Comment faire un rapprochement de TVA : Guide complet

Le contrôle de la TVA est une étape cruciale pour toute entreprise assujettie à cet impôt. Il permet de détecter les anomalies potentielles dans la comptabilité et de s'assurer de la conformité des déclarations. Cet article vous guide à travers les étapes essentielles pour effectuer un rapprochement de TVA efficace.

Le contrôle de TVA par rapport à la comptabilité fait partie du travail premier du collaborateur en cabinet. Le contrôle de TVA doit être effectué au moins une fois par trimestre pour ne pas rajouter des contrôles et corrections en fin d'année. Certains cabinets testent d'ailleurs les nouveaux collaborateurs sur ce contrôle durant leur période d'essai.

ACOMPTES DE TVA : Comment les CALCULER, DÉCLARER et PAYER (2019 / 2020 / France)

Cet article traite uniquement du contrôle de TVA sur les ventes de biens (réputé plus simple que le contrôle de TVA sur les prestations de services). L'impact des factures à établir et autres opérations de fin d'exercice ne seront pas abordés ici. Un article est également dédié au contrôle de TVA sur les encaissements.

Illustration de la différence entre TVA collectée et TVA déductible.

Pourquoi faire un contrôle de TVA ?

L'objectif du contrôle de TVA est double :

Détecter les anomalies.
Vérifier que ce contrôle est possible à partir de la comptabilité.

De nombreux contrôles fiscaux sont en effet déclenchés car l'administration fiscale n'est pas en mesure de vérifier la TVA à partir des différentes déclarations.

Ce contrôle permet également de faire ressortir certaines erreurs grossières comme :

L'utilisation d'un mauvais compte.
Les erreurs de taux de TVA.
Les inversions (le montant hors taxes a été comptabilisé en TVA).
Ou des éléments qui n'auraient pas été soumis à TVA alors qu'ils entrent dans l'assiette de la TVA (le transport refacturé lorsque les conditions pour le qualifier de débours ne sont pas remplies).

Comment faire un contrôle de TVA ?

Le contrôle de TVA peut s'effectuer simplement de deux manières :

En vérifiant les cumuls dans les comptes de ventes et de TVA.
En vérifiant le solde des comptes de TVA après comptabilisation de toutes les déclarations.

Vérifier les sommes inscrites dans les journaux de vente : base x taux de TVA

Faire un contrôle de TVA, c'est commencer par multiplier le chiffre d'affaires par le taux de TVA. Pour faire son contrôle de TVA, le premier réflexe est de prendre la base et la multiplier par le taux applicable.

Mais ce contrôle n'est pas suffisant puisqu'il permet seulement de vérifier le total de la TVA comptabilisée en compte 4457.

Exemple

Un restaurant vend un certain nombre de repas soumis aux taux de 10 et 20% (pour l'alcool notamment). Le comptable utilise deux comptes de TVA et deux comptes de vente.

Repas et boissons à 10% : 700 000€
Alcools à 20% : 50 000€
TVA à 10% : 700 000 x 10% = 70 000€
TVA à 20% : 50 000 x 20% = 10 000€

Contrôler la TVA en vérifiant le cumul créditeur du compte de TVA collectée hors écriture d'a-nouveaux

Pour vérifier ces cumuls annuels, il suffira d'ouvrir le ou les comptes de TVA, de classer les opérations par journal de vente et de vérifier le cumul donné par le logiciel (généralement en bas de l'écran).

Sur le papier, avec une impression du grand livre, il faudra prendre le solde créditeur et déduire :

Les avoirs (prendre le solde débiteur - les déclarations de TVA - les a-nouveaux débiteurs éventuels).
Les a-nouveaux créditeurs.

Cela permettra, là encore, de retrouver la TVA comptabilisée au cours de l'exercice.

En cas de différence entre les sommes calculées et les sommes comptabilisées, il faudra retrouver les erreurs. Exporter les écritures du journal de vente sur Excel peut être une solution. On peut alors rajouter une colonne pour le calcul de la TVA à partir du montant hors taxes et une autre colonne pour faire apparaître les différences.

Lire aussi: Fiche INSEE : le guide

Cette affirmation est bien évidemment à relativiser si l'écart est insignifiant (quelques euros par exemple).

Enfin, la TVA ainsi calculée par la formule base x taux, est celle qui doit figurer sur la liasse fiscale dans la case TVA collectée.

Vérifier le solde des comptes de TVA et les erreurs et omissions sur la déclaration

Cette seconde forme de contrôle est un peu plus complexe et nécessite généralement l'utilisation d'un fichier Excel ou du module de révision du logiciel.

Il s'agit de prendre le cumul de la TVA déclarée pendant l'exercice, de déduire la TVA qui correspond aux ventes, pour retrouver le solde du ou des comptes de TVA collectée.

