Comment créer une école de formation interne en entreprise

Une action de formation interne est une action de formation professionnelle concourant au développement des compétences (art. L. Une formation interne est une formation organisée par l’entreprise au bénéfice de l’un ou plusieurs de ses salariés. La formation interne est un parcours pédagogique à visée professionnelle organisé par et au sein d’une entreprise en vue de former tous les collaborateurs ou une partie d’entre eux. La formation interne permet de développer les compétences des salariés tout en valorisant les expertises déjà présentes dans l’entreprise.

Pourquoi créer une école interne ?

La création d'une académie interne transcende la simple offre de formations professionnelles, elle symbolise un engagement profond envers la croissance et le développement des collaborateurs. En premier lieu, la formation interne permet de diffuser un savoir-faire de manière directe à ses équipes sans avoir à passer par un organisme externe. En outre, une formation à l’externe pourrait bien être plus coûteuse. Or, l’organisation garde ici le contrôle de la dimension financière. Un centre de formation interne permet de capitaliser les compétences clés, réduire la dépendance aux experts, accélérer l'onboarding et transformer vos partenaires en relais de croissance. La formation interne favorise l’apprentissage social et la communication continue - voire la motivation au travail liée au fait d'apprendre ensemble - et la mise en oeuvre d’une nouvelle culture d’entreprise basée sur cette dynamique.

Signaux qui indiquent qu'il est temps

Le signal pour vos collaborateurs arrive quand vous commencez à avoir des problèmes de qualité en production.
Quand vous avez des difficultés à recruter du personnel qualifié.
Quand l'intégration des nouveaux est longue et inefficace.
Quand vous avez une dépendance aux personnes expérimentées.
Pour vos partenaires, le signal arrive quand le SAV est surchargé.

Objectifs possibles d’une école interne

Que voulez-vous faire de votre école interne ? Attirer et fidéliser les meilleurs ? Vous opterez pour une université d’entreprise avec murs. Renforcer votre marque employeur ? Vous privilégierez une stratégie de Campus virtuel basé sur des MOOC ou COOC. Développer vos compétences stratégiques ? Vous devrez créer une école ou des écoles des métiers. Les objectifs poursuivis par une école interne sont multiples. Chaque offre de formation doit être exprimée en compétences clés et ces compétences sont à relier aux référentiels métiers / activités existants.

Étapes pour concevoir votre projet

Concevoir la démarche : déterminer concrètement les contours du projet. Pourquoi forme-t-on ? Qui forme-t-on ? Comment les forme-t-on ? Avec quels moyens ? À quel rythme ?
Auditer les besoins : Faites le point sur les compétences stratégiques manquantes ou à venir. Repérer les compétences clés sur lesquelles devront porter les efforts et la construction de modules.
Rédiger le cahier des charges : Cette démarche interne permet ainsi de contextualiser le projet afin d’en établir le cahier des charges.
Construire le programme : À partir du cahier des charges, le (ou les) formateur(s) va (vont) définir un programme type annexe pédagogique (annexe 4 - Programme type annexe pédagogique ou PIF), avec des objectifs, des modalités pratiques, des supports pédagogiques.
Prévoir le budget : À ce stade, le budget de la formation est étudié précisément, en dissociant ce qui relève des coûts pédagogiques et ce qui relève des coûts de formation.
Préparer les aspects administratifs : La déclaration d'activité, le Numéro de Déclaration d'Activité (NDA), le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) annuel, et la comptabilité analytique pour les formateurs internes.

Ingénierie pédagogique et contenus

La qualité du contenu pédagogique, la compétence du formateur ainsi que l'expérience des formateurs sont au cœur de la réussite d'une académie interne de formation. Le formateur prévoit une évaluation des acquis de la formation, c’est-à-dire qu’il mesure si les objectifs sont atteints en totalité ou partiellement. Les séquences de formation intégrée sont réalisées en situation de production effective ou en utilisant comme support pédagogique le matériel de production. Elles ont principalement pour objet le transfert de compétences techniques ou professionnelles.

La multimodalité combinant présentiel, formation à distance et formation en situation de travail est dans la plupart des contextes pédagogiques la réponse la plus efficace. La multimodalité nécessite la digitalisation des contenus. Tous les contenus digitaux réalisés par vos experts sont à porter et diffuser sur ce que l’on appelle des plateformes LMS (Learning Management System). Les parcours de votre école interne vont être mis en oeuvre par des formateurs le plus souvent internes mais également externes.

