Comment obtenir une facture SNCF avec TVA pour vos voyages d'affaires

Dans cet article, nous allons vous expliquer comment récupérer une facture SNCF pour vos voyages d'affaires. Si vous avez déjà pris le train pour vos déplacements professionnels, vous savez à quel point il peut être difficile de récupérer un justificatif détaillé pour vos frais de transport. Nous vous présenterons les étapes à suivre pour récupérer une facture SNCF, ainsi que les avantages que cela peut offrir à votre entreprise. Que vous ayez besoin de récupérer une facture ou un justificatif SNCF, nous sommes là pour vous aider. Suivez le guide !

Récupérer un justificatif d’achat SNCF

La SNCF propose une solution simple pour récupérer une facture ou un justificatif d'achat lors de voyages d'affaires. Néanmoins, la SNCF met à disposition une facture ou un justificatif d'achat détaillé reprenant les informations relatives au voyage, facilitant ainsi la gestion des dépenses de transport et le suivi des frais professionnels.

Si vous avez voyagé en TGV entre la France et l'Espagne, il est important de noter que la TVA sur la partie espagnole du voyage est récupérable en cliquant sur ce lien.

Récupérer un justificatif de voyage SNCF

Il est important de distinguer le justificatif de voyage du justificatif d'achat ou de la facture. Alors que le justificatif d'achat et la facture attestent simplement que vous avez acheté un billet, le justificatif de voyage prouve que vous avez bel et bien effectué un trajet en train.

Ce document est fourni par les transporteurs (TGV INOUI, INTERCITÉS, TER, TGV LYRIA) et reste disponible pendant 2 mois après la date de votre dernier voyage.

Pour télécharger votre justificatif de voyage, vous pouvez vous connecter entre 24h et 48h après votre trajet à votre “compte client”. Vous pouvez aussi le télécharger directement via la rubrique "billets". À noter que si vous téléchargez votre justificatif de voyage depuis votre compte client, il sera conservé pendant 1 an, à l'exception des voyages en TER pour lesquels il ne sera disponible que durant 2 mois.

Cependant, certains transporteurs tels que EUROSTAR, THALYS, OUIGO, FLIXBUS ou encore BLABLACAR BUS ne fournissent pas de justificatif de voyage. Il est donc important de se renseigner avant de réserver son billet pour éviter toute mauvaise surprise.

Échanger, modifier ou annuler un billet SNCF

Si vous souhaitez modifier, échanger ou annuler votre billet de train, tout dépend des conditions tarifaires de votre transporteur, qu'il s'agisse de TGV INOUI, INTERCITÉS, TER ou autre.

Pour cela, assurez-vous d'avoir sous la main votre référence de dossier et le nom utilisé lors de la commande. Si vous avez acheté votre billet par téléphone, vous pouvez l'échanger ou l'annuler sur une borne libre-service, en ligne ou par téléphone au 3635.

Pour effectuer vos changements, vous pouvez aussi vous rendre directement près d'un point de vente SNCF sur internet, en gare ou chez une agence de voyages agréée.

Quant au remboursement de votre billet de train, les conditions varient selon le transporteur et le canal d'achat d'origine. Pour les voyages en TGV INOUI, TER, INTERCITÉS ou en Europe, consultez les informations correspondantes. En revanche, pour les billets OUIGO, aucune demande de remboursement n'est possible.

La TVA sur les billets de train en France

En France, la TVA sur les billets de train n'est généralement pas récupérable. Les services de transport de voyageurs, y compris les billets de train, sont soumis à un taux réduit de TVA (10% en France), mais cette TVA n'est pas récupérable pour les entreprises assujetties à la TVA. La récupération de la TVA sur les billets de train est restreinte en raison de la nature spécifique de ce service, qui est considéré comme une prestation de transport de voyageurs.

Contrairement à d'autres dépenses liées aux activités économiques d'une entreprise, les billets de train sont généralement considérés comme des dépenses personnelles et non récupérables. Il est important de noter que ces règles peuvent varier en fonction du contexte spécifique et de la nature de l'activité de l'entreprise.

