Procédure de demande de remboursement de TVA en ligne pour les entreprises

Toutes les entreprises assujetties à la TVA et qui disposent d’un crédit de TVA ont la possibilité d’en demander le remboursement. Pour un professionnel assujetti à la TVA, le principe général est la neutralité de la taxe à la valeur ajoutée. C’est un impôt qui impacte seulement le consommateur final. Ainsi, une entreprise assujettie fait office de boîte aux lettres : elle facture de la TVA à ses clients et paie celle facturée par ses fournisseurs. Toutes ces sommes sont portées sur la déclaration périodique transmise à l'administration fiscale.

La TVA collectée est l'impôt que l'entreprise perçoit lors de la vente de ses biens ou services. À l'opposé, la TVA déductible est celle payée par l'entreprise lorsqu'elle effectue des achats pour son activité professionnelle. La TVA à reverser est calculée par différence entre la TVA collectée sur les opérations imposables (ventes, prestations de services, etc...) et celle déductible sur les achats, charges et immobilisations. Le document présente la différence entre les deux postes. Le solde aboutit à un montant à payer, ou à se faire restituer.

Qu'est‑ce que le crédit de TVA et quelles sont les options ?

Le crédit de TVA résulte d'une situation où la TVA déductible (taxe payée sur les achats) est supérieure à la TVA collectée (taxe perçue sur les ventes). Cette situation se traduit par un excédent de TVA que l'entreprise peut soit imputer sur ses prochaines déclarations, soit demander à se faire rembourser par l'administration fiscale. Cependant, le remboursement n’est pas obligatoire. L’utilisation du crédit de TVA est laissée à votre appréciation.

Imputation : vous pouvez décider de reporter un crédit de TVA sur les périodes d’imposition suivantes.
Remboursement : vous pouvez choisir de vous faire rembourser tout ou partie de votre crédit de TVA à condition que certains seuils soient respectés et ce même si votre entreprise débute son activité et n’a pas encore réalisé de ventes ou prestations soumises à la TVA.

Conditions de déductibilité et justificatifs

Pour être en mesure de déduire la TVA, plusieurs conditions doivent être respectées par les entreprises : être assujettie à la TVA ; effectuer une activité taxable ; disposer de justificatifs. Pour chaque dépense, l'entreprise doit pouvoir présenter une facture mentionnant la TVA. Cette déduction de la TVA exige que les entreprises soient assujetties et non soumises au régime de la franchise en base. Ce statut fiscal concerne certaines petites structures, dont les micro‑entreprises, qui ne dépassent pas un certain seuil de chiffre d’affaires annuel. Sous ce niveau d’activité, ces professionnels ne facturent aucune taxe à la valeur ajoutée à leurs clients. Ils n'établissent pas de déclaration de TVA.

Cas particuliers : TVA intracommunautaire et TVA étrangère

Le second cas ne concerne pas la déclaration française. Il s’agit ici de situations où des achats réalisés dans un autre pays, au sein de l'UE ou hors UE, comportent de la TVA étrangère. Les textes prévoient les modalités pour obtenir la récupération de certaines de ces sommes également. Le remboursement du crédit de TVA pour les entreprises étrangères est un peu particulier. Les formalités s’effectuent via un portail internet spécifique, qui est propre au pays dans lequel se situe l’entreprise. C’est une procédure identique pour l'ensemble des États membres de l’UE. L’administration fiscale française se charge de transférer la demande à chaque pays concerné dans l’Union.

Pour les livraisons intracommunautaires, donc au sein de l’Union européenne, en général c’est le système de l’autoliquidation qui prévaut. Comme expliqué dans l’article sur la TVA intracommunautaire, le client étranger verse lui‑même la taxe à l’administration fiscale de son pays.

Le dernier cas correspond au remboursement de la TVA étrangère, hors UE. Ces cas de figure restent rares. La récupération d’une telle taxe dépend de l’existence de conventions fiscales entre le pays et la France. C’est par exemple le cas de la Norvège. Ce pays autorise le remboursement si l’entreprise ne réalise pas d’opérations taxables à la TVA locale. Attention, chaque pays de l’UE peut limiter le droit à déduction de la TVA. Par exemple, certains États interdisent le remboursement de la taxe pour du carburant ou des véhicules de tourisme. Aussi, avant de déposer la demande, vérifiez bien ce qui est remboursable et ce qui ne l’est pas.

