Comment déclarer les frais en auto-entrepreneur : Guide complet

Le régime de l’auto-entrepreneur (officiellement micro-entrepreneur ou micro-entreprise) est un statut idéal pour débuter une activité, grâce à la simplicité des démarches administratives et du paiement des cotisations. Les professionnels ayant fait le choix de la micro entreprise bénéficient, au quotidien, d’une simplicité de gestion et de différents avantages.

En tant qu'auto-entrepreneur, la gestion des frais professionnels et la compréhension des règles fiscales qui y sont liées sont essentielles pour optimiser votre situation financière. Bien que le statut d'auto-entrepreneur offre une grande simplicité administrative, il est important de connaître les différents types de frais qui peuvent être pris en compte dans votre déclaration fiscale. En respectant les conditions et en conservant les justificatifs nécessaires, vous pourrez éviter des risques fiscaux tout en optimisant vos dépenses.

Toutefois, il convient de noter que, contrairement aux entreprises classiques, les auto-entrepreneurs ne bénéficient pas de la possibilité de déduire leurs charges de leur chiffre d’affaires, ce qui limite la défiscalisation de leurs dépenses et l'optimisation de leurs charges déductibles.

Nous vous partageons les principaux types de frais que vous pouvez prendre en compte sans enfreindre les règles fiscales :

1. Les frais de débours

Les frais de débours sont des dépenses engagées pour le compte d'un client, et qui peuvent être remboursées par ce dernier. Ces dépenses, si elles sont rendues entièrement distinctes de la prestation elle-même, peuvent faire l’objet d’un remboursement par le client sans intégration dans le chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur. Les frais de débours représentent l’option la plus avantageuse pour un professionnel régulièrement amené à réaliser des achats pour ses clients (artisans du bâtiment, prestations de conseil en décoration intérieure…).

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Pour qu'ils soient considérés comme des débours, certaines conditions doivent être respectées :

• Accord écrit avec le client (souvent sous forme de mandat de débours).
• Facturation au nom du client.
• Justification par des factures conservées en tant que pièces justificatives.

Ces frais peuvent inclure des achats spécifiques de matériel, des frais de transport (billets de train ou d’avion), ainsi que d’autres dépenses directement liées à la mission pour le client.

L'auto-entrepreneur doit disposer d'un accord écrit du client, intitulé " mandat de débours ", qui précise la demande de réaliser un achat ainsi que le budget alloué. Il faut notamment que la facture soit libellé à l’ordre du client directement, et non à celui du micro-entrepreneur. Ensuite, la refacturation des frais doit s’effectuer pour le montant exact de la facture (au centime d’euro près). Enfin, elle doit figurer sur une ligne séparée de la facture du micro-entrepreneur.

L’accord préalable du client est obligatoire. Il doit être informé de l’achat que vous allez réaliser en son nom, et de son montant.

2. L’abattement forfaitaire

Bien qu'un auto-entrepreneur ne puisse pas déduire ses frais réels, il bénéficie d'un abattement forfaitaire sur son chiffre d'affaires, qui compense indirectement ses frais professionnels. Le régime, en lieu et place, prévoit un abattement forfaitaire pour charges. Exprimé en pourcentage du chiffre d’affaires, son taux est variable en fonction de la nature de l’activité.

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Cet abattement varie en fonction de l’activité exercée :

• 71 % pour les activités de vente de marchandises.
• 50 % pour les activités relevant des BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux).
• 34 % pour les professions libérales relevant des BNC (Bénéfices Non Commerciaux).

Cet abattement permet de réduire la base imposable et donc l’impôt à payer sans avoir à justifier chaque dépense.

L’application d’un abattement au taux forfaitaire sur le chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur est un véritable atout en termes de facilité de gestion. Ce travailleur indépendant, notamment, n’a pas à assurer le suivi et le calcul du remboursement de ses frais professionnels. Pour rappel, les entreprises et sociétés commerciales hors régime micro fiscal (auto entreprise) doivent, au contraire, assurer une traçabilité de l’ensemble des frais engagés par leurs salariés à titre personnel et dans l’exercice de leur activité.

3. Les frais liés à l’activité

Bien que non déductibles en tant que tels, certains frais liés à l’activité peuvent être pris en compte dans l'abattement forfaitaire. Cela comprend :

• Le loyer pour les locaux professionnels (si applicable).
• Les factures d’électricité et de téléphone (partie professionnelle).
• Les assurances professionnelles.

Ces frais sont inclus dans l’abattement forfaitaire, ce qui diminue indirectement la charge fiscale.

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4. Les frais de formation

Les coûts des formations professionnelles peuvent être vus comme des investissements dans l’activité. Bien qu'ils ne soient pas directement déductibles, ils sont pris en compte dans une stratégie globale de développement professionnel.

