Comptabilisation des achats de masques et gel hydroalcoolique : les comptes comptables à utiliser

Dans le contexte sanitaire actuel, de nombreuses entreprises ont engagé des dépenses liées à la santé et sécurité au travail, notamment l'achat de masques et de gel hydroalcoolique. Ces dépenses doivent être correctement comptabilisées pour respecter à la fois les règles comptables et fiscales en vigueur. Cet article détaille les méthodes et les comptes comptables à utiliser pour enregistrer les achats de masques et de gel hydroalcoolique ainsi que d’autres produits pharmaceutiques en entreprise.

1. Comptabilisation des frais liés aux produits pharmaceutiques et de santé au travail

Les frais liés à l’achat de produits pharmaceutiques, tels que les masques, gels hydroalcooliques, médicaments ou petit matériel médical, sont comptabilisés en charge dans le compte 6475 « Médecine du travail, pharmacie ». Ce dernier est une subdivision du compte 647 « Autres cotisations sociales » et est destiné à centraliser toutes les dépenses engagées au titre de la santé au travail et de la pharmacie d’entreprise.

Le compte 6475 sert notamment à comptabiliser :

• les cotisations obligatoires versées aux services de santé au travail ;
• les frais liés aux visites médicales réglementaires (embauche, reprise, périodiques) ;
• les achats de médicaments, consommables ou petit équipement à usage interne ;
• les actifs circulants médicaux (trousses de premiers secours, fournitures stériles, matériel de soin), sous réserve qu’ils ne soient pas immobilisés ;
• les honoraires des professionnels de santé intervenant dans le cadre du suivi des salariés.

Important : Les charges exceptionnelles sur opération de gestion (compte 671) ne doivent pas être utilisées pour enregistrer ces frais, sauf si la dépense est exceptionnelle, non récurrente et ne relève pas de l’activité normale de l’entreprise.

Écritures comptables types

Pour une facture de médecine du travail :

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Si la facture n'est pas encore reçue à la clôture de l'exercice :

Pour des frais d’achat direct de médicaments ou matériel médical :

Dans chaque cas, le compte 6475 correspond à une charge de personnel indirecte liée à la santé et la sécurité.

2. TVA et fiscalité liées aux achats de masques et gel hydroalcoolique

Les cotisations versées à la médecine du travail sont en principe exonérées de TVA. En revanche, les achats de médicaments ou de matériel médical, notamment les masques et gels hydroalcooliques, peuvent être soumis à un taux réduit de TVA selon leur nature.

Fiscalement, les dépenses enregistrées dans le compte 6475 sont déductibles du résultat fiscal car elles sont liées à des obligations légales ou à des actions menées pour le bien de l'entreprise.

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Il est important, en cas de contrôle fiscal, de justifier l’affectation des dépenses au compte 6475. Ces charges liées à la santé au travail n’entrent pas dans l’assiette des cotisations sociales, contrairement à certains avantages en nature.

Dans certaines situations, des dépenses peuvent transiter temporairement par des services bancaires ou équivalents lors de paiements immédiats via des comptes de trésorerie. Une tolérance fiscale peut être admise pour les montants faibles, sous réserve du respect de la cohérence comptable.

3. Quand doit-on enregistrer des frais d’achat liés à la pharmacie en entreprise ?

L’enregistrement de frais pharmaceutiques ou médicaux dans un compte d’achat pharmacie intervient notamment dans les cas suivants :

• paiement des cotisations aux services de santé au travail (services interentreprises ou autonomes) ;
• organisation des visites médicales obligatoires pour les salariés (embauche, périodique, reprise) ;
• achat de médicaments, petit équipement ou fournitures médicales pour l’infirmerie d’entreprise ;
• achat de trousses d’urgence ou de premiers soins ;
• mise en place ou aménagement d’une infirmerie ou d’un local médical sur site ;
• rémunération ponctuelle des professionnels de santé (médecins du travail, infirmiers) ;
• actions de prévention ou de formation professionnelle relatives à la santé au travail ;
• activités annexes en santé et sécurité ;
• versements complémentaires liés à l’assurance maladie pour la couverture santé collective.

