Date de remise TPE et bordereau de saisie : guide complet pour la comptabilité et la gestion des paiements
La tenue rigoureuse des bordereaux de saisie comptable et la compréhension des dates liées aux opérations bancaires (date de traitement, date de valeur, date de remise de télécollecte TPE) sont essentielles pour maîtriser la trésorerie, éviter des frais bancaires et garantir la conformité fiscale. Ce guide rassemble les éléments pratiques pour remplir vos bordereaux, comptabiliser correctement les opérations issues des terminaux de paiement électronique (TPE) et gérer la conservation des justificatifs.
Dates bancaires : quelle différence entre date de traitement et date de valeur ?
La date de traitement est celle qui correspond à la date d’enregistrement de votre opération sur votre compte bancaire. La date de valeur est la date appliquée à une opération bancaire pour le calcul des intérêts débiteurs (ou créditeurs dans le cas d’un compte épargne). La date de valeur appliquée peut être décalée.
Dans quelques cas, cette date peut être décalée si vous déposez par exemple un chèque dans un automate ou dans la boite postale de votre agence. Il en est de même si vous passez un ordre de virement en ligne un dimanche. Si vous disposez d’une carte bancaire à débit différé, les opérations effectuées à l’aide de cette carte sont comptabilisées séparément, avec une date de traitement qui dépend de la date de présentation du paiement par le commerçant.
Jours ouvrables et jours ouvrés : impact sur la prise en compte des opérations
On considère comme jours ouvrables les jours consacrés au travail, c’est-à-dire tous les jours du calendrier à l’exception des jours correspondant au repos hebdomadaire légal, les jours fériés et les jours de fermeture des systèmes de paiement. Les jours ouvrés sont les jours effectivement travaillés (du lundi au vendredi ou du mardi au samedi selon les agences bancaires).
Sur les comptes épargne, les intérêts sont calculés obligatoirement par quinzaine et les dépôts ne sont rémunérés que lorsqu’ils ont été sur le compte pendant une quinzaine civile complète (1er au 15 ou du 16 à la fin du mois). Si vous faites un versement le 16 du mois, il ne sera pris en compte qu’à partir de la première quinzaine du mois suivant.
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Qu'est-ce qu'un bordereau de saisie comptable ?
Un bordereau de saisie comptable est le document à utiliser pour enregistrer les opérations financières de votre entreprise de manière ordonnée et systématique. Il s'agit d'un outil de base de la comptabilité. Grâce à lui, tous les mouvements de fonds et les transactions commerciales sont tracés.
Le bordereau de saisie comptable facilite la tenue des registres comptables, l'établissement des états financiers et le suivi des performances financières. Il peut également vous aider lors des audits, de la préparation de vos déclarations fiscales et de la gestion globale de la comptabilité.
Format et informations obligatoires sur un bordereau de saisie
Les bordereaux de saisie comptable se présentent sous la forme d'un tableau ou d'un formulaire. Les débits et les crédits doivent absolument être enregistrés de manière à ce que l'ensemble des écritures soit équilibré, conformément au principe comptable de la partie double. Le bordereau peut être créé manuellement en utilisant des formulaires papier ou électroniquement à l'aide de logiciels de comptabilité.
Les informations devant obligatoirement figurer sur un bordereau de saisie comptable :
- Date de la transaction : Indique la date à laquelle la transaction a eu lieu.
- Libellé : Décrit brièvement la nature de la transaction ou de l'opération effectuée.
- Comptes concernés : Indique les comptes comptables impliqués dans la transaction, généralement sous forme de codes ou de numéros de compte.
- Débit et crédit : Spécifie le montant de la transaction à débiter et à créditer pour chaque compte impliqué.
- Référence : Référence ou numéro unique attribué à la transaction.
Comment remplir un bordereau de saisie en comptabilité ?
Pour saisir correctement vos écritures, votre journal devra indiquer : la date du mouvement financier ; la référence de la pièce ; le numéro du compte mouvementé ; le libellé de l'opération ; le montant à reporter au débit ou au crédit.
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Nous vous donnons un extrait de journal à titre d'exemple :
| Date | N° pièce | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|---|
| 01/01 | CHQ00014 | 401 | Règlement fournisseur | 1000€ | |
| 01/01 | CHQ00015 | 512 | Règlement fournisseur | 1000€ | |
| 01/01 | REM CHQ | 411 | Règlement client | 2000€ | |
| 01/01 | REM CHQ | 512 | Règlement client | 2000€ | |
| 01/01 | VIRT | 580 | Virement interne | 3000€ | |
| 01/01 | VIRT | 512 | Virement interne | 3000€ |
Conseils pratiques pour la saisie des relevés de banque
- Créer un journal de banque spécifique (par exemple BQ1) et indiquer qu'il s'agit d'un journal de trésorerie.
- Ne saisir dans votre journal de banque que les écritures issues de vos relevés de banque pour éviter tout déséquilibre.
- Contrôler le solde de votre journal : le solde du compte 512 Banque doit être identique à celui indiqué sur votre relevé bancaire en fin de mois.
- Vérifier la conformité entre le débit total et le crédit total tout au long de la saisie.
- Pointer toutes les opérations bancaires en cas d'écart pour détecter les erreurs de saisie.