Les frais les plus couramment oubliés par les auto-entrepreneurs

En raison de la simplicité du régime fiscal de l'auto-entrepreneur, certains frais sont fréquemment négligés, ce qui peut avoir un impact sur la rentabilité de l’activité. Voici les principaux frais souvent oubliés :

1. Les frais de débours

Les frais de débours sont des dépenses engagées pour un client, et qui peuvent être remboursées par ce dernier. Ceux-ci incluent :

• Les achats de marchandises ou matériel spécifiques à la prestation.
• Les frais de transport (billets, carburant).
• Les frais de port pour l'envoi de produits au client.

2. Les frais de communication

Les abonnements professionnels liés à la téléphonie ou à l’internet sont souvent oubliés. Bien qu'ils ne soient pas déductibles en tant que tels, ils sont inclus dans l'abattement forfaitaire, ce qui réduit la base imposable.

3. Les frais bancaires

Les frais de gestion associés à un compte bancaire professionnel sont souvent négligés, même s’ils impactent directement la rentabilité de l'activité.

4. Les frais d'adhésion et d'abonnement

Les coûts liés à des adhésions à des plateformes professionnelles ou des abonnements logiciels sont parfois sous-estimés, bien qu'ils puissent être considérés comme des dépenses professionnelles.

5. Les frais liés aux événements professionnels

Les coûts associés à la participation à des événements comme les salons professionnels ou des foires commerciales sont souvent oubliés.

6. Les investissements en matériel

L’achat de matériel professionnel est aussi parfois négligé. Bien que ces dépenses ne soient pas déductibles directement, elles sont prises en compte dans l'abattement forfaitaire, ce qui permet de réduire la base fiscale.

Avantages de la déduction forfaitaire par rapport aux frais réels

La déduction forfaitaire présente plusieurs avantages par rapport à la déduction des frais réels, en particulier pour les auto-entrepreneurs :

1. Simplicité administrative

• Déduction forfaitaire : Appliquée automatiquement, elle n'exige pas de justificatifs et simplifie la déclaration fiscale.
• Frais réels : Nécessitent la conservation de tous les justificatifs, ce qui peut s'avérer chronophage.

2. Pas de justificatifs nécessaires

La déduction forfaitaire évite d’avoir à conserver des factures et justificatifs pendant plusieurs années, contrairement aux frais réels où chaque dépense doit être prouvée.

3. Montant minimum garanti

L'abattement forfaitaire garantit un montant minimal de déduction, même si les frais réels sont inférieurs.

4. Facilité d’évaluation

Le calcul est basé sur un pourcentage fixe du chiffre d'affaires, ce qui le rend rapide et simple à évaluer, contrairement aux frais réels qui nécessitent un suivi détaillé.

5. Flexibilité dans le choix

L'auto-entrepreneur peut choisir chaque année entre la déduction forfaitaire et les frais réels, selon l'option la plus avantageuse en fonction de sa situation.

Justification des frais de matériel pour une déduction efficace

Pour maximiser vos déductions fiscales liées aux frais de matériel, il est essentiel de bien justifier ces dépenses :

1. Identification des frais de matériel déductibles

Les frais de matériel incluent :

• Fournitures de bureau : Papier, stylos, etc.
• Matériel informatique : Ordinateurs, logiciels.
• Équipement professionnel : Outils spécifiques à votre activité.

2. Conditions de déductibilité

Les frais doivent :

• Être engagés dans le cadre de l’activité professionnelle.
• Être justifiés par des factures et documents conservés.

3. Documentation nécessaire

Conservez toutes les factures d'achats détaillant les produits et leur coût. Tenez un registre des dépenses pour suivre les dépenses et les dates.

4. Déclaration des frais

Lors de la déclaration fiscale, veillez à bien indiquer les frais engagés pour l’activité. Si vous choisissez la déduction des frais réels, assurez-vous que tous les justificatifs sont en règle pour éviter des complications en cas de contrôle fiscal.

5. Conservation des documents

Il est conseillé de garder vos documents justificatifs pendant au moins cinq ans, car l’administration fiscale peut demander à les vérifier.

Même si le régime de l’auto-entrepreneur ne permet pas de déduire les charges au réel, il demeure indispensable de tenir un registre précis des recettes et des achats. Nous recommandons de mettre en place un système de gestion comptable, idéalement à l’aide d’outils numériques adaptés. L’auto-entrepreneur doit veiller à organiser ses factures et à conserver tous les justificatifs afin de pouvoir les présenter en cas de contrôle.

