Déclarer les Frais Réels aux Impôts : Conditions et Modalités

Les frais réels, aussi connus sous le nom de « frais professionnels », correspondent aux frais supportés par le contribuable dans le cadre de son activité professionnelle. Sur vos revenus bruts imposables, il est possible de déduire le montant des frais professionnels réellement engagés au cours de l’année passée. Si vous avez décidé d’opter pour la déclaration des frais réels, au lieu de l’abattement forfaitaire de 10 %, c’est probablement que vos frais réels sont élevés. Une bonne raison de les déduire de vos revenus imposables.

Qu'est-ce que les Frais Réels ?

Les frais réels correspondent aux dépenses effectivement engagées par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Parmi elles se trouvent les frais de déplacement, de repas ou de télétravail. Ces frais peuvent donner lieu à une réduction d’impôts. Ces dépenses doivent être justifiées et correspondent à des dépenses professionnelles, telles que les frais de déplacement, de formation professionnelle, de garde d’enfants, etc.

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Liste des frais réels déductibles des impôts

Les frais réels peuvent inclure une large gamme de dépenses professionnelles :

Les frais de déplacement : frais de transport, carburant, péage, etc., justifiés par une situation familiale ou professionnelle.
Les frais de repas : pour les salariés contraints de prendre leurs repas à l’extérieur.
Les frais de télécommunication : téléphone, Internet, etc., s’ils sont utilisés dans le cadre professionnel.
Les frais de formation : s’ils sont directement liés à l’exercice de l’activité professionnelle.
Les frais de matériel professionnel : ordinateurs, outils, équipements spécifiques.
Les frais de double résidence pour des raisons professionnelles.

Frais Réels ou Abattement Forfaitaire : Que Choisir ?

Vous avez le choix entre la déduction forfaitaire de 10 % et la déduction de vos frais professionnels pour leur montant réel. Par défaut, c'est la déduction forfaitaire qui s'applique. Si vous estimez que la déduction de 10 % ne couvre pas vos frais, vous pouvez choisir de déduire vos frais professionnels pour leur montant réel.

La déduction forfaitaire de 10 % : principe

Par principe, l’administration fiscale applique, avant calcul de l’impôt, une déduction forfaitaire de 10 % sur les revenus déclarés par le contribuable sur sa déclaration d’impôt sur le revenu. Cette déduction forfaitaire a pour objectif de compenser les dépenses professionnelles engagées par le contribuable pour exercer sa profession.

La déduction forfaitaire couvre les frais courants. Les principales dépenses professionnelles courantes sont les suivantes :

Frais de déplacement du domicile au lieu de travail
Frais de restauration sur le lieu de travail
Achat de documentation personnelle (non fournie par l'employeur)

La déduction forfaitaire est au moins de 504 € pour chaque membre du foyer fiscal. Son maximum est de 14 426 € pour chaque membre du foyer.

Choisir les frais réels

Il est possible de refuser la déduction forfaitaire pour opter pour le régime des frais réels, notamment lorsque la valeur des frais professionnels excède le montant de la déduction forfaitaire de 10 %. Les frais réels permettent de déduire précisément les dépenses effectivement engagées pour votre activité professionnelle sur factures et justificatifs (en cas de contrôle fiscal).

Choisir la déduction forfaitaire

Parmi ces deux solutions, l’abattement forfaitaire simplifie les choses en appliquant un pourcentage sur les revenus pour couvrir diverses dépenses professionnelles sans avoir à justifier chaque dépense.

Quels Frais Réels Peut-on Déduire des Impôts ?

Les frais de déplacement ou de transport

Les frais de transport entre le domicile et le lieu de travail, dans la limite de 80 km aller-retour par jour, sont déductibles des impôts.

Si la distance domicile-lieu de travail est inférieure à 80 km aller-retour, l’ensemble du kilométrage est pris en compte dans le calcul des frais de transport.

Si la distance domicile-lieu de travail est supérieure à 80 km aller-retour, seuls les 80 km sont pris en compte (sauf cas spécifiques).

Les frais d’utilisation du véhicule sont aussi concernés dès lors qu’il s’agit du véhicule dont le salarié ou son conjoint est propriétaire ou copropriétaire. Pour déterminer la valeur de ces frais réels, il convient d’utiliser le barème kilométrique publié tous les ans par l’administration fiscale.

Aujourd’hui, le montant des frais de déplacement est majoré de 20 % pour les véhicules électriques.

Les frais réels de repas

Les frais de repas peuvent être déduits des impôts, dès lors que le salarié est contraint de prendre son repas en dehors de son domicile. Cela signifie que le lieu d’activité est éloigné du domicile et ne permet pas au salarié de rentrer chez lui (déplacement professionnel, repas d’affaires…).

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Pour 2025, le montant maximal des frais de repas journaliers admis pour la déduction est de 15,65 euros.

Si votre activité vous oblige à prendre certains repas en dehors de votre domicile, vous pouvez déduire les frais supplémentaires engagés par rapport au prix d’un repas pris à domicile. Chaque année, la valeur d’un repas à domicile est évaluée par l’administration fiscale. Ces frais de repas sont donc déductibles à condition qu’ils soient supérieurs au montant admis, environ 5,20 € par jour, et qu’ils puissent être justifiés.

Autres frais déductibles

100 % du matériel informatique / imprimante / scanner / vidéoprojecteur.
100 % du matériel meublant votre bureau (chaise, bureau, étagères…).
Vous pouvez faire passer l’intégralité de votre cotisation syndicale dans vos frais réels.