La différence fait obligatoirement apparaître le solde des comptes de TVA. Là encore, si ce n'est pas le cas, il faudra rechercher les anomalies et les corriger sur la prochaine déclaration.

Parfois, il s'agira simplement des a-nouveaux qui n'auront pas été régularisés. Il faudra alors le faire rapidement.

Exemple de comptabilisation de la TVA collectée et déductible.

Contrôle de TVA : exemple chiffré

Une entreprise vend des marchandises au taux de 20%. Les entreprises soumises à la TVA selon le régime réel normal doivent calculer la TVA à reverser à l'Etat chaque mois et établir une déclaration de TVA (CA3). Cette déclaration est généralement réalisée à partir de la comptabilité de l'entreprise.

Il est nécessaire également de ne retenir dans le calcul de la TVA à décaisser que les opérations exigibles lors du mois considéré. La notion d'exigibilité pose un problème uniquement pour les prestations de services dans la mesure où l'opération est inscrite en comptabilité à la date de facture mais que l'exigibilité n'interviendra que lors de l'encaissement du prix.

Pour gérer cette situation en comptabilité, les logiciels de comptabilité propose généralement de distinguer des comptes de TVA sur les débits, et des comptes de TVA sur les encaissements. Pour les livraisons de biens, seuls les comptes de TVA sur les débits seront utilisés. Pour les prestations de services, le logiciel opère un lien informatique entre les comptes de TVA sur les encaissements, et le compte fournisseur ou client.

Prenons l'exemple d'une entreprise qui souhaite réaliser sa déclaration de TVA pour le mois de février de l'année N. Pour ses ventes de prestations de services, l'entreprise n'a pas opté pour la TVA sur les débits. Ce contrôle permet de contrôler les enregistrements comptables liés aux ventes.

Pour les livraisons de biens, la TVA est exigible lors de la livraison (ou de la facture). Les comptes de TVA collectée sur les Débits, mouvementés lors de l'enregistrement des factures de février sont donc entièrement exigibles sur ce mois.

Pour les prestations de services, la TVA est exigible lors des encaissements. Au moment de la facture, la TVA collectée n'est pas encore exigible. On ne peut reprendre le solde du compte 4457121 dans la déclaration de TVA.

Il est donc possible de retrouver la TVA exigible à partir du montant total des comptes 411 crédités correspondant à des clients, acheteurs de prestations de services. Dans cet exercice, les encaissements de prestations de services TTC s'élèvent à 178.000 € (total du crédit du compte 411 Créances clients - régime encaissements).

On utilise le même raisonnement que pour la TVA collectée. Pour la TVA sur les encaissements, on trouve la TVA exigible du mois de février à partir de la somme des décaissements réalisés en faveur des fournisseurs de prestations de services de l'entreprise, soit le débit du compte 401 Dettes fournisseurs - régime encaissements.

Le montant de la TVA à décaisser s'obtient par soustraction entre la TVA collectée et la TVA déductible exigible au cours du mois considéré.

La balance des comptes de février laisse apparaître un solde débiteur pour le compte 44567 Crédit de TVA. Il signifie que l'entreprise a une créance (3.000 €) au profit du Trésor public, issu du ou des déclarations de TVA du ou des mois précédents. La présence en comptabilité de ce solde signifie que l'entreprise n'a pas demandé son remboursement.

L'enregistrement comptable de la TVA consiste à la fin du mois considéré à solder les comptes de TVA collectée et déductible pour le montant exigible sur la période. En cas de TVA à décaisser, l'écriture est soldée par le compte 44551 TVA à décaisser (crédit).

Le crédit de TVA étant supérieur à 760 €, l'entreprise souhaite se le faire rembourser. Le Trésor public vire la somme sur le compte de l'entreprise le 2 avril N.

En résumé, un rapprochement de TVA rigoureux est indispensable pour garantir l'exactitude des déclarations et éviter les sanctions fiscales. En suivant les étapes décrites dans ce guide, vous serez en mesure de détecter les erreurs potentielles et d'assurer la conformité de votre entreprise avec la réglementation en vigueur.

Type de TVA	Définition	Impact sur l'entreprise
TVA Collectée	Taxe perçue par l'entreprise sur ses ventes.	Doit être reversée à l'État.
TVA Déductible	Taxe payée par l'entreprise sur ses achats de biens et services.	Peut être récupérée ou déduite de la TVA collectée.
TVA à Décaisser	Différence positive entre la TVA collectée et la TVA déductible.	Montant que l'entreprise doit verser à l'État.
Crédit de TVA	Différence négative entre la TVA collectée et la TVA déductible.	Peut être reporté, remboursé ou utilisé pour compenser d'autres impôts.

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