Comptabilisation des frais de télétransmission, télédéclaration et frais de télécommunications (compte 626)
Les frais postaux et de télécommunications sont à enregistrer en compte 626. Pour connaître toutes les subtilités de ce qu'il convient, ou non, de constater dans ce compte, nous vous donnons toutes les astuces à connaître sur le sujet : l'origine du compte, la méthode de comptabilisation, les frais à constater dans ce compte.
Qu'est-ce que le compte 626 ?
Le compte 626 - Frais postaux et de télécommunications est un compte du plan comptable général qui enregistre les dépenses liées à la communication de l'entreprise. A l'origine, la comptabilisation des frais en 626 permettait de réunir toutes les dépenses supportées par une entreprise auprès des Postes, Télégraphes et Téléphones (PTT). Durant toute sa durée de vie, cette entreprise dépendait de l'État et a pris fin en 1991. Aujourd'hui, utiliser le compte 626, c'est constater en comptabilité les charges de frais postaux et les frais de téléphonie.
Que comprend le compte 626 ?
Ce compte est utilisé pour enregistrer toutes les dépenses relatives aux services postaux (envoi de courrier, colis, affranchissements) et aux frais de télécommunications (abonnements téléphoniques fixes et mobiles, frais d'internet, fax). Les frais postaux comprennent les coûts d'envoi de lettres, de documents, de factures, et de tout autre courrier lié à l'activité administrative de l'entreprise. L'ensemble des frais, liés de près ou de loin aux timbres, à la téléphonie et les frais accessoires, sont à constater dans ce compte. Il convient de constater : les frais de recommandés ; les timbres ; les frais pour une machine à affranchir ; les frais de téléphone...
TVA et timbres
Le BOFIP précise que les timbres poste, normalement utilisés en France, font partis des opérations exonérées de plein de droit de TVA. Toutefois, les frais complémentaires supportés en plus de la valeur faciale du timbre peuvent supporter de la TVA sur cette partie. Certaines dépenses spécifiques au sein de ce compte peuvent être soumises à des règles fiscales particulières, notamment en ce qui concerne la déduction de la TVA.
Comptabilisation : principes et écritures types
Le compte 626 est un compte de charge, ce qui signifie qu'il enregistre les dépenses. Enregistrer les frais postaux ou de téléphone, c'est débiter le compte 626. En contrepartie, il faut créditer le compte de tiers correspondant. Bien souvent le compte 401 Fournisseurs. Les frais enregistrés dans le compte 626 sont généralement considérés comme des charges déductibles lors de la détermination du résultat fiscal de l'entreprise.
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Exemple pour les frais postaux
Une entreprise achète pour 500€ de timbres et elle doit enregistrer les frais dans les comptes. Voici l'écriture à passer dans les comptes.
| Numéro de compte | Journal | Montant | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 6261 | Frais postaux | 500€ | Débit 500€ | |
| 401 | Fournisseurs | 500€ | Crédit 500€ |
Exemple pour les frais de téléphonie / internet
Une entreprise reçoit une facture de 240€ pour sa ligne internet. Cette facture se décompose d'un montant HT de 200€ et de 40€ de TVA. Voici l'écriture à passer dans les comptes.
| Numéro de compte | Journal | Montant | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 6262 | Frais d'internet | 200€ | Débit 200€ | |
| 44566 | TVA déductible sur autres biens et services | 40€ | Débit 40€ | |
| 401 | Fournisseurs | 240€ | Crédit 240€ |
Décomposition en sous-comptes et nature des services
Le compte de charges 626 peut être décomposé en différents sous-comptes avec, par exemple, le 6261 pour les frais postaux, le 6262 pour la ligne internet, le 6263 pour le téléphone portable... Le choix du compte dépend de la nature exacte du service fourni et de la récurrence de la prestation. Le compte le plus adapté dépend de la description contractuelle du service.
Abonnements en ligne, services de télétransmission et affectation comptable
La télétransmission est aujourd’hui incontournable, aussi bien dans notre vie quotidienne et dans le cadre des activités professionnelles. Pour les entreprises, la télétransmission concerne notamment : les comptes bancaires, les factures, les commandes et les déclarations fiscales. La télétransmission consiste à transmettre des informations ou des données à distance. Au niveau des entreprises, la télétransmission est omniprésente. Toutes les entreprises ou sociétés, quel que soit leur chiffre d’affaires, doivent recourir aux téléprocédures pour déclarer et régler la plupart de leurs impôts professionnels. La télétransmission des factures est possible. Par l’utilisation d’un service en ligne, un collaborateur peut se faire rembourser les frais avancés dans le cadre de son activité professionnelle via l’établissement d’une note de frais.
L'abonnement à un service de télétransmission peut être enregistré en compte 626 s'il est assimilé à des frais de télécommunication. A défaut, un compte 628 peut être utilisé pour des charges diverses. Le choix dépend de la nature exacte du service fourni et de la récurrence de la prestation. Le paiement mensuel d'un abonnement change-t-il le compte à utiliser ? La fréquence du paiement, mensuelle ou annuelle, n'impacte pas le choix du compte de charge. Ce qui importe, c'est la nature de la prestation : service de communication, maintenance ou autre.
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Peut-on utiliser le compte 615 pour enregistrer un abonnement informatique ? Le compte 615 est réservé aux charges d'entretien et de maintenance. Il peut être utilisé si l'abonnement correspond à un contrat de maintenance logicielle. En revanche, s'il s'agit d'un simple droit d'accès ou d'un service d'envoi électronique, un autre compte est préférable. L'abonnement à un service en ligne est-il une charge externe ou interne ? Un abonnement à un service de télétransmission est une charge externe relevant de la classe 62 du plan comptable. Il s'agit d'un service fourni par un prestataire extérieur, ce qui exclut son enregistrement dans une classe 6 liée à des opérations internes.
Notes pratiques et cas particuliers
- Les timbres achetés et non utilisés à la clôture des comptes annuels sont à maintenir dans le compte 626.
- La particularité sera de constater les timbres non utilisés, à la clôture de l'exercice, en compte 486 - Charges constatées d'avance comme pour tout achat non stocké.
- Il arrive que le remboursement des frais professionnels soit soumis aux cotisations sociales ; il existe deux types de remboursement des frais professionnels : l’indemnisation forfaitaire ou le remboursement des frais au réel.
- Les notes de frais correspondent aux dépenses engagées par un employé pour des fins professionnelles. Ces dépenses doivent être faites dans l’intérêt de l’entreprise, être raisonnables et justifiées.
- Un collaborateur peut se faire rembourser les frais avancés via l’établissement d’une note de frais ; comme toutes les dépenses d’une entreprise, un enregistrement comptable est nécessaire.
Conseils pratiques pour la tenue et l'automatisation
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À retenir
- Le compte 626 enregistre les frais postaux et de télécommunications ; il s'agit d'un compte de charge de la classe 6.
- La ventilation précise (sous-comptes 6261, 6262, 6263...) facilite le suivi et la récupération de la TVA le cas échéant.
- La nature du service (maintenance, communication, droit d'accès) détermine souvent le compte à utiliser (615, 626, 628...).
- Les règles fiscales (TVA sur timbres, traitement des timbres non utilisés) doivent être respectées et font parfois l'objet d'interprétations ; en cas de doute, se référer au BOFIP ou à un professionnel.
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