Comptabilisation des arrondis sur les factures et écritures comptables: gestion des TVA, HT et TTC
Vos salariés dépensent souvent 5 € en sandwichs, mais la gestion manuelle de la TVA sur ces notes de frais complique la comptabilité. Ces écarts viennent des arrondis entre prix TTC, HT et TVA. Comment gérer efficacement ces petites différences sans erreurs ni perte de temps ?
Comprendre les arrondis et leur effet sur HT, TVA et TTC
Quand un commerçant affiche un prix TTC arrondi, par exemple 5,00 €, il calcule le prix hors taxe (HT) en divisant ce prix TTC par 1,1 (pour une TVA à 10 %). Ce calcul donne souvent un nombre avec plus de deux décimales, comme 4,5454 €. Or, on ne peut pas afficher un prix HT avec autant de décimales, donc on arrondit à deux chiffres après la virgule, soit 4,54 € ou 4,55 €. Mais dans les deux cas, lorsque l’on calcule la TVA sur ce prix HT arrondi et que l’on additionne pour retrouver le TTC, on n’obtient jamais exactement 5,00 € : soit un peu moins (4,99 €), soit un peu plus (5,01 €).
De nombreux commerçants partent du TTC, divisent par le taux de TVA, puis arrondissent à l’envers. Vous rencontrerez donc fréquemment des factures avec une TVA incorrecte dans les notes de frais. Le TTC et la TVA mentionnés sur la facture permettent de déduire le montant HT (TTC - TVA) et d’ignorer l’erreur de calcul.
Pour reprendre notre exemple à 5 €, avec une TVA de 0,45 €, vous allez comptabiliser : une TVA récupérable à 10% à 0,45 € ; un montant HT de 4,54 € que vous passez en charge (assujettie à 10 % de TVA récupérable) ; le centime restant passe aussi en charge, mais non assujetti à TVA ; et la contrepartie sur le compte de tiers du salarié. Cette répartition en deux lignes avec des codes taxes distincts est appréciée par les logiciels comptables les plus stricts.
Si la TVA indiquée sur la facture est de 0,46 €, vous pouvez la ramener à 0,45 € sans risque de redressement, car cette légère correction est tolérée par le livre des procédures fiscales. Aucun commerçant n’est sanctionné pour ce type d’arrondi. Les écarts d’un centime liés aux arrondis entre HT, TVA et TTC sont normaux et tolérés fiscalement.
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Choix de méthodes de comptabilisation et tolérances
Vous pouvez choisir une comptabilisation simple, conforme à la facture, ou une méthode plus rigoureuse qui ajuste les montants. Le cadre fiscal recommande qu’un groupe de travail examine les problèmes liés au traitement des arrondis de conversion et propose des avis sur le traitement comptable.
Il est suggéré d’ouvrir dans le plan comptable de l’entreprise sous la rubrique 65 ou 75 un compte ou un sous-compte destiné à recevoir l’ensemble des différences qu’elles soient positives ou négatives.
Le montant total des transactions hors TVA doit être égal à la somme des montants de base d’imposition du type de TVA. Une tolérance de 1 centime sera possible pour éviter les problèmes d’arrondi. Le montant total de TVA des transactions doit être égal à la somme des totaux de TVA par taux.
Cas pratiques et applications
Exemple avec un crayon dont le prix de vente est fixé à 1,60 TTC (PV_HT=1,47€ avec une TVA à 8,5%), et que j'en vends 10 à un client : Méthode 1 : on facture en HT, en calculant à partir des prix HT ; Produit PUHT Qté TauxTVA TotalHT crayon 1,47 10 8,5% 14,70 ; TOTAL_HT = somme des TotalHT = 14,70 ; TOTAL_TVA = TOTAL_HT*TauxTVA=14,70*0,085=1,25 ; TOTAL_TTC= TOTAL_HT+TOTAL_TVA= 15,95. Remarque : avec ce mode de facturation je ne peux pas étiquetter en magasin un prix TTC rond de 1,60€, car avec une facturation en HT il sera impossible de facturer ce prix (sinon on aurait un TOTAL TTC de 16,00€ au lieu de 15,95€).
Méthode 2 : on facture en TTC, en calculant depuis les prix TTC : Produit PUTTC QTé TauxTVA TotalTTC crayon 1,60 10 8,5% 16,00 ; on commence par calculer le TOTAL_TTC= somme des TotalTTC = 16,00 puis on en déduit le TOTAL_HT= TOTAL_TTC /(1+TauxTVA) =16,00/1,085 =14,75 et pour finir le TOTAL_TVA = TOTAL_TTC-TOTAL_HT=1,25. Là j'ai bien le total TTC que je souhaite, donc je pourrais afficher en magasin un prix de 1,60€, ce qui est le but. Problème : le mot "arrondi" est absent du dossier général des spécifications externes (comme le mot "tolérance" d'ailleurs).