Toutes ces dépenses doivent être enregistrées dans le compte comptable 6475.

4. La prise en compte des masques en entreprise : catégories et conseils

Suite à l’évaluation des risques, si le port du masque est nécessaire malgré les mesures barrières et modifications de l’organisation du travail, l’employeur doit fournir un masque adapté à l’activité et aux expositions liées au poste de travail.

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Les masques chirurgicaux répondent aux impératifs liés au COVID-19 mais ne protègent pas contre les poussières, nanomatériaux, vapeurs ou gaz. La durée maximale de filtration indiquée par l’INRS est de 4 heures.

On distingue deux catégories principales :

• Catégorie 1 : masques individuels pour professionnels en contact avec le public (policiers, hôtesses de caisse, etc.) ;
• Catégorie 2 : masques à visée collective pour protéger un groupe, destinés aux personnels ayant des contacts occasionnels avec d’autres personnes.

Il convient d’adapter le choix du masque à son usage réel. En cas de nécessité démontrée par l’évaluation des risques, un temps de formation au port correct doit être prévu conformément aux articles R4323-1 et suivants du Code du travail.

L’INRS souligne qu’un port prolongé mal maîtrisé du masque, avec des manipulations fréquentes, peut augmenter le risque de transmission.

Approvisionnement et réglementation

Pour faciliter les commandes, les entreprises peuvent se rendre sur la place de marché nationale et contacter directement les fabricants. La Direction Générale des Entreprises a également établi une liste d’importateurs reconnus.

Un tableau d’équivalence entre normes européennes et étrangères (notamment pour masques chirurgicaux et FFP2) est disponible, ainsi qu’un guide sur les procédures d’importation sur le site des Douanes.

La vigilance est nécessaire car des fraudes sur les normes des masques importés se multiplient. Il est conseillé d’importer uniquement des masques certifiés aux normes CE ou équivalentes et d’exiger les documents justificatifs.

5. Imputation comptable des achats de gel hydroalcoolique

Le choix du compte pour enregistrer l’achat de gel hydroalcoolique fait parfois débat, entre les comptes 6065, 6066 et 6068. En pratique, la plupart des comptables utilisent le compte 6065 « Fournitures non stockables (eau, énergie) » en assimilant le gel hydroalcoolique à un produit similaire au savon.

Certains préfèrent le compte 6066 pour mieux refléter son utilisation spécifique souvent liée aux services infirmiers, mais cela ne change pas fondamentalement la nature de la charge.

La nomenclature comptable ne donne pas de directive très précise, donc cette liberté d’imputation existe tant que la cohérence est maintenue et que les charges restent correctement documentées.

6. Vêtements de protection et autres équipements individuels

Les vêtements professionnels considérés comme équipements de protection individuelle (EPI) doivent également être comptabilisés. Leur acquisition, location ou stock ont une gestion comptable spécifique :

• Les EPI achetés sont enregistrés à l’achat, puis soumis à inventaire en fin d’exercice ;
• Les EPI non stockés sont comptabilisés directement en charges ;
• Les EPI loués doivent être immobilisés (compte 21) et font l’objet d’un amortissement (compte 68112 et 281) ;
• Les amortissements sont calculés selon la durée réelle d’utilisation.

Le Code du travail, article R. 233-83-3, impose à l’entreprise de fournir des équipements de protection adaptés aux risques encourus par le personnel. Ces investissements participent à la santé et à la sécurité au travail.

7. Cas spécifique des dons, cadeaux et frais sociaux

Il est important de distinguer les achats destinés à la santé au travail des dépenses à caractère social ou de cadeaux. Dans ce cas, l’imputation comptable diffère et le respect des procédures administratives est strict.

Par exemple, l’achat de cartes cadeaux ou de cadeaux aux salariés doit être justifié par un acte ou une délibération si nécessaire, et peut relever du compte 6238 « Divers, pourboires, dons courants ».

Le comptable n'est pas juge de l’opportunité des dépenses mais doit vérifier la correcte imputation selon la nature de la dépense et les justificatifs fournis.

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