Comptabilisation d’une consignation judiciaire par le TGI dans une copropriété

Bonjour, notre copropriété est en procédure et une expertise judiciaire est en cours. Je dois donc saisir dans la comptabilité les écritures correspondant aux évènements suivants :

1. Opérations à enregistrer (flux décrits par l'auteur)

1. demande de consignation par le TGI

   Compte XXX - débit 5000€ Compte TGI - crédit .......... 5000€

2. appel de fonds pour charge exceptionnelle auprès des copros

   Compte 450-X - débit 5000€ Compte 702 - crédit........... 5000€

3. règlement de l'appel de fond par les copros

   Compte 512 - débit 5000€ Compte 450-X - crédit ........... 5000€

4. versement de cette provision au TGI

   Compte TGI - débit 5000€ Compte 512 - crédit .......... 5000€

   Lire aussi: Tout savoir sur la comptabilisation CFE/CVAE

2. Questions comptables soulevées

• comme vous le voyez c'est surtout 1) et 4) qui me posent soucis car je ne vois pas quels comptes utiliser...
• Le TGI est-il un tiers débiteur ou un fournisseur ?
• La contrepartie (XXX) est un compte de charge ou un compte d'attente (ou autre) ?
• Pour la suite je ne sais pas comment le TGI va procéder : nous rembourser ou virer directement la provision à l'expert. ça dépendra aussi si le coût final est supérieur ou inférieur à la provision (même si j'ai déjà ma p'tite idée sur ce point...)

3. Solutions et pratiques proposées par des contributeurs

Pour ma part, je ne suis pas sûr qu'il soit nécessaire de passer des écritures pour ça... Le syndicat n'a plus l'argent à l'heure actuelle, il a été versé au TGI. Nous avons signé un chèque à l'ordre du "Régisseur d'avances et recettes du TGI de X" qui a été encaissé. Dans ce cas je vous conseille d'utiliser le compte 461 - Débiteurs divers (en contrepartie du crédit de la banque quand vous avez réglé...).

En attendant la suite, ce compte "remplace" la charge, définitive. pour ma part, considérant que le tribunal est une partie de l'ETAT, j'aurai utilisé le compte 442 : Etat - impôts et versements assimilés et le 634 : autres impôts et taxes dans le compte 63 : Impots, taxes et versements assimilés .mais l'important c'est de les retrouver , car le résultat est là, c'est une charge....

Le demande de consignation venant du Tribunal est une facture générant une charge. Il faut donc créer un compte fournisseur (d'autant qu'il y aura sans doute un ou deux autres appels de ce genre. La charge va en 623.

Un jour le procès aura une fin. En fonction du résultat le syndicat récupérera peut être tout ou partie des frais d'expertise. Mais on ne peut aujourd'hui tenir compte de cette espérance car la créance éventuelle ne sera générée que par la décision judiciaire finalement exécutoire.

Autre approche recommandée

La demande de versement faite par le TGI doit à mon avis être enregistrer au crédit du compte 442 - Etat -impôts et versements assimilés, de préférence à l' utilisation d' un compte 401 Fournisseurs ou d' un compte 462 Créditeurs divers. Le compte utilisé est débité lors du paiement par le crédit de la banque. La charge doit être enregistrée au compte 678 Charges exceptionnelles. L'État n'a rien à voir dans tout cela ! Il s'agit de la rémunération de l'expert désigné par le Tribunal.

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Autrefois le tribunal fixait une provision qui était directement versée à l'expert. Les retards souvent constatés dans le déroulement de l'expertise ont provoqué la réforme imposant la gestion des provisions qui sont consignées entre les mains d'un fonctionnaire de Justice. Celui ci verse des acomptes à l'expert en fonction de l'avancement des opérations d'expertise. Il n'y a pas de restitution des fonds versés sauf si le coût final de l'expertise est inférieur au montant consigné. Ces modalités ne modifient en rien la nature juridique de la dépense qui représente bien la rémunération d'un intervenant extérieur.

