Comptabilisation des pénalités de retard et des majorations de TVA : écritures comptables et comptes à utiliser

Les entreprises assujetties doivent déclarer leur TVA et la reverser à l’État. Le non-respect des obligations fiscales est sanctionné par des pénalités. La TVA représente, dans ce cas, une perte pour l’entreprise. Toute entreprise peut être contrôlée par l’administration fiscale. On parle, plus précisément de vérification de comptabilité. A cette occasion, des redressements et rectifications peuvent être apportés en matière de taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

La Loi de Modernisation de l’Economie a rendu les pénalités de retard obligatoires entre professionnels depuis le 1er janvier 2009. Elles sont dues de plein droit le jour qui suit la date d’échéance de la facture dès lors que cette dernière est certaine, c'est-à-dire non contestable. L’application de ces pénalités est régie par l’article L441-10 du code du commerce.

Nature des pénalités et règles fiscales applicables

Les pénalités de retard que vous pouvez réclamer à votre client en cas de non règlement de sa facture avant dépassement de la date d’échéance sont celles mentionnées sur la facture litigieuse et dans vos conditions générales de vente. Elles doivent s’élever, conformément à l’article L 441-6 du code du commerce, à au moins 3 fois le taux d’intérêt légal en vigueur.

Sauf disposition contraire prévue dans les conditions de règlement, le taux des pénalités de retard correspond au taux appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de 10 points de pourcentage. Le taux convenu entre les parties ne peut toutefois pas être inférieur à 3 fois le taux d'intérêt légal.

En complément, l'indemnité forfaitaire de 40€, également appelée indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, s'ajoute aux pénalités de retard déjà prévues par le Code de commerce. Pour rappel, cette indemnité et son montant doivent figurer dans les conditions générales de vente (CGV) et sur la facture.

Pénalités liées à la TVA et majorations fiscales

Une pénalité de recouvrement sanctionne le retard de paiement d’une dette fiscale. Le montant d’une pénalité de TVA dépend de la nature de l’infraction fiscale commise. D’après l’article 1728 du CGI, une majoration est calculée sur le montant de la TVA à verser si l’entreprise ne dépose pas de déclaration de TVA dans les délais. Un intérêt de retard de 0,2 % par mois de retard est également appliqué, même si le recouvrement total de la somme exigée a été effectué.

En comptabilité, l'article 1731 du CGI occasionne l'application d'une majoration de 5 % pour tout retard dans le paiement des sommes qui doivent être versées aux comptables de l'administration fiscale au titre des impositions autres que celles mentionnées à l'article 1730 du CGI. La TVA ne faisant pas partie des impôts visés à l'article 1730, le paiement tardif entraîne l'application d'une majoration de 5 % du montant des sommes dont le paiement a été différé, ainsi que le calcul d’un intérêt de retard.

Cependant, cette majoration peut être annulée lorsqu'une déclaration est déposée tardivement mais est accompagnée du paiement total des droits. La majoration de 5 % est applicable sur la totalité des sommes dues à la date légale de paiement si la déclaration tardive n'est accompagnée que d'un paiement partiel.

Intérêts de retard : assiette et taux

Les intérêts de retard viennent s’ajouter aux pénalités évoquées ci-dessus. Le point de départ de l'intérêt de retard est fixé au premier jour du mois qui suit la date limite de dépôt de la déclaration ou, à défaut, la réception de l'avis de mise en recouvrement. L’intérêt de retard est de 0,20 % par mois. L'intérêt de retard a pour assiette le montant des droits qui n'ont pas été acquittés dans les délais.

Comptabilisation : principes généraux et choix entre charges/produits d’exploitation ou financiers

Les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement peuvent être comptabilisées en charges ou produits d'exploitation, ou en charges ou produits financiers. Le choix entre charge et produit dépendra de la partie au contrat de vente qui comptabilise ces sommes : client ou fournisseur.

Depuis les exercices ouverts à compter du 1er janvier 2025 et l'entrée en vigueur du règlement ANC n°2022-06, les comptes à utiliser chez l'acheteur sont soit le compte 6581 Pénalités sur marchés (et dédits payés sur achats et ventes), soit le compte 66181 Intérêts des dettes commerciales. Le vendeur utilise leurs équivalents en classe 7, le compte 7581 Dédits et pénalités perçus sur achats et ventes ou le compte 7631 Revenus des créances commerciales.

Rappel : le règlement ANC n°2022-06 a modifié le plan comptable général et la définition du résultat exceptionnel. Le compte 6711 Pénalités sur marchés a été remplacé par le compte 6581 et le compte 7711 a été remplacé par le compte 7581. Le résultat exceptionnel est désormais réservé aux produits et charges directement liés à un événement majeur et inhabituel.