En 2025, les charges d’un auto-entrepreneur correspondent au montant des cotisations sociales dont le taux dépend de la nature de l’activité. Dans le régime de l’auto-entreprise, aucun frais professionnel n’est déductible du chiffre d’affaires, que ce soit pour les cotisations sociales ou pour le calcul de l’impôt. Les frais réels n’existent pas pour un auto-entrepreneur. En effet, l’administration fiscale ne permet pas à un auto-entrepreneur de déduire ses charges réelles. Un abattement fiscal forfaitaire est cependant appliqué pour compenser la non-déductibilité des charges en micro-entreprise.

En tant que micro-entrepreneur, en fonction de votre activité, vous engagez des frais professionnels plus ou moins importants. Le principe du régime de la micro entreprise est de ne pas pouvoir déduire ses frais professionnels. Pour rappel, la grande spécificité du régime de la micro entreprise est sa simplicité (comptabilité ultra simplifiée). L'administration fiscale applique un abattement forfaitaire pour frais professionnels qui varie en fonction de la nature de l'activité (71% pour les activités d'achat et revente, 50% pour les autres activités relevant des BIC et 34% pour les BNC) sur le chiffre d'affaires encaissé, afin de déterminer le bénéfice imposable.

Les frais professionnels sont des dépenses personnelles réalisées en votre nom et qui sont engagées dans le cadre d'une mission ou d'une prestation. Les débours devront répondre à un formalisme un peu plus important que la simple refacturation de frais. convenir par écrit avec votre client du budget qu’il allouera à vos dépenses (par exemple vous devez commander un bidon d'huile pour effectuer une vidange ou encore un billet de train pour un déplacement.

Un auto-entrepreneur qui bénéficie de la franchise en base de TVA ne peut pas déduire la TVA qu'il a acquittée lors de ses achats professionnels (matériel informatique, fourniture, restaurant, etc.). Un auto-entrepreneur qui se situe en dessous de ces seuils peut cependant opter pour l'assujettissement volontaire à la TVA.

En pratique, l'administration fiscale pratique un abattement sur le chiffre d'affaires reporté sur la déclaration d'impôt sur le revenu. L'auto-entrepreneur a intérêt à ce que ses charges réelles soient inférieures à l'abattement pratiqué par l'administration.

La micro-entreprise est un régime spécial. Une entreprise soumise au régime micro (micro-BNC ou micro-BIC) bénéficie, en effet, de nombreux allègements administratifs. Elle est notamment dispensée de tenir une comptabilité et de déclarer ses résultats chaque année. Ses obligations se limitent à tenir un livre des recettes, et, pour certaines activités, un registre des achats.

Un micro-entrepreneur ne peut, en pratique, enlever de son chiffre d’affaires aucune charge. Les dépenses sont considérées comme non-déductibles. Cette règle concerne tous les frais professionnels : achats de marchandises, petits équipements, eau et électricité, sous-traitance, fournitures administratives, Internet et téléphone, assurance, loyers mobiliers et immobiliers, dotations aux amortissements, etc.

Cela dit, l’administration fiscale pratique un abattement forfaitaire censé représenter les dépenses professionnelles. Sur le plan fiscal, l’impôt se calcule sur la base d’un chiffre d’affaires, minoré d’un abattement. Ce dernier a vocation à tenir compte de l’ensemble des charges rencontrées par le micro-entrepreneur. On parle d’abattement forfaitaire puisque les dépenses ne sont, en principe, pas retenues pour leur montant réel. Le montant net (chiffre d’affaires - abattement) supporte le barème progressif de l’impôt sur le revenu.

L’abattement micro-entreprise est proportionnel. Le taux dépend de la nature de l’activité exercée par la micro-entreprise. Il est de 71 % pour les activités de ventes de marchandises, de denrées à consommer sur place et de fourniture de logements. Pour les prestations de services de nature commerciale et artisanale, il s’élève à 50 %. Enfin, il se monte à 34 % pour les activités libérales et prestations de services non-commerciales.

Au niveau social, il n’existe pas de mécanisme d’abattement, comme c’est le cas pour l’impôt sur le revenu par exemple. Les cotisations sociales d’un micro-entrepreneur se calculent sur la base du chiffre d’affaires sans abattement. Toutefois, les taux en vigueur tiennent compte du fait qu’aucune charge ne soit admise en déduction.

Le revenu imposable qui sert de base de calcul aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu est le chiffre d’affaires. Il bénéficie, fiscalement, d’un abattement forfaitaire. Il n’existe pas d’abattement en matière sociale.

Plutôt que d'intégrer les frais qu'ils engagent dans leur prix de vente, les auto-entrepreneurs peuvent appliquer le système des débours (article 267, II, 2° du Code général des impôts). L'avantage est que les débours ne sont pas à inclure dans le chiffre d'affaires perçu par l'auto-entrepreneur (Journal Officiel du 29/03/2011, page 3122). Il ne paie donc pas de cotisations sociales ni d'impôt sur le revenu dessus.

Voici un tableau récapitulatif des abattements forfaitaires en fonction de l'activité :

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