Comment comptabiliser une facture de location-gérance

La comptabilisation d’une facture de location-gérance implique une compréhension conjointe des règles juridiques, fiscales et comptables applicables au contrat de location-gérance d’un fonds de commerce. La location-gérance désigne un contrat par lequel un propriétaire d’un fonds de commerce confie la gestion de celui-ci à un locataire (le locataire-gérant). Le locataire-gérant ne devient pas propriétaire du fonds mais l'exploite à ses risques et périls, selon les termes des articles L144-1 et suivants du Code de commerce. En échange, le propriétaire du fonds perçoit une redevance.

Nature de la redevance et qualification comptable

Les redevances perçues doivent être enregistrées comme produits, soumises à la TVA. Les redevances versées par le gérant au bailleur sont assujetties à la TVA au taux normal de 20%. Le loyer SCI 706 s’enregistre au crédit du compte 706 - Loyers, en contrepartie du débit du compte 411 - Clients. En tant que bailleur - qu’il s’agisse d’une SCI, d’une société ou d’un particulier au réel -, l’enregistrement comptable d’un loyer reçu obéit à des règles précises du Plan Comptable Général (PCG), différentes de celles appliquées par le locataire.

Principe de rattachement et exercice comptable

Le principe de rattachement des produits à l’exercice prévaut sur celui de l’encaissement. Il convient de rattacher les loyers au bon exercice comptable, conformément au principe de séparation des exercices du PCG. Cette écriture permet de rattacher le revenu au bon exercice, même si la facture ou le paiement n’intervient qu’en N+1. Cette régularisation permet de ne reconnaître le produit qu’au fur et à mesure de la période de location effective.

Comptabilisation pas à pas (écritures courantes)

• À la facturation de la redevance : enregistrer le produit au crédit du compte 706 - Loyers (ou 7062 si ventilation) et au débit du compte 411 - Clients ; comptabiliser la TVA collectée au crédit du compte 44571.
• En cas d’encaissement : débit du compte 512 - Banque et contrepassation éventuelle du compte 411 - Clients.
• En cas d’impayé : le bailleur reclasse la créance en client douteux (416) et peut enregistrer une provision pour créances douteuses via l’écriture 68174 / 491.
• Si une garantie loyers impayés (GLI) verse une indemnité, celle-ci constitue un produit distinct du loyer.
• En présence d’une remise ou d’un abandon de loyer après facturation, l’enregistrer au débit du compte 7096 - Rabais, remises et ristournes accordés sur loyers.

TVA et charges récupérables

Les redevances sont soumises à la TVA et la TVA afférente aux redevances versées au bailleur est en principe déductible de la TVA dont il est redevable à raison de l'exploitation du fonds. Les charges récupérables (électricité des parties communes, entretien, ordures ménagères) posent souvent question : si les charges suivent la même logique de TVA que le loyer principal, le rattachement au compte 7062 est préférable. La TVA collectée doit être comptabilisée sur le compte 44571 pour les baux soumis à la taxe.

Cas particuliers à prévoir dans les écritures

• Franchise de loyer contractuelle (par exemple, un ou deux mois gratuits à la signature du bail) : aucun produit n’est comptabilisé pour la période concernée.
• Loyer payé d’avance ou charges payées d’avance : comptabiliser une charge constatée d’avance ou un produit constaté d’avance selon la nature et la partie concernée.
• Indexation du loyer sur l’IRL : ajuster la redevance selon la clause contractuelle, en veillant à la validité de la clause d’indexation (indice adapté au contrat).
• Si le contrat est assorti d’une promesse de vente : veiller à la ventilation de la redevance entre jouissance et avance sur prix pour éviter la requalification en vente à tempérament.

Aspects fiscaux et incidence sur l’imposition du bailleur et du gérant

Le bailleur personne physique déclare les redevances au barème progressif de l’impôt sur le revenu dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) selon les dispositions des articles 34 et suivants du CGI. Lorsque le bailleur est une personne morale relevant de l'impôt sur les sociétés (IS), les redevances acquittées par le gérant entrent dans le résultat imposable à l’IS. La mise en location-gérance n'entraîne pas les conséquences fiscales d'une cessation d'entreprise et ne déclenche pas la taxation immédiate des bénéfices ni des plus-values affectant les actifs de l'entreprise.

