Procédure de clôture mensuelle dans Oxygène et gestion des anomalies bloquantes

Mettre en place un processus de clôture mensuelle comptable demande un peu d’organisation. Être efficient c’est mieux, si vous souhaitez utiliser rapidement les données et ne pas y consacrer la moitié du mois.

Vous entendez parler de clôture comptable mensuelle, mais en réalité ce terme est impropre. Le vocabulaire plus approprié serait « situation mensuelle ». La loi impose de clôturer les comptes à la fin de chaque exercice, c’est tout. Pour autant, selon la taille de l’entreprise ou l’appartenance à un groupe, vous êtes amené à effectuer le point sur votre comptabilité à la fin du mois. C’est une pratique de bonne gestion plus qu’une règle comptable.

Découpage mensuel, journaux et OD de fin de mois

Souvent, votre logiciel comptable ou votre ERP découpe l’exercice en périodes mensuelles. Les journaux se ferment alors sur ce rythme, les achats, les ventes, la trésorerie, etc. En ajoutant quelques écritures d’ajustement du type « OD » en fin de mois, vous disposez d’une balance comptable à date. Vous pouvez donc dresser un compte de résultat et un bilan. Parfois, certains logiciels comptables utilisent des écritures dites de simulation. Elles ne font pas partie du grand livre annuel. Dans les autres cas, toutes les saisies comptables de fin de mois se contrepassent en général le premier jour du mois suivant.

Le travail de l’équipe finance s’apparente à celui réalisé pour l’arrêté de l’exercice. Toutefois, comme nous verrons dans les recommandations, il s’allège pour plus d’efficacité.

Objectifs d’une situation mensuelle

Pourquoi mettre en place un processus de clôture mensuelle comptable dans votre entreprise ? Les motivations sont multiples et les atouts indéniables. Inutile de créer une procédure « usine à gaz » et d’y consacrer trois semaines par mois !

Lire aussi: INPI : Guide complet Signature Électronique

• Permettre de dégager le résultat comptable du mois. Tout d’abord, pour les dirigeants et managers, disposer de données réelles issues de la comptabilité constitue un plus pour le pilotage de l’entreprise.
• Faciliter le suivi budgétaire de l’entreprise. Idéalement, le budget se mensualise pour plus de réalisme avec l’exploitation, notamment en présence de facteurs saisonniers.
• Faciliter le processus de la clôture comptable annuelle des comptes. Vos comptes sont vérifiés, au moins par roulement, et vous détectez les anomalies.

Cas Oxygène (version gratuite) : fermeture des journaux et corrections

Je tiens la comptabilité d'une association et pour cela, j'utilise depuis peu le logiciel oxygène dans sa version gratuite. J'ai procédé à la clôture mensuelle des journaux sans me rendre compte que l'avais une anomalie qui empêche la clôture de l'exercice en cours. Pourriez-vous m'indiquer la procédure pour DECLOTURER un journal sur oxygène ? je souhaiterai saisir des écritures correctrices.

Bonjour à tous Je crois que dans la version gratuite d'Oxygène, on ne peut pas déclôturer un journal. La seule solution consiste à passer des écritures correctrices dans un nouveau journal. La solution que j'avais trouvée, à l'époque pour mon problème, c'était de créer un autre journal d'OD et passer l'écriture en sens inverse. Ensuite J'ai lettré le compte et clôturé mon nouveau journal d'OD. C'est ainsi que j'ai résolu ce problème.

Pour cela il faut ouvrir un journal "journal expert opérations diverses" et mettre la date 12/N sinon cela ne fonctionnera pas. Dans la version gratuite du logiciel Oxygène, la fonction de déclôture de journal n'est pas disponible. Il n'est donc pas possible de revenir en arrière une fois qu'un journal est clôturé.

Anomalies typiques bloquant la clôture et contrôle de faisabilité

EXTRAIT DU CONTROLE DE FAISABILITÉ DE LA CLOTURE. L'état actuel de la comptabilité ne permet pas la clôture de l'exercice. Il faut d'abord corriger les erreurs citées sur ce compte rendu. Le compte 4760000 doit être soldé en fin d'exercice(ceci est une propriété de la fiche compte dans le plan comptable)(total débit = 987,54 )(total crédit = 0,00 ). Certaines données ne seront plus modifiables du fait de la procédure de clôture d’un exercice.