En France donc, les transports de voyageurs, peu importe les moyens employés (route, fer, air, eau) n’ouvrent pas droit à déduction de la TVA. La taxe n’est d’ailleurs pas précisée sur les billets de train, avion, bateau.

Tout comme le consommateur final, l’entreprise est contrainte de régler la TVA SNCF. Dans le cas du transport en train, la taxe n’est plus un impôt neutre pour les sociétés. Les billets sont directement comptabilisés pour leur prix TTC au débit du compte de 625 « Déplacements, missions et réceptions ». L’impôt direct ne peut pas être intégré sur la ligne TVA déductible de la déclaration CA3 ou CA12.

Lire aussi: Fiche INSEE : le guide

En France, le taux de TVA SNCF est passé de 7 % à 10 % en 2013. Tout comme la TVA sur les taxis, celle sur les billets SNCF n’est pas déductible sur les factures d’achat.

Exceptions à la non-déductibilité de la TVA

L’exclusion du droit à déduction sur le transport de voyageurs comporte des exceptions.

Comme l'indique le CGI, la déduction est toutefois autorisée dans les deux cas suivants (coefficient d'admission égal à 1) :

transports réalisés pour le compte d'une entreprise de transports publics de voyageurs : ces entreprises bénéficient ainsi de la déduction de la taxe qui leur est facturée par d'autres transporteurs ;
transports réalisés en vertu d'un contrat permanent de transport conclu par les entreprises redevables (y compris agricoles) pour amener leur personnel sur les lieux de travail.

Si la TVA n'est pas détaillée, c'est qu'elle n'est pas déductible. En revanche, les choses sont un peu différentes pour les frais de transport payés par les fournisseurs ou prestataires dans le cadre de missions facturées au client. La facture globale peut intégrer des billets de train qui ouvrent droit à la déduction de TVA pour le client. C'est une subtilité importante à garder en mémoire.

Conséquences de l'exclusion des véhicules de transport de ce droit à déduction

L'exclusion du droit à déduction oblige les entreprises à payer la TVA sur le train, le tramway, le taxi ou encore la TVA sur les billets d'avion comme si elles étaient un consommateur final. Dans ces cas très particuliers, la TVA n'est plus neutre.

Cette TVA n'apparaît donc jamais sur la ligne TVA déductible de la déclaration de TVA CA3 ou CA12.

De plus, l'absence de mention de la TVA sur les billets de train (ni taux de TVA ni montant) interdit aussi un calcul hors facture pour leur comptabilisation.

De la même manière, toutes les factures de prestations accessoires au transport de personnes ou à un véhicule de tourisme sont une charge pour leur montant TTC.

L'incidence de l'exclusion sur la comptabilisation des frais de transport de personnes

Les frais de transport de personnes sont comptabilisés directement dans le compte de charges concerné, sans faire ressortir la TVA.

Le montant de la TVA n'apparaît donc pas dans le compte 44566 TVA déductible qui n'est pas mouvementé. Le montant TTC est enregistré dans un compte 625.

Prenons un exemple. Vous avez dépensé 150 € de frais de repas et 100 € de billets de train SNCF pour aller à un rendez-vous client. Au total, vos dépenses s’élèvent à 250 €. Pour la partie restaurant, la TVA est récupérable. Pour la partie train SNCF, il n’est pas possible de déduire la TVA. Vous refacturez le prix TTC, soit 100 €. Le client recevra une facture globale de 265 €.

Gestion des notes de frais et automatisation

Pour les voyages professionnels en France ou dans les pays limitrophes, il est difficile de se passer du train. La SNCF est donc un acteur important dans la gestion des notes de frais. Lorsqu'un collaborateur effectue un trajet ou part en mission professionnelle en train, cela s'intègre facilement dans une dépense professionnelle.

