Méthode de comptabilisation mensuelle des stocks et clôture d’exercice

Lorsqu’une entreprise clôture ses comptes, elle doit effectuer un inventaire. Réaliser un inventaire physique (souvent en fin d'année) est très important.

Rôle de la comptabilisation de la variation des stocks

Comptabiliser la variation des stocks fera apparaître leur valeur (marchandises, matières premières, produits finis, etc.) dans les comptes de l’entreprise. La comptabilisation de variation de stocks vise à rectifier cette situation en enlevant des charges les marchandises non consommées en les transférant à l’actif du bilan (en les faisant apparaître dans les comptes de stock). L'écriture de stock permet d'annuler ces achats sur l'exercice pour les reporter sur l'année suivante au cours de laquelle ils seront consommés.

Pourquoi un décalage entre achats et consommation apparaît

Afin de faciliter la saisie comptable, le plan comptable général impose de comptabiliser en charges les achats de biens destinés à être consommés rapidement (marchandises et matières premières). Ces biens sont ainsi comptabilisés lors de la réception des factures, comme s’ils avaient été consommés rapidement. Cette démarche crée un décalage entre la comptabilisation et la réalité de la consommation des stocks. En effet, s’il avait fallu suivre de manière rigoureuse le fonctionnement de l’entreprise, les achats auraient été comptabilisés en stock. Si la plupart du temps le décalage se résout par lui-même avant la clôture des comptes, car les matières achetées sont réellement consommées, au moment de la clôture il subsiste des stocks passés en charges, et non consommés.

Objectif des écritures de variation de stocks

Ces écritures rectifient la charge des achats en transférant au bilan les biens non consommés et en faisant apparaître leur valeur dans les comptes de stocks. Les comptes d'actifs relatifs à ces catégories de stocks constituent la contrepartie cumulée du compte de variation des stocks qui, lui, intervient au compte de résultats au titre de correctif de la charge des achats et des autres charges par nature y afférentes, pour aboutir à la charge des marchandises vendues et des matières premières, matières consommables et fournitures consommées.

Natures de stocks et comptes concernés

Les entreprises peuvent posséder des stocks de natures différentes : marchandises, matières premières et produits finis. Concernant les matières premières, les autres approvisionnements (matières, fournitures, emballages) et les marchandises, les comptes de stocks à utiliser sont les comptes 31, 32 ou 37. Pour les approvisionnements de marchandises, le plan comptable général (PCG) a été modifié par le règlement n°2022-06 de l'Autorité des normes comptables (ANC), homologué par arrêté du 26 décembre 2023. Ces dispositions s'appliquent de manière obligatoire aux exercices ouverts à compter du 1er janvier 2025. Plusieurs subdivisions des comptes de classe 3 ont été supprimées.

Lire aussi: Tout savoir sur la comptabilisation CFE/CVAE

Les comptes de charges étant habituellement débités pour être augmentés, une comptabilisation du crédit d’un compte 6 réduira le montant de la charge. L'utilisation d'un compte de produits à la place d'un compte de charges ne modifie pas l'impact des écritures sur le résultat de l'exercice.

Évaluation des stocks : coûts et méthodes

Les quantités sont ensuite valorisées hors taxes : les matières et marchandises au coût d'achat et les produits finis au coût de production. Les coûts d'acquisition des stocks comprennent le prix d'achat, les droits de douane et autres taxes non récupérables par l'entité auprès des administrations fiscales), ainsi que les frais de transport, de manutention et autres coûts directement attribuables à l'acquisition des produits finis, des matières premières et des services. Les coûts de transformation des stocks comprennent les coûts directement liés aux unités produites, tels que la main-d'œuvre directe. Ils comprennent également l'affectation systématique des frais généraux de production fixes et variables qui sont encourus pour transformer les matières premières en produits finis.

Les frais généraux de production fixes sont les coûts indirects de production qui demeurent relativement constants indépendamment du volume de production, tels que l'amortissement et l'entretien des bâtiments et de l'équipement industriels, et les frais de gestion et d'administration de l'usine. Les autres coûts ne sont inclus dans le coût des stocks que dans la mesure où ils sont encourus pour amener les stocks à l'endroit et dans l'état où ils se trouvent.

