Règles de comptabilisation des heures de délégation syndicale en entreprise

Les heures de délégation sont des heures accordées par l’employeur aux représentants du personnel pour exercer leur mandat pendant leur temps de travail. Les élus du Comité Social et Économique (CSE), les délégués syndicaux et les représentants syndicaux bénéficient d’heures de délégation, payées comme heures de travail, pour accomplir leur mandat.

Qui bénéficie d’un crédit d’heures et quels montants ?

Peuvent bénéficier d'un crédit d'heures, les membres titulaires constituant la délégation du personnel du CSE, les délégués syndicaux et les représentants syndicaux au CSE dans les entreprises de plus de 500 salariés. Le Représentant Syndical (RS) au Comité Social et Économique bénéficie de 20 heures de délégation dès lors que l'effectif de l'entreprise atteint 501 salariés (L.2315-7). Le Représentant d’une Section Syndicale (RSS) dispose d’au moins 4 heures par mois (L.2142-1-3).

Selon l’article L.2315-7 du Code du travail, le nombre d’heures de délégation individuelle est d’au moins :

10 heures par mois dans les entreprises de moins de 50 salariés ;
16 heures par mois dans les sociétés de 50 salariés et plus.

Le nombre d'heures de délégation des membres élus titulaires du CSE, des délégués syndicaux et des représentants de section syndicale est fixé par le Code du travail en fonction du nombre de salariés au sein de l'entreprise ou de l'établissement distinct (C. trav. art. L2142-1-3, L2143-13, L2143-15 et L2315-7). Le crédit d'heures est prévu à l'article R2314-1 du Code du travail.

Modification et augmentation du crédit d'heures

La modification du nombre d'heures : le protocole préélectoral peut modifier le nombre de sièges et/ou le volume des heures individuelles de délégation à condition que le volume de ces heures soit au moins égal à 10 heures par mois dans les entreprises de moins de 50 salariés et à 16 heures dans les autres entreprises (C. trav. art. L2315-7). Autrement dit, si le protocole fixe un nombre de membres inférieur à celui fixé par le Code du travail, il doit parallèlement augmenter le nombre d'heures individuelles afin de respecter le volume des heures, et inversement.

Par ailleurs, une convention collective, un usage ou un engagement unilatéral de l'employeur peut prévoir un crédit d'heures plus élevé, sans modifier le nombre de membres titulaires. Le nombre d'heures de délégation accordées à chaque élu est un maximum. Toutefois, le dépassement du crédit d'heures de délégation n'est possible qu'en cas de circonstances exceptionnelles et doit être justifié (C. trav. art. L2143-13).

Utilisation et modalités pratiques

Le crédit d'heures doit être utilisé exclusivement pour l'exercice des fonctions représentatives pour lequel il est alloué. Les heures de délégation doivent être employées durant les heures de travail ou, si les nécessités du mandat l'exigent, en dehors de ces heures. L'utilisation des heures de délégation ne doit entraîner aucune perte de salaire ; les représentants du personnel doivent percevoir le même salaire que s'ils avaient effectivement travaillé pendant leurs heures de délégation.

Le représentant du personnel n'a pas à obtenir d'autorisation de l'employeur pour utiliser son crédit d'heures de délégation mais il doit néanmoins l'en informer selon les modalités mises en place dans l'entreprise après concertation des représentants du personnel. L'information de l'employeur peut par exemple prendre la forme de bons de délégation, qui permettent notamment de rendre possible le calcul des heures utilisées. L'utilisation de bons de délégation doit exclusivement permettre à l'employeur d'être informé et de comptabiliser les heures de délégation effectivement prises au cours du mois. De tels bons ne doivent jamais servir, sous peine de délit d'entrave, à instaurer une autorisation préalable ou un contrôle sur l'utilisation du crédit d'heures par le représentant du personnel.

Il n'existe, en dehors des heures mutualisées, aucun délai de prévenance légal à la prise des heures de délégation ; toutefois, l'employeur peut exiger d’en être informé préalablement et que soit respecté un certain délai de prévenance, qui variera en fonction du poste occupé et de la nature du travail. Ce délai doit être « justifié par la tâche à accomplir et proportionné au but recherché ». L’employeur peut exiger une information préalable sur les heures de départ et de retour des représentants du personnel afin d'assurer la bonne gestion de l'entreprise.

