Comptabilisation des factures non parvenues (FNP) : procédure et écritures comptables

La gestion des factures non parvenues (FNP), souvent liée au compte 408, est incontournable pour gérer la comptabilité de votre entreprise. Les FNP concernent généralement des biens ou services reçus sans facture à la clôture de l'exercice comptable. Savoir comment les comptabiliser, les identifier et les traiter permet d'assurer un enregistrement précis des charges et une meilleure gestion de vos fournisseurs.

Qu'est‑ce qu'une facture non parvenue (FNP) ?

Une facture non parvenue (FNP) est une écriture comptable qui vise à rattacher une charge à un exercice, alors que l’entreprise n’a pas encore reçu la facture correspondante. On parle de facture non parvenue lorsqu’un fournisseur a livré un bien ou fourni une prestation de service à un client, mais que ce dernier n’a pas reçu la facture à la date de clôture de son exercice comptable. Il s'agit d'un principe comptable qui s'appelle la séparation des exercices. Elle peut concerner un bien ou une prestation de services. Dans tous les cas, elle constitue une dépense prévisible et certaine.

Les factures non parvenues concernent principalement deux cas. Lorsque des marchandises ont été livrées ou une prestation de services réalisée avant que l'entreprise clôture son exercice mais la facture n'a pas encore été reçue. Lorsque la facture est émise après la clôture de son exercice, malgré la réception du bien ou la réalisation du service avant cette date. En comptabilisant correctement les FNP, l'entreprise évite de fausser les résultats financiers et de reporter des charges sur l'exercice suivant de manière inappropriée.

Pourquoi enregistrer les FNP ? Rôle en comptabilité

L’enregistrement des factures non parvenues permet de respecter la séparation des exercices. Ce principe comptable impose que les charges et produits soient rattachés à l’exercice auquel ils se rapportent. Vous devez vous référer à la date de livraison pour une vente de bien ou à la date de réalisation pour une prestation de services. L’enregistrement est nécessaire lorsque la date de facturation est postérieure à celle de la clôture de l'exercice comptable.

Le premier impact concerne le compte de résultat : votre FNP majore vos charges, ce qui conduit à réduire votre résultat net. Au bilan, les factures non parvenues apparaissent au passif du bilan comptable dans la ligne « Dettes fournisseurs et comptes rattachés » pour leur montant toutes taxes comprises (TTC). Les factures non parvenues sont des charges à payer comptabilisées dans le poste dettes fournisseurs et comptes rattachés du bilan.

Comptes à utiliser pour les FNP

Le compte 408 « Fournisseurs - factures non parvenues » permet de créditer le montant TTC des FNP. Le compte 408 est décomposé de la façon suivante : le compte 4081 pour les fournisseurs de biens et de services (ou d’exploitation), le compte 4084 pour les fournisseurs d’immobilisations, le compte 4088 pour les intérêts courus de fournisseurs. Le compte 4084 est spécifiquement dédié aux fournisseurs d'immobilisations. Le compte 4088 Fournisseurs - intérêts courus est particulier. Il permet d'enregistrer les pénalités de retard de paiement qui sont exigibles sans qu'un rappel du fournisseur soit nécessaire.

Comment comptabiliser une facture non parvenue ? Étapes et écritures

La comptabilisation d'une FNP suit plusieurs étapes précises pour assurer une comptabilité conforme et éviter tout décalage financier.

1. Évaluation de la FNP

Avant d'enregistrer les écritures comptables, il importe d'évaluer le montant de la facture à recevoir. L'entreprise doit déterminer le montant hors taxes (HT) du bien ou service livré, en s'appuyant sur des documents tels que les bons de commande ou les prestations réalisées. La comptabilisation nécessite une évaluation qui se fera le plus souvent à partir du bon de commande ou d'une facture équivalente du même fournisseur.

2. Écritures à la clôture de l'exercice

Lorsque l'exercice touche à sa fin, les écritures doivent être enregistrées pour refléter la dette envers le fournisseur. Pour comptabiliser la facture non parvenue, vous devez : débiter le compte de charges (classe 6) pour le montant hors taxes du bien ou service ; débiter le compte 44586 « TVA à régulariser » pour la TVA liée à la facture non parvenue ; créditer le compte 408 (fournisseurs - factures non parvenues) pour le montant toutes taxes comprises (TTC). En pratique, on utilise souvent un journal d’opérations diverses (OD) pour passer des écritures de régularisation.

