, il faut publier une annonce dans un journal d'annonces légales situé dans votre département. La publication d'une annonce légale coûte de 108 à 227 € selon la localisation, la forme juridique et le type de changement.

Utilisation du Guichet Unique

Une fois votre demande transmise, vous pouvez suivre son traitement depuis votre espace personnel sur le guichet unique. L'utilisation du guichet unique est gratuite.

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Depuis le 1er janvier 2023, les formalités de création, de modification et de cessation d'activité doivent être réalisées en ligne sur le guichet des formalités des entreprises. L'utilisation de ce « guichet unique » dématérialisé est désormais obligatoire. Il remplace les centres de formalités des entreprises (CFE) qui sont supprimés.

Toutes les entreprises, quelle que soit leur forme juridique ou leur activité, doivent utiliser le guichet unique des formalités des entreprises :

Entreprises individuelles (EI) ou sociétés exerçant une activité commerciale, artisanale, libérale ou agricole
Entreprises ayant un siège social, un établissement principal, un établissement secondaire ou une adresse en France
Entreprises étrangères souhaitant exercer une activité en France.

Attention : Seules les entreprises doivent réaliser leurs formalités sur le site du guichet des formalités. Les autres entités : associations, comités sociaux économiques d'entreprise, syndics de copropriété, syndicats de salariés, fondations ne sont donc pas concernées par le guichet des formalités. Un arrêté du 15 janvier 2025 fixe la liste de toutes les entités exclues.

Obligation d'utiliser le guichet des formalités : Toutes les formalités suivantes doivent être réalisées sur le site du guichet des formalités des entreprises :

Création de l'entreprise : immatriculation, déclaration de début d'activité ou déclaration des bénéficiaires effectifs
Modifications : changement d'activité, d'adresse, de nom, du nombre d'associés, de la forme juridique, des statuts, modification des bénéficiaires effectifs, etc.
Cessation d'activité et de radiation d'entreprises

À noter : Le dépôt des comptes annuels des sociétés peut également être effectué sur le guichet des formalités. Le dépôt en format papier peut être déposé en un exemplaire au greffe du tribunal de commerce ou judiciaire du siège de la société.

Lors de sa première connexion, le déclarant (chef d'entreprise, mandataire ou délégataire) doit créer un compte utilisateur sur le site www.formalites.entreprises.gouv.fr. Ce compte utilisateur est personnel.

À noter : Les détenteurs d'un compte « e-procédures » à l'Inpi peuvent utiliser ce compte pour utiliser le guichet des formalités.

Pour réaliser sa formalité, le déclarant saisit en ligne les informations et joint les pièces dématérialisées nécessaires. Il est possible de commencer une démarche et de la sauvegarder dans un brouillon pour la terminer plus tard.

Les organismes compétents (Insee, services sociaux et fiscaux, greffes de tribunaux de commerce, chambres consulaires, etc.) traitent les informations reçues.

L'état d'avancement des formalités est consultable à tout moment sur le guichet, depuis le tableau de bord de l'espace personnel. En raison de l'ouverture récente du guichet, les délais de traitement des formalités peuvent être rallongés.

À noter : L'utilisation du site est gratuite, mais certaines formalités sont payantes.

Pour en savoir plus sur les étapes pour déclarer une formalité d'entreprise sur le site du Guichet des formalités des entreprises :

Le chef d'entreprise (dirigeant ou micro-entrepreneur) peut réaliser lui-même les démarches en ligne sur le guichet des formalités.

Il peut demander à un salarié (appelé délégataire) de réaliser les formalités pour le compte de l'entreprise en rédigeant une délégation.

Il peut aussi donner cette mission à toute autre personne (appelée mandataire) en rédigeant un contrat de mandat. Un modèle de mandat est mis à disposition sur le site du guichet.

Une copie de l'acte de délégation ou du mandat devra être transmise lors de la réalisation de la formalité sur le site.

Signature de la Formalité de Modification

Pour signer les formalités de modification ou de cessation sur le Guichet unique, il convient de vous munir d’un certificat de signature électronique avancée fourni par un organisme de certification.

Pour vous aider dans votre choix d’un organisme fournisseur, l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI) met à votre disposition une liste des organismes de confiance.

Le titulaire du certificat de signature électronique peut être une personne physique ou morale. En revanche le signataire doit être une personne physique (le mandataire, l’entrepreneur ou le représentant légal de la société).

Si vous ne disposez pas d’un certificat de signature électronique avancée, vous pouvez effectuer votre déclaration en vous connectant sur le Guichet unique via FranceConnect+. Ce dispositif, entièrement gratuit, permet de vous authentifier de manière renforcée et se substitue à l’obligation de signature avancée.

