Comment obtenir un numéro de TVA intracommunautaire en France

Se développer sur les marchés internationaux peut générer de nouveaux revenus, mais aussi introduire un environnement fiscal complètement différent. Dans de nombreux pays, l’une des premières exigences est l’inscription taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Il est important de comprendre quand vous devez commencer à collecter la TVA, comment vous immatriculer et comment rester en conformité une fois que vous êtes dans le système.

Un numéro de TVA permet à un opérateur d’être reconnu des services fiscaux afin d’y remplir ses obligations TVA : établir et transmettre ses déclarations de TVA, payer la TVA (TVA collectée sur ses clients mais aussi TVA autoliquidée sur ses fournisseurs) et effectuer le cas échéant des demandes de remboursement de TVA.

Toute entreprise soumise à la TVA au sein de l'Union européenne (UE) possède un numéro d'identification fiscal individuel. Il est délivré par le service des impôts du pays dans lequel elle est domiciliée. L'entreprise doit faire figurer ce numéro sur ses documents commerciaux (facture, devis, etc.) et sur ses documents administratifs (déclaration de TVA, etc.).

Le numéro de TVA intracommunautaire est un numéro d'identification individuel, délivré par l'administration fiscale du pays de domiciliation de l'entreprise concernée au moment de son immatriculation (micro-entrepreneur, entrepreneur individuel, société).

La structure du numéro est propre à chaque pays. En France, le numéro est constitué du code FR, d'une clé informatique (2 chiffres) et du numéro Siren de l'entreprise (9 chiffres).

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Obtenir ton numéro de TVA Intracommunautaire en 3 étapes !

Qu'est-ce qu'un numéro de TVA ?

La TVA fonctionne différemment de la taxe sur les ventes ; elle est débitée à chaque étape de la chaîne logistique. Les entreprises collectent la TVA sur les ventes et récupèrent la TVA sur leurs dépenses.

Un numéro de TVA est la clé qui vous permet de participer à ce système. Il s’agit d’une pièce d’identité officielle délivrée par l’État qui relie votre entreprise au système fiscal d’un pays et vous permet de collecter la TVA, de récupérer la TVA que vous avez payée et de vous conformer à la législation locale.

Il permet aux autorités fiscales de savoir qui collecte et reverse la TVA sur les biens ou les services vendus. Le format des numéros de TVA varie légèrement d’un pays à l’autre, mais il s’agit généralement d’une série de chiffres et de lettres.

Si vous effectuez des ventes dans des régions où la TVA est appliquée, comme l’UE et le Royaume-Uni, l’obtention d’un numéro de TVA est nécessaire pour exercer vos activités. Sans numéro de TVA, vous pourriez être non conforme dès votre première vente.

Le numéro de TVA intracommunautaire est obligatoire pour l'entreprise redevable de la TVA, c'est-à-dire pour l'entreprise qui doit facturer et reverser la TVA à l'État dans lequel elle est domiciliée. Elle doit également être domiciliée dans un État membre de l'Union européenne (UE).

L'entreprise assujettie à la TVA mais qui n'en est pas redevable peut, si elle le souhaite, demander l'attribution d'un numéro de TVA intracommunautaire. C'est par exemple le cas d'une entreprise soumise au régime de la franchise en base de TVA. En effet, si elle n'est en principe pas obligée d'avoir un numéro de TVA intracommunautaire, une entreprise qui réalise des échanges intracommunautaires peut être contrainte de s'immatriculer à la TVA.

Attention : Une entreprise dépendant du régime de la franchise de TVA ne perdra pas les avantages de ce régime si elle demande un numéro de TVA intracommunautaire.

Le numéro de TVA intracommunautaire est obligatoire dans les transactions commerciales notamment sur les factures entre entreprises de l’Union européenne. Il identifie les entreprises concernées, simplifie les démarches des douanes, le suivi et le remboursement de la TVA. Le numéro de TVA intracommunautaire de toute entreprise peut être calculé par son numéro SIREN.

Quand une petite entreprise doit-elle s’immatriculer à la TVA ?

L’immatriculation à la TVA est déclenchée par des seuils spécifiques et des activités commerciales qui varient selon les pays. Voici ce que les entreprises doivent prévoir en fonction de l’endroit où se trouvent leurs clients et de la manière dont ils leur vendent.

Vente à des clients dans l’UE

Si vous effectuez des ventes dans l’UE depuis un autre pays, vous devez vous immatriculer à la TVA avant votre première vente taxable. Il n’y a pas de seuil d’immatriculation pour les entreprises hors UE ; même une transaction à un client dans un pays de l’UE crée une obligation de TVA.

Au lieu de vous immatriculer dans chaque pays de l’UE, vous pouvez vous immatriculer dans un État membre dans le cadre du système de guichet unique (GU). Le guichet unique couvre les ventes B2C de biens et de services dans tous les pays de l’UE et vous permet de remplir une déclaration centralisée, même si vous vendez dans plusieurs pays.

