Comptabilisation assurance frais professionnels et écriture comptable pour véhicule professionnel

Pour les déplacements professionnels de ses collaborateurs, le chef d’entreprise a la possibilité d’acquérir une ou plusieurs voitures de société. Mais dans cette hypothèse, il faudra évidemment souscrire une assurance auto. Mais alors comment comptabiliser l’assurance de son véhicule professionnel ? Au niveau de la franchise ? De la TVA ? C’est ce que nous allons voir.

Rappel sur l’assurance pour véhicule de société

Tout véhicule terrestre à moteur doit être assuré, a minima à travers la garantie responsabilité civile. Cela concerne les particuliers, mais également les entreprises. Et bien évidemment, cela vaut pour tous les véhicules de la société : voiture de fonction, engin de chantier, poids lourds, etc. Dans ce cadre, il faudra souscrire un contrat d’assurance pour véhicule professionnel. La différence est primordiale en cas de sinistre. En effet, si la destination n’est pas précisée dans le contrat, l’assureur est en droit de refuser l’indemnisation dès lors qu’un accident intervient dans le cadre de l’activité professionnelle. En outre, cette distinction entre véhicule personnel et professionnel va aussi avoir un impact sur la comptabilisation de l’assurance auto.

La comptabilisation de l’assurance pour véhicule professionnel

Dans le cadre de l’achat d’une voiture de société, c’est l’entreprise qui est propriétaire du véhicule. Elle doit donc comptabiliser le prix d’acquisition dans son bilan, mais aussi tous les frais inhérents à l’utilisation de ce véhicule. Et notamment l’assurance auto.

L’assurance voiture professionnelle

Pour les comptables, les frais d’assurance sont d’abord comptabilisés dans le compte 616 (prime d’assurance). Cela concerne les véhicules intégrés à l’actif de la société, mais également le véhicule du dirigeant utilisé à titre personnel. Cela dit, le traitement fiscal de l’assurance varie en fonction de l’utilisation du véhicule. Si le véhicule est utilisé à des fins professionnelles : il est possible de déduire l’ensemble des frais d’assurance. Si le véhicule est utilisé à des fins personnelles : aucune déduction fiscale n’est possible. En revanche, si l’entreprise verse des indemnités kilométriques au dirigeant qui utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité, elle pourra déduire le montant des frais kilométriques versés.

La franchise

Si vous êtes couvert contre tous les risques, la compagnie d’assurance automobile vous indemnise en cas d’accident de la circulation (soit pour la réparation des dommages, soit pour le remplacement du véhicule de fonction). Cependant, selon les conditions contractuelles, le remboursement n’est pas toujours intégral. Dans ce cadre, vous devrez régler la franchise qui est expressément stipulée dans le contrat d’assurance auto professionnel. Si vous êtes amené à régler cette franchise pour cause de sinistre, il faudra comptabiliser les charges de la manière suivante :

La facture du garagiste : le montant de la facture doit être comptabilisé dans la case 615 (Entretien et réparations).
Le remboursement de l’assurance : ici, l’indemnisation est enregistrée dans la case 79 (transfert de charge).
Le paiement de la franchise : la franchise est comptabilisée dans la section 467 ou 468 (autres comptes transitoires).

La TVA sur l’assurance auto professionnelle

Lors de la comptabilisation de l’assurance pour véhicule professionnel, il faut évidemment y préciser la TVA. Cependant, l’article 261 du Code Général des Impôts stipule : “Sont exonérées de la taxe sur la valeur ajoutée (...) les opérations d’assurance et de réassurance ainsi que les prestations de services afférentes à ces opérations effectuées par les courtiers et intermédiaires d'assurances.” Il n’y a donc pas de TVA à payer ni à récupérer sur l’assurance de votre voiture professionnelle. À ce titre, l’intégralité des frais d’assurance doit être comptabilisée. Et ce, même si des taxes apparaissent sur la facture (ces dernières ne sont pas déductibles). En revanche, s’il y a une franchise à payer, l’assurance pourra facturer la TVA si l’entreprise est assujettie. Afin de comptabiliser le paiement d'une assurance destinée à couvrir un risque pour l'entreprise, on utilise le compte 616 Primes d'assurances prévu à cet effet.

Par ailleurs, il convient de considérer les cas où la comptabilisation des primes d'assurance est étalée (pour permettre l'établissement de situations mensuelles, trimestrielles, semestrielles), ou encore les cas où ces charges concernent le ou les exercices suivants.

Comptabiliser les primes d'assurance : les subdivisions du compte 616

Exemple d’écritures et de subdivisions courantes :

6161 Prime d’assurance multirisques professionnelles. Prime annuelle 12 000 €. Paiement enregistré par 512 Banque.
4886 Comptes de répartition périodique des charges. Étaler une prime annuelle de 12 000 € en mensualités de 1 000 €.