4. Traitement comptable selon différents intervenants

Bonsoir, voici comment j'ai procédé : J'ai créé des sous-comptes dédiés en 623 dans lesquels je saisis les charges :

• 623001. Honoraires d'avocats
• 623002. Honoraires d'huissiers
• 623003. Honoraires d'experts
• 623004. Consignations au tribunal

et dans l'inventaire de l'exercice, je déduis de ces comptes les montant correspondant à des charges exceptionnelles en les virant sur des sous-comptes 678 :

• 678001. Charges exceptionnelles avocats
• 678002. Charges exceptionnelles huissiers
• 678003. Charges exceptionnelles experts
• 678004. (ex.)

C'est l'ensemble du SDC qui est en procédure contre le promoteur/ancien proprio. La charge d'expertise est bien la rémunération d'un intervenant extérieur et s'enregistre donc en charge appropriée (623 ou 622 selon la nature) puis éventuellement transférée vers 678 si elle est jugée exceptionnelle.

5. Faut-il classer ces frais en charges exceptionnelles ?

Si je met ces frais de consignation pour expertise (avec ceux d'huissiers et d'avocats) en 623, ce ne sont pas pour autant des opérations courantes prévues dans le budget prévisionnel. Il faut donc que je vire ces charges dans des comptes "678XXX charge exceptionnelles" pour être cohérent, non ?

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Pourtant il semble que l'annexe 2 prévoit de présenter les comptes 623 d'après le tableau publié au JO : 62... Autres que 621 et 622. Je suis donc un peu perplexe car si je les vires en 678 je n'ai plus rien à présenter en 623 vu qu'il sera soldé.

Inversement, si je sais déjà que le syndicat va devoir engager des frais judiciaires l'année suivante, je peux prévoir un montant pour le compte 623 dans le budget provisionnel. Mais du coup ces frais d'avocats et autre deviendront des opérations courante l'année suivante alors qu'ils étaient exceptionnels cette année. Un budget prévisionnel doit toujours comporter une ligne pour les frais de contentieux. Ils sont parfaitement prévisibles pour les recouvrements de provisions impayées et un syndicat n'est jamais à l'abri d'un contentieux plus important.

En l'espèce le quantum de vos frais est plus important mais il n'y a pas lieu de les considérer comme une charge exceptionnelle. Il est vrai qu'un virement à 678 a l'avantage d'isoler ce type de charges pour assurer la cohérence des comparaisons entre exercices. Il y a donc une réflexion à avoir sur le caractère exceptionnel d'une charge.

Après un coup d'oeil sur la loi et le décret, je constate que la liste est assez réduite en ce qui concerne les charges non prévues au budget prévisionnel. Article D44: Les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel sont celles afférentes : 1° Aux travaux de conservation ou d'entretien de l'immeuble, autres que ceux de maintenance ; 2° Aux travaux portant sur les éléments d'équipement communs, autres que ceux de maintenance ; 3° Aux travaux d'amélioration ; 4° Aux études techniques, telles que les diagnostics et consultations ; 5° Et, d'une manière générale, aux travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l'administration des parties communes ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l'immeuble.

Les textes parlent uniquement de "travaux" mais je pense que nous pouvons interpréter ce mot au sens large en y intégrant les opérations qui ne sont pas des réalisations matérielles. Après tout, les annexes font mention de "travaux ET opérations exceptionnelles".

Votre procédure triplant le total du budget dépenses courantes si elle y étaient insérée, les comparaisons des dépenses courantes entre années ne seraient plus possibles, les copropriétaires ne comprendraient plus ce que "dépenses courantes" veut dire, il n'y aurait plus la vue multi-année donnée par l'annexe 5 puis l'annexe 4 (pour un telle opération, quel dommage !). Si le montant relatif de votre procédure n'est pas une opération exceptionnelle, quand est-ce qu'il y en aurait une ? L'article 44 met dans les opérations exceptionnelle citation: 4° Aux études techniques, telles que les diagnostics et consultations. On est implicitement dans l'expertise. Je vote "678XXX charge exceptionnelles" !

