Comment obtenir un extrait Kbis : Guide complet

Document essentiel à de nombreuses démarches administratives et opérations commerciales, l’extrait Kbis est indispensable au bon fonctionnement des entreprises. Véritable pièce d'identité juridique d'une entreprise, il est indispensable à la réalisation de nombreuses démarches administratives et opérations commerciales. Il peut être délivré à toute personne intéressée, qu’elle dispose ou non d’un lien avec la société.

Alors, comment peut-on obtenir un extrait Kbis ? Est-il possible de faire une demande d'extrait Kbis sur internet ? Comment obtenir un extrait Kbis à jour ? Découvrez toutes les options qui s’offrent à vous pour effectuer une demande de Kbis en ligne.

Exemple d'extrait Kbis

Qu'est-ce qu'un extrait Kbis ?

Le Kbis en France est un extrait du registre du commerce et des sociétés (RCS). Délivré à toutes les sociétés immatriculées au RCS, il sert à prouver la valeur légale des entreprises et autres entités juridiques. L’extrait Kbis est un document obligatoire dans les relations entre les entreprises et l’administration, mais également lors des échanges commerciaux entre professionnels.

Véritable carte d’identité d’une entreprise, le Kbis est également nécessaire pour pouvoir candidater à des appels d’offre émanant d’un organisme public ou d’une entreprise privée. Le rôle du Kbis vise à faciliter l’identification des entreprises. À ce titre, il récapitule l’ensemble des informations portées au registre du commerce et des sociétés.

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Parmi les renseignements fournis par le Kbis, se trouvent le statut juridique de l’entreprise, l’adresse de son siège social, le nom de son dirigeant ou encore le montant de son capital social. L’ensemble des décisions du tribunal de commerce relatives à d’éventuelles procédures collectives sont également consignées dans ce document. Par conséquent, l’extrait Kbis sert à informer de la santé financière des entreprises en mentionnant les procédures de sauvegarde, les liquidations ou redressements judiciaires dont elles ont pu faire l’objet.

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Qui doit avoir un KBIS ?

Le KBIS atteste, tout d'abord, que la société a une existence légale, qu'elle est régulièrement inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Le RCS existe depuis 1919 et répertorie l'ensemble des entreprises françaises et des succursales d'une société étrangère ayant une activité commerciale, quelle que soit leur forme juridique : SARL, SA, SAS, association sans but lucratif ayant émis des obligations, Société Civile Professionnelle d'avocat (SCP d'avocats), Établissement Public Industriel et Commercial (EPIC) etc.

La seule exception concerne les agents commerciaux et les EIRL (Entreprises Individuelles à Responsabilité Limitée). En effet, ces derniers s’inscrivent au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC). Dans tous les autres cas, l'inscription au RCS est obligatoire y compris pour les personnes physique (entreprise individuelle) ayant une activité commerciale.

L'extrait KBIS fait, en quelque sorte, office de carte d'identité pour ces sociétés. Il arrive régulièrement qu'un KBIS soit demandé à des entreprises non commerciales. Elles ont alors la possibilité de fournir un document équivalent :

Extrait D1, pour les artisans inscrits au répertoire des métiers.
Le certificat d'inscription au répertoire des entreprises et des établissements (SIRENE) à télécharger sur la plateforme de l'INSEE, pour les professions libérales ayant une activité non-commerciale.

L'extrait KBIS est généralement demandé par les établissements financiers, par les partenaires commerciaux, par les administrations lors d'un appel d'offre public (comme d'ailleurs le numéro de TVA intracommunautaire). Le KBIS est également réclamé par un grossiste, pour l'ouverture d'un compte au nom de la société.

Comment obtenir un extrait Kbis ?

Deux options s'offrent à vous pour demander un extrait Kbis. Vous pouvez soit vous adresser au greffe du tribunal de commerce dont vous dépendez soit faire une demande d'extrait Kbis en ligne sur Infogreffe.fr, un portail internet qui regroupe les greffes des tribunaux de commerce français. Il est important de savoir que c'est un site officiel accessible à toute personne intéressée. De ce fait, toutes les informations concernant votre entreprise immatriculée RCS sont rendues publiques.

Toute personne a la possibilité de demander un extrait KBIS, car il s'agit d'un document public. Elle doit simplement pouvoir indiquer la raison sociale ou le numéro d'immatriculation (ex SIREN ou SIRET). Mais dans les faits, la demande se fait le plus souvent auprès du chef d'entreprise, car il s'agit d'une demande payante :

2,69 euros pour un retrait sur place.
4,03 euros pour un envoi par courrier.
3,37 euros pour une demande effectuée en ligne.