Toutefois, lorsque les voyages deviennent courants, il existe des solutions techniques afin de simplifier et de faciliter le remboursement des notes de frais de train. Lorsqu'un collaborateur achète un billet de train sur ses fonds propres, il en demande le remboursement à son employeur. Pour ce faire, il doit suivre les procédures internes de remboursement afin de soumettre son justificatif. Pour cela, le billet de train est un justificatif accepté et conforme à la réglementation fiscale en vigueur, car il contient toutes les informations dont le service comptable a besoin. Dans ce contexte, il est important de savoir comment construire sa politique de notes de frais pour assurer une gestion efficace et conforme des dépenses de déplacement.

La SNCF offre la possibilité aux entreprises de gérer leurs réservations directement depuis un compte professionnel sur son site web. C'est notamment utile pour demander des justificatifs pour les billets électroniques pour lesquels vos collaborateurs ne peuvent pas présenter de billets physiques en format papier.

En plus, fournir aux employés un modèle de note de frais adapté peut aider à standardiser la soumission de ces justificatifs, en tenant compte des trajets effectués en transports publics. Il est important de prendre en compte les barèmes kilométriques et les modalités de déplacement établies par l’employeur pour les déplacements professionnels lors de l’élaboration de ce modèle.

Si votre volume de déplacement en train est conséquent, l'adoption d'une application mobile de gestion de voyage est une option à considérer. Plus besoin de courir partout pour rechercher les justificatifs, puisque l'information est centralisée et partagée. Cela facilite également la manière de gérer ses notes de frais, rendant le processus plus transparent et efficace. L’adoption d’un barème kilométrique pour le remboursement des trajets et la gestion simplifiée des cotisations sociales liées aux déplacements professionnels sont des atouts supplémentaires.

Vos collaborateurs peuvent ainsi réserver un billet depuis leur application et tout le processus est complètement dématérialisé et automatisé.

Les notes de frais de train, et plus globalement les frais de déplacement, incluant l’indemnité kilométrique, sont régulièrement scrutées par l'URSSAF en cas de contrôle. C'est pourquoi la régularité des notes de frais doit être une priorité, afin de ne laisser aucune zone d'ombre ou de note de frais en suspens.

Avec une application métier spécialement consacrée aux déplacements professionnels, vous avez la garantie d'avoir un maximum de visibilité et de conformité sur les dépenses pour vos trajets en train… et pour tous les autres moyens de transport.

La carte corporate Mooncard vous permet d’optimiser la gestion de vos dépenses professionnelles en ligne, en magasin, récurrentes ou uniques. En quelques clics, vous avez une vue d’ensemble des frais de votre entreprise. Grâce à la simplification du traitement des notes de frais, vous gagnez en productivité. Avec la carte corporate Mooncard, tout est automatisé, du paiement à la comptabilité. Vous récupérez l’intégralité de la TVA facilement. La carte de paiement est reliée en temps réel à une application de gestion, 100 % en ligne. La carte de paiement corporate Mooncard est acceptée chez l’ensemble des fournisseurs.

Si le volume de trajets internationaux est important, surtout ceux liés à des missions professionnelles où les indemnités kilométriques et les allocations forfaitaires peuvent s’appliquer. C'est une tâche qui fonctionne comme n'importe quelle dépense. Selon l'organisation de votre entreprise et si elle dotée - ou non - d'un outil centralisé, le remboursement des frais générés par le train peut être rapide comme le TGV ou aller à la vitesse d'un TER coincé derrière un RER en région parisienne ! D’ailleurs, comprendre comment faire une note de frais est essentiel dans ce processus, surtout lorsqu’il s’agit de déplacements professionnels.

À noter que les déplacements en train peuvent être le terrain de jeu des fraudeurs. Ces derniers achètent un billet en première classe qui soit remboursable et modifiable. Cette pratique se fait souvent dans le cadre d’une déduction forfaitaire permise par leur entreprise. Ensuite, ils changent ce billet le jour même contre un billet de seconde classe afin de garder la différence de prix pour eux.

Récupérer la TVA à l'étranger peut d'ailleurs s'avérer être complexe. Le remboursement forfaitaire peut être une solution dans certains cas, simplifiant la gestion des cotisations sociales et d’autres dépenses liées à l’activité professionnelle. En outre, comprendre comment gérer une note de frais sans facture est crucial, notamment dans les contextes internationaux où la documentation standard peut manquer.