6. Réglementation et éléments pratiques

L'article 269 du code de procédure civile dispose que le juge, lors de la nomination de l'expert, fixe le montant d'une provision à valoir sur la rémunération de l'expert aussi proche que possible de sa rémunération définitive prévisible. Il désigne la ou les parties qui devront consigner la provision. Les sommes correspondantes sont versées au régisseur placé auprès du greffe de la juridiction en application de l'article 2 de l'arrêté du 7 mars 1996 portant habilitation du garde des sceaux, ministre de la justice, à instituer des régies de recettes et des régies d'avances auprès des juridictions civiles et pénales.

Ces sommes ne constituent pas une consignation au sens de l'article L. 518-17 du code monétaire et financier devant être versées obligatoirement à la Caisse des dépôts et consignations. Cette procédure de provision n'est aucunement contraire aux dispositions de l'article 35 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique en tant qu'il fixe les cas où les comptables publics peuvent, de leur initiative, procéder à des paiements par voie de consignation à la Caisse des dépôts.

Il est apparu que des comptables publics, après avoir interrogé la direction générale des finances publiques (DGFIP), rejettent les mandats émis par des collectivités pour consigner les provisions à valoir sur les rémunérations d'expert fixées par le juge judiciaire dans le cadre de référé-expertise. Ces rejets sont motivés par l'application des dispositions de l'article 35 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable.

7. Pratique recommandée résumée (écritures possibles)

• À la réception de l'appel de provision demandé par le TGI : enregistrer la charge prévisionnelle dans un compte d'attente ou en compte de charge (ex. 623xxx ou 678xxx selon qualification) et créditer le compte "TGI" ou compte créancier dédié (ex. 442 ou 461 selon choix et justification).
• Quand vous faites l'appel de fonds aux copropriétaires : débit 450-X (appels) / crédit 702 (produit d'appel) comme décrit dans votre flux.
• Au règlement par les copropriétaires : débit 512 / crédit 450-X.
• Au versement au régisseur du TGI : débit compte TGI (ou compte créancier créé) / crédit 512.
• Si le tribunal reverse des sommes ou règle directement l'expert : ajuster la charge et comptabiliser la recette éventuelle seulement après décision exécutoire (ne pas comptabiliser d'espérance non réalisée).

La charge doit être enregistrée au compte approprié (623 ou 622 selon la nature des frais) et l'utilisation du 678 pour isoler une charge exceptionnelle est défendable si l'opération répond aux critères de l'article D44 et si l'on souhaite préserver la comparabilité des charges courantes entre exercices.

8. Précisions sur les comptes mentionnés dans les échanges

• Compte 461 - Débiteurs divers : proposé comme contrepartie "temporaire" lors du paiement puis remplace la charge définitive en attendant la suite.
• Compte 442 - Etat - impôts et versements assimilés : proposé par certains mais contesté car l'État n'est pas partie prenante de la rémunération de l'expert.
• Compte 623 / 622 / 678 : 623 pour honoraires (autres que 621/622), 622700 pour frais d'actes et de contentieux, 622600 pour honoraires d'huissiers ; 678 pour charges exceptionnelles si la nature de l'opération le justifie.
• Compte TGI : dans vos écritures, représente le compte créancier ou compte d'attente lié au régisseur auprès du greffe ; il peut être matérialisé par un compte fournisseur spécifique ou un compte de tiers (461/462) selon la logique retenue et la justification comptable.

Quand les modalités pratiques de versement et de restitution seront connues (remboursement par le TGI, virement direct à l'expert, ajustement selon coût final), il conviendra d'ajuster les écritures : régularisation de la charge (débit/crédit de 623/678), comptabilisation d'un produit si restitution éventuelle, et clôture des comptes d'attente.

Tableau récapitulatif (écritures selon flux fournis)

Remarque : les numéros exacts de comptes (442, 461, 623, 622700, 678xxx) et le choix entre compte fournisseur, compte d'attente ou compte État doivent être motivés et cohérents avec la nature juridique de l'opération et la documentation (facture/demande du TGI, reçu de régie). L'enregistrement d'une éventuelle restitution par le tribunal ne doit intervenir qu'après décision judiciaire exécutoire.

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