Créer une entreprise de services administratifs : Le guide complet

Vous songez à ouvrir une entreprise de soutien administratif, mais ne savez pas par où commencer ? Ce guide s'adresse aux futurs entrepreneurs qui envisagent de créer une entreprise de soutien administratif, quel que soit le degré d'avancement de leur projet.

À l’issue de cette étape, vous devriez être en mesure de décider si ouvrir une entreprise de soutien administratif est la bonne idée d'entreprise pour vous compte tenu de votre situation personnelle actuelle (compétences, envies, argent, famille, etc.). Alors démarrons ensemble dés à présent.

Comment créer une entreprise de prestation de services ?

Créer son entreprise de secrétariat indépendant impose que vous vous accordiez du temps pour mûrir votre projet. Du temps pour savoir ce que vous en attendez. Il s’agit d’une étape capitale de votre parcours en ce qu’elle constitue la première brique de votre future entreprise de secrétariat indépendant.

Pour l’instant, il est tout à fait normal que vous ne sachiez pas tout à fait par où commencer. Mais rassurez-vous, l’entrepreneuriat n’aura bientôt plus aucun secret pour vous. Comment le savons-nous ? Parce que nous allons vous aider et vous accompagner tout comme vous accompagnerez les dirigeants dans la gestion de leurs tâches administratives.

Dans ce cas, il est donc grand temps que vous investissiez dans un projet professionnel qui vous tient réellement à coeur : la création de votre entreprise de secrétariat indépendant. Ça vous tente ? Pourquoi ne pas tenter l’indépendance ?

A présent, il y a deux possibilités. Soit vous faites partie de ceux qui s’imaginent en entrepreneur, soit vous faites partie de ceux qui entreprennent. Mais entre nous, si vous prenez le temps de lire cet article, c’est que vous avez déjà fait votre choix !

Les compétences nécessaires pour diriger votre entreprise

Quelles sont les compétences nécessaires pour diriger la structure ? Fondamentalement, vos associés apportent soit des compétences, soit du capital.

Vous étiez auparavant secrétaire salariée ou assistante de direction, et vous envisagez maintenant de vous tourner vers le secrétariat indépendant ? Différentes raisons ont pu présider à ce que vous fassiez ce choix. En effet, des modifications dans votre vie personnelle ont pu vous pousser à considérer cette alternative.

Il se peut aussi que vous ayez dû affronter des incidents professionnels. Mais il y a encore un autre motif à intégrer. Et c’est peut-être le plus important de tous. L’indépendance. Le désir de pouvoir effectuer le métier que vous aimez à votre manière, selon vos propres méthodes.

Vous avez le goût du challenge ? Le défi ne vous fait pas peur ? Vous êtes un ou une as de l’organisation et du relationnel ? Vous savez comment proposer à vos clients un service qui leur permettra effectivement de gagner en efficacité et de se décharger de nombreuses tâches qui grignotent leur temps de manière importante ? Alors pour quelles raisons vous interrogez-vous encore ?

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Organisée, méthodique, rigoureuse, vous êtes une véritable chef d’orchestre de la gestion administrative. Dans ce cas, il est donc grand temps que vous investissiez dans un projet professionnel qui vous tient réellement à coeur : la création de votre entreprise de secrétariat indépendant.

Les services proposés par une entreprise de services administratifs

D’ailleurs, disposez-vous réellement d’une idée précise de ce que vous allez proposer à vos futurs clients ? Tout part de là, et pour vous livrer à cet exercice de manière sereine, vous devrez recourir à toutes vos compétences à la fois humaines et professionnelles.

Ouverture de courriers, classement de documents, rédaction, gestion des achats, facturation, recouvrement de créances ou encore accompagnement dans la gestion des ressources humaines. Leur service s’adapte aux besoins de leurs clients afin d’assurer une collaboration efficace et fluide.

Un bon début serait de déterminer la gamme des prestations que vous voudriez proposer et la manière dont vous voulez les proposer. Dans cette optique, vous pourriez choisir de ne délivrer votre prestation que par le biais d’une plateforme téléphonique.

A l’inverse, vous pourriez décider de réaliser un accompagnement complet en vous rendant directement sur place. L’essentiel étant que votre client bénéficie du meilleur service possible en fonction de ses attentes.

Le choix du lieu d'implantation

L’étape suivante consiste à choisir le lieu d'implantation de votre entreprise de soutien administratif. Les paramètres à prendre en compte dépendront également de si vous optez pour la location de locaux ou leur acquisition.

Les conditions contractuelles des baux varient fortement d'un pays à l'autre, par conséquent, assurez-vous de vérifier les conditions applicables à votre situation et faîtes revoir votre bail par votre avocat avant de signer.