Les prestataires de services évaluent leur stock au coût de production. Ces coûts se composent essentiellement de la main-d'œuvre et des autres frais de personnel directement engagés pour fournir le service, y compris le personnel d'encadrement, et les frais généraux attribuables. La main-d'œuvre et les autres coûts relatifs aux ventes et au personnel administratif général ne sont pas inclus mais sont comptabilisés en charges de la période au cours de laquelle ils sont encourus.

Méthodes d’évaluation usuelles

• La méthode FIFO (PEPS) : en vertu de la méthode Fifo, sont réputés sortir en premier lieu des stocks, les éléments les plus anciens et subsister en stocks les éléments qui y sont entrés en dernier lieu.
• La méthode des prix moyens pondérés : chaque sortie est valorisée au prix moyen de la période; cette période peut être journalière, hebdomadaire ou mensuelle.
• La méthode LIFO : dans la logique de la méthode, chaque sortie de stock doit être effectuée à la valeur d'acquisition de l'entrée en stock correspondante la plus récente; elle peut conduire à une sous-évaluation des stocks au bilan en cas de hausse des prix.
• La méthode du coût standard : les coûts standard retiennent les niveaux normaux d'utilisation de matières premières et de fournitures, de main-d'œuvre, d'efficience et de capacité.
• Méthode du prix de détail : souvent utilisée dans la distribution au détail pour évaluer des grandes quantités d'articles à rotation rapide; le coût des stocks est déterminé en déduisant de la valeur de vente le pourcentage de marge brute approprié.

Inventaire permanent vs inventaire intermittent

La comptabilisation des stocks peut se faire de deux manières, soit par la méthode de l'inventaire permanent, soit par la méthode de l'inventaire intermittent. Toutes les personnes physiques ou morales ayant la qualité de commerçant ont l'obligation d’établir un inventaire physique des stocks au moins une fois par an. L'inventaire physique est un inventaire extra-comptable c'est-à-dire un récolement matériel des existants effectué au moins une fois pendant l'exercice.

Lire aussi: Guide TVA : Achat en Chine

Inventaire intermittent (périodique)

Avec la méthode de l'inventaire intermittent, les biens sont comptés et évalués au moins une fois par an, généralement à la fin de l'exercice ou à une date suffisamment proche. À la clôture de l'exercice, le stock final (stock de fin d'année) est comptabilisé dans le journal d'opérations diverses ou un journal dédié aux écritures à extourner. Cette écriture fait apparaître la variation de stock dans les comptes. À l'ouverture de l'exercice suivant, les écritures sont simplement extournées.

Les comptes 31, 32 ou 37 sont débités du montant du stock final, déterminé par inventaire extra-comptable et évalué conformément aux règles précisées dans l'évaluation des stocks. Crédités du montant du stock initial et débités du montant du stock final, ils sont utilisés, en cas d'inventaire intermittent, à l'ouverture et à la clôture de l'exercice comptable.

Exemple pratique (inventaire intermittent)

L'inventaire d'une entreprise fait apparaître des matières premières pour un montant de 95 000€, des emballages pour 10 000€ et des marchandises à revendre pour 15 000€.

Remarque : ces trois opérations auraient pu être passées en une écriture unique. Nous conseillons cependant de maintenir une comptabilisation en deux écritures.

Inventaire permanent

Dans le cadre de l'inventaire permanent, le comptable ou plutôt le logiciel passe les écritures en comptabilité à chaque entrée ou sortie de matières premières, approvisionnements ou marchandises. L'entreprise tient un inventaire permanent, en valeur, et les variations de stocks sont enregistrées en comptabilité générale de manière continue (ou selon une périodicité rapprochée, par exemple mensuelle). Les écritures en comptes de «Variation des stocks» et de «Stocks» sont passées en même temps que sont comptabilisés les achats, les sorties de stocks, l'imputation de frais aux stocks, etc.

Lire aussi: Congés payés : impact sur la TVA

Exemple pratique (inventaire permanent)

Une entreprise achète des marchandises pour un prix d'achat total de 20 000€ HT. Quelques jours plus tard, elle vend des marchandises pour un prix de vente de 3 000€ HT. Le coût d'achat de ces marchandises vendues est de 2 000€ HT.

Avec ces écritures, l'entreprise connaît précisément l'état de son stock de marchandises et les quantités disponibles, à tout moment.

Écritures d’extourne et automatisation

À l'ouverture de l'exercice suivant, les écritures de clôture sont extournées. De nombreux logiciels permettent d'automatiser cette extourne. C'est souvent prévu pour les journaux dits « de situation » et certains journaux dédiés aux écritures de clôture (leur nom peut varier d'un logiciel à l'autre). L'extourne de ces écritures se fait alors en quelques clics.