Suivi de la Formalité

Depuis son tableau de bord le déclarant peut accéder à l’ensemble de ses formalités déposées.

Les formalités sont présentées :

Avec le nom de la société en cas de personne morale ;
Avec les nom et prénom de l’entrepreneur en cas d’entreprise individuelle.

Chaque formalité est accessible (pour consultation ou pour modification) via une fiche de synthèse des éléments fournis par le déclarant.

Difficultés Techniques

Un récépissé est délivré en cas de difficulté technique empêchant le dépôt du dossier sur le site.

Il peut s'agir d'un indisponibilité générale du site ou d’un blocage d'un ou plusieurs types de déclaration (création, cessation d'activité, modifications de situation). Le récépissé délivré atteste de la tentative de dépôt d’une formalité sur le site du guichet des formalités des entreprises.

Ce récépissé atteste que l'entreprise a satisfait à son obligation de réaliser la formalité. Il est délivré le jour de la tentative du dépot.

L'entreprise est informée dès la résolution du blocage. Elle doit alors se reconnecter pour réaliser sa formalité dans un délai maximum de 15 jours.

Quelles sont les Formalités en Cas d'Adjonction d'Activité ?

L'adjonction d'activité consiste à ajouter une activité supplémentaire à celle(s) déjà exercée(s) par la société. Cette démarche peut vous permettre de répondre à la demande de vos clients, de vous adapter au marché ou même de renforcer une activité existante.

Les formalités à accomplir diffèrent en fonction de la rédaction de l'objet social dans les statuts.

Objet Social Suffisamment Large

Lorsque l'objet social est rédigé de manière suffisamment large pour que l'activité ajoutée rentre dans le champ de ce dernier, il n'y a pas besoin de modifier les statuts.

Exemple : Si l'objet de votre salon de coiffure prévoit “coiffure mixte” et que vous étiez jusqu'à présent positionné sur la coiffure féminine, vous pouvez tout à fait étendre votre champ d'activité à la coiffure masculine sans avoir à modifier votre objet social.

Vous devez réaliser la déclaration sur le site internet du guichet des formalités des entreprises.

Lors de la déclaration, vous devez transmettre les pièces justificatives suivantes :

En cas d'adjonction d'une activité réglementée : document justifiant l'autorisation ou la demande d'exercer cette activité
Si l'adjonction d‘activité fait suite à un achat de fonds de commerce : copie de l'acte d'achat du fonds de commerce enregistré au service des impôts des entreprises (SIE)

Objet Social Restrictif

Lorsque l'objet social n'est pas rédigé de manière suffisamment large pour que l'activité ajoutée rentre dans le champ de ce dernier, vous devez réaliser une modification de l'objet social de la société.

Exemple : Si l'objet social de votre restaurant consiste en de la “restauration sur place et à emporter”, vous ne pourrez adjoindre une activité d'hôtellerie ou de vente de produits alimentaires qu'en procédant à une modification statutaire.

Les Informations Modifiables de l’Entreprise Individuelle

La formalité de modification doit intervenir dans un délais d’un mois après le changement de l’information indiquée lors de l’immatriculation (article R.

Le Cas des Micro-Entrepreneurs

Le micro-entrepreneur est un entrepreneur individuel qui bénéficie d’un régime simplifié de l’entreprise individuelle.

Son entreprise est soumise aux mêmes principes que l’entrepreneur individuel pour toute modification. Qu’il s’agisse d’une modification de sa personne (changement de nom, de domicile, etc.), de son patrimoine, de l’activité ou de toute autre caractéristique de son activité, le micro-entrepreneur devra effectuer les mêmes formalités.

Attention, si vous souhaitez renoncer au régime de la micro-entreprise, il conviendra d’opter pour un régime réel d’imposition de vos bénéfices. Comme il s’agit d’une modification purement fiscale, vous devrez contacter directement le service des impôts.

Les Informations Qui Ne Font Pas l’Objet d’une Formalité de Modification

Certaines informations fournies lors de la création, lorsqu’elles sont modifiées, n’ont pas à faire l’objet d’une formalité de modification, elles doivent être communiquées directement auprès des administrations en charge de ces sujets comme :

La modification des options fiscales, à communiquer à la Direction générale des Finances publiques (DGFiP) ;
La modification des options sociales, à communiquer à l’Urssaf ou la Mutualité sociale agricole (MSA) ;
L’adoption ou la révocation du statut micro-entrepreneur, à communiquer à l’Urssaf ;
La modification de l’effectif salarié, à communiquer à l’Urssaf ou la MSA.

De plus, la transformation d’une société en entreprise individuelle est impossible.

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