Fonctionnement du remboursement des cotisations patronales et de l’imposition des frais professionnels en entreprise

Les frais professionnels correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'entreprise. Ils sont regroupés en diverses catégories avec chacune des règles spécifiques : les frais de déplacements professionnels ; les frais de repas ; les frais d'hébergement ; les frais de télétravail ; les frais de transport ; les frais de mobilité professionnelle.

Définition et caractéristiques des frais professionnels

De cette définition des frais professionnels, se dégagent 2 caractéristiques essentielles. Les frais professionnels s’entendent des charges de caractère spécial : inhérentes à la fonction ou à l’emploi du travailleur salarié ou assimilé et que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de ses missions pour l’entreprise. Les frais professionnels sont déductibles dans la mesure où ils sont directement liés à la fonction ou à l’emploi.

Exemples de frais professionnels

Frais de télétravail, de transport, de repas, de déplacement, indemnités kilométriques, etc.
Parmi les frais professionnels on peut citer : les frais de déplacement (transport en commun, voiture, co-voiturage ou vélo) ; les frais de repas ; les frais liés à l'utilisation professionnelle des outils issus des nouvelles technologies (ex : téléphones portables, ordinateurs) ; les frais liés au télétravail ; les frais d’hébergement.

Obligation de remboursement par l'employeur

Oui, les frais professionnels doivent être obligatoirement remboursés par l'employeur. Tous les frais professionnels engagés par le salarié, doivent faire l'objet d'un remboursement par l'employeur. Il est important de savoir quels sont les frais qui doivent obligatoirement être pris en charge et ceux qui sont facultatifs.

Modalités de remboursement

L’employeur peut rembourser les frais professionnels selon 2 méthodes : au forfait ou selon les frais réels engagés. Le remboursement des frais pros peut intervenir de 2 manières : via une allocation forfaitaire définie à l’avance ; des frais « au réel » (toutes les dépenses engagées sont remboursées). L’employeur peut choisir le mode de prise en charge des frais pros.

Remboursement au réel

Il est également possible de rembourser les frais de déplacement et autres frais professionnels sur présentation d’un justificatif. Dès lors que les frais répondent à la définition des frais professionnels, tout remboursement peut être réalisé sur la base de leur valeur réelle, sur présentation de justificatifs. Les remboursements effectués par l’employeur au titre des frais professionnels et correspondant aux dépenses réellement engagées par le salarié ne sont susceptibles d’être exonérés que si les frais auxquels ils sont destinés à faire face sont appuyés de justifications suffisamment précises pour en établir la réalité et le montant, et s’il est clairement démontré que les frais en cause ont été exposés dans l’intérêt de l’entreprise et ne sont pas d’un niveau exagéré.

Les remboursements effectués par l’employeur au titre des frais professionnels et correspondant aux dépenses réellement engagées par le salarié sont exclus de l’assiette de cotisations sociales. Les justificatifs doivent être produits sur demande de l’administration. Les remboursements sur la base de la réalité des frais engagés sont exclus de l’assiette de cotisations sociales lorsqu’ils respectent ces conditions.

Remboursement au forfait

Alternativement au remboursement au réel, et sauf pour des catégories particulières, l’indemnisation des frais professionnels peut s’effectuer sous la forme d’allocations ou indemnités forfaitaires. Le remboursement des frais professionnels peut s’effectuer via le versement d’une prime mensuelle correspondant aux dépenses engagées par le salarié. Cette pratique permet d’éviter au salarié de présenter chaque mois tous les justificatifs correspondant à toutes les dépenses.

Les allocations forfaitaires dont le montant est inférieur ou égal aux plafonds d'exonérations seront exclues de l'assiette de cotisations sociales sans besoin de justificatifs. Les allocations forfaitaires dont le montant est inférieur ou égal au montant fixé par l’arrêté sont exclues de plein droit et en totalité de l’assiette des cotisations, à condition toutefois que les circonstances de fait correspondent à celles prévues par la réglementation ; lorsque cette condition est remplie, les allocations sont réputées avoir été utilisées conformément à leur objet.

Pour les allocations forfaitaires dont le montant dépasse les limites fixées par l’arrêté, l’employeur doit justifier leur utilisation conformément à leur objet pour obtenir l’exonération de la fraction excédentaire.

Catégories pour lesquelles le remboursement doit être au réel

L'arrêté du 20 décembre 2002 prévoit 5 catégories de frais professionnels pour lesquels le remboursement ne peut être réalisé que sur la base des dépenses réellement engagées :

Lire aussi: Implications Cotisation Trimestre

Les frais engagés par le salarié en situation de télétravail (avec toutefois l'admission d'allocations forfaitaires simplificatrices dans certains cas).
Les frais engagés pour l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC).
Les indemnités destinées à compenser les frais de déménagement exposés par le salarié.
Les indemnités destinées à compenser les frais exposés par les salariés envoyés en mission temporaire ou mutés en France par des entreprises étrangères et par les salariés des entreprises françaises détachés à l’étranger.
Les indemnités destinées à compenser les frais exposés par les salariés en mobilité professionnelle vers ou depuis les territoires d’outre-mer.