Autres systèmes d’étalement et d’avances existent, comme les charges constatées d’avance (742/486 selon les interprétations), afin d’ajuster les charges à la période concernée.

Comptabiliser les charges constatées d’avance relatives à l’assurance

Exemple : facture d’assurance voiture de société pour 1 000 €, enregistrée le 1er décembre et couvrant l’année suivante. À l’enregistrement, on crédite 616 et on débite 486 (charges constatées d’avance). À l’ouverture de l’exercice suivant, on contrepassera l’écriture.

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Comptabiliser les indemnités d’assurance

Lorsqu’un sinistre survient, l’entreprise peut recevoir des indemnités versées par son assureur. Celles-ci vont donner lieu à un traitement comptable spécifique. Exemple : indemnités de 2 000 € en N+1 pour un sinistre, traitées selon le cadre du PCG. Dès lors, l’indemnité est un transfert de charges (ou produit exceptionnel selon le scénario) et non un produit d’exploitation.

Évolution et cadre légal : les remboursements d’assurance sont désormais inscrits au compte 7587 Indemnités d’assurance pour les exercices ouverts à compter du 1er janvier 2025. Le transfert de charges (79x) a été supprimé par le règlement ANC 2022-06, applicable à ces exercices. Après restitution partielle ou totale, la franchise reste une dépense financière et ne se comptabilise pas comme une charge distincte avant le règlement final ou le remboursement.

Les différents scénarios de sinistre et leurs écritures

Scénario A: Remboursement d’assurance simple (sinistre + indemnisation). Facture réparateur et remboursement intégral enregistré dans 791 (ou 713 en copropriété selon le contexte).
Scénario B: Remboursement d’assurance avec franchise. Comptabiliser la réparation (615), puis la créance sur l’assurance et l’encaissement du remboursement (ou balances 4687).
Scénario C: Sinistre sur une immobilisation. Sortie de l’immobilisation puis indemnisation éventuelle; différence traitée comme produit exceptionnel.
Scénario D: Facture réparation avec prise en charge directe par l’assurance. Enregistrer la charge et le produit correspondant pour refléter la réalité économique.

Pour les copropriétés, le plan comptable de copropriété diffère du PCG (décret 2005). Le remboursement peut être enregistré sous 713 (remboursements et dégrèvements) ou 771 (produits exceptionnels), et la créance sur l’assureur transite par le compte 46 (débiteurs divers).

La franchise en copropriété et les erreurs courantes

Éviter d’enregistrer le remboursement en produit d’exploitation (utiliser 713/791 ou 771 selon le cas).
Ne pas oublier la séparation franchise/charge lors des réécritures et des ajustements.
Rapprocher créance et encaissement pour solder le poste à réception du virement.
Respecter les règles d’indépendance des exercices lors d’un sinistre sur N et remboursement sur N+1.

Questions fréquentes

Quel compte comptable pour un remboursement d'assurance ?
Comment comptabiliser la franchise d’un sinistre ?
Le remboursement d’assurance est-il un produit ?
Comment comptabiliser un sinistre en copropriété ?

Le compte 616 est dédié aux primes d’assurances, reflétant les coûts des polices d’assurance souscrites par une entreprise pour se protéger contre divers risques (dommages aux biens, responsabilité civile, véhicules, etc.). Ce compte peut être subdivisé en plusieurs sous-comptes pour refléter plus précisément la nature des assurances souscrites. Les primes d’assurances payées par une entreprise sont généralement déductibles du résultat fiscal de l’entreprise, à condition qu’elles correspondent à des contrats d’assurance liés à l’activité professionnelle et qu’elles soient justifiées et appropriées. Si une entreprise paie une prime annuelle qui couvre une période s’étendant sur deux exercices comptables, elle doit répartir le coût de la prime entre les deux périodes.

Cas pratique et note méthodologique

Les primes d’assurance doivent être prises en compte au même rythme que l’exposition au risque et les situations intermédiaires (mensuelles, trimestrielles, semestrielles). Le système d’abonnement (répartition périodique des charges) peut être utilisé pour aligner les charges avec les périodes de situation. Le PCG prévoit que les charges liées à une prestation échelonnée dans le temps doivent être rattachées à l’exercice concerné et que, le cas échéant, une régularisation via le compte 486 « Charges constatées d’avance » est effectuée.

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Résumé opérationnel des écritures types

Acquisition/mise en service véhicule: comptabiliser la prime dans 616 et la TVA non récupérable conformément au cadre légal.
Paiement de la réparation suite à sinistre et indemnité: enregistrer la dépense (615 ou 616 selon le cas), puis comptabiliser l’indemnité via 7587, ou 791/713 selon le contexte (exercice et copropriété).
Franchise: ne pas comptabiliser comme une charge distincte mais traiter comme différence entre charge et transfert (616/791 ou 713 selon le contexte).
Remboursement de l’assurance: ne pas le comptabiliser comme revenu d’exploitation; utiliser le transfert de charges ou produit exceptionnel selon les scénarios.

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