Comment Déclarer un Employé en Auto-Entrepreneur : Guide Complet

Si l'auto-entreprise (ou micro-entreprise) est à l'origine conçue pour les activités complémentaires ou ne nécessitant pas de main d'œuvre, néanmoins un auto-entrepreneur peut embaucher un salarié ! En principe, rien n’empêche un auto-entrepreneur d’embaucher. En effet, aucune réglementation n’empêche un micro-entrepreneur de recruter. Théoriquement, il est donc tout à fait possible pour un micro-entrepreneur d’employer un salarié.

Cependant, le statut d’auto-entrepreneur, conçu en 2009, visait avant tout les entrepreneurs souhaitant travailler seuls, ce qui le rend peu adapté au développement d’équipes. En pratique, embaucher un premier salarié en micro-entreprise peut donc s’avérer assez complexe. Pour vous aider à prendre votre décision, nous faisons le point sur les avantages et les inconvénients de l'embauche en auto-entreprise et vous donnons quelques astuces.

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Avantages et Inconvénients de l'Embauche en Auto-Entreprise

Il existe certaines situations dans lesquelles embaucher un salarié peut être une opération intéressante :

  • En cas de besoin ponctuel de main d’œuvre : cela peut vous permettre de dĂ©crocher un nouveau marchĂ©, ou par exemple de rĂ©pondre Ă  une demande plus forte pendant les fĂŞtes. Il est clair qu’il serait dommage de s’en priver.
  • Dans l’optique d’un changement de statut : si vous frĂ´lez chaque annĂ©e le plafond du chiffre d’affaires, peut-ĂŞtre envisagez-vous de faire grandir votre structure. Embaucher avant de changer de statut peut vous permettre de tester cette stratĂ©gie avant de vous lancer. En effet, s’il est facile de passer de la micro-entreprise Ă  un autre statut, il est en revanche plus difficile de faire marche arrière.

Généralement l’embauche sera effectuée en CDD ou en intérim.

Jusqu’à fin 2017, le plafond de chiffre d’affaires de la micro-entreprise rendait compliquée l’embauche d’un salarié. En effet, les seuils limitaient volontairement la micro-entreprise à l’activité d’une personne seule. Toutefois, avec le doublement des plafonds début 2018 (77 700 € pour les activités artisanales et de service et 188 700 € pour la revente), les auto-entrepreneurs ont désormais une marge de manœuvre un peu plus grande. Si la micro-entreprise dépasse ces seuils, elle quitte automatiquement ce régime. Ces plafonds constituent ainsi une limite à l'embauche de salariés.

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La difficulté réside dans le fait que, si la micro-entreprise est financièrement florissante, l'ajout d'un salarié peut stimuler l'activité et, par conséquent, le chiffre d'affaires. Le risque est alors de dépasser le plafond et de basculer vers le statut d'entreprise individuelle. De ce fait, si vous n’avez pas opté pour le versement libératoire de l’impôt sur le revenu, celui-ci est calculé à partir de votre chiffre d’affaires après un abattement forfaitaire calculé selon votre activité.

Plafonds de chiffre d'affaires pour auto-entrepreneurs

Dans les deux cas, les frais inhérents à l’embauche d’un salarié ne sont pas pris en compte. Par exemple, si vous réalisez un chiffre d’affaires annuel de 50 000 € avec une activité artisanale, donc relevant des BIC, l’assiette prise en compte pour votre impôt sur le revenu sera 25 000 € (50 % x 50 000€). Il en sera de même avec un salarié, même si concrètement votre bénéfice en sera nettement impacté.

Recruter un salarié représente un coût important. Il faut en effet considérer :

  • la rĂ©munĂ©ration mensuelle ;
  • les cotisations patronales ;
  • les cotisations sociales ;
  • les dĂ©penses liĂ©es Ă  l’achat de matĂ©riel (bureau, ordinateur, fournitures, etc.) ;
  • et autres frais.

Les charges patronales et salariales qui s'ajoutent aux cotisations sociales sont calculées sur le chiffre d'affaires.

Alternatives Ă  l'Embauche Directe

Plutôt que d’embaucher un salarié, l’auto-entrepreneur peut se tourner vers d’autres options comme :

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  • la solution TESE
  • la sous-traitance
  • le portage salarial
  • le contrat d'intĂ©rim

Le TESE (Titre Emploi Service Entreprise)

La première solution, consiste à utiliser le TESE (Titre Emploi Service Entreprise). Destiné à simplifier les démarches d’embauche pour les petites entreprises, ce service est particulièrement adapté aux contrats de courte durée mais fonctionne également pour les CDI. Pour utiliser ce service, il suffit d’adhérer sur le site internet www.letese.urssaf.fr. Pour chaque nouvelle embauche, vous devez la déclarer au plus tôt dans les 8 jours avant le début du contrat, au plus tard le jour même de l’embauche, par le biais d’un volet d’identification du salarié dont un exemplaire doit être remis à l’employé.