Frais spécifiques et plafonds forfaitaires

L'arrêté fixe des forfaits pour : les indemnités de repas, les indemnités de restauration hors des locaux, les indemnités de restauration sur le lieu de travail, les indemnités forfaitaires kilométriques, les indemnités forfaitaires de grand déplacement, les indemnités destinées à compenser les dépenses d’hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture, et les indemnités destinées à compenser les dépenses inhérentes à l’installation dans le nouveau logement.

Les plafonds d'exonérations forfaitaires de frais professionnels sont fixés par l'arrêté du 4 septembre 2025. Autrement dit, si les allocations forfaitaires versées au salarié sont d'un montant inférieur ou égal aux plafonds d'exonérations, elles seront exclues de l'assiette de cotisations sociales sans besoin de justificatifs.

Frais de repas

Constituent des frais professionnels les dépenses supplémentaires engagées afin de s’alimenter à l’heure habituelle du déjeuner par des salariés qui se trouvent en déplacement pour leur travail ou sur un chantier hors des locaux de l’entreprise ; lorsque leurs conditions de travail leur interdisent de regagner leur résidence. Les remboursements de frais peuvent prendre la forme d’indemnités de repas pour les personnes contraintes de prendre leurs repas sur le lieu de travail, d’indemnités de restauration hors des locaux de l'entreprise et d’indemnités de restauration au restaurant.

Ces indemnités ne sont pas cumulables. Lorsque le salarié se trouve au cours d'une même période dans une situation où se cumulent les indemnités énumérées ci-dessus, une seule indemnité peut ouvrir droit à déduction ; seule l'indemnité dont le montant est le plus élevé doit être prise en compte.

Frais de déplacement, transport et indemnités kilométriques

Les frais de déplacement font partie de la catégorie des frais professionnels engagés par le salarié et devant être remboursés par l’employeur. L’employeur est peut-être tenu de participer aux frais de trajet domicile/travail de ses salariés. L'abonnement pour les transports en commun est pris à charge à 50 % par l'employeur de façon obligatoire sauf dérogation.

Lire aussi: Auto-Entrepreneur et Charges

L’employeur peut aussi verser au salarié des indemnités kilométriques quand il est obligé d’utiliser son véhicule pour son travail. Les indemnités kilométriques doivent être justifiées. L’employeur peut rembourser les frais de carburant ou d'alimentation électrique lorsque les salariés sont dans l'impossibilité de prendre les transports en commun. Il peut également prendre en charge les frais de transport écologique (vélo, covoiturage) par le biais d'une allocation forfaitaire, le forfait mobilités durables.

Frais de grand déplacement et mobilité professionnelle

Les frais dits « de grand déplacement » concernent les déplacements des salariés loin de leur lieu de travail habituel. Ces frais sont remboursables uniquement si : l’éloignement est de plus de 50 km entre le lieu de travail et le domicile sur un trajet ; et les transports en commun ne permettent pas de couvrir cette distance en plus d’1h30. Les frais de mobilité professionnelle concernent les mutations professionnelles si la distance séparant l’ancien logement du nouvel emploi est de plus de 50 km et que celle-ci entraîne un temps de trajet au moins égal à 1h30.

Impact sur les cotisations sociales et la fiscalité

Assiette des cotisations sociales et exclusion

L’article L.136-1-1 du code de la sécurité sociale précise que ne constituent pas un revenu d'activité les remboursements effectués au titre de frais professionnels correspondant dans les conditions et limites fixées par arrêté à des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi. Par conséquent, le remboursement au salarié des frais exposés, réalisé dans les conditions rappelées, est exclu de l’assiette de la CSG et de la CRDS et de l’assiette des cotisations de sécurité sociale.

Par ailleurs, l’assiette des cotisations sociales prévue à l’article L. 242-1 est fixée par référence à l’assiette de CSG définie à l’article L. 136-1-1 du code de la sécurité sociale. En conséquence, les remboursements conformes aux règles peuvent être exonérés de cotisations et contributions sociales.

Défaut de justification : soumission à cotisations

À défaut d’être justifiées par un remboursement de frais professionnels satisfaisant la définition rappelée ci-dessus, les indemnisations versées aux salariés doivent être regardées comme des éléments de salaire, quelle que soit la dénomination qui leur est donnée ; et de ce fait, être assujetties à cotisations et contributions sociales dans les conditions de droit commun.