A présent, une chose est certaine. Votre future entreprise de secrétariat indépendant pourra faire sa place sur son marché de manière pérenne.

Les formalités de création d'une entreprise de services administratifs

🔎 Zoom : Il est impératif de suivre strictement les formalités demandées lors de la création d’une entreprise, car celles-ci conditionnent la naissance juridique de la société.

L’immatriculation formalise l’existence juridique de votre projet et se fait sur le Guichet Unique. Préparez bien votre dossier avec la forme juridique choisie, l’identité des dirigeants, l’adresse du siège social, la description de l’activité et les justificatifs nécessaires.

Une fois validé, vous recevrez un numéro Siren indispensable pour vos transactions.

Depuis le 1er janvier 2023, le Guichet unique électronique opéré par l’Inpi est le seul et unique guichet en ligne pour l’accomplissement des formalités des entreprises en remplacement des 6 anciens centres de formalités des entreprises (Autoentrepreneur.urssaf.fr, urssaf.fr, infogreffe.fr, CCI, CMA, CA).

Le guichet unique est notamment compétent pour recevoir de façon dématérialisée les formalités de constitution, de modification et de cessation.

Toute entreprise exerçant sur le territoire français (sauf Polynésie française, Nouvelle-Calédonie et Wallis et Futuna) une activité de nature commerciale, artisanale, agricole ou indépendante doit être enregistrée au registre national des entreprises (RNE).

Une fois votre entreprise immatriculée, vous obtiendrez :

un numéro unique d'identification : le Siren ("en" pour "entreprise") que vous utiliserez dans vos relations avec les organismes publics et les administrations, et un ou plusieurs numéros Siret ("et" pour "établissement"), délivrés par l'Insee.
un code d'activité APE (activité principale exercée), délivré également par l'Insee.

Le guichet unique est votre seul interlocuteur en ce qui concerne l'inscription de votre entreprise. Il va centraliser les pièces de votre dossier et les transmettre aux différents organismes et administrations intéressés par la création de votre entreprise (services fiscaux, CPAM, Urssaf, greffe du tribunal de commerce, chambres consulaires, etc.).

Certaines formalités ne sont pas prises en charge par le guichet unique. C'est le cas notamment, de tout ce qui touche à l’ouverture d’un compte bancaire, à la protection de son nom, ou encore à la souscription de contrat d'assurance.

A noter : la publication d'une annonce légale dans un support habilité à recevoir des annonces légales (SHAL) est une formalité obligatoire dans la vie d'une société.

Pour devenir secrétaire en tant qu’auto-entrepreneur, plusieurs formalités de création de micro-entreprise sont indispensables et obligatoires.

La structure juridique de votre entreprise

La forme juridique d'une entreprise fait référence à la structure légale sous laquelle elle opère.

Ceci signifie qu’en cas de problème, par exemple un litige avec un client, un fournisseur ou un concurrent : vous risquez de vous faire poursuivre en justice à titre personnel. Ces structures bénéficient d’une personne morale et d’une responsabilité limitée aux apports.

Cela signifie qu’en cas de litige ou de faillite, c’est l’entreprise qui se retrouve en première ligne et non l’entrepreneur.

Notez que d’un point de vue financier, la viabilité de votre idée de création d’entreprise doit être indépendante de la structure juridique choisie. Une bonne idée est viable quelle que soit la forme juridique.

Vous pouvez toujours changer de structure juridique ultérieurement (quitte à vendre l’ancienne structure à une nouvelle entreprise dans certains cas), mais c'est une source de coûts supplémentaires ; il vaut donc mieux faire les choses correctement dès le départ.

L’élection pour un statut juridique revient à donner une existence et une reconnaissance à la fois juridique et administrative à votre entreprise de secrétariat. Dés lors, vous comprenez que l’on arrive sur une étape délicate de votre projet.

En effet, contrairement à ce que l’on pourrait penser, tous les statuts ne se ressemblent pas et n’engagent pas les mêmes niveaux de responsabilité tant sur un plan juridique que financier. D’autant que ces divers effets pourront aussi concerner vos associés.

Dès lors que vous aurez déterminé le meilleur statut pour votre entreprise de secrétariat, vous répartirez votre capital entre les associés de votre entreprise de secrétariat indépendant. Cependant, si vous faites le choix de l’EURL, vous n’aurez pas à accomplir cette formalité.

Et pour finir, il vous faudra choisir le régime fiscal et social de votre entreprise de secrétariat indépendant.