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Le montant total des transactions hors TVA doit être égal à la somme des montants de base d’imposition du type de TVA. Une tolérance de 1 centime sera possible pour éviter les problèmes d’arrondi. Le montant total de TVA des transactions doit être égal à la somme des totaux de TVA par taux.
En quoi consiste cette notion d’arrondi dans les factures ? L’arrondi consiste généralement à réduire le nombre de décimales d’un nombre (et donc sa précision) de façon raisonnable. L’un des exemples les plus connus est Pi (π) couramment arrondi à la valeur 3,14.
L’arrondi arithmétique : si le chiffre suivant est inférieur à 5, on garde les chiffres précédents sans les modifier (1.42 -> 1.4). La TVA consiste à multiplier un montant Hors Taxes (HT) par un taux (2.1%, 5.5%, 10%, 20%).
La norme EN16931 définit précisément le cadre de calcul. Là c'est simple. Mais avant cela, il faut considérer que "le Montant total HT de ligne est égal au Prix Unitaire NET (BT-146), divisé par la Quantité du Prix Unitaire, multiplié par la Quantité facturée, l’ensemble étant ensuite arrondi à 2 décimales".
Un logiciel qui prétend générer des factures conformes à la norme EN16931 doit appliquer ces règles de calcul et d'arrondi. Pour une entreprise d'une certaine taille qui a un logiciel métier (ERP) contenant toutes ses informations, qui exporte ses données de facture dans un fichier plat vers un logiciel de facturation qui va générer le format XML (UBL, CII ou Factur-X), on pourrait avoir des surprises. En effet, le logiciel de facturation devra prendre les données de lignes précédemment citées et (re)faire les calculs selon la norme EN16931 pour garantir la conformité de la facture.
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Pour tirer le fil jusqu'au bout, si le logiciel de facturation refait les calculs, il doit générer les écritures comptables. Et c'est là que le schéma des flux entre logiciels peut être un peu perturbé, si le logiciel métier transmettait directement les données de comptabilisation des factures à l'ERP jusqu'ici, il ne peut plus le faire demain. Jusqu'ici, les services comptabilité faisaient le nécessaire pour gérer ces écarts d'arrondi au moment de la déclaration de TVA.
Une bonne pratique du contrôle TVA consiste par exemple à calculer la TVA collectée du mois par taux de TVA et exigibilité (débit/encaissement) à partir des comptes 70. C'est la raison pour laquelle dans un certain nombre de comptes de résultats gérés par des cabinets comptables, vous avez un compte 70 par taux de TVA. Le CTC (Contrôle des Transactions en Continu) devrait rendre cette pratique obsolète en contraignant la conformité de chaque facture, conformité détaillée jusque dans les modalités de calculs et d'arrondis.
La "tolérance de l'arrondi" mise en avant dans la fiche 0 de présentation des spécifications externes v2.4 est quand même très limitée : on parle d'1 centime sur le montant total HT, et 1 centime sur le montant total de TVA, et ce quel que soit le montant de la facture et le nombre de lignes. Derrière les écritures comptables, commence tout le travail d’exploitation de la data financière. Négliger cette étape alors que la rationalisation des schémas et libellés enrichit l’information et facilite l’analyse, ce serait vraiment dommage.
En outre, à l’heure où l’automatisation de la comptabilité se déploie partout, c’est l’opportunité d’optimiser les enregistrements des factures, sans surcharge de travail et perte de temps. Nous illustrerons nos propos avec les fonctionnalités concrètes qu’apporte notre logiciel PROGIDOC aux comptables, et par conséquent aux contrôleurs de gestion. Sommaire: #1 - Les écritures comptables, un mal nécessaire pour exploiter les données financières. Sans écritures, pas de comptabilité ! C’est évidemment le socle de l’information financière, notamment pour établir les comptes annuels. Ces données de base revêtent une importance réelle qu’il ne faut pas négliger.
1.1 - La somme des enregistrements comptables constitue la comptabilité de toute entreprise. L’ensemble de ces mouvements comptables correspond au grand livre des écritures. Tout comme chaque phrase d’un texte, chaque écriture raconte un bout de l’histoire de l’année ou de l’exercice écoulé. Pour parvenir à bien en interpréter le sens, l’entreprise doit respecter les règles d’établissement de la comptabilité générale, ainsi que celles qui lui sont propres, les règles analytiques.