Impôt sur le revenu

Les sommes perçues par le salarié dans le cadre du remboursement de ses frais professionnels réels sont déductibles du montant du revenu à déclarer aux impôts. Les frais professionnels ne sont pas imposables. Vous pouvez les déduire de 2 manières : soit via une déduction forfaitaire de 10 % sur votre rémunération au titre des dépenses à caractère professionnel ; soit via une déduction des frais réels supportés. Vous pouvez choisir entre les deux.

Si vous optez pour les frais réels, vous devrez réintégrer à vos salaires les allocations pour frais d'emploi que vous avez perçues de votre employeur dans les rubriques prévues, et vous pouvez déduire la totalité de vos frais engagés dans le cadre de votre activité professionnelle. Si vous n'optez pas pour les frais réels, les allocations pour frais d'emploi sont imposables dès lors qu'elles couvrent des dépenses déjà prises en compte par la déduction forfaitaire de 10 %.

Attention : si vous avez perçu de la part de votre employeur une allocation destinée à couvrir vos frais de télétravail à domicile et que vous n’optez pas pour les frais réels, cette allocation est exonérée d'impôt sur le revenu dans la limite de 2,70 € par jour de télétravail (59,40 € par mois, 626,40 € par an). Au-delà de ces montants, il faut être en mesure de justifier que l’allocation a bien été utilisée uniquement pour couvrir des frais de télétravail à domicile pour qu’elle soit exonérée.

Les exonérations de cotisations dans le viseur

Règles pratiques pour l’employeur

Il revient à l’employeur d’établir que des frais ont été effectivement engagés et leur caractère professionnel ;
Lorsque l’employeur n’établit pas la réalité de l’existence de frais professionnels en lien direct avec l’allocation, celle-ci constitue un complément de rémunération et est réintégrée dans l’assiette des prélèvements ;
Les remboursements doivent être mentionnés sur le bulletin de paie des salariés ;
En cas de remboursement au réel, le salarié doit fournir une note de frais et les justificatifs (facture, ticket, billet, etc.).

Cas particuliers et obligations légales

La prise en charge obligatoire de 50 % de l’abonnement aux transports en commun est imposée par le Code du travail. Les remboursements sur la base d’allocation forfaitaire ne s’appliquent qu’aux salariés et pas aux dirigeants ; si vous êtes dirigeant de votre entreprise, vous devez opter pour le régime des frais réels. L’employeur a en principe le choix du mode de prise en charge, sous réserve d'obligations imposées par la convention collective, le contrat de travail ou les usages.

Déclarations et paiements des cotisations

L'employeur qui verse des salaires doit déposer une déclaration sociale nominative (DSN) chaque mois suivant la période d'emploi rémunérée. Vous pouvez déclarer les cotisations sociales de vos salariés vous-même ou bien confier la réalisation de cette déclaration à un tiers déclarant tel qu'un expert-comptable. Pour vos salariés rattachés au régime général de la sécurité sociale, vous devez faire la DSN sur le site internet net-entreprises.fr. Le paiement des cotisations est effectué par l'employeur auprès de l'Urssaf ou de la MSA pour les professions agricoles.

Plafonds, assiette et exemples

La base de calcul des cotisations ne peut pas être inférieure à un seuil minimal correspondant à la rémunération minimale légale ou conventionnelle (le Smic), et certaines cotisations sont plafonnées : c'est le cas pour une partie des cotisations vieillesse et Fnal. Ce plafond s'appelle le plafond annuel de la sécurité sociale (PASS). Son montant est actualisé chaque 1er janvier.

Périodicité	PASS 2026
Année	48 060 €
Mois	4 005 €
Semaine	924 €
Jour	220 €
Heure	30 €

Le montant de base sur lequel sont calculées les cotisations et contributions sociales s'appelle l'assiette sociale. Le montant de la cotisation est le produit d’une multiplication : le montant de la rémunération (assiette) multiplié par le taux en vigueur. Des taux différents correspondent à chacune des cotisations (maladie, vieillesse, chômage, etc.).

Conseils pratiques et accompagnement

Les règles de calcul et les taux s'appliquant à chacune des cotisations sont parfois complexes pour un employeur qui débute. Avant de vous lancer, vous pouvez demander un accompagnement. Il s'agit d'un suivi en direct et d'une aide concrète effectués par des professionnels de la protection sociale : les agents de l'Urssaf. Il est gratuit. Le service Urssaf Première embauche propose un accompagnement de 12 mois pour guider dans les démarches de déclarations et le paiement des cotisations.

Si vous optez pour le système des allocations forfaitaires, il faudra respecter les conditions et plafonds des barèmes pour bénéficier d’une exonération de charges sociales. Si vous optez pour le remboursement des frais réels, vous devrez justifier des frais avancés et prouver qu’ils ont été engagés dans l’intérêt de l’entreprise. Lorsque ces conditions sont remplies, les frais pros sont exonérés de contributions et de cotisations sociales.

balises: #Impot