Comptabilisation du paiement mensuel de la TVA : un guide détaillé

La Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) est un impôt indirect prélevé sur la consommation de biens et services. Elle représente la moitié des recettes fiscales de l’État. En comptabilité, elle se décline en TVA collectée (lors des ventes) et TVA déductible (lors des achats). Si la TVA collectée est supérieure à la TVA déductible, l’entreprise doit verser la différence à l’administration fiscale. En revanche, si la TVA déductible est plus élevée, elle peut obtenir un crédit ou un remboursement.

Alors, comment s'effectue la comptabilisation de la déclaration de TVA et les écritures comptables ? En matière de TVA, chaque écriture est comptabilisée selon le régime de l'entreprise. Afin de calculer facilement les charges fiscales, la comptabilisation de la TVA doit nécessairement obéir à certaines règles.

Le lien entre TVA et comptabilité est plus apparent à travers la comptabilisation des ventes. Le comptable devra cette fois-ci préciser la taxe collectée par l’entreprise. Pour chaque vente, le montant total encaissé est inscrit au débit du compte client (compte 411) le montant total encaissé. Il faut ensuite créditer le compte produit (compte de classe 7) approprié du montant HT de la vente.

Cet article vous guide à travers les étapes de la comptabilisation du paiement mensuel de la TVA, en abordant les différents régimes d'imposition, les écritures comptables spécifiques et les obligations fiscales associées.

Régimes de TVA et obligations déclaratives

Le régime de TVA d’une entreprise dépend principalement de son chiffre d’affaires annuel, mais aussi de son choix d’option fiscale. Les petites entreprises et les entreprises aux obligations simplifiées peuvent bénéficier de la franchise en base de TVA. On l’appelle aussi simplement franchise de TVA. L’entreprise qui bénéficie de ce régime ne facture pas la TVA à ses clients. Elle n’a pas de déclaration de TVA à faire, donc pas de TVA à verser à l’Etat.

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La déclaration de TVA consiste à fournir un formulaire récapitulant la TVA déductible et la TVA collectée par l’entreprise à une période donnée. Les entreprises sont tenues de respecter des échéances spécifiques et précises pour effectuer le dépôt de leurs déclarations de TVA.

Il existe principalement deux régimes de TVA :

1. Le régime réel simplifié : Il est appelé ainsi car il permet aux entreprises de déposer un bilan comptable simplifié. Les nouvelles sociétés optent souvent pour ce régime pour commencer leur comptabilité. Concernant la TVA, vous devrez réaliser une déclaration de TVA annuelle. Le RSI (régime réel simplifié) concerne les sociétés dont la déclaration annuelle de TVA est inférieure à 15 000 €.
2. Le régime réel normal : La déclaration sera à effectuer par trimestre si le montant de la TVA due annuelle est inférieur à 4000 euros. Les sociétés relevant du régime normal effectueront alors le paiement chaque mois. Toutefois, elles peuvent opter pour un versement trimestriel lorsque le montant TVA annuelle ne dépasse pas 4 400 euros.

Les entreprises sont tenues de respecter des échéances spécifiques et précises pour effectuer le dépôt de leurs déclarations de TVA.

Comptabilisation mensuelle de la TVA : régime normal

L’entreprise dépose chaque mois (entre le 15 et le 26 suivant le calendrier transmis à l’entreprise par l’administration fiscale) une déclaration de TVA CA3 qui récapitule la TVA exigible et la TVA récupérable du mois précédent. Elle paie la TVA due en même temps que le dépôt de la déclaration. Exemple : le 15 mars, elle remplit la déclaration de TVA du mois de février, calcule la TVA due et effectue le paiement.

Le montant de la TVA à décaisser inscrit dans la déclaration de TVA est enregistré dans le compte 44551 TVA à décaisser. Comme les montants ont été arrondis à l’euro le plus proche dans le calcul de la TVA à décaisser, l’écriture n’est en général pas équilibrée.

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On débite le compte 658 Pénalités et autres charges si les arrondis génèrent une charge et on crédite le compte 758 Indemnités et autres produits si les arrondis génèrent un gain.

