Le Compte Bancaire et le SPF Finances: Explication Détaillée

Le Service Public Fédéral (SPF) Finances joue un rôle central dans l'administration financière de l'État belge. Son mandat est encadré par un ensemble de lois et d'arrêtés, notamment la loi sur la comptabilité du 22 mai 2003 et ses modifications successives.

Pour comprendre le rôle du SPF Finances, il est essentiel de connaître les éléments suivants :

Les bases légales de son fonctionnement.
La structure et les responsabilités des acteurs clés.
Le système comptable FEDCOM.

Bases Légales et Mandat

La loi sur la comptabilité fédérale a été publiée au Moniteur belge le 3 juillet 2003. L’article 2, qui classe les services publics fédéraux dans quatre régimes comptables, a été profondément modifié en 2014 et en 2016. Il a maintenant aussi été fait expressément référence à la liste des organismes publics qui doivent être inclus selon l’Institut des comptes nationaux (ICN) parmi les institutions du (sous-)secteur institutionnel 1311 « Administration centrale ».

Les amendements de 2014 et 2016 ont également simplifié les règles pour les services publics et organismes publics relevant aussi depuis la modification de l’article 2 de 2014 du champ d’application de la loi comptable fédérale. La loi sur la comptabilité du 22 mai 2003 requiert la publication d’une série d’arrêtés d’exécution par les ministres des Finances et du Budget. L’arrêté d’exécution principal concerne l’arrêté royal du 10 novembre 2009 fixant le plan comptable applicable à l’État fédéral, aux communautés, aux régions et à la Commission communautaire commune (ci-après AR Plan comptable).

Après la publication en 2003 des nouvelles lois sur la comptabilité publique de 2003, le mandat de la Commission pour la normalisation de la comptabilité publique (CNCP) se terminait également en 2004. Un chapitre VI bis a été ajouté dans la loi sur la comptabilité des Communautés et des Régions du 16 mai 2003 qui forme la base légale de la nouvelle Commission de la comptabilité publique (ci-après CCP), dont la mission est écrite à l’article 16/1.

Lire aussi: Tout savoir sur le PEA-PME

Stage étudiants FR 2017-2018 SPF Finances Belgique

La Commission de la Comptabilité Publique (CCP)

La Commission compte 18 membres permanents et 18 suppléants. Au total, 12 entités sont représentées : l’administration fédérale, les communautés, les régions et la Commission communautaire commune, l’Inspection des finances, la Cour des comptes et la Banque nationale, ainsi que les Services publics fédéraux Finances et Stratégie et Appui (BOSA), qui a absorbé l’ancien SPF Budget et Contrôle de gestion. Un président et deux vice-présidents sont désignés parmi les membres. Les membres et leurs suppléants sont nommés pour un mandat de quatre ans, chaque fois renouvelable.

Outre l’instauration d’une CCP, l’AR Plan comptable contient également plusieurs dispositions renvoyant explicitement à un avis, à formuler par la CCP. Les règles de base du fonctionnement de la CCP sont fixées dans un AR reprenant le règlement d’ordre intérieur de la Commission.

Le Système FEDCOM et le SPF Finances

Pour que le système FEDCOM fonctionne de manière adéquate, il existe des mesures spécifiques en matière de contrôle dans le cadre du développement et du fonctionnement des systèmes. Au sein de l’administration, des séparations de fonctions et des mesures de contrôle spécifiques ont été déterminées pour ceux qui gèrent les systèmes d’un point de vue physique et ceux qui sont impliqués sur le plan logiciel.

Dans ce dernier groupe, on retrouve en règle générale des profils axés sur SAP qui vérifient si les différents environnements logiciels fonctionnent bien sur le matériel disponible et des profils qui se consacrent au paramétrage de l’application afin de l’adapter aux besoins de l’autorité fédérale. On procède avant tout au paramétrage dans un environnement de développement (étape « development »), ensuite, au test de l’application dans un environnement de test (étape « quality »), pour ensuite mettre la nouvelle configuration en production (étape « production »). Toute personne travaillant dans l’environnement de développement ne peut jamais avoir un accès d’écriture dans l’environnement de production. Un accès de lecture est acceptable car il s’agit des membres du personnel qui vérifient ce qui se passe dans le système de production en cas de problèmes.