Choisir et professionnaliser les formateurs

La formation interne repose sur un principe simple, mobiliser des collaborateurs expérimentés pour former leurs pairs. Mais un expert n'est pas un formateur. Il peut devenir formateur avec une formation adéquate, mais un expert métier n'a pas forcément la pédagogie nécessaire pour instruire les autres. Formateur, c’est un métier. C’est pourquoi un bon dispositif de formation interne est porté par des formateurs qui ont reçu une formation au préalable. La formation de formateurs peut inclure une partie d’ingénierie de formation et une partie plus pédagogique.

Dans l'hypothèse où l’animation de formations ne fait pas partie des fonctions habituelles du salarié, l’entreprise peut conclure un avenant au contrat de travail ou émettre une lettre de mission, celle-ci précisant que l’animation d’une ou plusieurs formations est confiée ponctuellement au salarié. Ces documents doivent comporter certaines mentions obligatoires (article L.8241-2 du Code du Travail). Il est également souhaitable de prévoir des séquences de « vérification » des acquis intermédiaires : par un QCM, une reformulation, un exercice simple, etc.

Organisation et logistique

La formation est en principe dispensée dans des locaux distincts des lieux de production. Le lieu utilisé pour la formation peut être situé dans ou en dehors des locaux de l’entreprise. Prévoir une invitation ou une convocation des salariés stagiaires à la formation pour confirmer leur inscription (annexe 6 - Convocation du stagiaire). Pour assurer la traçabilité de la réalisation de l’action il ne faut pas oublier de faire signer aux stagiaires une feuille d’émargement avec la contre-signature du ou des formateurs.

La gestion administrative doit être rigoureuse pour sécuriser les parcours : inscription, convention, financement. Avec des formateurs internes, la comptabilité analytique est obligatoire : si un formateur consacre 30 % de son temps à la formation, 30 % de son salaire et charges doivent être isolés.

Financements et cadre réglementaire

La déclaration d'activité, le Numéro de Déclaration d'Activité (NDA), est obligatoire en France dès que vous facturez de la formation professionnelle à des tiers. Non. Le NDA est obligatoire uniquement si vous facturez de la formation professionnelle à des tiers. Si vous formez exclusivement vos propres salariés avec vos propres moyens, le NDA n'est pas requis. À partir du moment où vous avez un NDA, vous êtes tenu de déposer chaque année un Bilan Pédagogique et Financier (BPF) avant le 30 avril.

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Plusieurs dispositifs existent pour financer votre formation interne. Le plan de développement des compétences vous permet de mobiliser votre budget OPCO pour financer les actions de formation, y compris celles dispensées en interne si vous êtes déclaré comme organisme de formation (NDA). L'AFEST (Action de Formation En Situation de Travail) est éligible aux financements OPCO et s'adapte particulièrement aux formations terrain. Le FNE-Formation (Fonds National de l'Emploi) peut couvrir jusqu'à 70 % des coûts pédagogiques dans le cadre de transitions ou de mutations économiques. Les aides régionales varient selon les territoires.

Si votre centre est certifié Qualiopi, vos partenaires et clients peuvent également mobiliser leur propre budget OPCO pour se former chez vous, ce qui transforme votre centre de coûts en centre de profit. Avec Qualiopi, vous accédez aux financements OPCO et vos clients peuvent mobiliser leurs propres budgets pour se former chez vous. Sans Qualiopi, la réponse est non. Avec Qualiopi, vous pouvez faire passer 20 à 30 % de votre facture en prise en charge.

Modèles organisationnels et pilotage

La structure du centre repose sur deux piliers complémentaires. L'ingénierie de formation d'abord : chaque nouvelle formation est une entrée par les compétences, et ces compétences sont modularisables. Ça permet d'avoir des parcours de formation plus courts et plus adaptés au juste besoin. Le centre a décliné ça en « guides animateur », des déroulés pédagogiques qui garantissent le même message pour toutes les formations, quel que soit le lieu.

La performance d'un centre de formation ne repose pas uniquement sur la qualité pédagogique. Elle dépend de l'efficacité de tout ce qui se trouve en coulisse. Le pilotage de la qualité est un levier d'amélioration continue, pas juste une réponse aux normes. La veille stratégique et réglementaire est permanente.

Mesurer l'efficacité et le ROI

Évaluer l’efficacité de votre centre de formation interne est crucial pour assurer que les objectifs de développement des compétences sont atteints et que les investissements réalisés produisent des résultats tangibles. La première étape consiste à définir des indicateurs clés de performance (KPI) spécifiques et mesurables. Ceux-ci peuvent inclure des taux de complétion des cours, des scores aux évaluations, des améliorations des compétences spécifiques et des retours qualitatifs des participants.