Pour éviter de payer à chaque demande, il est possible de souscrire un abonnement au site infogreffe.

Comment commander un extrait Kbis en ligne ?

Pour commander et obtenir un Kbis en ligne, il convient de se rendre sur le site Infogreffe.fr. Il s’agit d’un portail internet qui regroupe l’ensemble des greffes des tribunaux de commerce français. Accessible à toute personne intéressée, ce site officiel permet de rendre publiques les informations portées au registre du commerce et des sociétés.

Pour faire une demande d'un extrait Kbis sur le site d'Infogreffe, il faut identifier l'entreprise concernée en entrant son numéro Siren ou sa dénomination sur la barre de recherche.

La marche à suivre pour obtenir le Kbis d’une entreprise sur le site Infogreffe est la suivante : Identifiez la société concernée dans la barre de recherche à l’aide de sa dénomination ou de son numéro Siren.

Depuis 2019, les greffiers des tribunaux de commerce ont décidé de mettre en place un système d'identification en ligne permettant aux chefs d'entreprises d'obtenir leur extrait Kbis. Désormais, il est donc possible de se procurer le document officiel en version numérique et de manière illimitée sur le site MonIdenum. Il s'agit d'un service d'authentification sécurisé qui permet aux chefs d'entreprise de s'identifier auprès du greffe du tribunal de commerce compétent.

Plusieurs étapes sont à suivre pour ce faire. Tout d'abord, il faut envoyer une copie de votre pièce d'identité numérique sur le site pour l'activation de votre identité numérique. Cela va vous permettre de vous authentifier auprès des services digitaux partenaires. Opérant un rapprochement avec le RCS, MonIdenum va, par la suite, vous envoyer votre extrait Kbis.

En tant que dirigeant d’une entreprise ou d’une société, vous pouvez donc obtenir gratuitement et de manière illimitée votre Kbis numérique par le biais du téléservice MonIdenum. Ce service d’identification gratuit et sécurisé vous permet de vous authentifier auprès du greffe du tribunal de commerce compétant. Pour cela, il convient de se rendre sur le site monidenum.fr et de suivre les étapes suivantes :

Activez votre identité numérique en transmettant une copie de votre pièce d’identité au format numérique.
Une fois votre identité activée, vous pouvez vous authentifier auprès des services digitaux partenaires.
Le téléservice MonIdenum opère alors un rapprochement avec le registre du commerce et des sociétés, vous permettant d’obtenir gratuitement l’extrait Kbis numérique de votre entreprise.

Il convient également de noter que, pour les personnes n’ayant pas accès à internet, il est possible de se procurer un extrait Kbis en se rendant directement au greffe du tribunal de commerce territorialement compétant.

Demande d'extrait Kbis pour auto-entrepreneurs et artisans

Pour les auto-entrepreneurs exerçant une activité commerciale, l'obtention de l'extrait Kbis est conditionnée par l'inscription au RCS. Pour cela, il faut s'adresser au Centre de Formalités des Entreprises géré par la CCI. Une fois votre auto-entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés, vous pouvez faire une demande d'extrait Kbis au Greffe du Tribunal de Commerce dont vous dépendez ou bien sur le portail numérique infogreffe.fr.

Ceux dont l'activité est artisanale devront, par contre, s'inscrire au Répertoire des Métiers du CFE de la Chambre des Métiers et de l'Artisanat. Il s'agira, ici, d'un extrait D qui est l'équivalent de l'extrait Kbis. En revanche, l'immatriculation au RM et au RCS est obligatoire pour les artisans dont les activités comportent une partie commerciale et qui souhaitent obtenir un extrait Kbis.

Comment demander un extrait Kbis à jour ?

Notons que la validité de l'extrait Kbis est de moins de 3 mois. Document indispensable à de nombreuses formalités administratives et transactions commerciales, l’extrait Kbis de votre entreprise doit généralement dater de moins de 3 mois pour être recevable. Pour mener à bien l'ensemble de vos démarches administratives et professionnelles, il convient de demander l'envoi périodique du document officiel sur le portail internet Infogreffe.fr. Vous trouverez cette option lors du processus de la commande.

