Comptabilisation des achats de marchandises et gestion des stocks en comptabilité générale

En comptabilité, le stock désigne l’ensemble des biens détenus par une entreprise, destinés à être vendus ou utilisés dans son processus de production. Ainsi, les stocks, en tant qu'éléments incontournables de la comptabilité, jouent un rôle stratégique en reflétant à la fois la gestion opérationnelle de l'entreprise et sa capacité à répondre à la demande. Une gestion optimale des stocks, associée à un traitement comptable rigoureux, est donc primordiale pour garantir la fiabilité des comptes et permettre une analyse éclairée de la situation de l’entreprise.

Définition, rôles et typologie des stocks

Les stocks sont les biens qui interviennent dans le cycle d’exploitation de l’entreprise, pour être consommés ou vendus dans un futur proche. Ce sont par exemple les matières premières, les marchandises, ou les produits en cours de production. Ces biens représentent une charge financière et une immobilisation de capitaux, c’est pourquoi ils doivent être recensés, évalués, et faire l’objet d’une bonne rotation - on parle alors de “rotation des stocks”.

Il existe plusieurs typologies de stocks :

Les stocks de marchandises, généralement pour les commerçants et entreprises commerciales (tous les produits vendus dans un magasin, par exemple.).
Les stocks de matières premières, qui sont des biens achetés par une entreprise pour une consommation ultérieure (des produits de formulation pour une R&D, par exemple.).
Les stocks de produits en cours de production ou semi-finis, qui correspondent aux articles semi-finis.
Les stocks de produits finis qui sont des produits directement fabriqués par l'entreprise et qu'elle peut vendre.
Les stocks d'emballages vides.

Le stock dans les états financiers

Le bilan comptable et le compte de résultat sont des documents essentiels pour toute entreprise, car ils offrent une photographie précise de sa santé financière à un moment donné et de son résultat net réalisé au cours de l’exercice. Les stocks occupent une place particulière dans ces documents. Ils représentent non seulement une ressource stratégique pour l’activité de l’entreprise, mais aussi un actif circulant qui impacte directement le patrimoine comptable et financier.

Le bilan comptable : ici, les stocks sont inscrits dans l’actif du bilan comptable, avec leur montant brut, accompagnés des éventuelles dépréciations et de la valeur nette.

Le compte de résultat : le compte de résultat, quant à lui, mesure la performance économique de l’entreprise sur une période donnée. Le résultat net de l'exercice comptable y est déterminé, révélant si l'entreprise a réalisé un bénéfice ou subi une perte.

Les annexes comptables : elles détaillent les règles appliquées pour la valorisation et la gestion des stocks.

L’obligation d’inventaire et méthodes de suivi

Toute personne ou entreprise ayant la qualité de commerçant est tenue de réaliser un inventaire physique des stocks au moins une fois par an. On parle d’inventaire comptable permanent quand celui-ci est un enregistrement continu des mouvements et permet de connaître de manière permanente le niveau des stocks.

Deux approches sont possibles pour organiser cet inventaire :

L’inventaire intermittent : cette méthode consiste à comptabiliser les stocks uniquement lors des inventaires physiques, généralement à la clôture de l’exercice comptable.
L’inventaire permanent ou perpétuel : cette méthode implique un suivi continu des entrées et sorties de stocks grâce à des outils comme des logiciels de gestion. Les comptes sont mis à jour en temps réel. Cette méthode est reconnue pour être plus fiable que l’inventaire intermittent, elle est donc à privilégier.

Si l’entreprise décide de mettre en place un inventaire permanent fiable, elle peut réaliser son inventaire physique à une date différente de celle de la clôture de l’exercice. Elle peut également procéder à des inventaires physiques tournants.

Lire aussi: Guide TVA : Achat en Chine

Erreurs fréquentes à éviter lors de l’inventaire

L'inventaire des stocks est une étape cruciale pour assurer la fiabilité des comptes d'une entreprise et garantir une gestion optimale des ressources. Toutefois, plusieurs erreurs peuvent survenir lors de ce processus, entraînant des conséquences sur la comptabilité et la performance globale.

Voici les principales erreurs à éviter lors de l’inventaire des stocks :

Négliger la fréquence des inventaires : certains entrepreneurs commettent l’erreur de ne pas effectuer des inventaires réguliers.
Ne pas prendre en compte les écarts de comptabilisation : omissions, enregistrements erronés ou mouvements non enregistrés.
Ne pas faire correspondre les quantités physiques avec les quantités comptabilisées.
Oublier d’intégrer les stocks en transit (livraisons en cours, par exemple).
Manquer de documentation et de traçabilité : chaque mouvement doit être correctement enregistré et documenté.
Ne pas utiliser de logiciel : pour optimiser la gestion des stocks, s'équiper d'un logiciel dédié est essentiel.