Si la facture à recevoir concerne une immobilisation, utilisez le compte 4084 en lieu et place du 4081. Au débit, vous choisirez un compte de la classe 2 (immobilisation) et le compte 44562 ou 44566 selon le cas pour la TVA déductible sur immobilisations.

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3. Extourne à l'ouverture de l'exercice suivant

À l’ouverture de l'exercice suivant, les écritures enregistrées pour la FNP doivent être extournées (contrepassées). L'écriture d'extourne garantit une représentation fidèle des charges et des produits sur les bons exercices comptables. Ceci consiste à inverser l'écriture de la FNP de l'exercice précédent : débiter le compte 408 du montant TTC, créditer le compte de charges du montant HT et créditer le compte 44586 du montant de la TVA. Les écritures des factures non parvenues sont passées en écriture inverse dès que le nouvel exercice comptable est ouvert.

4. Comptabilisation de la facture reçue

Dès réception de la facture, vous la comptabilisez normalement. La facture reçue est ensuite comptabilisée normalement. À ce stade, les écritures de régularisation précédentes auront déjà été contrepassées, ce qui évite toute duplication des charges. Notez que les montants à inscrire doivent être les plus précis possibles pour éviter toute erreur. Si une correction est nécessaire, elle doit être effectuée dès la réception de la facture.

Exemples pratiques

Exemple 1 : Prenons un exemple : votre entreprise reçoit des marchandises d’un montant de 1 000 € HT le 29 décembre, deux jours avant la clôture de vos comptes (le 31 décembre). Aucune facture n’est émise par le fournisseur avec la livraison des biens. Pour comptabiliser votre facture non parvenue, vous devez : débiter le compte de charges (classe 6) de 1 000 € (montant HT), débiter le compte 44586 « TVA à régulariser » de 196 €, créditer le compte 4081 « fournisseurs - factures non parvenues de fournisseurs de biens et services » de 1 196 € (montant TTC).

Contre-passation des écritures : à l’ouverture de l'exercice comptable suivant, vous serez tenus de débiter le compte 4081 de 1 196 €, de créditer le compte de charges de 1 000 € et de créditer le compte 44586 de 196 € le 1er janvier (la date d'ouverture de l'exercice comptable).

Exemple 2 : Une entreprise clôture ses comptes le 31 décembre. Le 28 décembre, elle réceptionne des produits pour un montant de 3 000 € HT. La facture sera établie par le fournisseur le 03 janvier N+1. Écriture comptable au 31/12/N : 607 Achats de marchandises 3 000 € (débit) ; 445661 TVA déductible sur biens et services 600 € (débit) ; 4081 Fournisseurs FNP 3 600 € (crédit). Écriture comptable au 01/01/N+1 : 4081 Fournisseurs FNP 3 600 € (débit) ; 607 Achats de marchandises 3 000 € (crédit) ; 445661 TVA déductible sur biens et services 600 € (crédit).

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Charges constatées d'avance (CCA) vs Factures non parvenues (FNP)

Les charges constatées d'avance (CCA) et les factures non parvenues (FNP) sont deux mécanismes comptables qui permettent de respecter le principe de séparation des exercices. Toutefois, ils s'appliquent dans des situations opposées. Les CCA concernent les dépenses payées sur un exercice comptable pour des biens ou des services qui seront consommés sur l'exercice suivant. À l'inverse, les FNP correspondent à des charges qui ont été engagées sur un exercice mais dont la facture n'est parvenue qu'au cours de l'exercice suivant. Ces deux mécanismes permettent d'assurer une représentation fidèle des charges et des produits sur les bons exercices comptables.

Traitement des avoirs fournisseurs non parvenus et annulation d'une FNP

Dans le cadre des FNP, le traitement des avoirs fournisseurs demande une attention particulière. En cas d'avoir non parvenu, il doit être enregistré en débitant le compte 4098, intitulé 'Rabais, remises, ristournes à obtenir et autres avoirs non encore reçus'. En parallèle, le compte 44586 'Taxes sur le chiffre d’affaires sur factures non parvenues' est crédité, ainsi que le compte de charges concerné.