Seuils, périodicité et délais de remboursement

Votre déclaration fait apparaître un crédit, soit un montant à déduire supérieur à celui collecté ? Dès lors qu’une société établit des déclarations qui aboutissent à un excédent du montant déductible sur le montant collecté, elle peut récupérer ce différentiel. Toutefois, la périodicité varie (mois, trimestre ou année) et dépend du régime d’imposition (réel normal, mini réel ou régime simplifié).

Les seuils et conditions usuels :

Remboursement annuel : possible pour toutes les entreprises sans conditions, mais la demande de remboursement sera validée que si son montant dépasse 150 €.
Remboursement mensuel ou trimestriel : les entreprises ayant des déclarations mensuelles ou trimestrielles peuvent prétendre au remboursement si le montant du crédit atteint au moins 760 €.
Remboursement provisionnel pour acquisitions d'immobilisations : possible lors du paiement d’un des acomptes de TVA, si la demande atteint 760 € et que la TVA à rembourser provient d’acquisitions d’immobilisations.
Pour les entreprises relevant du régime réel simplifié, le seuil de crédit de TVA pour un remboursement est de 150 € (règles spécifiques s’appliquent).

Le délai de remboursement de la TVA en France dépend de plusieurs facteurs. En général, l'État rétrocède les crédits de TVA dans un délai de 15 à 20 jours. Toutefois, le volume du montant remboursé et la présence de documents manquants peuvent allonger cette période. Pour les demandes de remboursement de TVA intracommunautaire, l'État membre dispose d'un délai de 4 mois pour étudier la demande. Ce délai peut être prolongé jusqu'à 6 ou 8 mois si des informations supplémentaires sont nécessaires.

Procédure en ligne : déclarer et demander le remboursement

La demande de remboursement est effectuée en même temps que la déclaration de TVA. Dans l’espace professionnel du portail impots.gouv, la demande de remboursement d’un crédit de TVA s’effectue en cliquant sur : « Déclarer » dans la rubrique « Mes services » ; « TVA ». Vous devez ensuite sélectionner l’activité concernée dans le tableau qui s’affiche à l’écran puis, dans le cadre « Effectuez une demande de remboursement de crédit de TVA », vous devez saisir la période de référence et sélectionner le formulaire correspondant à votre situation.

Deux moyens vous sont proposés pour effectuer une demande de remboursement de crédit de TVA : si vous avez recours pour vos télédéclarations et télépaiements au mode EDI (échange de données informatisé), votre expert‑comptable, à votre demande, transmettra les fichiers de demande de remboursement de crédit de TVA. Si vous avez recours pour vos télédéclarations et télépaiements au mode EFI (échange de formulaires informatisé), la demande s’effectue dans votre espace professionnel.

Formulaires : n°3519 et n°3517

La sélection du formulaire dépend de votre régime et du type de demande :

Le formulaire n°3519 pour un remboursement en cours d’année et pour les usagers relevant du régime réel normal à la TVA ;
Le formulaire n°3517 pour les usagers qui relèvent du régime réel simplifié à la TVA et demandent le remboursement sur leur déclaration annuelle de TVA (CA12).

Par dérogation et sous certaines conditions, les entreprises placées sous le régime réel simplifié à la TVA (RSI) peuvent demander le remboursement provisionnel du crédit constitué par la taxe déductible ayant grevé l'acquisition de biens constituant des immobilisations lorsque son montant est au moins égal à 760 €. Dans ce cas, l’entreprise devra déposer le formulaire n°3519 pour effectuer sa demande de remboursement.

Date limite et calendrier des dépôts

La date limite pour déposer une demande de remboursement de TVA dépend du régime d'imposition de l'entreprise. Pour les entreprises soumises au régime réel normal dont le solde de TVA dépasse 150 euros à la fin de l'année, la demande de remboursement doit être effectuée au mois de janvier. Les entreprises qui déposent des déclarations trimestrielles de TVA peuvent effectuer une demande de remboursement à l'issue de chaque trimestre civil, à condition que le montant de la demande soit supérieur à 760 euros. Pour les entreprises relevant du régime réel simplifié qui déposent une déclaration annuelle de TVA en mai, la demande de remboursement doit être déposée au plus tard le 2ème jour ouvré qui suit le 1er mai. Il est donc crucial de bien identifier le régime d'imposition de votre entreprise pour respecter le calendrier de dépôt des demandes de remboursement de TVA.