Évaluation et valorisation des stocks

Tous les types de stocks d’une entreprise, qu’il s’agisse de marchandises, de matières premières ou de produits finis, doivent faire l’objet d’une évaluation précise. La notion de coût d’un stock va bien au-delà du simple prix d’achat. Elle inclut tous les coûts nécessaires pour amener les biens à leur état actuel et à leur emplacement final.

Les méthodes d’évaluation différeront selon la nature des stocks :

Matières premières, marchandises et approvisionnements : ces stocks sont évalués à leur coût d’acquisition, qui inclut non seulement le prix d’achat, mais aussi les frais accessoires directement liés, tels que les frais de transport ou d’assurance. Coût d’acquisition = Prix d’achat + Frais accessoires.
Produits finis et en cours de fabrication : ils sont évalués à leur coût de production, qui englobe le coût d’acquisition des matières premières utilisées, les charges directes liées au processus de fabrication et les charges indirectes imputables à la production. Coût de production = Coût d’acquisition des matières + Charges directes de production + Charges indirectes de production.

Lors de la clôture de son exercice comptable, l’entreprise doit évaluer avec précision le montant de ses stocks. Mais quelle méthode adopter pour déterminer cette valeur : un coût moyen ou bien le coût du dernier produit acquis ? En France, le plan comptable général autorise deux méthodes de valorisation des stocks :

Lire aussi: Congés payés : impact sur la TVA

La méthode du « Premier Entré, Premier Sorti » (PEPS ou FIFO en anglais).
La méthode du Coût Unitaire Moyen Pondéré (CUMP).

A noter : il existe également la méthode du « Dernier Entré, Premier Sorti » (DEPS ou LIFO en anglais), qui est l'opposé de PEPS (FIFO). Cette méthode suppose que les produits acquis ou fabriqués en dernier sont les premiers à être vendus ou utilisés. Cependant, il faut noter que cette méthode est interdite en France.

Exemple chiffré et traitement des frais accessoires

S’agissant des frais accessoires d’achat (frais de port, droits de douane notamment), ils doivent généralement être incorporés au prix d’achat des marchandises et donc être enregistrés dans le compte 607 « Achats de marchandises ». Ils formeront alors leur coût d’acquisition.

Exemple : une entreprise acquiert des marchandises pour 10 000 euros hors taxes. A ce montant s’ajoutent des frais de port pour 100 euros hors taxes et la TVA pour 220 euros. Les biens sont livrés le 15/10/N et la facture transmise à cette date. Elle est réglée par virement le 31/10/N.

Comptes comptables et écritures liées aux stocks

Selon le Plan Comptable Général (PCG), la gestion des stocks se traduit par leur enregistrement dans les comptes de classe 3 au bilan comptable, en fonction de leur nature :

Compte 31 : Stocks de matières premières
Compte 32 : Stocks de matières et fournitures consommables
Compte 33 : Stocks de produits et travaux en cours
Compte 34 : Stocks de prestations de services en cours
Compte 35 : Stocks de produits (intermédiaires, finis ou résiduels)
Compte 37 : Stocks de marchandises

Au niveau du compte de résultat, les variations de stocks sont enregistrées dans des comptes spécifiques :

Compte 6031 : Variation des stocks de matières premières et fournitures
Compte 6032 : Variation des stocks d’autres approvisionnements
Compte 6037 : Variation des stocks de marchandises
Compte 7133 : Variation des en-cours de production de biens
Compte 7134 : Variation des en-cours de production de services

Ces comptes permettent de suivre précisément l’impact des variations de stocks sur la situation financière et la performance économique de l’entreprise.

Comptabilisation : inventaire intermittent (écritures types)

Avec la méthode de l'inventaire intermittent, les biens sont comptés et évalués au moins une fois par an, généralement à la fin de l'exercice ou à une date suffisamment proche. Réaliser un inventaire physique (souvent en fin d'année) est très important.

Comptabiliser le stock final à la clôture de l'exercice : à la clôture de l'exercice, le stock final (stock de fin d'année) est comptabilisé dans le journal d'opérations diverses ou un journal dédié aux écritures à extourner. Cette écriture fait apparaître la variation de stock dans les comptes.

Exemple : l'inventaire fait apparaître des matières premières pour 95 000€, des emballages pour 10 000€ et des marchandises à revendre pour 15 000€. Ces trois opérations auraient pu être passées en une écriture unique.