En cas de crédit de TVA, l’entreprise a le choix entre déduire ce crédit de TVA dans la déclaration de TVA du mois suivant, ou demander le remboursement à l’administration fiscale.

Pour comptabiliser la déclaration mensuelle CA3 en cas de taxe à payer, l'entreprise assujettie à la TVA a effectué sa déclaration pour le 24 du mois suivant. Il faut maintenant liquider les comptes 445 de la période, c'est-à-dire solder ces comptes pour lesquels la déclaration a été faite.

Ici, il s'agit de porter les sommes au débit des comptes de taxe sur le chiffre d'affaires et d'utiliser le crédit du compte de taxe déductible. Seuls les redevables de la TVA établis en France sont concernés par ces écritures.

Exemple : La déclaration de la taxe sur la valeur ajoutée du mois d'avril fait apparaître les montants totaux de TVA suivants :

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• TVA collectée à 20% : 15 000€ ;
• TVA collectée à 10 % : 5 000€ ;
• TVA déductible sur immobilisations : 2 000€ ;
• TVA déductible sur autres biens et services : 8 000€ ;
• TVA à régler : 10 000€.

Les écritures comptables de liquidation des déclarations de TVA sont les suivantes :

Lorsque la déclaration fait apparaître un crédit de taxes, il peut être reporté sur la déclaration suivante. L'entreprise peut aussi en demander le remboursement. Elle pourra utiliser le compte 445670 Crédit de TVA à reporter et compte 445830 Taxe sur le chiffre d'affaires - remboursement demandé.

Exemple : La déclaration de la taxe sur la valeur ajoutée du mois d'avril fait apparaître les montants de TVA suivants :

• TVA collectée à 20% : 15 000€ ;
• TVA collectée à 10 % : 5 000€ ;
• TVA déductible sur immobilisations : 42 000€ ;
• TVA déductible sur autres biens et services : 8 000€ ;
• Remboursement demandé : 20 000€ ;
• Crédit de TVA à reporter : 10 000€.

Les écritures comptables de liquidation sont les suivantes :

La TVA réellement due n’est calculée qu’une fois par an, une fois l’exercice terminé. Durant l’année N, l’entreprise verse deux acomptes, qui sont calculés sur la TVA due l’année N-1.

Précisions :

• Si le montant de la TVA due en N-1 (avant déduction de la TVA sur immobilisations) est inférieur à 1 000 €, l’entreprise est dispensée de verser des acomptes.
• Si l’entreprise estime que le montant de la TVA due sera inférieur à celui de l’année précédente, elle peut moduler le montant des acomptes.
• Les entreprises nouvelles déterminent elles-mêmes le montant de leurs acomptes (au moins 80% de la TVA réellement due).
• Si l’exercice comptable ne correspond pas à l’année civile, il faut déposer une déclaration de TVA CA12 dans les 3 mois qui suivent la clôture de l’exercice. L’entreprise calcule la TVA réellement due et complète la déclaration de TVA CA12. Les calculs sont identiques aux calculs de la déclaration CA3 du régime réel normal, mais les montants sont annuels au lieu d’être mensuels.

Régime réel simplifié : acomptes et déclaration annuelle

Dans le régime réel simplifié d'imposition, l'entreprise ne paie que des acomptes en juillet et décembre. Ces acomptes sont calculés sur la base de la déclaration annuelle de l'année précédente (ou de l'exercice précédent).

A la fin de l'année ou de l'exercice, l'entreprise déclare son chiffre d'affaires et sa taxe déductible, déduit ses acomptes et paie le complément éventuel ou se fait rembourser.

Les acomptes sont comptabilisés dans un compte 44581 Acomptes - Régime simplifié d'imposition. La saisie de la déclaration annuelle permettra de solder ces acomptes.

Exemple : Une entreprise a payé 10 000€ de taxe sur la valeur ajoutée au cours de l'exercice précédent. Elle paie 5 500€ en juillet et 4 500€ en décembre. Sa déclaration annuelle fait apparaître en plus :

• un montant HT d'encaissement de 125 000€ et donc une taxe sur la valeur ajoutée collectée à 20% de 25 000€ ;
• une taxe sur la valeur ajoutée déductible de 12 000€ ;
• un solde à payer de 3 000€.