Dans certains cas, les incompatibilités sont définies par la loi. Le texte évoque alors une incompatibilité « dure ». Dans d’autres cas, les incompatibilités découlent directement des règles en matière de comptabilité publique ou relèvent des principes de bonne gestion financière. On parle alors d’incompatibilités « douces ». Lorsque le système de contrôle interne couvre suffisamment les risques de ces incompatibilités « douces », il n’y a en principe aucune objection d’ordre légal et/ou réglementaire pour y déroger.

Acteurs Clés et Rôles dans FEDCOM

Les acteurs sont les personnes clés de l’organisation comptable et budgétaire d’un service de l’Administration fédérale, pour lesquelles un cadre expressément légal et réglementaire est prévu en vue de déterminer leurs tâches, compétences et responsabilités, tant sur le plan juridique que du droit administratif.

Les tâches, compétences et obligations respectives des acteurs « dirigeant du service », « ordonnateur », et « directeur d’encadrement B&CG / responsable financier du service » peuvent parfois se chevaucher. Le champ d’action de l’ordonnateur comprend de nombreuses tâches et couvre presque tous les processus FEDCOM.

On peut décrire le rôle comme la qualité avec laquelle une personne pose des actes dans le système FEDCOM. D’autre part, il y a des rôles qui constituent une variante aux acteurs légalement décrits. Des rôles existent spécifiquement pour le comptable centralisateur et le comptable fédéral.

Pour les dépenses, il évalue la demande de commande en qualité de responsable budgétaire (avec blocage et/ou redistribution éventuelle) des crédits disponibles en qualité de responsable budgétaire principal, ou en accord avec ce dernier. Il engage la dépense sur le plan comptable en la qualité d’engageur et crée un engagement juridique à charge de l’État en la qualité de délégataire. Pour les revenus, il valide en tant qu’ordonnateur les droits constatés en recettes. L’objet et le montant des droits sont de ce fait déterminés pour être ensuite repris comme encaissables ou recouvrables.

Dans le processus des dépenses, l’aide-comptable remplit un rôle de soutien pour l’acteur « comptable », en ayant pour tâche principale l’enregistrement des factures avant leur approbation. Cela correspond en principe à la responsabilité générale de l’acteur « comptable » lors de l’enregistrement des pièces justificatives à l’appui des opérations comptables. Le travail de l’acteur « liquidateur » est de fait préparé.

Lire aussi: Tout savoir sur le Compte Client INPI

L’acteur « liquidateur » fait généralement aussi partie du Service d’encadrement Budget et Contrôle de gestion et travaille sous la supervision du directeur d’encadrement B&CG. Il joue un rôle dans le processus des dépenses où il comptabilise le montant du droit constaté en dépenses, ce qui entraîne le nantissement définitif du crédit de liquidation.

Chaque année, le comptable fédéral fournit aux organisations utilisatrices de FEDCOM une liste récapitulative des personnes qui travaillent dans FEDCOM. Cette liste récapitulative permet de contrôler leurs autorisations d’accès par rapport à la matrice idéale en vue d’identifier ainsi les incompatibilités.

Des processus particuliers existent dans différentes organisations et pour différentes applications. Cela provient d’une part de l’impossibilité de traiter intégralement tous les processus comptables dans FEDCOM, compte tenu du niveau de détail nécessaire, et d’autre part du fait que les fonctionnalités nécessaires ne sont pas activées dans FEDCOM.