La mesure du ROI implique de comparer les coûts engagés pour le développement, le déploiement et la gestion des formations avec les bénéfices obtenus. Le ROI devient généralement positif entre 12 et 24 mois. La rapidité avec laquelle évoluent les activités des entreprises impose de disposer sans cesse de nouvelles compétences. Dans un contexte de grandes difficultés de recrutements, développer soi-même ces compétences est une voie de plus en plus empruntée par un grand nombre d’entreprises.

Indicateur	Objectif	Moyen de mesure
Taux de complétion	>90%	LMS / rapports
Satisfaction stagiaires	>4/5	Enquêtes post-formation
Réduction SAV / erreurs	↓20%	KPIs opérationnels
ROI	Positif en 12-24 mois	Comparaison coûts / gains

Risques, erreurs fréquentes et recommandations

Sous-estimer le temps. C'est un projet conséquent, ça ne se fait pas en 3 mois.
Nommer un expert non formé à la pédagogie. Un expert métier qui déroule des slides devant un groupe ne forme pas, il présente.
Ne pas formaliser. Pas d'écrit, pas de formulaire, pas de procédure, et au final on ne capitalise rien du tout.
Ne pas mesurer. Il faut mesurer les acquis et l'impact dans le temps.
Se lancer dans Qualiopi sans avoir structuré au préalable. Beaucoup pensent que créer un centre de formation, c'est juste mettre en place quelques formations.

Exemples et retours d’expérience

Chez Somfy, leader mondial de l'automatisation de l'habitat, le centre de formation existe depuis 1982. Valérie Laurent, responsable pédagogique depuis 13 ans, pilote une équipe de 10 personnes. Elle constate que la formation interne réduit ce qu'elle appelle « la transmission artisanale et aléatoire des compétences ». La formation interne permet de créer des contenus 100 % contextualisés. Chez Somfy, chaque nouvelle formation est une entrée par les compétences, et ces compétences sont modularisables. Ça permet d'avoir des parcours de formation plus courts et plus adaptés au juste besoin. Pour les clients de Somfy, un client bien formé maîtrise mieux les produits, comprend les bénéfices, les installe dans le respect des bonnes pratiques. Cette montée en compétence a un véritable impact sur la vente, l'installation et la pré-vente. +30 % de ventes sur les produits phares. L'entreprise vend plus et dépense moins en support. Les appels hotline diminuent.

Modèle hybride et partenaires

Le 100 % interne n'est pas systématiquement optimal. Le modèle le plus performant combine les deux : formation produit et onboarding en interne, formation management et leadership en externe. Plusieurs types d'acteurs peuvent vous accompagner. Les cabinets spécialisés en ingénierie de formation vous aident à structurer votre centre de A à Z : déclaration d'activité, Qualiopi, ingénierie pédagogique, formation de vos formateurs internes. Les OPCO eux-mêmes proposent parfois un accompagnement gratuit via leurs conseillers.

Organisation pratique : communication et engagement

La communication efficace autour des programmes de formation est essentielle pour susciter l'intérêt et l'engagement des employés. Il est crucial de mettre en place une stratégie de communication claire et régulière pour informer les employés des opportunités de formation disponibles, des dates clés, et des avantages qu'ils peuvent en retirer. Pour renforcer l'engagement, il est important de créer un environnement où l'apprentissage est valorisé et encouragé. Reconnaître publiquement les accomplissements des employés qui participent aux formations peut servir de motivation pour les autres.

En résumé opérationnel : checklist de lancement

Auditer les besoins et prioriser les compétences clés.
Rédiger un cahier des charges et un business plan budgétaire.
Identifier et former des formateurs internes (formation aux méthodes inductives).
Choisir et paramétrer un LMS adapté.
Concevoir des contenus multimodaux et modularisés.
Formaliser les documents : convocations, feuilles d’émargement, avenants/lettres de mission.
Mettre en place les indicateurs KPI et un dispositif d’évaluation continue.
Anticiper les démarches administratives si facturation à des tiers (NDA, BPF) et envisager Qualiopi si besoin.

Créer une académie interne est un projet stratégique long terme qui requiert une volonté politique, des moyens, une ingénierie pédagogique solide et un pilotage rigoureux. En investissant dans un centre de formation interne, votre entreprise crée une plateforme stratégique pour le développement des compétences, l'innovation et la croissance durable.

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