Comptabilisation des immobilisations à la clôture de l’exercice comptable : principes et écritures

La clôture d’exercice comptable consiste à « geler » les comptes à un instant T, faire le rapprochement bancaire et passer à l’exercice suivant. C’est l’opportunité pour les entreprises de faire l’inventaire, la comptabilisation des opérations financières de l’année, d’établir le bilan et le compte de résultats, qui constituent la liasse fiscale. Le tout est ensuite consigné dans le Fichier des écritures comptables (FEC).

Phases de travaux de fin d’exercice

Les travaux de fin d’exercice comptable se déroulent en trois étapes :

• Le solde des comptes de produits et charges ;
• L’arrêt des comptes du grand-livre ;
• L’arrêt des journaux.

Le solde des comptes de produits et de charges

La clôture des comptes débute par le solde des comptes de produits et de charges (qui correspondent aux classes 6 et 7 du PGC), qui forment ensuite le compte de résultat.

L'arrêt des comptes du grand livre

L'arrêt des comptes du grand livre s'applique uniquement aux comptes de bilan, c'est-à-dire les classes 1 à 5 du Plan Comptable Général. Cette opération consiste à totaliser les mouvements inscrits dans ces comptes et à calculer, pour chaque compte, son solde définitif. Le solde peut être créditeur (les crédits sont supérieurs aux débits) ou débiteur (les débits sont supérieurs aux crédits).

L'arrêt des journaux

L'arrêt des écritures des journaux consiste à rapprocher la correspondance des totaux des colonnes "Débit" et "Crédit" des journaux avec ceux de la balance comptable, une fois l'inventaire terminé.

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Les écritures du bilan de clôture

Conformément au Plan Comptable Général (PCG), on procède ensuite au solde des comptes du bilan :

Définition et obligations liées à l’inventaire des immobilisations

Une immobilisation est un actif identifiable, contrôlé par l'entité, qui va générer des avantages économiques futurs et qui est destiné à être utilisé au-delà de l'exercice en cours. Les immobilisations sont comptabilisées dans des comptes de classe 2. Ces comptes enregistrent le coût d'acquisition ou de production des immobilisations.

La vérification de l'ensemble des éléments d'actif (et donc des immobilisations) est imposée par le Code de commerce (article L. 123-12). Le dirigeant ou l'expert-comptable doit mettre à jour le fichier des immobilisations au moins une fois tous les 12 mois.

Inventaire comptable des immobilisations : pratique

Dans le cabinet d'un expert-comptable, les inventaires comptables des immobilisations corporelles peuvent prendre la forme d'une lettre de bilan envoyée au client. Cette lettre indique la liste des immobilisations qui figurent dans les comptes. Elle permet de demander, entre autres informations, la confirmation de l'existence de ces immobilisations dans l'entreprise.

Dans les grandes entreprises, on peut établir la liste des immobilisations qui doivent faire l'objet d'un inventaire avec des moyens supplémentaires : un inventaire annuel ou un inventaire tournant des immobilisations est tantôt réalisé par le service comptable, tantôt sous-traité à des spécialistes pour recenser physiquement les actifs concernés. Dans certains cas, les immobilisations, nombreuses, sont alors marquées par un code-barre, la Radio Frequency Identification (RFID) ou des traqueurs géolocalisables (cas des véhicules par exemple).

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Documents probants et concordance

Dans la pratique, les documents sont considérés comme probants lorsque :

• le montant de chaque compte d'immobilisations est confirmé par un état donnant la liste des biens possédés, accompagnée des pièces justificatives, les factures d'achat notamment ;
• cette liste est confirmée par un inventaire physique périodique permettant de s'assurer que tous les biens y figurant existent encore dans l'entreprise et que tous les biens inventoriés y sont portés ;
• les amortissements nécessaires ont été pratiqués sur tous les éléments de cette liste et le montant récapitulatif des amortissements ainsi pratiqués est égal au montant porté au bilan.

Comptabilisation des immobilisations : principes et écritures

Une immobilisation s'enregistre dans un compte d'actif de la classe 2 au coût d'acquisition ou de production, qui inclut notamment le prix d'achat et les frais accessoires. La comptabilisation fait appel à l'écriture comptable suivante : débit du compte d'immobilisation concerné (par exemple un compte de classe 21 ou 20) et crédit du compte fournisseur (404). Lorsque la TVA est déductible, elle est comptabilisée en 44562.

Le principe d'évaluation au coût d'acquisition

Les immobilisations acquises par l'entreprise sont inscrites à l'actif du bilan pour leur coût d'acquisition. Il est calculé à l'aide du prix d'achat hors taxes récupérables, diminué des rabais, remises, ristournes et escomptes de règlement obtenus. S'y ajoutent les coûts directement attribuables à l'acquisition, ainsi que, dans certains cas, les coûts estimés de démantèlement, d'enlèvement et de restauration du site sur lequel l'immobilisation est située.

Les coûts directement attribuables sont aussi appelés frais accessoires. Il s'agit des coûts directement liés à l'acquisition ou nécessaires à la mise en place et à la mise en fonctionnement de l'immobilisation. Ils sont obligatoirement comptabilisés dans le coût d'entrée de l'immobilisation à l'actif, sauf les frais d'acquisition d'immobilisation.

En effet, les frais d'acquisition (honoraires, droits de mutation, commissions et frais d'actes liés à l'acquisition) bénéficient d'une option : ils peuvent, au choix de l'entreprise, être comptabilisés en charges ou en immobilisations.

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Comptabilisation des immobilisations selon leur nature

• Les immobilisations incorporelles (droit au bail, fonds commercial, brevets, licences, logiciels...) sont enregistrées dans les comptes 201 à 208 du plan comptable général.
• Les immobilisations corporelles (terrains, immeubles, matériel industriel, ordinateurs...) sont enregistrées dans les comptes 21x et 218x selon la nature.
• Les immobilisations financières (titres de sociétés...) figurent dans les comptes 26 et 27.
• Les immobilisations en cours et les avances et acomptes versés sont suivis dans les comptes 23.

Exemples d’écritures d’acquisition

Exemple immobilisation incorporelle : acquisition d’un fichier client pour 10 000€ HT :

Exemple immobilisation corporelle : acquisition d’un four industriel pour 20 000€ HT :

Coût de production des immobilisations produites en interne

L'entreprise qui produit ses propres immobilisations les évalue à leur coût de production qui comprend : le coût d'acquisition des matières premières consommées ; les charges directes de production ; les charges indirectes de production ; ainsi qu'éventuellement l'estimation des coûts de démantèlement, d'enlèvement et de remise en état du site.

Le coût de production de l'immobilisation est ensuite évalué puis enregistré à l'actif via un compte de production immobilisée (compte 721 Production immobilisée d'immobilisations incorporelles ou 722 Production immobilisée d'immobilisations corporelles). Cette écriture comptable neutralise l'impact des charges de production d'immobilisation sur le résultat comptable. Elle donne également lieu à la constatation d'une TVA collectée au titre d'une livraison à soi-même (LASM), venant en contrepartie de la TVA déductible sur immobilisation.

Comptabilisation par composants

Les immobilisations décomposées sont celles qui, dès le départ, sont composées d'éléments qui ont des durées d'utilisation différentes ou procurent des avantages économiques selon un rythme différent. La durée de vie des composants est inférieure à celle de la structure principale, ce qui justifie une comptabilisation et un plan d'amortissement différents.

Les composants peuvent être comptabilisés dans des comptes différents ou dans des comptes identiques. L'objectif est d'en faciliter le suivi, de l'acquisition à la cession et de les amortir sur leur durée propre d'utilisation.

Amortissements, dépréciations et comptes rattachés

Les comptes d'amortissement et de dépréciation sont identiques aux comptes d'immobilisation auxquels ils sont rattachés, à l'exception d'un chiffre 8 ou 9 qui s'intercale en deuxième position. Pour les amortissements, c'est le chiffre 8 qui est utilisé, et le 9 pour les dépréciations. Grâce à cette nomenclature, le comptable repère d'un coup d'œil les comptes d'immobilisations, d'amortissements et de dépréciations qui correspondent à une même catégorie d'immobilisations.

Écritures d’inventaire et régularisations à la clôture

À la clôture de l’exercice, il conviendra d’enregistrer en comptabilité des écritures spécifiques pour la fin de l’exercice. Il est important de parcourir chaque compte grâce au grand-livre pour vérifier que chaque mouvement est enregistré dans le bon compte. À la clôture de l’exercice, il conviendra ensuite de vérifier que toutes les charges enregistrées en comptabilité concernent bien l’exercice comptable clos, et également qu’il n’y ait pas de charges enregistrées sur l’exercice suivant qui concernent l’exercice clos. Pour neutraliser ces problèmes, des écritures de fin d’exercice sont comptabilisées.

Charges constatées d'avance et charges à payer

Si une charge enregistrée en comptabilité concerne, totalement ou partiellement, l’exercice comptable suivant, une charge constatée d’avance doit être enregistrée à la clôture de l’exercice. Ensuite, il se peut que certaines charges se rapportant à l’exercice comptable clos ne soient pas dans la comptabilité, car la facture n’est pas encore arrivée ou elle a une date postérieure à celle de la clôture de l’exercice. Il est alors nécessaire de comptabiliser des charges à payer.

Produits constatés d'avance et produits à recevoir

Les explications qui ont été précédemment fournies au niveau des charges s’appliquent également au niveau des produits. Il sera donc peut-être nécessaire de comptabiliser des produits constatés d’avance, et/ou des produits à recevoir. Il se peut que certains produits se rapportant à l’exercice comptable clos ne soient pas constatés en comptabilité, par exemple lorsqu’une prestation ou une vente est réalisée mais qu’elle n’a pas été facturée avant la date de clôture de l’exercice. Il est alors nécessaire de comptabiliser des produits à recevoir.

Amortissements et tests de dépréciation

Si l’entreprise détient des actifs, il est nécessaire de constater les dotations aux amortissements à la clôture de l’exercice. En principe, un enregistrement comptable des nouvelles immobilisations a déjà été réalisé et le logiciel des immobilisations a été mis à jour. Les écritures d'amortissement peuvent donc être intégrées en comptabilité. Par ailleurs, procéder à un test de dépréciation pour évaluer les immobilisations corporelles, incorporelles et financières à la clôture de l'exercice est nécessaire. Tout cela fait partie de ce qu'on appelle les écritures d'inventaire.

Sortie et cession d’immobilisations

Lorsque l'immobilisation n'existe plus dans l'entreprise, elle doit être sortie des comptes, elle est retirée du bilan par annulation de sa valeur nette comptable à la date de l'opération. La sortie d’immobilisations ou cession d’immobilisation est une situation courante en gestion d’entreprise qui peut revêtir plusieurs formes : vente, mise au rebut, vol, donation, entre autres.

Les cessions d'immobilisation sont comptabilisées en deux écritures, l'une pour constater la sortie du bien de l'actif et l'autre pour enregistrer le produit de cession. Les comptes utilisés sont généralement les comptes 657 Valeurs comptables des immobilisations incorporelles et corporelles cédées et 757 Produits des cessions d'immobilisations incorporelles et corporelles. Les cessions d'immobilisations financières sont comptabilisées dans les comptes 667 et 767.