Spécificités liées aux TPE et à la télécollecte
La télécollecte est l’opération qui transfère les données de paiement de votre terminal vers votre banque. Concrètement, quand un client paie par carte, les informations ne vont pas directement sur votre compte. Elles sont d’abord stockées dans la mémoire de votre TPE, puis transmises en lot vers votre établissement bancaire.
Par défaut, la télécollecte s’effectue automatiquement une fois par jour, généralement entre 2h et 4h du matin. La fréquence standard de versement est J+1 ouvré après la télécollecte sur votre compte bancaire. Cependant, certains fournisseurs proposent des versements accélérés ou des virements instantanés.
Le ticket de télécollecte imprimé contient des informations critiques : le nombre total de transactions, la répartition par type de carte et le montant global transmis. La mention « TRANSMISSION RÉUSSIE » confirme le bon déroulement ; en cas d’échec un code d’incident est imprimé et doit être traité.
Que faire en cas d’échec de télécollecte ?
L’incident 0086 signale un échec de transmission vers l’établissement bancaire. La solution consiste d’abord à vérifier la connectivité internet du terminal, puis à relancer une télécollecte manuelle. Sur un TPE Ingenico, la séquence d'urgence est : F + CBEMV + APPEL + bouton vert ; sur un TPE Verifone, la commande se limite à #17.
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Un ticket d’échec s’imprime avec le numéro d’incident : cette information aide le support technique à diagnostiquer la panne. Les causes fréquentes : paramètres de connexion obsolètes, problème de réseau ou saturation de mémoire du terminal.
Comptabilisation des opérations issues d’un TPE
Le plus simple est de créer un journal de banque dédié à la carte bancaire pour isoler les paiements (exemple : un sous-compte 512001). L'ensemble des opérations d'achats est comptabilisé mensuellement au crédit de ce compte 512001 et soldé ensuite par le compte bancaire 512.
Pour chaque transaction, conservez les justificatifs (ticket commerçant, relevé de télécollecte, duplicata), puis enregistrez les écritures correspondantes dans le journal de banque en respectant les mêmes règles (date, référence, compte, libellé, débit/crédit).
Conservation des bordereaux de saisie et des justificatifs
La conservation des bordereaux de saisie comptable et des pièces justificatives est une obligation légale. L'article L123-22 du Code de commerce impose la conservation des pièces comptables pendant dix ans. La durée de conservation des données liées à des opérations monétiques est de 13 mois suivant la date de débit (article L133-24 du code monétaire et financier).
Définissez une méthode d’archivage pour éviter de perdre du temps lors d’un contrôle fiscal. La durée de conservation des bordereaux de saisie en France est de 10 ans.
Numérisation et format des documents
Si ces documents encombrent, optez pour leur dématérialisation ! Conserver une copie numérique de vos bordereaux de saisie vous évitera de les perdre. Pour être fiscalement opposable, un document numérisé doit garantir une reproduction fidèle et intègre de l'original : le fichier ne doit pas être modifiable après numérisation (format PDF/A recommandé), la résolution doit garantir la lisibilité, et les fichiers doivent être horodatés selon la norme NF Z 42-026.
Solution intermédiaire : photocopiez vos tickets commerçants sur papier standard au fur et à mesure, car la majorité des tickets sont imprimés sur du papier thermique dont l'encre s'efface progressivement. Un ticket illisible = un ticket inexistant aux yeux de l'administration fiscale.
Risques d’un bordereau de saisie incorrect et avantages de l’externalisation
Un bordereau de saisie incorrect comporte plusieurs risques : erreurs dans l’analyse et la prise de décision, mauvaise représentation des états financiers, non-conformité fiscale et risque de sanctions disciplinaires. Les erreurs nécessiteront des corrections qui entraîneront des retards et des coûts supplémentaires.
La solution d'externalisation vers un assistant comptable qualifié (réseau de freelances, par exemple) apporte :
- Plus de compétences et de temps pour votre entreprise.
- Un gain de temps précieux pour se concentrer sur les aspects stratégiques.
- Davantage de rigueur et l’élimination du risque d’erreurs.
- Flexibilité pour ajuster les besoins selon la charge de travail.
- Coût souvent inférieur à l’embauche d’un salarié à temps plein.
Lorsque vous externalisez, clarifiez attentes, délais, tarifs et conditions contractuelles, et vérifiez l'expérience et les références du professionnel choisi.
Bonnes pratiques récapitulatives
- Créer un journal de banque bien paramétré et n’y reprendre que les écritures issues du relevé bancaire.
- Vérifier l’égalité débit/crédit et le solde du compte 512 avec le relevé bancaire.
- Conserver et numériser les justificatifs (tickets commerçants, relevés de télécollecte) en format PDF/A horodaté.
- Contrôler la réussite des télécollectes et agir immédiatement en cas d’incident (relance manuelle, vérification connectivité, contact support).
- Envisager l’externalisation pour gagner en précision, temps et conformité.
Faire un duplicata de télécollecte | TPE Ingenico TELIUM
La gestion des bordereaux de saisie comptable et la maîtrise des dates liées aux opérations bancaires et aux TPE sont des enjeux concrets pour la trésorerie et la conformité fiscale. Appliquer les règles de saisie, archiver correctement et automatiser ou externaliser les flux critiques vous fait gagner du temps et réduit fortement les risques d’erreurs.
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