Lire aussi: Fiche INSEE : le guide

Remarques pratiques et gestion comptable

Tout le suivi de la TVA, française comme étrangère, demande de la rigueur administrative et comptable. Dès l’enregistrement des dépenses avec TVA en comptabilité, vous orientez correctement chaque montant dans chaque compte approprié. Ceci simplifie l’exercice de remplissage de la déclaration et donc le calcul du crédit. La gestion du compte de TVA nécessite une comptabilité précise et rigoureuse. Il est essentiel de tenir à jour deux comptes majeurs : le compte 44567 "Crédit de TVA" et le compte 44583 "Remboursement de taxes sur le chiffre d’affaires demandé".

Lorsqu'une entreprise est en situation de crédit de TVA, elle peut :

Demander un remboursement, en débitant le compte 44583 pour le montant de la demande et en créditant le compte 44567 pour le même montant.
Imputer le crédit lors de sa prochaine déclaration de TVA, selon ses besoins de trésorerie.

Cette organisation structurée des flux de factures suppose de s’équiper des bons logiciels, tant pour les factures que pour la gestion comptable et fiscale. Avec Tiime, vous concentrez tout le travail dans le même outil, la facturation, la comptabilité et les paiements. Votre expert‑comptable utilise aussi cette plateforme. Il y gère les déclarations de TVA et donc le dépôt des demandes de remboursement, le cas échéant.

Récupération de la TVA sur immobilisations et dépenses spécifiques

La TVA sur les achats d'immobilisation, tels que les biens durables ou les propriétés d'entreprise, est également récupérable. La TVA sur les immobilisations se fait par imputation, c'est‑à‑dire en soustrayant la TVA déductible de la TVA collectée sur le chiffre d'affaires ou sur d'autres produits de l'entreprise. La première étape consiste à payer l'achat immobilier avec la TVA incluse. Par la suite, une demande de numéro de TVA doit être effectuée auprès de l'administration fiscale. La deuxième étape concerne la demande de remboursement de la TVA elle‑même. Cette demande doit être détaillée sur le formulaire 3519 et doit inclure une explication précise du crédit de TVA et du montant concerné par la demande de remboursement.

Certaines dépenses supportées hors de France (location de véhicules, carburant, stationnement, dépenses d’entretien, hébergement, alimentation, etc.) peuvent faire l'objet d'une demande de remboursement auprès de l'État où la taxe a été payée. Le montant de la demande doit atteindre 400 euros si les dépenses concernent une période entre 3 et 12 mois.

Documents et précautions avant d’envoyer la demande

Il est recommandé de conserver tous les justificatifs de TVA payée sur les achats ou les dépenses professionnelles. Ces documents, généralement des factures, doivent mentionner le montant de la TVA et sont essentiels pour justifier la déduction. N'oubliez pas de signer et dater le formulaire avant de le déposer. Il est également recommandé de conserver une copie du formulaire rempli pour vos archives. Le volume du montant remboursé et la présence de documents manquants peuvent allonger la période de remboursement.

Points pratiques résumés

La demande de remboursement est effectuée en même temps que la déclaration de TVA, via l’espace professionnel du portail impots.gouv (ou par EDI via votre expert‑comptable).
Choisir le bon formulaire : n°3519 pour les remboursements en cours d’année et régime réel normal ; n°3517 pour le régime réel simplifié et demande sur la déclaration annuelle (CA12).
Vérifier les seuils selon votre périodicité (150 €, 400 €, 760 € selon les cas).
Tenir une comptabilité rigoureuse et des justificatifs clairs (comptes 44567 et 44583 à jour).
Vérifier les conditions spécifiques pour les remboursements intracommunautaires ou hors UE, ainsi que les limites propres à chaque État.

[TUTO] Comment payer ta TVA sur impots.gouv.fr

Ces étapes permettent de sécuriser la procédure et d’optimiser la gestion de trésorerie liée à la TVA. Les entreprises peuvent décider d’utiliser ce crédit pour les prochaines déclarations. Ainsi, elles effectuent un report de la somme qui viendra diminuer la TVA à payer de la période suivante.

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