Si officiellement le Kbis dispose d’une durée de validité illimitée à compter de sa date de délivrance par le greffe du tribunal de commerce, il en est souvent tout autrement dans la pratique. En effet, pour la majorité des démarches, seul un extrait Kbis daté de moins de 3 mois est accepté. Pour exemple, un Kbis récent s’avère nécessaire pour :

Ouvrir un compte bancaire à titre professionnel ;
Signer un contrat de location pour un local commercial ;
Candidater à un marché public ou privé ;
Effectuer l’ensemble des démarches administratives relatives à votre entreprise.

En fournissant un extrait Kbis de moins de 3 mois, vous contribuez à rassurer vos partenaires financiers et à lever les doutes qu’ils pourraient avoir sur la fiabilité des informations contenues dans ce document. En effet, un extrait Kbis de plus de 3 mois n’offre pas les mêmes garanties qu’un document récent. Les entreprises étant amenées à évoluer régulièrement, le Kbis revêt rapidement un caractère désuet et perd de sa valeur auprès de vos partenaires professionnels. C’est pourquoi il convient d’effectuer une demande de Kbis tous les trimestres, mais également lorsqu’un changement statutaire intervient dans votre société.

Pour obtenir régulièrement votre extrait Kbis, vous devez cocher la case « courrier », la périodicité et la durée durant laquelle vous souhaitez recevoir le document. Cette durée ne doit pas excéder les 24 mois.

À titre d'exemple, vous recevrez 8 plis incluant chacun un extrait Kbis pour l'option « recevoir tous les 3 mois pour une durée de 24 mois ». Les documents seront envoyés à l'adresse postale de votre profil, mais vous pouvez aussi spécifier une adresse différente. En outre, vous avez la possibilité de suivre et visualiser les spécificités des envois périodiques d'extraits Kbis : dates d'envoi prévu et effectué avec référence de la commande. De plus, vous pouvez avoir accès à la liste des sociétés sur lesquelles vous avez souscrit à un envoi périodique du Kbis et aux détails des envois.

Est-il possible de souscrire un envoi périodique d'extrait Kbis pour toutes les entreprises ?

La souscription à un envoi périodique d'extrait Kbis pour les sociétés, GIE et sociétés civiles et les commerçants immatr...

Informations indiquées sur un KBIS

Le KBIS contient des informations essentielles sur la société.

Pour une société à responsabilité limitée, les informations suivantes sont présentes :

Le numéro d'identification (anciennement numéro Siren) et le code NAF (Nomenclature d'Activité Française). Le code NAF constitué de 4 chiffres et 1 lettre est attribué par l'INSEE à des fins statistiques.
La raison sociale.
La forme juridique.
Le nom commercial.
L'adresse du siège.
L'activité détaillée.
Le montant du capital social. Ce capital sert à financer la société et de garantie pour les tiers débiteurs.
La date de constitution de la société et sa durée de vie.
La référence des autorisations obligatoires pour une profession réglementée (copie de l'autorisation préfectorale, pour une société de domiciliation, par exemple).
L'identité complète des principaux dirigeants et du commissaire aux comptes.
La présence d'une éventuelle procédure collective (procédure de sauvegarde, liquidation ou redressement judiciaire).

Pour les entreprises individuelles à visée commerciale sont également mentionnés des renseignement sur le dirigeant :

Son nom et prénom.
Sa date de naissance.
Sa nationalité.
Son adresse.

Ces informations sont susceptibles d'évoluer au cours de la vie de l'entreprise commerciale. C'est pourquoi la date de validité d'un extrait KBIS est limitée à trois mois. De plus, pour être valable, le KBIS doit obligatoirement être signé par le greffier du tribunal compétent.

Quelles sont les sanctions en l'absence de KBIS ?

L'absence d'inscription volontaire au registre du commerce et des sociétés est assimilée à un travail dissimulé. Cette infraction est généralement constatée, lors d'un contrôle de l'URSSAF. La peine encourue va jusqu'à 3 ans de prison et 45 000 euros d'amende, pour une personne physique. Pour les personnes morales, l'amende peut s'élever à 225 000 euros et être accompagnée de sanctions administratives.

Par ailleurs, si une personne physique commerçant ou une société ne s'inscrit pas au RCS, une injonction de s'immatriculer assortie éventuellement d'une astreinte peut être prononcée par un juge. Ce juge peut se saisir d'office ou être saisi par le Procureur de la République ou par toute personne, qui y a un intérêt.