Les paiements aux fournisseurs sont effectués pour tous les participants de FEDCOM via le comptable centralisateur, qui fait partie du personnel de l’administration générale de la Trésorerie (ci-après la Trésorerie) du SPF Finances. Le comptable centralisateur approvisionne les comptes de dépenses des SPF et fournit les fichiers de paiement par voie électronique à l’organisme financier. Les extraits de banque électroniques sont saisis chaque matin au niveau central dans FEDCOM et sont alors à la disposition des utilisateurs. Le comptable fédéral joue aussi un rôle lors de l’introduction des Master Data dont les différentes organisations ont besoin. Enfin, le comptable fédéral encadre chaque année la clôture des comptes.

Comme mentionné dans le résumé, le SPF Finances constitue par son ampleur et sa diversité au sein de l’administration fédérale un bon exemple de l’utilisation de FEDCOM. Outre les processus mentionnés précédemment, le texte portera aussi sur la comptabilité de la dette.

Comptabilité et Budget

Les engagements budgétaires ne sont pas comptabilisés dans les classes 1 à 7 de la comptabilité générale du PCG. Par contre, les engagements impactent la classe 8, « Dépenses budgétaires ». Ils y sont repris après la procédure d’approbation du bon de commande/du contrat d’achat.

Le codage comprend également le code économique à quatre positions, complété en cinquième position par une indication pour la présentation dans la classe 8 du Plan comptable.

Lors de la présentation des comptes, on retrouve les chiffres dans le « Compte d’exécution du budget 2016 dépenses : Résumé par SPF » où le SPF Finances porte le code 18, ainsi que dans le « Compte récapitulatif des opérations budgétaires conformément à la classification économique (Classes 8 et 9) », où les comptes des classes 8 et 9 du PCG sont utilisés. Comme mentionné précédemment, le projet RMV a entre-temps été lancé.

Acquisition d'Actifs Immobilisés

Lors de l’élaboration de FEDCOM, il a été choisi de ne pas comptabiliser dans la comptabilité générale au moment du contrôle qualitatif de la livraison des actifs.

Lors des achats des actifs immobilisés, les comptes de la classe 2 sont affectés au débit, dans la majorité des cas par rapport au crédit d’un fournisseur qui doit être payé. Aucune comptabilisation ne peut en principe être effectuée sur le compte d’un fournisseur individuel tant que celui-ci n’est pas défini dans les données sources (Master Data) des fournisseurs. Lors de tout enregistrement d’un nouveau fournisseur dans les Master Data, le comptable fédéral indique le compte du plan comptable sur lequel les opérations individuelles du fournisseur sont centralisées.

Exceptionnellement la contrepartie de l’acquisition d’un investissement se comptabilise en classe 7 au crédit de l’autoproduction immobilisée.

Lorsque les biens ou services, dans ce cas les immobilisations, sont livrés et dès que la facture est approuvée, l’enregistrement dans la comptabilité générale veille à ce que la liquidation soit aussi comptabilisée dans le budget. Le système n’attend donc pas le paiement effectif pour enregistrer la liquidation dans la comptabilité budgétaire. À ce moment, l’autorité fédérale fait la transition à l’enregistrement au moment de l’approbation qualitative des prestations livrées (biens ou services).

Les liquidations budgétaires sont comptabilisées dans les classes 1 à 7 de la comptabilité générale du PCG. Ces comptes sont reliés à l’exécution budgétaire par le module « Fund Management » de SAP.

La codification prend en compte le code économique avec en dernière position une indication de la classe 8 du Plan comptable.

Le comptable centralisateur se charge du paiement des factures aux fournisseurs. Une fois qu’une facture se trouve dans le système, le système évalue la date d’échéance introduite et prépare la facture pour le paiement à la date d’échéance.

L’organisme financier exécute les paiements par voie électronique et rapporte par voie électronique les transactions exécutées et celles non exécutées. FEDCOM charge chaque matin les extraits bancaires de la veille et lettre automatiquement les opérations entrantes, si toutes les conditions techniques sont réunies.

balises: #Financ