Vente à des clients au Royaume-Uni

Si vous avez une entreprise étrangère qui vend des biens ou des services taxables directement à des clients britanniques, l’immatriculation à la TVA est requise dès votre première vente. Cela s’applique même si vous n’expédiez que quelques produits physiques ou fournissez un accès numérique aux abonnés britanniques. Le seuil standard d’immatriculation à la TVA britannique (90 000 £) s’applique uniquement aux entreprises établies au Royaume-Uni, et non aux entités étrangères.

Le Royaume-Uni applique également des règles différentes en matière de TVA selon que vous importez des biens, vendez des services numériques ou stockez des stocks sur place. Dans certains cas, l’immatriculation peut également vous obliger à désigner un représentant fiscal établi au Royaume-Uni.

Vente via des marketplaces en ligne

Dans de nombreux pays, la législation fiscale impose désormais aux marketplaces de collecter et de verser la TVA pour certaines transactions au nom de leurs vendeurs. Si vous vendez exclusivement par l'intermédiaire d'une plateforme qui gère la TVA (par exemple, Amazon Marketplace), la marketplace peut collecter la taxe et émettre des factures pour les clients en vertu de sa propre immatriculation à la TVA.

Si vous effectuez également des ventes directes (par le biais de votre propre site Web) ou détenez des stocks dans le pays (pour l’exécution locale), vous devrez probablement tout de même vous immatriculer vous-même.

Comment obtenir un numéro de TVA intracommunautaire ?

L’entreprise doit se tourner auprès de son Service des Impôts des Entreprises (SIE) pour obtenir un numéro de TVA intracommunautaire.

Pour ne pas perdre de temps dans les méandres administratifs, faites vous assister par un spécialiste rompu à ces procédures.

Le processus d’immatriculation à la TVA est assez standardisé : vous déterminez où vous devez vous immatriculer, rassemblez vos documents et soumettez la demande par l’intermédiaire de l’autorité fiscale de ce pays. Voici comment cela fonctionne généralement.

1. Identifiez les territoires où vous devez vous immatriculer

Commencez par dresser une liste claire des pays dans lesquels vous avez déclenché une obligation de TVA. Cette liste peut inclure :

Un pays de l’UE pour l'immatriculation au guichet unique
Le Royaume-Uni, si vous vendez directement à des clients britanniques
Tout pays où vous détenez des stocks ou vendez sur votre propre site

2. Accédez au site Web de l’autorité fiscale locale

Chaque pays possède son propre processus et portail. Voici quelques exemples :

Au Royaume-Uni, vous vous immatriculez auprès du Département des recettes et des douanes de Sa Majesté (HMRC) via la passerelle gouvernementale.
Dans l’UE, vous vous immatriculez au guichet unique via le portail fiscal de l’État membre de votre choix.

La plupart des demandes peuvent être remplies en ligne, bien que certaines impliquent encore des formulaires physiques.

3. Remplissez les formulaires de demande

Vous devrez fournir les informations que vous avez recueillies précédemment, notamment :

Dénomination sociale et adresse de votre entreprise
Date à laquelle votre obligation de TVA a commencé (il peut s’agir de votre première vente taxable ou d’une date prévue)
Description de ce que vous vendez et où
Coordonnées bancaires pour les remboursements
Coordonnées du représentant fiscal, si nécessaire

Certains pays peuvent vous demander des copies numérisées de documents tels que l’immatriculation de votre entreprise, une pièce d’identité, et même des contrats avec des distributeurs locaux. Assurez-vous d’inclure tout ce qui est requis.

4. Soumettre et attendre l’approbation

Une fois l’envoi effectué, vous recevrez généralement un numéro de référence ou de confirmation. Les délais de traitement varient. Dans certains pays, les numéros de TVA sont délivrés en quelques jours. Dans d’autres, cela peut prendre plusieurs semaines, en particulier s’il y a un arriéré ou si un examen supplémentaire est nécessaire. L’autorité fiscale peut vous contacter en cas de questions.

Documents généralement requis pour l’immatriculation à la TVA

La plupart des pays demandent les mêmes types généraux d’informations pour l’immatriculation à la TVA. Mettre de l’ordre dans vos documents au préalable peut vous éviter des jours de va-et-vient. Voici ce que vous devrez généralement demander.

Informations de l’entreprise

Dénomination sociale de l’entreprise
Dénominations commerciales, le cas échéant, si elles sont différentes de la dénomination sociale
Adresse du siège social
Coordonnées (p. ex., entreprise individuelle, société)
Numéro d’immatriculation de l’entreprise ou informations de constitution

Certains pays demandent également une preuve d’identité, généralement sous la forme d’un passeport ou d’une pièce d’identité officielle, pour la personne qui soumet la demande.

Justificatif d’inscription

Acte constitutif ou de constitution
Licence d’exploitation ou commerciale (le cas échéant)

Ces documents permettent de confirmer que votre entreprise est légitime et autorisée à exercer ses activités.

Description de votre entreprise

Classification secteur (certaines applications utilisent des menus déroulants ou des codes standard)
Description de votre entreprise (si vous vendez des produits numériques, des biens physiques, abonnements ou services)
Date de début des ventes taxables

Certaines autorités fiscales demandent également des prévisions de revenus ou des estimations de vos ventes futures dans leur pays.