Fractionnement et format des prises

Le salarié élu ou désigné peut utiliser son crédit d’heure à sa convenance. Ainsi, il peut le fractionner en plusieurs fois en fonction des besoins du mandat. Rien n’interdit au représentant du personnel de consommer son crédit d’heures par tranche inférieure à une heure. Il n'est pas possible pour l'employeur d'imposer la prise des heures de délégation par journée entière sauf pour les salariés en forfait-jours où un mécanisme spécifique s'applique.

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Situation particulière : salariés en forfait jours

Attention : s'agissant des membres titulaires de la délégation du personnel au CSE, des représentant syndicaux au CSE ou au CSE central, des délégués syndicaux ou des délégués syndicaux centraux au forfait jours, le crédit d'heures est regroupé en demi-journée déduites du nombre annuel de jours travaillés. Une demi-journée correspond à 4 heures de délégation. Les salariés dont le contrat de travail est en forfait jours comptent leurs absences pour délégation en demi-journées qui représentent chacune 4 heures de délégation.

Cumul, annualisation, mutualisation et transfert des heures

Les membres titulaires du CSE peuvent annualiser les heures pour cumuler leur crédit d'heures de délégation sur l'année ; cette faculté d'annualisation est aussi ouverte aux représentants syndicaux. Ils peuvent aussi mutualiser les heures entre élus titulaires ou suppléants du CSE. Toutefois l'annualisation ou la mutualisation des heures de délégation ne peut pas conduire un membre du CSE à bénéficier, au cours d'un même mois, de plus d'une fois et demi le crédit mensuel d'heures d'un titulaire et l'employeur doit être informé au plus tard 8 jours avant la date prévue de l'utilisation de ces heures.

Les titulaires et les suppléants peuvent légalement partager les heures de délégation (L2315-9). Les titulaires sont tenus d'informer leur employeur au plus tard 8 jours avant la date prévue de l'utilisation de ses heures mutualisées ou reportées. Cette information doit se faire par écrit en précisant l'identité des membres concernés ainsi que le nombre d'heures réparties entre eux (R2315-5 et 6). L'élu titulaire qui récupère les heures d'un autre titulaire ne peut pas utiliser plus de 50 % d'heures de délégation supplémentaires que son quota habituel.

Exemple pratique : un élu titulaire dispose d'un crédit de 12 heures de délégation chaque mois. Ce mois-ci, il est en vacances ou en arrêt de travail et n'utilise pas ses heures. Il peut transférer l'intégralité de ses 12h non utilisées à un collègue élu du CSE suppléant pour qu'il réalise ses missions, sous réserve du respect des règles de mutualisation et d'information de l'employeur.

Ce qui n'entre pas dans le crédit d'heures

Toutes les heures passées pour l'exercice du mandat ne s'imputent pas sur le crédit mensuel d'heures de délégation. Ainsi, n'entrent notamment pas dans le décompte du crédit d'heures :

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les réunions du CSE pour les membres titulaires de la délégation du personnel, dans une certaine limite ;
les réunions de la commission santé sécurité et conditions de travail ;
les réunions avec les délégués syndicaux à l'initiative de l'employeur ;
les heures de négociation d'un accord d'entreprise, sachant que chaque section syndicale dispose en outre d'un complément de crédit d'heures à cette occasion ;
le temps passé par les membres du CSE en cas d'alerte pour risque grave ou pour danger grave et imminent.

Rémunération et bulletin de paie

Le temps passé en heures de délégation est de plein droit considéré comme du temps de travail et payé à l'échéance normale (C. trav. art. L2142-1-3, L2143-17 et L2315-10). L'utilisation des heures de délégation ne doit pas occasionner de perte de salaire. Les délégués syndicaux doivent donc percevoir une rémunération équivalente à celle qu'ils auraient reçue s'ils avaient travaillé pendant ces heures. Le dépassement de crédit d'heures de délégation, justifié par des circonstances exceptionnelles, est rémunéré et comptabilisé comme du temps de travail.

Le bulletin de paie ne doit pas faire apparaître les heures de délégation (C. trav. art. R3243-4). Aucune mention du bulletin de paie ne doit permettre d'établir une distinction entre les heures travaillées et les heures de délégation. En revanche, elles doivent apparaître sur une fiche en annexe, qui possède la même valeur juridique que le bulletin de salaire.