Comptabilisation chez le fournisseur (vendeur)

En principe, ces sommes sont comptabilisées dès la constatation du retard. Au moment de la constatation du retard, on débite le compte 4181 Clients - Factures à établir. L'écriture est ensuite contre-passée et la facture est comptabilisée normalement.

La comptabilisation en produits d'exploitation (compte 7581) depuis 2025 : on débite le compte 4181 ou 411 (Clients factures à établir ou clients) et on crédite le compte 7581 Dédits et pénalités perçus sur achats et ventes. La comptabilisation en produits financiers (racine 76) consiste à créditer le compte 7631 Revenus des créances commerciales.

Sur le plan fiscal, ces pénalités et frais sont imposables au moment de leur encaissement (BOI-BIC-Base-20-10, §230). Le fournisseur ne doit pas comptabiliser ce produit s'il estime ne pas être en mesure de recevoir les pénalités de retard après leur facturation.

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Comptabilisation chez le client (acheteur)

Pour le client qui paie en retard, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40€ sont une charge qui aura un impact sur la liasse fiscale. Elles peuvent être comptabilisées en charges d'exploitation (compte 6581) ou en charges financières (compte 66181 Intérêts des dettes commerciales).

Fiscalement, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire sont déductibles au moment de leur paiement (BOI-BIC-Base-20-10, §230). Il faudra donc les retraiter sur la liasse fiscale si elles sont comptabilisées avant leur paiement.

Exemple pratique chiffré

Une entreprise paie son fournisseur avec 30 jours de retard. Le montant de la facture s'élève à 150 000€ et le taux minimum des pénalités de retard est égal à 3 fois le taux d'intérêt légal applicable aux créances professionnelles. L'entreprise comptabilise alors la somme de 1 009,04€ (150 000 × 7,86% × 30 / 365 + 40). Cette somme n'est pas soumise à la TVA.

Numéro de compte	Libellé	Montant	Débit	Crédit
6581	Pénalités sur marchés	1 009,04€	1 009,04€
401	Fournisseur X	1 009,04€		1 009,04€

Spécificité : majoration de TVA pour retard de paiement et écriture comptable

Lorsqu'il s'agit d'une majoration de TVA pour paiement tardif, il convient de débiter un compte de charge et non le compte 44551. En effet, la majoration de paiement ne modifie pas le montant de la TVA collectée mais représente une charge financière. Pour enregistrer une majoration de TVA pour paiement tardif, il convient de débiter le compte 6712 pour les pénalités financières et non le compte 44551, car cette majoration n'affecte pas le montant de la TVA due à l'État. L'écriture comptable appropriée serait de débiter le compte 6712 et de créditer un compte de trésorerie comme le compte 512.

Il n'est pas approprié de créditer le compte 44551 lors de l'enregistrement d'une majoration de TVA pour retard de paiement. Ce compte est destiné à la TVA collectée, et la majoration de paiement ne modifie pas le montant de la TVA collectée mais représente une charge financière.

Déclaration de TVA/les écritures comptable

Lettrage et paramétrage des logiciels comptables

Le problème de lettrage du compte 44551 pourrait être lié aux paramètres de configuration de votre logiciel comptable. Il est souvent possible de modifier ces paramètres pour permettre le lettrage, mais cela peut aussi indiquer que le compte n'est pas destiné à être utilisé pour les transactions que vous essayez de lettrer. Il est recommandé de consulter la documentation du logiciel ou un professionnel pour une configuration adéquate.

Conseils pratiques

La pratique consistant à émettre une facture de pénalités de retard et à l’envoyer à l’acheteur engendre une lourdeur administrative, mais permet de matérialiser la créance.
La méthode alternative qui ne comptabilise les pénalités qu’à l’encaissement est plus simple administrativement, mais peut nuire au recouvrement car tant qu’elles ne sont pas payées, elles n’ont pas d’existence comptable.
Le choix entre ces deux méthodes revient aux entreprises. Il est possible d’appliquer les deux en fonction du contexte commercial.
Pour prévenir l’application de l’intérêt de retard et des majorations, il est judicieux de s’entourer de professionnels de la fiscalité tels qu’un expert-comptable ou un juriste fiscaliste.
Transmettez tous les documents justifiant vos difficultés à honorer le paiement de l’impôt si vous demandez un échelonnement pour la TVA et les pénalités.

La comptabilisation des pénalités de retard répond à des règles précises, mais au-delà de leur traitement comptable, l’enjeu reste surtout de prévenir les retards de paiement et de protéger durablement la trésorerie de l’entreprise. Pour gagner du temps, fiabiliser la gestion de ses créances et engager les bonnes démarches au bon moment, il peut être pertinent de se faire accompagner par un professionnel.

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