Les formalités suivantes sont alors accomplies automatiquement :

  • dĂ©claration prĂ©alable Ă  l'embauche (DPAE)
  • contrat de travail
  • calcul des rĂ©munĂ©rations et des cotisations sociales
  • certificat de travail
  • dĂ©clarations sociales nominatives (DSN) dĂ©clarations destinĂ©es Ă  France Travail
  • dĂ©clarations destinĂ©es Ă  la caisse de congĂ©s payĂ©s
  • bulletins de paie
  • attestation fiscale pour les salariĂ©s
  • prĂ©lèvement Ă  la source de l’impĂ´t sur le revenu

La Sous-Traitance à un Autre Indépendant

Selon votre activité, vous pouvez également sous-traiter à un autre auto-entrepreneur. Attention toutefois, si votre sous-traitant ne travaille que pour vous, cela sera considéré comme du salariat déguisé. Dans ce cas, celui-ci sera automatiquement considéré comme un employé en CDI, avec toutes les formalités que cela implique pour vous.

Le Portage Salarial

Une autre solution est de passer par une entreprise de portage salarial. Ce nouveau mode de travail qui a le vent en poupe est caractérisé par une relation tripartite : le porté (votre employé), la société de portage et vous. Comme dans une relation entre indépendants, vous négociez les termes du contrat directement avec votre employé. Vous passez ensuite par la société de portage pour la contractualisation qui s’occupe d’établir les bulletins de salaire et vous adresse une facture de prestations. Cela vous permet de n’avoir aucune formalité administrative à accomplir et le contrat peut débuter très rapidement.

Il y a néanmoins quelques conditions pour passer par le portage salarial. Vous pouvez recourir au portage salarial pour des tâches occasionnelles ne relevant pas de votre activité normale et permanente ou pour une prestation ponctuelle nécessitant une expertise dont vous ne bénéficiez pas.

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Il est interdit d'effectuer en portage salarial des prestations de services à la personne (garde d'enfant, travaux ménagers, soutien scolaire, jardinage chez un particulier...).

L’Intérim

Enfin, vous avez la possibilité de passer par une société de placement en intérim. Les candidats sont filtrés par la société selon leur profil et vos exigences, ce qui vous fait gagner du temps pour le recrutement. Tout comme la société de portage, la société de placement en intérim gère les formalités administratives et les salaires. Elle vous adresse ensuite une facture de prestations.

Le Stage

Sachez aussi que, même en micro-entreprise, il est possible de prendre un stagiaire, ce qui nécessite souvent moins de démarches qu’un salarié et revient moins cher. Toutefois, il est essentiel de respecter certaines règles pour que le recours à un stagiaire ne passe pas en salariat déguisé. L'accueil d'un stagiaire dans une micro-entreprise implique moins de formalités que l'embauche d’un salarié. Cependant, le recours à un stagiaire est également soumis à des règles légales. Le stagiaire ne doit pas être utilisé pour remplir un besoin de personnel salarié, car le stage a pour objectif l'apprentissage et la formation dans le cadre d'un programme éducatif.

Le stagiaire signe une convention de stage, et non un contrat de travail. Cette convention est un accord tripartite signé par le micro-entrepreneur (en tant que tuteur), le stagiaire, et l'établissement de formation. Le stage est limité à 6 mois par année scolaire, et un micro-entrepreneur peut encadrer jusqu'à 3 stagiaires simultanément. Un délai de carence est également requis entre deux stagiaires sur le même poste, égal à un tiers de la durée du stage précédent.

De plus, une gratification est obligatoire pour les stages de plus de 2 mois, ou pour ceux qui comptabilisent au moins 44 jours de 7 heures. Cette gratification ne peut être inférieure à 4,35 € par heure de stage.

Le stage ayant un objectif pédagogique, il ne doit pas compenser un emploi salarié. En tant que tuteur, l’auto-entrepreneur s’engage à former le stagiaire conformément aux conditions de la convention de stage.

Attention : bien que les démarches pour recruter un stagiaire soient plus simples que pour un salarié, l'auto-entrepreneur doit tout de même tenir les registres légaux du personnel.

L’Apprentissage

Un auto-entrepreneur peut également embaucher un apprenti dans le cadre d’un contrat d’apprentissage, destiné à l’obtention d’un diplôme ou titre professionnel (CAP, Bac Pro, BTS).