1.2 - En quoi consiste une écriture comptable ? Une écriture comptable correspond à l’enregistrement d’une pièce justificative, facture, mouvement financier, notes de frais, bulletin de salaire, etc. Elle peut prendre des formes diverses, mais dans tous les cas : elle repose sur un document extra-comptable ; elle fait partie d’un journal d’écritures particulier ; elle comporte au minimum un montant au débit d’un compte et un montant au crédit d’un autre compte, selon le principe de la comptabilité en partie double ; elle suit les règles comptables dont celles du PCG, mais aussi du plan comptable analytique propre à l’entreprise ; elle s’accompagne d’un libellé explicite.
1.3 - Les écritures comptables, une source d’information riche. Les règles comptables et fiscales exigent le respect évidemment. Mais, l’importance des écritures comptables va bien au-delà de considérations légales. C’est la donnée par excellence qui sert à l’analyse financière et de gestion. Une bonne structuration de l’information, dès la saisie, manuelle ou automatique, rend le travail des contrôleurs de gestion également bien plus simple.
1.4 - L’exploitation du fichier des écritures comptables et du grand livre analytique par le contrôle de gestion. La réglementation fiscale oblige toutes les entreprises qui tiennent une comptabilité informatisée à présenter en cas de contrôle un fichier des écritures comptables (FEC). Le fichier normalisé doit comporter toutes les informations spécifiées à l’article A.47 A-1 du livre des procédures fiscales. Les solutions de business intelligence utilisées par les contrôleurs de gestion permettent généralement d’exploiter ce FEC, ainsi que le grand livre analytique.
Dès lors que les données saisies présentent la bonne structure, les logiciels décisionnels savent les explorer. Par exemple, ils peuvent déconcatener des libellés en plusieurs champs d’analyse. La saisie automatique des factures facilite ce genre de processus. Un logiciel d’automatisation comptable suit plus aisément qu’un humain les règles d’imputation dans les comptes et centres de coûts ou celles relatives aux libellés.
Automatisation et fiabilité croissante des écritures
3.1 - Le concept de lecture automatique des documents. Les outils de lecture automatique de documents (LAD) constituent la clé de la dématérialisation des factures. En effet, ils servent à lire, indexer et extraire les informations dans chaque facture ou justificatif afin ensuite de générer les écritures comptables en automatique.
3.2 - L’apport du machine learning pour des schémas normalisés d’écriture. Des systèmes comme PROGIDOC LAD de Provéa utilisent aussi le machine learning, une technologie de l’intelligence artificielle (IA). Plus le logiciel analyse du volume de factures, plus il comprend ce qu’il lit. Dès lors qu’il rencontre un cas de figure, un champ sur le document, etc., il enregistre l’information et améliore son traitement automatique. Cet outil d’automatisation peut aussi réaliser des suggestions d’imputation comptable à l’opérateur.
3.3 - La structuration des libellés d’écriture, un pas de plus vers la modélisation. À partir du moment où c’est l’automate qui oriente le choix des comptes et des libellés des écritures, grâce aux technologies décrites, tout devient possible. L’automatisation connaît peu de limites, sauf celles de l’imagination humaine. Ne restez pas passif. Enseignez au logiciel, via le paramétrage de modèles, comment il doit fonctionner.
3.4 - Les écritures modèles ou récurrentes en fonction des règles métiers propres à l’entreprise. Le temps de traitement se réduit considérablement et le risque d’erreur disparaît pratiquement. Les exercices comptables, comme les situations mensuelles, se clôturent plus vite. L’équipe comptabilité peut développer autant de règles à suivre par le logiciel LAD que de cas identifiés dans l’activité.
Simplifiez le traitement des écritures comptables et améliorez leur précision et leur richesse. Le fait de passer à la comptabilité automatisée des factures ne retire pas le travail aux équipes comptables. Ce processus réoriente les tâches et dégage du temps pour autre chose que la saisie manuelle. Avec des données riches et de qualité à exploiter, la direction financière améliore aussi sa visibilité et son contrôle.
Nous vous proposons ici de comprendre comment fonctionne l’arrondi de la TVA et comment le gérer pour que vos comptes soient exacts. Les règles d’arrondi vues par le législateur ne concernent pas uniquement la TVA, mais la conversion euro-franc et les usages modernes. Pour ce qui concerne la TVA, vous pouvez également consulter la notice éditée par l’État pour la déclaration de la taxe.
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