Consultation Écrite SARL : Définition, Modalités et Implications

La consultation écrite est un mécanisme permettant à une société de recueillir l’avis d’un ou de plusieurs associés sur une question sans que ceux-ci ne soient physiquement présents. Ce mécanisme de prise de décision à distance facilite la participation et la prise de décision des associés dans la société.

Définition et Cadre Juridique

La possibilité de participation aux assemblées générales par consultation écrite est consacrée en droit OHADA par l’article 133 de l’AUDCG, qui dispose que « sous réserve des dispositions applicables à chaque forme de société, les décisions collectives peuvent être prises en assemblée générale ou par consultation écrite ».

Les récentes évolutions législatives et jurisprudentielles en matière de gestion des sociétés introduisent des changements significatifs dans les modalités de consultation des associés et la résolution des contentieux. La loi Attractivité de 2024 vise à moderniser et à simplifier les processus décisionnels des sociétés, en intégrant notamment des moyens électroniques pour les consultations écrites et les assemblées générales.

Modalités de la Consultation Écrite

La loi du 13 juin 2024 permet désormais aux sociétés civiles, aux SARL et aux SNC de recourir à la consultation écrite électronique pour les décisions collectives, avec des modalités définies par les statuts (C. civ. art. 1853 mod. et L. 221-6 al. 2 mod. par L. art. 18 II 5° et L.

Pour valablement exercer ce droit de consultation écrite, la société doit mettre à la disposition de l’associé consulté les textes de résolution proposées ainsi que les documents nécessaires à son information quinze (15) jours au moins avant la tenue de l’assemblée générale dans les mêmes conditions qu’une convocation normale. Il doit être mis également à la disposition de l’associé consulté un bulletin de vote.

L’associé consulté dispose d’un délai de quinze jours à compter de la date de réception des projets de résolution pour émettre son avis.

Procès-Verbal

Les délibérations en assemblées générale sont normalement constatées dans un procès-verbal. Les diverses consultations effectuées doivent figurer dans ce procès-verbal auquel est annexée la réponse de chaque associé. Ce procès-verbal doit être signé par le ou les gérant(s).

Consultation Écrite dans Différentes Formes de Sociétés

Sociétés de Personnes (SNC et SCS)

Dans la SNC, la consultation écrite est prévue par l’article 284 de l’acte uniforme comme un moyen de saisine des associés, possible uniquement si la réunion d’une assemblée n’est pas demandée par l’un des associés. La liberté est laissée aux associés qui définissent dans les statuts les règles relatives aux modalités de consultation.

Dans la SCS, les modalités de consultations sont déterminées par les associés dans les statuts. Le procès-verbal signé par le ou les gérant(s) doit faire mention, le cas échéant, de la consultation écrite des associés. Chaque réponse est annexée au procès-verbal.

SARL

Comme dans toutes sociétés, les décisions écrites sont prises en assemblées. L’article 333 dispose que ces décisions peuvent être prises par consultation écrite. Dans ce cas, l’acte uniforme laisse le soin aux associés de prévoir dans les statuts le champ de décision pouvant faire l’objet de consultation écrite.

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La seule exception est l’exclusion de la consultation sur les décisions qui ne peuvent qu’être débattues en assemblée générale annuelle, notamment l’approbation du rapport de gestion, l’inventaire, les états financiers de synthèse et la décision de l’affectation du bénéfice.

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Sociétés par Actions (SA et SAS)

Dans ces types de sociétés, le seul moyen de participation à la prise de résolution est la participation à une assemblée générale. Aucun autre mécanisme de prise de décision par l’associé n’étant prévu.

La consultation écrite est donc absente dans les sociétés par actions que sont la SA et la SAS. En effet, les dispositions régissant les prises de décisions dans ces types de société ne laissent aucune place à la consultation écrite.

Consultation Écrite et Assemblées Générales : Types et Décisions

Il faut distinguer les décisions prises en Assemblée Générale Ordinaire (AGO) des décisions prises lors de l’Assemblée Générale Extraordinaire (AGE). La différence réside dans le type de décisions qui seront prises.

Assemblée Générale Ordinaire (AGO)

Lors d'une AGO, les associés peuvent prendre les décisions suivantes :

Statuer sur les comptes annuels
Autoriser le gérant à effectuer certaines opérations
Nommer ou remplacer le ou les gérants ou le commissaire aux comptes
Approuver les conventions réglementées
Statuer sur des questions qui n’entraînent pas de modification des statuts

Une assemblée générale ordinaire doit avoir lieu au moins 1 fois par an, 6 mois après la clôture de chaque exercice de la société.

Assemblée Générale Extraordinaire (AGE)

Lors d'une assemblée extraordinaire, les associés prennent des décisions qui modifient les statuts de la société. Par exemple :

Modifier l'objet social de la société
Augmentation du capital social
Changement de siège social

Les statuts des SARL peuvent désormais permettre le vote par correspondance pour les assemblées générales, avec des mentions spécifiques déterminées par décret (C. com. art. L. 223-27 al. 1 mod. par L. art. 18 II 3°).

Droit à l'Information des Associés

Le droit à l'information permet à chaque associé d'une SARL de prendre connaissance d'un certain nombre de documents liés à la vie sociale de l'entreprise et de poser deux fois par an des questions écrites au gérant de la SARL. Ce droit de communication ne peut faire l'objet d'une délégation, il doit être exercé par l'associé lui-même.

Dans le cadre de l'approbation annuelle des comptes, les associés ont également la possibilité de poser des questions écrites auxquelles le gérant devra répondre lors de l'assemblée.

Avantages et Inconvénients de la Consultation Écrite

Le principal avantage de la consultation écrite est sa simplicité. Les associés n’ont pas à se déplacer pour assister à une assemblée ou donner procuration. Ce mode de consultation permet d’éviter les débats et s’avère utile en présence de conflits internes entre associés.

Cependant, la consultation écrite n’est possible que si les statuts de la SARL le prévoient expressément. Certaines décisions ne peuvent être prises de la sorte, notamment l’approbation des comptes annuels.

Tableau Récapitulatif des Modalités de Consultation

Type de Société	Consultation Écrite Autorisée	Conditions	Décisions Exclues
SNC	Oui	Si aucun associé ne demande une assemblée	Aucune mention spécifique
SCS	Oui	Modalités définies dans les statuts	Aucune mention spécifique
SARL	Oui	Prévue dans les statuts	Approbation des comptes annuels
SA et SAS	Non	-	Toutes

Ces ajustements législatifs et la jurisprudence soulignent l’importance pour les sociétés de revoir régulièrement leurs statuts et clauses internes pour anticiper et gérer les conflits potentiels, tout en assurant la transparence et l’équité dans les processus décisionnels.

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