Dépôt des Comptes Annuels d'une SARL au Greffe : Formalités et Obligations
Le dépôt des comptes annuels d’une société est une démarche obligatoire qui vise à présenter une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat comptable de l'activité d’une société. L’article L. 232-22 du Code de commerce énonce les modalités de dépôt des comptes annuels pour les gérants de SARL auprès du greffe du Tribunal de commerce.
Le dépôt des comptes est une démarche juridique qui consiste à déposer les documents juridiques qui matérialisent l’approbation des comptes. Le dépôt des comptes annuels d’une SARL est effectué auprès du service du RCS (Registre du Commerce et des Sociétés), et un seul exemplaire sera donné au greffe.
Lorsque le greffier reçoit les comptes d’une SARL, il les enregistre et les publie dans le Bulletin Officiel Des Annonces Civiles et Commerciales (BODACC). Des dispositions à l’intention des petites et moyennes entreprises permettent une diffusion restreinte des comptes annuels déposés.
Depuis le 1er janvier 2023, le dépôt des comptes annuels s’effectue, en ligne, sur le Guichet unique. Les comptes annuels sont transmis automatiquement au greffe du tribunal de commerce dont l’entreprise dépend. Après validation par le greffe compétent, l’information est transmise au Registre national des entreprises (RNE) et publiée sur DATA INPI. Le greffe publie d’office l’information au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (Bodacc).
Après la tenue de l'assemblée annuelle d'approbation des comptes, le dirigeant doit déposer les comptes annuels au greffe du tribunal du commerce. Le dépôt s'effectue en ligne sur le guichet des formalités des entreprises ou par dépôt «papier» ou sur place au greffe du tribunal de commerce. Certaines sociétés peuvent, lors du dépôt, rendre confidentiels certains documents comptables ou ne donner qu'une présentation simplifiée.
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Quand faut-il déposer les comptes annuels ?
Les comptes annuels doivent être déposés auprès du greffe du tribunal de commerce à l'une des échéances suivantes :
- Dans le mois suivant l'approbation des comptes par l'assemblée ordinaire des actionnaires ou de l'actionnaire unique.
- Dans les 2 mois suivant l'approbation des comptes par l'assemblée ordinaire des actionnaires ou de l’actionnaire unique lorsque le dépôt est fait par voie électronique.
Où faut-il déposer les comptes annuels ?
Vous pouvez déposer vos comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce dont relève votre entreprise, ou les envoyer par courrier.
En ligne
Le dépôt des comptes annuels en ligne se fait à l'aide du service en ligne suivant : Guichet des formalités des entreprises. Les documents doivent être déposés par le dirigeant ou un mandataire (expert-comptable, avocat, etc.). Ils sont transmis sous format PDF et chaque fichier ne doit pas dépasser la taille de 10 Mo.
Pour signer le dépôt des comptes sociaux, le dirigeant ou le mandataire doit recourir à un système de signature électronique avancée (qui est payant) reposant sur un certificat qualifié fourni par un organisme de confiance. L'Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI) met à disposition une liste des organismes de confiance.
Si le dirigeant ou le mandataire ne dispose pas d’un certificat de signature électronique avancée, il peut utiliser le dispositif « France Connect+». Ce dispositif gratuit permet de s'authentifier de manière renforcée et remplace l’obligation de signature avancée.
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Sur place
Le tribunal compétent dépend du lieu du siège social de l'entreprise :
- Siège social situé en Alsace-Moselle: Le représentant de la société doit se rendre au tribunal judiciaire du lieu où est situé le siège de la société.
- Autres cas: Le représentant légal de la société doit se rendre au greffe du tribunal de commerce du lieu où est situé le siège de la société.
Par courrier
L'adresse postale pour déposer les comptes annuels dépend du lieu du siège social de l'entreprise :
- Siège social situé en Alsace-Moselle: Le représentant de la société doit envoyer les documents par courrier en recommandé avec avis de réception au tribunal judiciaire du lieu du siège social de la société.
- Autres cas: Le représentant légal de la société doit envoyer les documents par courrier en recommandé avec avis de réception au greffe du tribunal de commerce du lieu du siège social de la société.
Quels documents fournir lors du dépôt des comptes annuels ?
Les documents à fournir lors du dépôt des comptes annuels sont différents selon la nationalité de la société.
Société française
Les documents à fournir dépendent de la taille de l'entreprise : micro-entreprise, petite entreprise ou moyenne entreprise.