Pourtant, on estime que les entreprises pourraient réduire les frais de voyages d'environ 5% en moyenne si elles le faisaient. Ainsi, prendre le train avec la Deutsche Bahn en Allemagne ouvre la voie à une récupération de la MWST, un aspect important du déplacement professionnel. Cependant, des restrictions s'imposent en Grande-Bretagne et que la TVH n'est pas récupérable au Canada, entre autres exemples.

Il est important de prendre en compte les barèmes kilométriques et les modalités de déplacement établies par l’employeur pour les déplacements professionnels lors de l’élaboration de ce modèle.

TVA et Auto-entrepreneurs

Récupérer la TVA sur ses dépenses est très utile pour les autoentrepreneurs redevables de la TVA. Mais toutes les dépenses ne sont pas déductibles. Si la TVA sur les parkings et les péages peut être déduite, malheureusement, la TVA sur les véhicules de transport et de voyage, comme le train ou l’avion, n’est pas récupérable.

Pour les autoentrepreneurs assujettis, les entreprises individuelles et les sociétés, la TVA récupérable (ou TVA déductible) est un moyen de récupérer le montant de la TVA après une dépense liée à l’activité professionnelle. Pour les autoentrepreneurs redevables de la TVA, c’est un moyen très utile de rembourser une partie des dépenses professionnelles : parkings, repas de mission, péages, carburant des véhicules utilitaires, etc.

Un autoentrepreneur est par défaut en franchise en base de TVA, c’est-à-dire qu’il ne collecte pas la TVA auprès de ses clients et qu’il ne la déclare pas. Dans ce cas, il ne peut pas récupérer la TVA sur ses achats. Si l’autoentrepreneur dépasse les seuils de franchise (34 400 € de CA annuel pour les activités de prestations de services et 85 800 € de CA annuel pour les activités d’achat-vente), ou s’il souhaite y passer volontairement, il est redevable de la TVA.

Pour gérer efficacement votre entreprise, utiliser un compte pro en ligne comme Shine peut être un vrai atout.

La TVA d’un billet de train ou d’avion ne peut pas être récupérée. Il est impossible de récupérer la TVA des transports, contrairement aux frais des repas de mission par exemple. De la même manière, les dépenses de taxis, de VTC ou de transports en commun ne sont pas soumises à une déduction de la TVA. Même si la TVA apparaît sur votre facture de frais de déplacement, elle ne peut pas être remboursée.

Si vous êtes amenés à faire des déplacements régulièrement en autoentreprise, l’alternative des frais de débours (des sommes avancées pour les clients) peut être intéressante.

Bien qu’on ne puisse pas récupérer la TVA sur les transports ni sur les frais d’achat et d’entretien d’un véhicule de tourisme, certaines dépenses concernant les véhicules sont concernées par le remboursement de la TVA. Si vous êtes redevable de la TVA, vous pouvez récupérer la TVA sur certains achats professionnels.

Pour pouvoir récupérer la TVA sur une dépense professionnelle en autoentreprise, il est obligatoire de fournir une facture mentionnant le taux de TVA et son montant exact. Pour les repas de mission, par exemple, un ticket de caisse suffit pour les repas de moins de 150 €.

Il est impératif de pouvoir justifier du caractère professionnel des dépenses occasionnées et sur lesquelles l’autoentrepreneur récupère la TVA.

Oui, les billets de train sont soumis à l’application de la TVA. En 2021, le taux de la TVA applicable était de 10 % sur un billet de train. Depuis la loi Climat, le Sénat a voté pour une réduction de la TVA sur les billets de train, qui passe à 5,5 %, afin de rendre les voyages en train plus accessibles pour tout le monde.

En tant que dirigeant d'entreprise ou micro-entrepreneur, vos déplacements professionnels sont parfois indispensables. Que ce soit pour rendre visite à un client dans votre ville en prenant un taxi ou un bus, ou pour effectuer un trajet plus long en train ou en avion, ces frais de transport génèrent des coûts qui incluent de la TVA.

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