Les acomptes ont été comptabilisés en compte 44581 au moment de leur règlement. Le compte est débiteur de 10 000€.

Les écritures comptables sont les suivantes :

TVA sur les encaissements : particularités

La taxe sur la valeur ajoutée sur les encaissements naît d'une distinction entre fait générateur et exigibilité de la taxe sur la valeur ajoutée. Elle concerne les entreprises assujetties ou soumises à la TVA, établies en France qui n'ont pas opté pour la TVA sur les débits.

La date d'exigibilité est la date à laquelle la taxe est due au Trésor public.

La comptabilisation de la TVA sur encaissement oblige à utiliser des comptes supplémentaires afin d'assurer un double contrôle et d'être systématiquement en mesure de vérifier que la déclaration CA3 correspond bien aux encaissements et décaissements. Si une facture n'est pas payée, les sommes ne sont pas déclarées et restent dans les comptes.

Le compte 44574 « TVA collectée sur encaissements » et le compte 44564 « TVA déductible sur encaissements » pourront être utilisés jusqu'au paiement ou pour les acomptes. Ces comptes indiquent une taxe en attente de déclaration.

Exemple de comptabilisation de la facture d'un prestataire de services : L'entreprise comptabilise la facture d'un avocat. Il n'a pas opté pour les débits. Montant des honoraires 3 000€ hors taxes.

En cas d'acompte ou de paiement avant comptabilisation de la facture, l'écriture sera la même.

Au moment de la déclaration de TVA, il suffira de prendre le solde du compte 445717 pour connaître le montant de la TVA collectée à 20% à déclarer.

Le solde du compte 44574 fera apparaître la TVA non encore exigible, celle qui correspond aux créances clients non encaissées.

Suite de l'exemple précédent : L'entreprise paie son avocat, les écritures comptables seront les suivantes :

A l'issue de cette opération, le compte 44564 est soldé (à zéro).

Comment calculer la TVA sur les encaissements ? La taxe sur la valeur ajoutée se calcule sur le montant toutes taxes comprises qui est payé. Il suffit, pour un taux de 20%, de diviser le montant payé par 1,20 avant de le multiplier par 0,20.

Conseils pour une saisie fiable et rapide

Afin d'assurer une saisie fiable et rapide de vos écritures de TVA, voici quelques conseils :

• Utiliser au maximum les fonctionnalités du logiciel comptable : la création d'écritures automatiques pour les déclarations de TVA mensuelles ou trimestrielles permet de gagner du temps.
• Vérifier que le compte de TVA à payer (445510) soit à zéro après chaque règlement.
• Rapprocher pour une même période, le compte de TVA collectée (445710) avec la TVA théorique obtenue en multipliant les comptes de ventes (70) par leur taux de TVA respectifs.

Il est important de vérifier la déclaration calculée. En effet, la déclaration de TVA n’impose pas d’indiquer les bases de TVA déductible et par simplification, on peut enregistrer des frais relevant de taux différents dans un seul compte (par exemple les frais de mission qui concernent des repas à 10 % et des boissons à 20 %).

Avec Axonaut, vous pouvez inviter gratuitement votre expert-comptable sur un portail dédié. Il pourra visualiser en temps réel votre comptabilité. Depuis le portail comptable, il aura également la possibilité d’automatiser l’export de vos factures de ventes et d’achats rattachés aux pièces justificatives. Pour la déclaration de votre TVA, Axonaut vous facilite la tâche en vous proposant automatiquement la TVA encaissée et décaissée sur un tableau de bord dédié.

Sanctions en cas de non-versement de la TVA

Quelles sont les sanctions si l'entreprise ne verse pas la TVA due à l'administration fiscale ? Tout dépend de la situation et des antécédents de la société en matière de contentieux fiscal. Il est parfois possible de rectifier sur les prochaines déclarations. Toutefois, l'administration fiscale applique le plus souvent une majoration de 5 % portant sur l'impayé.

Dans les cas les plus graves, la société s'expose à un contrôle fiscal suivi d'une mise en redressement. Des procédures lourdes de conséquences.

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