Comment s'immatriculer au RCS ?

L'inscription au RCS peut se faire au plus tôt un mois avant le début d'activité commerciale et au plus tard, dans les 15 jours, qui suivent.

Pour s'inscrire, il existe deux possibilités :

Le Centre de Formalité des Entreprises (CFE) de la Chambre de Commerce et de l'Industrie (CCI). La démarche peut être effectuée en ligne ou sur place.
Le greffe du tribunal de commerce. La demande d'immatriculation peut être envoyée par courrier au tribunal compétent, c'est-à-dire celui du siège social de l'entreprise. Le formulaire à compléter dépend de la forme juridique de la société. La demande peut également se faire directement sur le site infogreffe.fr

Si le dossier est complet, un extrait KBIS est alors délivré, dans un délai de 24 heures.

Dans quels cas effectuer la mise à jour de votre Kbis ?

Le Kbis est un extrait du registre du commerce et des sociétés qui, à ce titre, doit être conforme à la situation actuelle de votre entreprise. Lorsqu’une modification des statuts intervient, il vous appartient donc d’effectuer une mise à jour de votre extrait Kbis. L’actualisation de l’extrait du registre du commerce et des sociétés doit notamment être réalisée en cas de changement relatifs :

à l’adresse du siège social ;
au montant du capital social ;
au statut juridique ;
à la dénomination sociale ou commerciale ;
au gérant ou au dirigeant.

De même, lorsqu’une entreprise fait l’objet d’une procédure collective, une inscription est portée d’office au registre du commerce et des sociétés par le greffe du tribunal de commerce. Par conséquent, l’extrait Kbis de votre entreprise sera automatiquement mis à jour lors de l’ouverture, de la fermeture ou du renouvellement d’une procédure collective.

Comment actualiser l’extrait Kbis de votre entreprise ?

Avant de pouvoir effectuer la mise à jour de votre extrait Kbis, il convient de réaliser toutes les démarches relatives à la modification statutaire de votre société, à savoir :

La ratification de la modification des statuts par décision collective ou individuelle en fonction du régime juridique de votre société ;
La publication des modifications statutaires dans un journal d’annonces légales ;
Le dépôt d’un dossier auprès du greffe du tribunal de commerce compétant.

Une fois le dossier complet déposé au greffe du tribunal de commerce, le greffier se charge de vérifier l’exactitude des modifications déclarées avant de mettre à jour les informations portées au registre du commerce et des sociétés. Le Kbis de votre entreprise est ensuite actualisé, vous permettant d’obtenir un extrait à jour du registre du commerce et des sociétés.

Comment obtenir un extrait Kbis daté de moins de 3 mois ?

Pour obtenir un Kbis récent, il est possible d’effectuer une demande ponctuelle ou de mettre en place un envoi périodique sur le site Infogreffe.fr. La demande d’extrait Kbis en ligne peut être réalisée par toute personne intéressée, qu’elle fasse partie ou non de l’entreprise. Pour une demande ponctuelle, le document peut vous être adressé par courrier postal ou électronique, ou encore mis à disposition en téléchargement dans votre espace personnel Infogreffe. En revanche, si vous optez pour l’envoi périodique d’un extrait Kbis, le document vous sera obligatoirement transmis par voie postale, à la fréquence et pendant la durée de votre choix. Vous pouvez ainsi choisir un envoi trimestriel qui vous permettra de bénéficier automatiquement d’un Kbis daté de moins de 3 mois. La demande d’extrait Kbis sur le site Infogreffe est un service payant qui implique des frais de dossier, et le cas échéant, des frais d’envoi. En tant que chef d’entreprise, vous pouvez vous procurer gratuitement votre extrait Kbis à jour. Pour cela, vous devez utiliser le téléservice sécurisé MonIdenum afin d’activer votre identité numérique. Une fois votre authentification réussie, vous êtes mis en relation avec le greffe du tribunal de commerce compétant qui vous délivre votre dernier Kbis au format numérique.

Quels sont les risques avec un KBIS de plus de 3 mois ?

Les informations présentées sur un extrait KBIS datant de plus de 3 mois ne sont pas considérées comme officielles. Cet extrait ne peut donc pas constituer une garantie pour les parties à une transaction commerciale avec l’entreprise concernée. Si ce document date d’une période supérieure à trois mois, il est en effet fort possible que les dernières modifications sur la société n’ont pas encore été prises en compte.

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