Extourner le stock initial à l'ouverture de l'exercice suivant : à l'ouverture de l'exercice suivant, les écritures sont simplement extournées. De nombreux logiciels permettent d'automatiser cette extourne.

Comptabilisation : inventaire permanent (écritures types)

Dans le cadre de l'inventaire permanent, le comptable ou plutôt le logiciel passe les écritures en comptabilité à chaque entrée ou sortie de matières premières, approvisionnements ou marchandises.

Exemple de comptabilisation d'un stock de marchandises avec la méthode de l'inventaire permanent :

Achat de marchandises : Débit compte 607 Achat de marchandises / Crédit compte 401 Fournisseur (et TVA en compte 44566).
Entrée au stock : Débit compte 37 Marchandises / Crédit compte 6037 Marchandises.
Vente : Débit compte 411 Client / Crédit compte 707 Vente de marchandises (et TVA collectée en 44571).
Sortie du stock : Débit compte 6037 Variation de stock de marchandises / Crédit compte 37 Stock de marchandises.

Avec ces écritures, l'entreprise connaît précisément l'état de son stock de marchandises et les quantités disponibles, à tout moment.

Dépréciations et provisions

La dépréciation, concept essentiel en comptabilité, représente la perte de valeur d'un actif au fil du temps. En effet, tous les stocks ne conservent pas leur valeur initiale. Certains peuvent se déprécier en raison de l’usure, de l'obsolescence ou de la péremption (pour les produits périssables).

En cas de dépréciation des stocks et/ou des en-cours, celle-ci se comptabilise comme suit :

Débit : compte 68173 « Dotations aux dépréciations des stocks et en-cours »
Crédit : compte 39 « Provisions pour dépréciations des stocks et en-cours »

En cas de réduction ou d’annulation de la dépréciation, les écritures suivantes doivent être enregistrées :

Crédit : compte 78173 « Reprise sur provisions pour dépréciations des stocks et en-cours »
Débit : compte 39 « Provisions pour dépréciations des stocks et en-cours »

Ces écritures comptables doivent être contrepassées au début de l'exercice comptable suivant.

Risques d’erreur et impact sur le bilan

Les erreurs de comptabilisation, telles que la surévaluation ou la sous-évaluation des stocks, peuvent avoir des conséquences graves : elles faussent le bilan et affectent les décisions financières. Une mauvaise gestion des stocks peut entraîner des erreurs dans le bilan, avec des conséquences importantes :

La surévaluation des stocks : si les stocks sont évalués à un montant supérieur à leur valeur réelle, cela peut gonfler artificiellement les actifs et donner une fausse image de la santé financière de l’entreprise.
La sous-évaluation des stocks : à l’inverse, une sous-évaluation peut minimiser la valeur des actifs, ce qui pourrait décourager les investisseurs ou affecter les décisions de financement.
La non-conformité aux normes comptables : en ne respectant pas le principe de prudence (valorisation au coût ou à la valeur nette réalisable, la plus faible des deux), l’entreprise s’expose à des sanctions fiscales ou à des audits défavorables.

Pour éviter ces erreurs, il est essentiel de : effectuer des inventaires réguliers et fiables, utiliser des outils adaptés pour automatiser la gestion et la valorisation des stocks, vérifier que les provisions pour dépréciation sont correctement enregistrées en cas de perte de valeur (compte 39x).

(#4/5) Valoriser les stocks (FIFO - PEPS)... Simplement.

Rotation des stocks et indicateurs opérationnels

En cas de faible rotation des stocks, l’entreprise peut s’alerter : cela peut être le signe d’une baisse des ventes ou d’un problème de trésorerie. Plus la rotation des stocks est élevée, plus on considère que le niveau d'activité de l'entreprise est bon. Un niveau de rotation élevé signifie aussi que les besoins en Fonds de Roulement sont limités dans le temps puisque l'investissement initial est rapidement remboursé par les ventes.

Points pratiques et conseils

Intégrer les frais accessoires d’achat au coût d’acquisition des marchandises et les enregistrer correctement (compte 607).
Privilégier l’inventaire permanent si l’entreprise dispose d’outils informatiques fiables.
Mettre en place une documentation et une traçabilité rigoureuse des mouvements de stock.
Actualiser régulièrement les provisions pour dépréciation lors de l’inventaire.
Veiller au respect des règles d’évaluation (principe de prudence) et des comptes du PCG adaptés à la nature des stocks.

Tableau récapitulatif : comptes usuels liés aux stocks

Nature	Compte bilan	Compte variation (compte de résultat)
Matières premières	31	6031
Autres approvisionnements / emballages	32 / 326	6032
Marchandises	37	6037
Produits en cours / finis	33 / 35	7133 / 7134

balises: