Méthode de comptabilisation des recettes en caisse journalière

Les dépenses et les recettes font partie intégrante de la vie d'une entreprise. Pour disposer d'une trace des transactions, notamment en espèces, il est indispensable de tenir un livre de caisse. Il s'agit d'un journal de bord répertoriant chaque mouvement d'argent dans une journée. Il constitue une preuve comptable des finances de l'entreprise.

Qu'est-ce qu'un livre de caisse et à quoi sert-il ?

Un livre de caisse est un document comptable qui enregistre l'ensemble des entrées et des sorties en espèces d'une caisse. Il fait partie des obligations comptables pour tous les commerçants disposant d'une caisse enregistreuse. Le livre de caisse permet de suivre toutes les transactions d'encaissement et de décaissement. Il permet de justifier l'origine et l'existence des revenus et des paiements en espèces à l'administration fiscale. De plus, le livre de caisse est un élément constitutif du bilan comptable, il est enregistré comme actif sous le poste d'actif circulant. Par ailleurs, le livre de caisse permet d'optimiser la gestion de caisse, de tenir une comptabilité à jour et d'éviter les erreurs.

Structure et mentions obligatoires du livre de caisse

Afin que le livre de caisse soit conforme à la réglementation, il doit être parfaitement structuré et contenir des éléments indispensables. Tout à gauche, il faut créer une colonne « Date » où il convient d'inscrire, chaque jour, la date des opérations. À la suite de cette colonne, il convient de répertorier le numéro du document à attribuer. Ensuite, vient le libellé de l'entrée ou de la sortie d'argent. Il faut indiquer le nom du produit vendu et ajouter une brève description si besoin. Chaque mouvement du livre de caisse doit être justifié par un document comptable. Les opérations sont enregistrées chaque jour. Chaque transaction est enregistrée sur une ligne distincte de votre livre de caisse.

Journal des recettes vs livre de caisse : différences pratiques

La principale différence entre un livre de caisse et un journal des recettes réside dans les types de transactions qu'ils enregistrent : Le journal des recettes enregistre toutes les transactions quotidiennes qui ne sont pas accompagnées d'une facture, quel que soit le mode de paiement. Il est particulièrement utile pour les entreprises telles que les coiffeurs, les esthéticiennes ou les détaillants qui effectuent de nombreuses transactions directes avec leurs clients. Le journal des recettes fournit une vue d'ensemble de ces ventes et facilite leur intégration dans le système comptable. Le livre de caisse enregistre toutes les transactions en espèces, qu'elles soient entrantes ou sortantes. En enregistrant ces transactions, votre livre de caisse garde une trace précise de vos flux de trésorerie.

Obligations légales et tolérances administratives

En Belgique, la tenue d'un journal des recettes est obligatoire pour les entreprises où l'émission d'une facture pour chaque vente ou service n'est pas courante. Pour en garantir la conformité, il est important de respecter les règles suivantes lors de la tenue de votre journal des recettes : Mettez-le à jour quotidiennement : Enregistrez vos transactions tous les jours, même s'il n'y a pas de revenus. Totaux quotidiens : Additionnez vos revenus quotidiens. Si votre entreprise effectue des transactions en espèces, un livre de caisse est un outil essentiel. Il sert à enregistrer toutes les transactions en espèces effectuées dans votre entreprise. Chaque fois que de l'argent entre ou sort de la caisse enregistreuse, vous devez le noter.

Le PCG ouvre en effet la possibilité de procéder à des enregistrements comptables par récapitulation au moins mensuelle des totaux des opérations, à la condition de conserver tous les documents permettant de vérifier ces opérations jour par jour, opération par opération (PCG art. 921-2). Par ailleurs, le CGI indique que les opérations au comptant peuvent être inscrites globalement en comptabilité à la fin de chaque journée lorsqu'elles sont inférieures à 76 € pour les ventes au détail et les services rendus à des particuliers (CGI art. 286-I-3°). Il convient de retenir aussi que les opérations de même nature, réalisées en un même lieu et au cours d'une même journée, peuvent être récapitulées sur une pièce justificative unique (c. com. art. R. 123-174).

Le « Z de caisse » : pratique et traitements comptables

La plupart des professionnels comptables n’enregistrent en comptabilité qu’un « Z de caisse », mensuel ou quotidien, des opérations de caisse, lequel est une agrégation des opérations de la période. L’objectif était de maintenir la productivité des tâches comptables. Il revenait alors au contribuable de justifier ces écritures agrégées par la production des bandes et tickets de caisse. Dans son courrier précité, la DGFiP indique que le « Z de caisse », qui constitue une récapitulation des opérations enregistrées dans un logiciel de caisse, peut être utilisé pour enregistrer une écriture de vente journalière/mensuelle (DGFiP, lettre du bureau du contrôle fiscal au CSOEC du 28 mai 2019). Cette position rejoint et consacre la pratique consistant à n’enregistrer que des écritures récapitulatives agrégeant les ventes enregistrées dans les systèmes de caisse.

En pratique, générer le Z de caisse a pour conséquence de ramener votre caisse à zéro. Cela signifie qu'une fois ce document édité, vous ne pourrez plus ajouter de chiffre d'affaires aux données déjà sorties. Il faut veiller à éditer ce document une seule fois par jour et de préférence en fin de journée lorsque vous ferez votre caisse pour les vérifications usuelles des encaissements perçus. Pour connaître votre chiffre d'affaires réalisé en cours de journée, n'éditez surtout pas de Z de caisse qui clôture les opérations de la journée. Faites un X de caisse qui aura l'avantage de vous donner quasiment les mêmes éléments que sur un Z de caisse mais ne fera pas de remise à zéro de vos données de la journée.

Conservation et valeur probante des données de caisse

L’agrégation n’est possible qu’à la condition de conserver, mais aussi de pouvoir produire, des justificatifs de chaque opération, dont la totalisation doit permettre de retracer de façon exhaustive et cohérente les écritures agrégées. L’article L. 102 B du LPF impose d'ailleurs la conservation de ces pièces ou données de caisse sur une durée de 6 ans à compter de la date de la dernière opération. Dans le cas des logiciels et systèmes de caisse, les « données de caisse » enregistrées « ligne à ligne » constituent les justificatifs à même d’expliquer les Z de caisse enregistrés mensuellement ou quotidiennement. Le cumul des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données requises des logiciels et systèmes de caisse (CGI art. 286, I, 3° bis) et de l’obligation de conservation durant 6 ans (LPF art. L. 102 B) conduit à archiver ces données sécurisées. Il revient au contribuable assujetti à la TVA de garantir l'intégrité des données archivées et leur disponibilité en cas de contrôle (BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30-§ 250-04/07/2018).

En revanche, le recours à un tiers archiveur certifié (norme Z42-013) permet de satisfaire à cette exigence, comme le relève l'instruction fiscale (BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30-§ 250-04/07/2018), avec de plus une valeur probante élevée. C’est pourquoi l’absence de conservation des données et des anciennes versions du logiciel utilisé par le système de caisse suffit à rendre la comptabilité irrégulière et non probante et conduit l’administration à la rejeter.

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Méthodes et outils pour tenir sa caisse

Utiliser un modèle de livre de caisse vierge sur Excel ou Google Sheets : l'utilisation est simple, c'est une solution adaptée pour les petites entreprises qui ne disposent pas trop de moyens pour investir dans un logiciel professionnel de caisse. Choisir un outil en ligne : c'est une alternative pratique et intuitive. Opter pour un logiciel de caisse : c'est l'assurance d'avoir une solution performante et fiable pour tenir un livre de caisse en bonne et due forme. Même s'il existe des logiciels de caisse gratuits et certifiés (comme Hiboutik), la plupart sont payants.

Comptabilisation pratique des recettes et dépôts

Les encaissements en espèce doivent être inscrits de la manière suivante en comptabilité : Le compte 53 « caisse » doit être débité, il faut créditer les comptes 70 « ventes » et 44571 « TVA collectée ». Les comptes 5112 « chèques à encaisser » et 511 « cartes bleues à encaisser » doivent être débités en cas de paiement par chèque ou carte bleue. Si des espèces sont remises en banque, il faut créditer le compte 53 et débiter le compte 58 « virements internes » puis créditer le compte 58 et débiter le compte 512 « banque ». Lorsque les paiements par carte bancaire ou par chèque sont crédités sur le compte bancaire professionnel, on va créditer les comptes 5112 et 511 et débiter le compte 512.

Situation	Écriture comptable (débit)	Écriture comptable (crédit)
Vente en espèces	53 Caisse	70 Ventes / 44571 TVA collectée
Encaissement par carte	5111 Cartes à encaisser	70 Ventes / 44571 TVA collectée
Remise d'espèces en banque (phase 1)	58 Virements internes	53 Caisse
Remise en banque (phase 2)	512 Banque	58 Virements internes

Contrôles, fréquence d'enregistrement et erreurs à éviter

La tenue d'une comptabilité précise est essentielle pour toute entreprise en Belgique, en particulier si vous effectuez des paiements en espèces ou si vous n'émettez pas de factures pour chaque transaction. Le livre de caisse et le journal des recettes sont deux outils importants à cet effet. Les opérations sont enregistrées chaque jour. Le solde journalier calculé peut être comparé au solde réel de la caisse. En cas de différence entre le solde calculé et le solde réel, il s'agit d'une erreur de caisse. Un livre de caisse ne doit jamais faire apparaître un solde négatif. Dans le cas contraire, le commerçant risque le rejet de l'ensemble de sa comptabilité de la part du contrôleur fiscal. À chaque fin de journée, il convient d'effectuer une vérification de solde. Pour cela, il faut se concentrer sur le solde théorique (solde de l'ouverture + encaissements - décaissement) ainsi que le solde obtenu d'un décompte physique.

Conseils pratiques pour une bonne tenue de caisse

Les écritures de caisse doivent être inscrites quotidiennement, sans blanc, ni rature, ni surcharge.
Tous les mouvements de caisse sont numérotés et justifiés par une pièce comptable portant exactement le même numéro (reçu, ticket, copie de facture, ...).
Il faut distinguer les encaissements en espèce des encaissements par chèque.
Les chèques de banque devront être déposés le plus vite possible à la banque.
Il faudra prévenir les éventuels vols, en déposant par exemple les espèces dans un coffre fort.
Les vols devront être assurés et les paiements en espèce devront être limités.
L'agrégation des opérations (Z de caisse) n'est possible qu'à la condition de conserver et pouvoir produire les justificatifs ligne à ligne pendant 6 ans.

Faire un journal de caisse sur Excel (+ modèle)

Exemple pratique : saisie d'un Z de caisse

Le Z de caisse est le justificatif récapitulant le chiffre d'affaires réalisé sur une période donnée. En règle générale, ce document est édité à chaque fin de journée à partir de la caisse pour connaître le total des ventes du jour. À partir du Z de caisse présenté, il conviendra de passer l'écriture en comptabilité dans le journal de caisse de la façon suivante : Débiter le compte 530 Caisse pour le total des recettes et créditer les comptes 7061/7062 Ventes par taux et les comptes 44571/445712 TVA collectée par taux. Cette écriture n'est passée que si les dépôts réalisés correspondent bien au Z de caisse.

Intégration du livre de caisse dans la comptabilité

Si vous êtes indépendant et que vous utilisez une comptabilité simplifiée (en partie simple), vous n'avez pas besoin de relier votre livre de caisse à un programme de comptabilité. Si vous utilisez la comptabilité en partie-double, vous devrez relier votre livre de caisse à d'autres parties de votre comptabilité, comme les achats, les stocks et les ventes. Il est essentiel d'établir et de traiter correctement un journal de recettes journalières dans Accountable pour se conformer aux obligations comptables et fiscales belges.

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Rôle du journal comptable et articulation avec la caisse

Le journal comptable, également appelé livre journal, journal général ou journal centralisateur, est un document légal obligatoire pour tenir la comptabilité de son entreprise à jour. Par définition, le journal comptable est un livre de comptabilité qui recense par ordre chronologique l’ensemble des opérations financières d’une entreprise, autant au débit qu’au crédit, au cours d’un exercice comptable. La saisie d’un journal comptable permet une vision claire et ordonnée des mouvements de trésorerie d’une entreprise. Il assure en effet la traçabilité complète de tous les flux financiers effectués au quotidien.

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