Voici un tableau récapitulatif des formes juridiques possibles :

Forme juridique	Caractéristiques	Qui peut l'utiliser ?
Société en nom collectif (SNC)	Les associés (minimum 2) sont commerçants et responsables solidairement des dettes de la société. Aucun capital minimum.	Artisan, commerçant, industriel, profession libérale (mais pas les professions juridiques, judiciaires ou de santé, à l'exception des pharmaciens).
Société anonyme (SA)	Forme de société généralement réservée à de grandes entreprises. Elle doit être composée de 2 associés au minimum. Les actions détenues par les actionnaires dépendent du montant de leur apport dans la société.	Artisan, commerçant, industriel
Société à responsabilité limitée (SARL)	Société permettant à chacun des associés (entre 2 et 100) de n'être responsable des dettes de la société qu'à hauteur de ses apports personnels. Aucun capital minimum.	Artisan, commerçant, industriel, profession libérale (mais pas les professions juridiques, judiciaires ou de santé, à l'exception des pharmaciens)
Entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL)	Société à responsabilité limitée composée d'un associé unique. Il n'est responsable des dettes de la société qu'à hauteur de ses apports personnels. Aucun capital minimum.	Artisan, commerçant, industriel, profession libérale (mais pas les professions juridiques, judiciaires ou de santé, à l'exception des pharmaciens)
Société d'exercice libéral (SEL)	Société permettant d'exercer une profession libérale réglementée.	Profession libérale réglementée
Société par actions simplifiée (SAS)	Société d'une grande souplesse. Les associés (au moins 2) sont libres de déterminer dans les statuts les modalités de son fonctionnement. Sans capital minimum.	Artisan, commerçant, industriel, profession libérale (mais pas les professions juridiques, judiciaires ou de santé)
Société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU)	Société par actions simplifiée composé d'un associé unique. Il peut déterminer librement les modalités de fonctionnement de la société dans les statuts. Sans capital minimum	Artisan, commerçant, industriel, profession libérale (mais pas les professions juridiques, judiciaires ou de santé)
Société civile professionnelle (SCP)	Société permettant à plusieurs membres exerçant une profession libérale réglementée d'exercer en commun leur activité. Chaque associé est personnellement imposé sur sa part de bénéfices.	Profession libérale réglementée (sauf orthophonistes, orthoptistes, pédicures podologues, pharmaciens, sages-femmes, agents généraux d’assurances, experts comptables, diététiciens, psychologues)
Société coopérative de production (SCOP)	Société pouvant prendre la forme d'une SA, SARL ou d'une SAS. Les salariés associés sont obligatoirement majoritaires. Ils doivent posséder au moins 51 % du capital social.	Artisan, commerçant, industriel, profession libérale (architectes, géomètres-experts par exemple)

Les étapes clés pour la création de votre entreprise

Afin que votre projet bénéficie des meilleures chances dès le départ, nos experts de l’accompagnement ont créé un modèle de business plan Secrétariat efficace et soigné. Il a permis le succès de centaines d’entrepreneurs comme vous ! Vous aimeriez vous aussi en profiter ?

1. Rédigez vos statuts

La rédaction des statuts constitue une phase importante dans la création de votre société. Cet acte juridique régit l’ensemble des règles afférentes à la vie de la société.

2. Procédez au dépôt du capital social

Cette étape consiste dans la remise des fonds auprès d’un organisme dépositaire. Il peut s’agir d’une banque, de la Caisse des Dépôts et Consignations ou encore d’un notaire. Ce versement peut prendre la forme d’un chèque de banque émis par un établissement bancaire domicilié en France, d’un virement bancaire ou d’un versement en espèces.

Pour certaines formes de société, ce versement peut être échelonné dans le temps. Par exemple, pour les SARL, le minimum est fixé à 20%. Le reste pouvant être versé dans les 5 ans suivant la création.

3. Procédez à la nomination du dirigeant

Que la société n’ait qu’un seul ou plusieurs dirigeants, les informations à leur propos doivent figurer dans le formulaire M0. De plus, les dirigeants doivent signifier leur acceptation par la signature de l’acte nominatif précédée de la mention « bon pour acceptation des fonctions de » gérant ou de président, par exemple.

En outre, l’identité des premiers dirigeants devra figurer sur l’avis de constitution publié au journal des annonces légales.

4. Prenez connaissance de la réglementation

Dans la mesure où la profession de secrétaire indépendante ne compte pas parmi les professions réglementées, il ne ressort pas de réglementation spécifique à ce secteur d’activité. En revanche, il est observé que certaines secrétaires indépendantes réalisent de manière occasionnelle ou régulière des prestations de comptabilité pour le compte de leurs clients.

Or, l’accomplissement de ce type de prestations est réservé aux comptables ou experts-comptables.

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