Contrôle, contestation et obligations de justification

L'employeur ne peut pas utiliser des moyens de contrôle ou de surveillance qui auraient pour effet de dissuader ou même de gêner les représentants du personnel ou les représentants syndicaux dans l'exercice de leur mission. L'employeur peut toutefois, après avoir payé les heures de délégation, demander d'indiquer les activités pour lesquelles elles ont été utilisées. Si l'employeur a un doute légitime sur la bonne utilisation il devra se tourner vers le tribunal judiciaire. En cas de contestation de l’utilisation des heures de délégation par l’employeur devant le Conseil des Prud’hommes, le représentant pourra être amené à justifier de leur utilisation.

Si les heures contestées ont été prises pendant le temps de travail, l'employeur doit rapporter la preuve que l'élu n'a pas utilisé ses heures conformément aux missions qui lui sont imparties (jurisprudence constante). Si les heures contestées ont été prises en dehors du temps de travail, c'est alors à l'élu de prouver que la prise des heures de délégation en dehors des horaires de travail est justifiée par les nécessités du mandat.

Cas particuliers

Le montant du crédit d’heure d’un délégué syndical travaillant à temps partiel est le même que celui d’un délégué syndical travaillant à temps plein. Mais un salarié à temps partiel ne peut pas réduire de plus d’un tiers son temps de travail mensuel par l’utilisation du crédit d’heures dont il dispose. Un élu qui travaille à temps partiel ne peut pas quitter son poste en délégation au-delà d’un tiers de son temps de travail.

Par principe, la suspension du contrat de travail n’entraîne pas celle du mandat représentatif. Idem en cas de maladie, de mise à pied conservatoire ou disciplinaire, de chômage partiel ou même de grève. Même si elles sont prises pendant ces circonstances et périodes exceptionnelles, les heures consacrées à l’exercice des fonctions représentatives s’imputent donc sur le crédit d’heures.

Pour les élus au forfait jours, les heures sont comptées en demi-journées de 4 heures de mandat. Exemple : un cadre en forfait jours doit accomplir 218 jours de travail dans l’année. Il est membre titulaire du CSE de son entreprise et dispose de 22 heures de délégation par mois. 22 x 12 = 264 heures par an ; 264/4 = 66 demi-journées, 33 journées complètes.

Outils pratiques et suivi

Utiliser un tableau des heures de délégation CSE est un moyen efficace et simple pour gérer à la fois le pilotage des heures, l'information à l'employeur, mais aussi la mutualisation et le transfert d'heures d'élus titulaires vers des suppléants. Un tableau des heures de délégation sur Excel est un moyen efficace et fiable de pouvoir également reporter les crédits d'heures restants et transférables au mois suivant. Avec des calculs réalisés automatiquement dans chaque onglet et pour chacun des élus, un tableau de suivi des heures de délégation CSE Excel est l'outil idéal.

Il existe également des pratiques simples pour justifier des présences hors entreprise (par exemple lors d'un salon) : demander à la sortie un justificatif de présence qui vous sera aussitôt délivré.

Questions fréquentes rapides

Peut-on fractionner les heures ? Oui, totalement, même en tranches inférieures à une heure.
Peut-on reporter ? Oui : un titulaire peut reporter sur un autre mois un maximum de 1,5 fois le nombre d’heures mensuel auquel il a droit dans la limite de douze mois.
Peut-on mutualiser ? Oui, entre titulaires et suppléants sous conditions et information 8 jours avant.
L’employeur peut-il contrôler à l’avance ? Non, l'employeur ne peut pas exiger une autorisation préalable sous peine de délit d’entrave.
Doit-on indiquer l'objet des heures ? Non, le représentant n'a pas à indiquer le motif précis de son absence sur un bon de délégation.

Synthèse

Le droit aux heures de délégation syndicale est encadré par le Code du travail et combine des principes de protection du mandat, des obligations d'information raisonnables envers l'employeur, et des garanties de rémunération. De la quantité d'heures allouées selon la taille de l'entreprise aux règles de cumul, mutualisation, annualisation et rémunération, ces dispositions visent à concilier l'exercice des fonctions représentatives et le bon fonctionnement de l'entreprise.

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