Variation de stock et impact sur le résultat

La variation de stock correspond à la différence de notre stock entre le début et la fin d'un exercice. Cette variation a un impact direct sur le résultat de la société. Si le stock augmente en fin d’année, cela augmente le résultat de l’entreprise. À l’inverse, s’il diminue, le résultat baisse. Si les stocks augmentent, le résultat comptable augmente d'autant. En effet, la variation de stock apparaît au crédit du compte 603, un compte qui impacte le compte de résultat. S'ils diminuent, le résultat comptable diminue. Le compte de variation présente un solde débiteur qui diminue le résultat comptable.

Provisions, dépréciations et prudence

Des réductions de valeur sont actées, aux termes de l'article 70, alinéa 2 de l'AR C.Soc., pour tenir compte soit de l'évolution de leur valeur de réalisation ou de marché, soit des aléas justifiés par la nature des avoirs en cause ou de l'activité exercée. Les estimations de la valeur nette de réalisation sont fondées sur les éléments probants les plus fiables disponibles à la date à laquelle elles sont faites, du montant que l'on s'attend à réaliser des stocks. En principe, les éléments de l'actif font l'objet d'évaluations distinctes. La valeur d'acquisition de ces provisions n'est pas - en principe - influencée par l'évolution ultérieure du cours de change de la monnaie en laquelle la dette d'achat est stipulée ni par le cours effectif auquel, à l'échéance, la dette est apurée.

Les vols et autres manquants sur stocks ne sont pas comptabilisés en dépréciations, mais en variations des stocks. Les autres coûts exposés pour porter les stocks en leur état actuel, à la place où ils se trouvent ainsi que les frais de fabrication se verront imputés aux stocks via le compte 609 ou 71 «Variation des stocks».

Aspects pratiques et règles de propriété

Pour l'inscription des stocks à l'actif ainsi que pour l'enregistrement en comptabilité des entrées en stocks et des sorties de stocks, on se référera en règle générale, soit à la notion de «propriété», et au moment du transfert de propriété, soit à la notion de «risque»et au moment du transfert de l'essentiel des risques. Ce transfert intervient généralement au moment où les biens sont livrés à l'entreprise ou à son mandataire (transporteur ou entrepositaire), ou inversément, au moment où les biens cessent d'être sous le contrôle de l'entreprise ou de son mandataire.

Dans le cadre du système d'inventaire permanent, le compte 38 constitue un compte de passage destiné à enregistrer les stocks dont l'entité est déjà propriétaire, mais qui sont en voie d'acheminement et non encore réceptionnés. Il peut également être utilisé pour constater l'envoi de stocks (marchandises, matières et fournitures, produits fabriqués) en dépôt ou en consignation, jusqu'à réception par le dépositaire ou le consignataire. Les biens confiés en consignation, en dépôt ou à vue relèvent du stock du propriétaire jusqu'à leur vente par l'intermédiaire ou le dépositaire.

Éléments complémentaires de gestion

La gestion des magasins et des stocks implique un suivi administratif adéquat de ceux-ci. Ce suivi peut être assuré, sur ce plan, de manière extra-comptable. Le présent avis traite des stocks sous l'angle de la comptabilité générale et des comptes annuels. La comptabilité générale relative aux stocks s'inscrit toutefois dans le cadre d'une gestion et d'un suivi des stocks qui dépasse le seul aspect comptable.

Il est de toute évidence qu'une organisation administrative et comptable du suivi des stocks qui se bornerait à acter une fois par an le résultat d'une confrontation, par relevé d'inventaire, de la valeur du stock final à la valeur du stock initial, ne répond que dans de rares cas - entreprises de structure simple ou de taille relativement modeste - à l'exigence fondamentale que la comptabilité doit être appropriée à la nature et à l'étendue de l'activité de l'entreprise. L'adoption d'un inventaire permanent en comptabilité analytique d'exploitation, périodiquement intégrée à la comptabilité générale, est une alternative lorsque l'outil informatique le permet.

balises:

Articles populaires:

• Taux de TVA pour les travaux d'élagage
• pose et réparation de stores à Saint-Étienne
• Clerc de Notaire Auto-Entrepreneur : Le guide ultime
• Informations clés sur Opalion Strasbourg
• Qu'est-ce que le Monstre de la Finance ?