Ce contrat est accessible aux :

  • jeunes de 16 Ă  29 ans,
  • personnes jusqu’à 34 ans si elles prĂ©parent un diplĂ´me supĂ©rieur Ă  celui dĂ©jĂ  obtenu ou si leur prĂ©cĂ©dent contrat a Ă©tĂ© interrompu pour des raisons indĂ©pendantes de leur volontĂ©,
  • mineurs de 15 ans ayant terminĂ© leur 3ème, sur dĂ©rogation,
  • travailleurs handicapĂ©s, sportifs de haut niveau, et candidats Ă  la crĂ©ation ou reprise d’entreprise, sans limite d’âge.

L’apprenti est employé pour 35 heures par semaine et bénéficie de 5 semaines de congés payés par an.

Formalités Obligatoires pour l'Embauche d'un Salarié

Embaucher un salarié est une tâche complexe qui nécessite de respecter certaines formalités pour rester dans la légalité.

La Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE)

Tout d'abord, il convient de réaliser la Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE). Celle ci peut être réalisée en ligne ou par courrier. Cette déclaration indispensable permet d'effectuer toutes les démarches suivantes :

  • votre demande d'immatriculation Ă  la sĂ©curitĂ© sociale s'il s'agit d'une première embauche
  • la demande d'immatriculation du salariĂ© Ă  la sĂ©curitĂ© sociale ou au rĂ©gime des salariĂ©s agricoles s'il s'agit de son premier emploi
  • la demande d'affiliation au rĂ©gime d'assurance chĂ´mage
  • la demande d'adhĂ©sion Ă  la mĂ©decine du travail
  • la demande pour la visite mĂ©dicale d'embauche

Bon à savoir : L'auto-entrepreneur doit sélectionner un centre de santé adapté à son secteur géographique et à son type d'activité. Les informations de ce centre (nom, code, adresse) devront être renseignées dans la déclaration préalable à l'embauche.

L'immatriculation à la caisse de retraite complémentaire

Vous devez ensuite vous immatriculer auprès d'une caisse de retraite complémentaire pour que votre employé puisse cotiser.

Information importante : Le micro-entrepreneur doit effectuer la Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) dans les 8 jours précédant l'embauche du salarié. Il est également tenu de transmettre le dossier au Centre de Formalités des Entreprises (CFE) compétent.

La Rédaction du Contrat de Travail

Vous devez également rédiger un contrat de travail ou une lettre d'embauche mentionnant les termes d'application du contrat (lieu, dates, horaires, missions, salaire…).

Le contrat de travail établit la relation entre l'employeur et son salarié, créant un lien de subordination entre eux. Le salarié s’engage à accomplir les missions pour lesquelles il a été recruté, tandis que l’employeur s’engage à le rémunérer.

Le contrat doit inclure toutes les informations obligatoires, notamment :

  • Le lieu d'exercice de l'activitĂ© ;
  • La date de dĂ©but du contrat (ainsi que la date de fin pour un CDD) ;
  • La description des missions assignĂ©es ;
  • La rĂ©munĂ©ration.

L'auto-entrepreneur a la possibilité d'embaucher un salarié dans le cadre d'un contrat de travail classique, que ce soit à temps plein ou à temps partiel. Ce contrat peut être soit un Contrat à Durée Indéterminée (CDI), soit un Contrat à Durée Déterminée (CDD).

L'Ouverture d'un Registre Unique du Personnel

Enfin, il vous faut ouvrir un registre unique du personnel comportant, pour chaque employé :

  • les informations sur son identitĂ©
  • les dates d'embauche et de dĂ©part
  • les contrats de travail

Les informations doivent être conservées pendant une durée minimale de 5 ans à compter de la date de départ de l'employé.

Les Formalités Après Embauche

Après l'embauche, vous devrez chaque mois établir la fiche de salaire et fournir les documents de fin de contrat (attestation France Travail, solde de tous comptes) au départ du salarié. Tous ces documents étant strictement encadrés par la loi, il vous faudra soit vous équiper d'un logiciel spécifique, soit passer par un cabinet comptable pour être sûr d'être en règle si vous ne maîtrisez pas suffisamment le sujet. Le contraire pourrait s'avérer lourd de conséquences.

Obligation d’Information du Salarié

L'auto-entrepreneur doit organiser une visite d'information et de prévention, qui remplace, si nécessaire, la visite médicale d'embauche.

Aides à l’Embauche

Quelles sont les aides à l’embauche dont peut profiter un auto-entrepreneur ?

Un entrepreneur qui répond aux critères requis peut bénéficier de certaines aides à l’embauche, telles que :

  • le contrat d’apprentissage,
  • le contrat de professionnalisation,
  • les aides Ă  l’embauche de personnes en situation de handicap.

En conclusion, bien qu'il soit possible pour un auto-entrepreneur d'embaucher, il est crucial de peser soigneusement les avantages et les inconvénients, de respecter les formalités légales, et d'explorer les alternatives disponibles pour optimiser la gestion de son entreprise.

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