L'annulation d'une facture non parvenue (FNP) est une opération qui peut parfois s'avérer nécessaire. Pour annuler une FNP, vous devez d'abord identifier la facture concernée dans le compte 4081. Une fois la facture identifiée, procédez à l'extourne de l'écriture de la FNP en débitant le compte 4081 et en créditant le compte de charges correspondant. Dans le cas où la facture serait soumise à la TVA, pensez à créditer également le compte 44586.

Pratiques et contrôles pour identifier les FNP

Au moment de la préparation de votre bilan, vous allez répertorier l’ensemble de vos FNP pour pouvoir les enregistrer. Voici quelques astuces :

Passez en revue vos factures reçues après la clôture : la plupart de vos FNP vous parviendront dans les semaines qui suivent.
Consultez vos bons de livraison reçus peu avant la fin de l’exercice et rapprochez-les des factures. Si vous ne trouvez pas d’équivalent pour un bon de livraison, il s’agit probablement d’une FNP.
Dressez la liste de vos prestations récurrentes (loyers, électricité, télécommunications, crédit-bail, etc.) susceptibles de s’étaler sur N et N+1 ; calculez la part rattachable à N au prorata temporis si nécessaire.
Reprenez la liste des FNP enregistrées l’année précédente : les écritures d’inventaire sont souvent récurrentes d’une année sur l’autre.
Interrogez vos équipes sur les opérations en cours à la clôture, ou sur celles qui n’auraient pas encore été facturées.

Délai de prescription et obligations

Le délai de prescription pour une FNP est fixé à 5 ans à compter de la date de livraison ou de réalisation de la prestation : vous êtes dans l’obligation de comptabiliser la FNP dans vos dettes tant que vous n’avez pas reçu la facture en question. En France, les entreprises doivent conserver leurs factures de vente et d'achat pendant 10 ans sous peine de sanctions, en cas de contrôle fiscal.

Rôle de l'expert‑comptable et outils

Le rôle de l’expert-comptable est majeur dans la comptabilisation des factures non parvenues. Il veille à ce que le principe de séparation des exercices soit correctement appliqué. Son expertise permet de s'assurer que chaque charge est imputée à l'exercice comptable correspondant, même si l'entreprise n'a pas encore reçu la facture au moment de la clôture de son exercice. Avec la transformation digitale du métier d'expert-comptable, les outils comptables modernes facilitent le traitement des FNP. Des solutions permettent de digitaliser et d'automatiser une grande partie des processus comptables, réduisant les erreurs humaines et accélérant le traitement des factures non parvenues.

Points de vigilance

Seules les entreprises qui relèvent de la comptabilité d'engagement doivent enregistrer les factures non parvenues. Les auto‑entrepreneurs n'ont pas cette obligation.
Pour une facture partiellement rattachable à l'exercice, ne comptabilisez que la fraction pertinente (prorata temporis pour les prestations).
Le solde des comptes 408 doit être créditeur ; un solde débiteur peut bloquer le calcul de la liasse fiscale.
Les montants de TVA à régulariser doivent être estimés au mieux pour éviter toute distorsion dans les comptes.

Tableau récapitulatif : écritures usuelles

Situation	Écriture à la clôture	Extourne à l'ouverture
FNP fournisseur exploitation	Débit compte 6 (charge HT); débit 44586 (TVA); crédit 4081 (TTC)	Débit 4081 (TTC); crédit compte 6 (HT); crédit 44586 (TVA)
FNP immobilisation	Débit compte 2 (immobilisation HT); débit 44562/66 (TVA); crédit 4084 (TTC)	Débit 4084 (TTC); crédit compte 2 (HT); crédit 44562/66 (TVA)
Avoir non parvenu	Débit 4098; crédit 44586; crédit compte de charges	Extourne lors de réception de l'avoir

En pratique : bonnes habitudes

Intégrez la revue des bons de livraison et des prestations récurrentes dans votre procédure d'inventaire. Utilisez le journal OD pour centraliser les écritures d'inventaire et facilitez leur suivi. Si vous utilisez un logiciel comptable, exploitez les fonctions d'extourne automatique au 1er janvier pour éviter les saisies manuelles répétitives. En cas de doute, contactez votre expert‑comptable pour vous assurer de la conformité des évaluations et des écritures.

Et si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter les experts pour vous accompagner.

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