Pourquoi le compte 476 doit-il être soldé avant la clôture dans Oxygène ? Le compte 476 est destiné aux charges constatées d'avance et doit être soldé à la fin de l'exercice. S'il présente un solde, le logiciel empêche la clôture de l'exercice car cela signifie qu'une régularisation n'a pas été faite. Il faut alors passer l'écriture de contrepassation dans un journal OD.

Lire aussi: SARL : Comment distribuer des dividendes ?

Procédure de correction dans Oxygène gratuit

1. Créer un autre journal d'OD et passer l'écriture en sens inverse.
2. Ouvrir un journal "journal expert opérations diverses" et mettre la date 12/N.
3. Ensuite J'ai lettré le compte et clôturé mon nouveau journal d'OD.

Cette contrainte nécessite une vigilance particulière avant chaque clôture. Cette opération est irréversible ! Un contrôle est effectué par le logiciel pour vérifier si la clôture a déjà été effectuée en comptabilité.

Plan d’action détaillé pour la clôture mensuelle

1) Budget, abonnements et OD

Utiliser le budget prévisionnel pour la gestion des abonnements et provisions comptables. Préparez la saisie de vos OD en début d’année en partant du budget. La plupart des logiciels comptables permettent l’automatisation des abonnements. Chaque mois, ils incrémentent la situation mensuelle.

Veillez toutefois à contrôler périodiquement vos comptes d’abonnement au regard du budget. Ajustez si nécessaire sans attendre la clôture comptable.

2) Délais et organisation

Clôturer très vite les comptes du mois. Oui, clôturer sa comptabilité générale à J +5 voire J +3 c’est possible et pour tout le monde. Ainsi vous dégagez du temps à vos équipes pour analyser les données et travailler sur d’autres dossiers après l’arrêté.

Le calendrier de clôture mensuelle. Fixez les étapes, les tâches principales, les personnes dans chaque service ainsi que les dates de réalisation, jour par jour. Le respect de la deadline mensuelle exige bien sûr de commencer autant que possible avant la fin du mois.

Lire aussi: Fiche INSEE : le guide

3) Interfaces et données métiers

S’appuyer au maximum sur les données des ERP ou applicatifs métiers. La gestion des achats, de l’inventaire, de la facturation client, de la paie, des immobilisations, etc. voilà des éléments qui s’interfacent avec la comptabilité.

Pour les provisions de factures non parvenues ou de factures à établir par exemple, les logiciels permettent de paramétrer des états. Vous disposez rapidement des données à comptabiliser. Formalisez le contrôle du rapprochement entre les différents systèmes.

4) Association des services et contrôle de gestion

Associer tous les services opérationnels de l’entreprise. La compta est le réceptacle de tous les flux financiers. Les échanges avec les services opérationnels permettent de ne pas passer à côté de l’essentiel.

Six erreurs à éviter pendant la situation mensuelle

• Se noyer dans les détails. C’est juste une situation mensuelle.
• Oublier de vérifier les interfaces et de traiter les états d’anomalie.
• Établir les inventaires physiques sans procédure claire.
• Vouloir intégrer tous les flux de la période dans les journaux d’achats et vente.
• Omettre la mise en place d’un mini-dossier de révision mensuelle.
• Mélanger les écritures de situations avec les autres, sans journaux ad hoc.

Oxygène : sauvegardes, irréversibilités et archivage

Une procédure de sauvegarde automatique du dossier à clôturer est proposée. Certaines données ne seront plus modifiables du fait de la procédure de clôture d’un exercice. Vous indique que la clôture est terminée. Le dossier de sauvegarde des données est localisé dans : OXYPP\IMMO\DOSSIER$SO.

Vous pouvez décider de saisir un autre code pour ce dossier d'archive, dans ce cas le traitement va vérifier si ce dossier existe déjà et s'il a déjà des données d'immobilisations. une archive des données au moments clés de la vie du dossier. Certaines données ne seront plus modifiables.

Méthode pratique pour corriger le compte 476 en fin d’exercice

1. Identifier le solde du compte 4760000 doit être soldé en fin d'exercice.
2. Créer un nouveau journal d’OD « expert » daté 12/N.
3. Passer l’écriture de contrepassation en sens inverse.
4. Lettrer les deux écritures pour neutraliser le solde.
5. Relancer le contrôle de faisabilité de la clôture.