Coordonnées bancaires

Informations du compte où les remboursements de TVA doivent être envoyés

Il ne s’agit pas toujours d’un compte bancaire local, mais en avoir un peut accélérer les virements.

Personne à contacter

Nom, rôle et coordonnées de la personne qui gère l’immatriculation à la TVA

Le contact peut être un directeur de l’entreprise, un membre de votre équipe financière ou un comptable externe. Si quelqu’un d’autre soumet la demande en votre nom, certains pays peuvent demander une autorisation écrite.

Représentant fiscal

Certains pays exigent des entreprises étrangères qu’elles désignent un représentant fiscal en tant qu’agent des impôts local qui agit en votre nom.

Où retrouve-t-on le numéro de TVA intracommunautaire d’une entreprise ?

De manière générale, le numéro de TVA intracommunautaire est une mention obligatoire sur tous les documents relatifs à une transaction commerciale (facture, déclaration d’échange de biens) et sur les déclarations de TVA de l’entreprise.

Quelles opérations sont concernées par le numéro de TVA intracommunautaire ?

Deux opérations sont concernées par le numéro de TVA intracommunautaire : l’introduction et l’expédition.

Important : dans le cadre des échanges commerciaux entre pays membres de l’UE, on parle d’introduction et d’expédition de biens ou de marchandises et non d’importation et d’exportation qui sont des termes relatifs à des transactions hors Union européenne.

Numéro de TVA intracommunautaire dans le cas de l’introduction de biens

Une entreprise qui introduit des biens en provenance d’un pays membre de l’UE est taxée à la douane au taux de TVA français et devra présenter son numéro de TVA intracommunautaire. Cependant, cette TVA est neutre, car elle est imputée en tant que TVA exigée et déductible.

Le numéro de TVA intracommunautaire apparaît sur tous les documents relatifs à la transaction (facture, déclaration d’échange de biens) et ultérieurement, dans la comptabilité de l’entreprise au sein de sa déclaration de TVA.

À savoir que le taux de TVA considéré est celui du pays dans lequel les biens sont consommés. En cas d’importation, c’est donc le taux français qui compte. Il est primordial d’être bien conseillé par son expert-comptable sur ce sujet, car les taux peuvent varier ou être spécifiques à un secteur.

Numéro de TVA intracommunautaire dans le cas de l’expédition de biens

Une entreprise assujettie à TVA qui expédie des biens à une autre entreprise assujettie et membre de l’UE est exonérée de TVA. Cependant, des conditions sont à respecter :

La transaction concerne deux entreprises européennes assujetties à TVA
La livraison est à titre onéreux
Le vendeur connaît le numéro intracommunautaire de l’acheteur
Le vendeur a des justificatifs de transport hors de France
L’acheteur ne bénéficie pas du régime dérogatoire.

Le régime dérogatoire de TVA intracommunautaire

Les entreprises qui évoluent sous le régime de la franchise en base de TVA bénéficient du régime dérogatoire de TVA intracommunautaire (appelé PBRD). Ces entreprises ne sont pas soumises à TVA sur leurs acquisitions intracommunautaires lorsque le montant total n’excède pas 10.000 euros durant une année civile.

Les bénéficiaires du régime dérogatoire PBRD peuvent y renoncer et opter pour le régime général de la taxation à TVA sur leurs acquisitions intracommunautaires.

Que se passe-t-il après avoir reçu votre numéro de TVA ?

L’obtention de votre numéro de TVA est le point de départ de la conformité. Une fois votre entreprise immatriculée, voici ce que vous devez faire.

Débiter la TVA sur les ventes applicables

Vous êtes désormais responsable de la collecte de la TVA sur les ventes taxables dans le pays où vous êtes immatriculé. Cela signifie que vous devez mettre à jour votre tunnel de paiement pour appliquer le bon taux de taxe en fonction de la localisation du client et du type de produit ou de service que vous vendez.

Si vous travaillez avec Stripe, Stripe Tax peut calculer automatiquement la TVA et l’appliquer à chaque transaction en temps réel.

Ajouter votre numéro de TVA aux factures

Les pays exigent généralement que votre numéro de TVA figure sur toutes les factures pour les ventes taxables. Si vous vendez à des entreprises, demandez également leur numéro de TVA. Vous en aurez besoin pour appliquer un taux zéro ou une autoliquidation de la TVA à certaines transactions B2B.

Suivez ce que vous collectez et ce que vous dépensez

Vous devez tenir des registres détaillés de la TVA que vous percevez auprès des clients (TVA en aval) et de la TVA que vous payez sur les dépenses professionnelles (TVA en amont). Ces registres vous aident à remplir votre déclaration de TVA et doivent être légalement conservés pendant plusieurs années, souvent de 5 à 10. Les registres à tenir comprennent les factures, les reçus, les avoirs et les documents d’importation ou d’exportation.

De bons outils comptables peuvent vous aider à rester organisé, surtout si vous vendez dans plusieurs régions.

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