Ces différents comptes ont été créés par le règlement ANC n°2022-06. Ils remplacent depuis 2025 les comptes 675 et 775 qui ont été supprimés. La modification de la nomenclature comptable prévue pour 2025, qui substitue le compte 657 au compte 675 et le compte 757 au compte 775, entraînera une évolution significative dans la structure et la présentation du compte de résultat.

Traitement des écarts entre inventaire physique et comptabilité

Trop d'immobilisations entièrement amorties et inexistantes gonflent artificiellement l'actif du bilan. Elles ne donnent pas une image fidèle des comptes, et surtout montrent l'absence ou le manque d'investissement et des immobilisations vieillissantes. Lorsque l'immobilisation n'existe plus dans l'entreprise, elle doit être sortie des comptes, elle est retirée du bilan par annulation de sa valeur nette comptable à la date de l'opération.

La sortie ou cession d’immobilisations nécessite de suivre rigoureusement les étapes de sortie de l'actif, de prise en compte des amortissements, et de constatation de la plus-value ou de la perte. N’hésitez pas à suivre une formation et à consulter votre expert-comptable pour toute situation particulière ou pour vous assurer de la conformité de vos écritures comptables. Une bonne comptabilisation contribue à la préservation du patrimoine de l’entreprise et à une gestion éclairée.

Ouverture du nouvel exercice : écritures d’à-nouveau

Pour débuter un nouvel exercice, les écritures comptables doivent rouvrir les comptes fermés. Chaque compte de bilan clôturé doit être rouvert. Les nouveaux comptes (fraîchement rouverts) doivent présenter le même solde que lors de la clôture. Autrement dit, les comptes rouverts doivent être exactement les mêmes que ceux clôturés. Les écritures d’ouverture d’exercice comptables sont ensuite enregistrées dans un journal qui porte le joli nom de « Journal des à-nouveaux ».

Les soldes qui présentent un solde débiteur à la clôture de l’exercice clôturé sont débités ; et les soldes qui présentent un solde créditeur à la clôture de l’exercice clôturé sont crédités ; Tout se passe sur le compte 890 « Bilan d’ouverture ».

Bonnes pratiques et automatisation

La saisie des pièces comptables et la gestion des factures d'achats et de ventes est la première étape pour préparer la clôture des comptes annuelle. En optant pour une solution de pré-comptabilité, vous enregistrez les transactions au fur et à mesure qu’elles se produisent. Vous avez donc la certitude que vos journaux et registres comptables sont exacts. C'est un temps précieux gagné sur la clôture des comptes.

Automatisez vos opérations de rapprochement bancaire : retrouvez le détail de vos transactions bancaires avec leurs factures associées. Réalisez les imports de vos factures selon votre modèle d'export, définissez la date de fin d'export et les journaux à comptabiliser (Achat ou Banque) et retrouvez tous vos exports à date dans vos préférences comptables. Cette automatisation de la saisie comptable des factures s'inscrit notamment dans une démarche de fast-close ; une clôture accélérée des comptes qui repose sur le principe de refonte des processus comptables et d'interconnexion entre les outils et les parties prenantes.

Questions fréquentes

• Comment clôturer un compte en comptabilité ? Lorsque vous clôturez un compte, vous devez vous assurer que toutes les écritures comptables de l'entreprise pour la période concernée sont complètes. En outre, vous devrez rassembler toutes les pièces justificatives et les transactions nécessaires à la préparation d'un bilan.
• Comment faire une clôture comptable mensuelle ? La clôture mensuelle vous empêche d'ajouter, de modifier ou de supprimer des entrées au cours d'un mois donné. Pour effectuer une clôture mensuelle, vous devez vous assurer que toutes les écritures du mois sont validées, ainsi que toutes les écritures des mois précédents dans le même journal.
• Comment fonctionne le compte 476 ? Le compte 476 « Différences de conversion - ACTIF » enregistre les différences de conversion résultant de l'actualisation, au taux de change de fin d'exercice, des comptes de créances et de dettes libellées en devises étrangères.

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