Micro-entreprise
La société est une micro-entreprise si elle remplit 2 des 3 critères suivants :
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- Bilan total inférieur ou égal à 450 000 €
- Montant net du chiffre d'affaires inférieur ou égal à 900 000 €
- Nombre moyen de salariés employés au cours de l'année inférieur ou égal à 10
Le représentant de la société doit déposer les documents suivants :
- Comptes annuels composés du bilan, du compte de résultat et de l'annexe comptable établis à la clôture de chaque exercice comptable
- Procès-verbal de l'assemblée avec la proposition d'affectation et la résolution votée de l'affectation du résultat
- S'il y en a un, le rapport du commissaire aux comptes (CAC)
Si la société souhaite que ses comptes annuels ne soient pas publiés, elle doit joindre à son dépôt une déclaration de confidentialité. Dans ce cas, le rapport du commissaire aux comptes (CAC) n'est pas non plus publié.
Petite entreprise
La société est une petite entreprise si elle remplit 2 des 3 critères suivants :
- Bilan total inférieur ou égal à 7 500 000 €
- Montant net HT du chiffre d'affaires inférieur ou égal à 15 000 000 €
- Nombre moyen de salariés employés au cours de l'année inférieur ou égal à 50
Le représentant de la société doit déposer les documents suivants :
- Comptes annuels composés du bilan, du compte de résultat et de l'annexe comptable établis à la clôture de chaque exercice comptable
- Procès-verbal de l'assemblée avec la proposition d'affectation et la résolution votée de l'affectation du résultat
- S'il y en a un, le rapport du commissaire aux comptes (CAC)
Si la société souhaite que ses comptes annuels ne soient pas publiés, elle doit joindre à son dépôt une déclaration de confidentialité. Dans ce cas, le rapport du commissaire aux comptes (CAC) n'est pas non plus publié.
Un modèle-type de déclaration de confidentialité est disponible : Modèle-type de déclaration de confidentialité des comptes annuels pour les petites entreprises.
Lorsque la société fait partie d'un groupe de sociétés, elle doit déposer en plus les documents suivants :
- Comptes consolidés
- Rapport sur la gestion du groupe
- Rapport des commissaires aux comptes (CAC) sur les comptes consolidés.
Moyenne entreprise
La société est une entreprise moyenne si elle remplit 2 des 3 critères suivants :
- Bilan total inférieur ou égal à 25 000 000 €
- Montant net HT du chiffre d'affaires inférieur ou égal à 50 000 000 €
- Nombre moyen de salariés employés au cours de l'année inférieur ou égal à 250
Le représentant de la société doit déposer les documents suivants :
- Comptes annuels composés du bilan, du compte de résultat et de l'annexe comptable établis à la clôture de chaque exercice comptable
- Rapport de gestion
- Procès-verbal de l'assemblée avec la proposition d'affectation et la résolution votée de l'affectation du résultat
- S'il y en a un, le rapport du commissaire aux comptes
Si la société le souhaite, elle peut demander à ce que seule une présentation simplifiée de son bilan et de ses annexes soit publiée. En cas de présentation simplifiée, le rapport des commissaires aux comptes (CAC) n'a pas besoin d'être joint.
Lorsque la société fait partie d'un groupe de sociétés, elle doit déposer en plus les documents suivants :
- Comptes consolidés
- Rapport sur la gestion du groupe
- Rapport des commissaires aux comptes (CAC) sur les comptes consolidés.
Société étrangère
Le représentant de la société étrangère doit produire un exemplaire des documents comptables établis lorsqu'ils ont été contrôlés et publiés dans l’État où le siège de la société est situé.
Confidentialité des comptes annuels
Les sociétés sont soumises à une obligation de publication de leurs comptes annuels auprès du tribunal de commerce dont elles dépendent. Néanmoins, certaines sociétés ont la possibilité de demander au greffe la confidentialité de leurs comptes annuels.
Sont concernées par cette option, les micro-entreprises et les petites entreprises, telles que définies dans le Code de commerce.
Micro-entreprises
Les entreprises qui entrent dans cette catégorie peuvent demander au greffe du tribunal de commerce la confidentialité de leur comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe). Au sens de l'article L123-16-1 du Code de commerce, sont des micro-entreprises les commerçants, personnes physiques ou personnes morales qui ne dépassent pas les limites chiffrées au titre du dernier exercice comptable clos et sur une base annuelle, d'au moins deux des trois critères suivants :
- 450 000 euros de total bilan
- 900 000 euros de chiffre d'affaires
- Jusqu'à 10 salariés au cours de l'exercice
En outre, certaines sociétés ne peuvent déclarer confidentiels les comptes déposés, même lorsqu’elles répondent à la définition des microentreprises, en raison de la nature de l’activité qu’elles exercent : il s'agit des sociétés mentionnées à l'article L123-16-2 du Code de commerce (établissements de crédit et sociétés de financement, entreprises d'assurance et de réassurance, entreprises dont l'activité consiste à gérer des titres de participations et de valeurs mobilières, personnes et entités dont les titres financiers sont admis aux négociations sur un marché réglementé, etc.). Les sociétés appartenant à un groupe, au sens de l'article L. 233-16 du même Code, ne peuvent également pas faire usage de cette faculté.