Lire aussi: INPI : Guide complet Signature Électronique

Traitement comptable côté locataire-gérant

Le locataire-gérant comptabilise les redevances versées comme charge d’exploitation : elles sont déductibles du bénéfice imposable. Le locataire-gérant déduit les redevances versées au bailleur de son bénéfice imposable. Toutefois, l'administration fiscale peut remettre en cause cette déductibilité lorsque les redevances sont jugées excessives (acte anormal de gestion) ou qu'elles dissimulent une cession déguisée du fonds (abus de droit).

Éléments contractuels influant la comptabilisation

Il est essentiel de formaliser des clauses claires dans le contrat, notamment sur la durée, les obligations de chaque partie, la périodicité et la méthode de calcul de la redevance, la ventilation entre la location du fonds et la location des murs, l’indexation, la caution, la reprise du stock, le sort du matériel, et les modalités de renouvellement, de résiliation et de cession du contrat. L’existence de la redevance est une condition essentielle de la location-gérance.

En pratique, la redevance peut être une somme fixe, proportionnelle au chiffre d'affaires ou aux bénéfices, ou une combinaison des deux systèmes. Le montant est fixé librement compte tenu des bénéfices réalisés précédemment par le loueur, de la valeur du fonds et des perspectives futures. Lorsque le renouvellement du matériel est stipulé à la charge du locataire il peut être judicieux de prévoir une diminution de la redevance au fil du temps.

Documents à conserver et contrôle

Les documents nécessaires incluent le contrat de location-gérance, les relevés bancaires, ainsi que les factures relatives à la redevance perçue. Ces documents permettent une traçabilité claire des transactions. Il est crucial de conserver une bonne organisation de vos pièces justificatives pour éviter des difficultés lors de contrôles fiscaux.

Risques et sanctions comptables et juridiques

Le contrat de location-gérance qui ne respecte pas les dispositions légales est frappé de nullité absolue. Cette nullité peut être invoquée par tout intéressé même celui qui l’a provoquée par son mensonge ou sa réticence. La nullité de la location-gérance entraîne aussi la déchéance du droit au renouvellement du bail portant sur les locaux dans lesquels le fonds est exploité. La déductibilité des redevances peut être remise en cause par l'administration fiscale si elles sont considérées comme excessives ou qu'elles dissimulent une cession déguisée du fonds.

Lire aussi: SARL : Comment distribuer des dividendes ?

Cas pratiques et illustrations

• Restaurant : la redevance, soumise à la TVA, doit être enregistrée en tant que produit par le bailleur et déduite en charge par le locataire-gérant.
• Boutique de vêtements : les redevances mensuelles constitueront des revenus imposables pour le bailleur et des charges pour le locataire.
• Cession de stocks : la cession des stocks de marchandises est assujettie à la TVA, cession dont la taxe est déductible.

Conseils pratiques

• Faire rédiger ou contrôler le contrat par un professionnel (avocat ou notaire) pour sécuriser les clauses ayant des implications comptables et fiscales.
• Veiller à la ventilation précise du montant facturé entre loyer/frais et avance sur prix si le contrat contient une option d’achat.
• Rattacher les produits au bon exercice selon le PCG afin d’éviter des erreurs lors de la clôture comptable.
• Conserver toutes les pièces justificatives (contrat, factures, relevés bancaires, publicités légales) pour faciliter les contrôles fiscaux.
• Consulter un expert-comptable pour l’enregistrement des opérations complexes (provisions, reprises, indexation litigieuse, requalification possible).

Tableau récapitulatif des comptes couramment utilisés

En maîtrisant l’enregistrement comptable des loyers reçus et des factures de location-gérance, vous sécurisez la gestion locative du fonds et évitez les erreurs les plus courantes lors de la clôture ou de la déclaration. La location-gérance implique des enjeux juridiques et fiscaux importants : une comptabilisation rigoureuse et une documentation complète sont indispensables.

Lire aussi: Fiche INSEE : le guide

balises:

Articles populaires:

• Découvrez les aides disponibles pour devenir aide-soignant
• Avantages domiciliation SARL
• Comprendre la validation des trimestres durant une période au RMI
• TVA pose carrelage extérieur
• Guide complet pour lancer votre SASU crypto