Comment Déclarer les Frais Réels aux Impôts ?

Opter pour la déduction des frais réels permet aux contribuables de déclarer leurs dépenses professionnelles exactes, ce qui peut être une option avantageuse lorsque les frais engagés sont importants. Toutefois, pour en bénéficier, il est indispensable de respecter une procédure bien précise lors de la déclaration de revenus.

Lors de votre déclaration en ligne sur impots.gouv.fr, après avoir renseigné votre situation personnelle, cochez la case « Traitements, salaires » à l’étape dédiée aux revenus. Dans la rubrique « Traitements et salaires », indiquez vos salaires bruts dans les cases 1AJ à 1DJ comme d’habitude, sans y soustraire vos frais réels.

Si vous avez perçu des remboursements de frais ou des indemnités de la part de votre employeur, vous devez les ajouter au montant de vos salaires imposables dans les rubriques 1AJ à 1DJ.

Dans la déclaration en ligne, une rubrique “Informations” vous permet de détailler la nature et le montant de vos frais déduits (frais de déplacement, repas, télétravail, formation, etc.). Cette section est accessible après avoir saisi le montant de vos frais réels. Vous pouvez également utiliser la rubrique « Détails » : après avoir coché la case « Traitements, salaires » et cliqué sur « Suivant », cliquez sur le bouton « Option frais réels ».

Justificatifs à Conserver

Même si vous ne les transmettez pas avec votre déclaration, tous les justificatifs relatifs à vos dépenses (tickets de caisse, factures, relevés de trajets, etc.) doivent être conservés pendant au moins 3 ans. Vous devez garder les justificatifs de tous vos frais réels pendant trois ans.

Exemples Concrets

Frais de Repas

Dans cet exemple, une salariée travaille à une heure de route de son domicile. Elle ne peut pas rentrer chez elle pour déjeuner et doit donc prendre ses repas à l’extérieur. Elle mange tous les midis dans un restaurant proche de son lieu de travail pour un coût moyen de 11,50 € par repas.

Si vous pouvez justifier avec précision du montant de vos repas, vous devez alors faire la différence entre le montant réel de votre repas et le coût d’un repas à domicile.

Calcul des Frais de Bureau à Domicile

Surface du bureau : vous devez d’abord calculer le pourcentage de réduction avec la formule suivante : Surface du bureau par rapport à la surface totale. Puis vous appliquez ce pourcentage aux différents frais.

Exemple: La surface de la pièce que j’utilise comme bureau fait 10m2 et mon habitation fait 100m2. Je vais donc pouvoir déduire 10 % des éléments suivants :

les travaux effectués ;
la taxe foncière ;
la taxe d’habitation ;
les loyers et les charges de copropriété ;
les dépenses courantes : chauffage, électricité, ramonage, frais de nettoyage, etc.

Conditions de Déduction des Frais Réels

Pour être éligible à la déduction des frais réels, certaines conditions doivent être respectées :

Fournir des justificatifs : Le contribuable doit être en mesure de prouver les dépenses engagées.
Dépenses indispensables à l’exercice de la profession : Les frais réels doivent être indispensables à l’exercice de la profession.
Dépenses réelles et sérieuses : Les dépenses doivent être réelles et sérieuses, justifiées par un besoin réel de l’activité professionnelle.
Dépenses supportées au cours de la même année que les revenus : Les frais doivent avoir été effectivement supportés au cours de l’année de la perception des revenus associés.
Respect des règles spécifiques à certains types de frais : Certaines catégories de frais réels sont régies par des règles spécifiques.

Comment Justifier les Frais Kilométriques et les Frais Réels aux Impôts ?

Pour les frais de repas

Il convient de conserver la facture du repas au restaurant. Pour attester que le repas est bien lié à l’activité professionnelle, la facture doit indiquer le nombre de couverts, le nom de l’entreprise, le nom et le rôle de chaque personne présente.

Pour les frais de déplacement

Pour la déduction des frais réels liés au transport et au déplacement d’un salarié de la déclaration de revenus, les justificatifs dépendent de la situation :

Tickets de transport en commun (métro, bus, train, tramway, etc.).
Factures d’achat ou de location de véhicule en cas de mise à disposition d’une voiture.
Factures liées aux frais de péage et de stationnement.
Factures de carburant ou de recharge pour les véhicules électriques pour estimer les distances parcourues.

Comment Calculer les Frais Kilométriques en 2025 ?

Les frais réels doivent être retenus par le contribuable pour leur valeur réelle. Toutefois, certains frais doivent être calculés selon un barème publié chaque année par l’administration fiscale.

Barème Kilométrique

Le barème est calculé en fonction de la puissance du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus (1 aller-retour par jour sur 36 semaines). Il intègre la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d’assurances.

En réponse à l’augmentation des prix des carburants, le gouvernement a revalorisé de 10 % le barème des indemnités kilométriques en 2025. Ainsi, bien que les barèmes eux-mêmes n’aient pas changé, les indemnités peuvent être majorées de 10 % pour compenser la hausse des coûts liés aux déplacements.

Voici un exemple de tableau récapitulatif pour le calcul des frais kilométriques :

Puissance du véhicule	Kilomètres parcourus	Formule de calcul
Moins de 5000 km	d x 0,568	(d x 0,32) + 1188
Entre 5001 et 20000 km	d x 0,34	d x 0,20
Plus de 20000 km	(d x 0,23) + 2300	(d x 0,14) + 2900

(d = distance parcourue en kilomètres)

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