Petites entreprises
Les entreprises qui entrent dans cette catégorie mais qui ne répondent pas à la définition des micro-entreprise peuvent quant à elle demander la confidentialité de leur compte de résultat uniquement. Les petites entreprises peuvent, dans des conditions fixées par un règlement de l'Autorité des normes comptables, adopter une présentation simplifiée de leurs comptes annuels. Sont des petites entreprises au sens de l'article L123-16 du Code de commerce, les commerçants, personnes physiques ou personnes morales, pour lesquels, au titre du dernier exercice comptable clos et sur une base annuelle, l'entreprise qui ne dépasse pas les limites chiffrées d'au moins deux des trois critères suivants :
- 7,5 millions d'euros de total bilan
- 15 millions d'euros de chiffre d'affaires
- Jusqu'à 50 salariés
Moyennes entreprises
Pour les sociétés commerciales répondant à la définition des moyennes entreprises (total de bilan de moins de 25 millions d'€, chiffre d'affaires net de moins de 50 millions d'€, moins de 250 salariés) l'option de confidentialité n'est pas possible. Elles peuvent en revanche demander que ne soit rendue publique qu’une présentation simplifiée de leur bilan et de leur annexe.
Procédure de déclaration de confidentialité des comptes
En vue de déclarer ses comptes confidentiels, la société doit déposer au greffe :
- Les comptes annuels complets
- La déclaration de confidentialité (modèle à télécharger ici selon le cas). Cette déclaration doit être dûment remplie et signée en original par le représentant légal de la société
- Les frais de greffe
Que se passe-t-il en cas de retard ou d'absence de dépôt des comptes annuels ?
Sanction pénale
En cas de non-dépôt des comptes, le dirigeant de la société s'expose à une amende pénale de 1 500 €. En cas de récidive, l'amende passe à 3 000 €.
L'infraction pénale de non-dépôt des comptes peut être poursuivie pendant un délai de 1 an à compter de la date à laquelle les comptes auraient dû être déposés.
Sanction civile
En cas de retard dans le dépôt des comptes, le président du tribunal de commerce peut adresser au dirigeant une injonction de les déposer dans le délai d'un mois. Toute personne intéressée (un salarié ou un ancien salarié) et le ministère public peuvent demander au tribunal de prononcer cette injonction.
Souvent, le président du tribunal de commerce fixe une astreinte pour chaque jour de retard. Le dirigeant de la société doit alors procéder au dépôt des comptes dans le délai d'un mois à compter de la demande du président du tribunal. Il peut désigner une personne chargée de procéder au dépôt de ces comptes.
En l'absence de dépôt des comptes, le président du tribunal oblige la société à payer l'astreinte (on dit qu'il liquide l'astreinte).
Le président du tribunal peut aussi mener une enquête sur la situation économique et financière de l'entreprise. En effet, il est investi d’une mission de prévention des difficultés des entreprises. L'absence de dépôt des comptes annuels peut être un signal révélateur de difficultés financières. Dans ce cadre, le président du tribunal peut convoquer le chef d'entreprise à un entretien.
Coût du dépôt des comptes annuels
Le dépôt des comptes annuels au greffe d’une SARL est payant. Les paiements de ces frais sont à effectuer par chèque libellé à l’ordre du tribunal de commerce ou du tribunal mixte de commerce du lieu d’implantation du siège social. Pour un dépôt en ligne, il est autorisé d’utiliser la carte bancaire.
Le coût varie selon le mode de dépôt (papier ou en ligne). En 2025, il est d’environ 45 € en version papier et 40 € en ligne. Les frais sont à la charge de la société.
Tableau Récapitulatif des Documents et Délais de Dépôt
| Type de Société | Documents à Déposer | Délai de Dépôt |
|---|---|---|
| Micro-entreprise | Bilan, Compte de Résultat, Annexe, Procès-verbal d'assemblée | 1 mois après l'approbation des comptes (2 mois en ligne) |
| Petite Entreprise | Bilan, Compte de Résultat, Annexe, Procès-verbal d'assemblée | 1 mois après l'approbation des comptes (2 mois en ligne) |
| Moyenne Entreprise | Bilan, Compte de Résultat, Annexe, Rapport de Gestion, Procès-verbal d'assemblée | 1 mois après l'approbation des comptes (2 mois en ligne) |
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