Le compte 476 est destiné aux charges constatées d'avance et doit être soldé à la fin de l'exercice. L'état actuel de la comptabilité ne permet pas la clôture de l'exercice. Il faut d'abord corriger les erreurs citées sur ce compte rendu.

Bonnes pratiques de journalisation et lettrage

Rien de pire que d’avoir sa compta en bazar. Même si c’est dans les gênes de votre équipe au service comptabilité, assurez-vous par précaution qu’ils utilisent des journaux dédiés aux situations mensuelles. Ensuite J'ai lettré le compte et clôturé mon nouveau journal d'OD.

Les journaux se ferment alors sur ce rythme, les achats, les ventes, la trésorerie, etc. En ajoutant quelques écritures d’ajustement du type « OD » en fin de mois, vous disposez d’une balance comptable à date.

Tableau récapitulatif des actions de clôture mensuelle dans Oxygène

Questions fréquentes des utilisateurs Oxygène (version gratuite)

Avez vous trouvé la solution pour déclôturer votre journal ? Je rencontre le même problème aujourd'hui, et je ne sais pas comment faire. Bonjour,Avez-vous trouvé une solution ? je rencontre la même difficulté. Bonjour à tous Je crois que dans la version gratuite d'Oxygène, on ne peut pas déclôturer un journal. La seule solution consiste à passer des écritures correctrices dans un nouveau journal.

Pour corriger une erreur dans un journal clôturé, il faut créer un nouveau journal d'opérations diverses (OD) dans lequel passer l'écriture en sens inverse. Ensuite, il est recommandé de lettrer les écritures entre elles pour maintenir la cohérence comptable. Cela permet de compenser l'erreur sans modifier le journal initial.

Conseils d’organisation pour un J+3/J+5

Raccourcir le délai d’établissement des comptes mensuels exige de s’investir dans la conduite du changement. Avancez étape par étape. Fixez des objectifs progressifs de réduction en nombre de jours. Parfois, l’analyse vous entraîne à simplifier les approches mensuelles de certains postes ou à revoir les fonctionnements informatiques, notamment sur le plan du cut-off.

Surveillez en fin de mois l’état de la facturation, des commandes livrées en attente, etc. Relancez les services. Pour la situation, effectuez une saisie de provision de tout ce qui n’est pas facturé à date. Même si votre clôture mensuelle s’effectue avec des écritures de simulation, se dispenser de conserver un minimum de documents et de justificatifs des OD constitue une erreur.

Rôle des outils et automatisations

Oxygène offre une variété d'automatismes avancés pour simplifier la saisie comptable au quotidien. Une des fonctionnalités phares d'Oxygène est son service de récupération automatique des mouvements bancaires via Memsoft e-banque. La fonctionnalité de gestion de trésorerie en temps réel constitue un atout majeur d'Oxygène.

Grâce à l’organisation d’interfaces entre notre plateforme et votre logiciel de comptabilité, les journaux s’alimentent en automatique. Le service comptabilité ne s’occupe plus de la saisie des factures fournisseurs. Il se contente de vérifier le processus et de gérer les anomalies.

Un processus de clôture comptable mensuelle comptable efficace exige d’utiliser les bons outils. Si vous voulez sortir vos comptes mensuellement rapidement et correctement, équipez-vous d’applications intelligentes et dématérialisées.

Points clés à retenir pour Oxygène gratuit

• Dans la version gratuite d'Oxygène, on ne peut pas déclôturer un journal.
• La seule solution consiste à passer des écritures correctrices dans un nouveau journal.
• Ouvrir un journal "journal expert opérations diverses" et mettre la date 12/N.
• Ensuite J'ai lettré le compte et clôturé mon nouveau journal d'OD.
• Le compte 4760000 doit être soldé en fin d'exercice.
• Cette opération est irréversible !

Vous pouvez à ce niveau renoncer à la clôture des immobilisations, et effectuer tout d’abord la clôture de la Comptabilité Oxygène. Certaines données ne seront plus modifiables du fait de la procédure de clôture d’un exercice. Le dossier de sauvegarde des données est localisé dans : OXYPP\IMMO\DOSSIER$SO.

balises:

Articles populaires:

• Services de financement Crédit du Nord
• Tout savoir sur le Versement Libératoire
• En savoir plus sur Richomme et Associés
• Comment est calculé votre impôt sur le revenu ?
• Procédure de dépôt pour un redressement judiciaire