Constitution du dossier médical pour le 1er examen médical d'embauche

La visite d’embauche, désormais appelée visite d’information et de prévention initiale (VIPI), est une étape essentielle dans le suivi médical des salariés. Elle doit être organisée par l’employeur dans le cadre de son obligation de sécurité et vise à s’assurer de l’aptitude du salarié à occuper son poste de travail. Ce premier examen médical permet également d’ouvrir un dossier médical en santé au travail (DMST), qui constitue la base du suivi individuel de la santé du salarié tout au long de sa carrière professionnelle.

Modalités et objectifs de la visite d’embauche

Tous les salariés sont concernés par la visite d’embauche, organisée selon les risques professionnels spécifiques liés au poste. Pour les salariés non exposés à des risques particuliers, la visite d’information et de prévention est réalisée dans un délai maximal de 3 mois après la prise effective de poste (2 mois pour les apprentis). Elle est réalisée par un professionnel de santé, qui peut être le médecin du travail, un médecin collaborateur ou un infirmier en santé au travail.

L’objectif principal est d’interroger le travailleur sur son état de santé, de l’informer des risques professionnels inhérents à son poste ainsi que des moyens de prévention, et de lui indiquer les modalités de suivi de sa santé. Ce premier contact ouvre le dossier médical en santé au travail (DMST), qui sera ensuite complété à chaque visite ou examen ultérieur. Cette visite d’information et de prévention peut, le cas échéant, conduire à une orientation vers le médecin du travail si l’examen initial est effectué par un autre professionnel de santé.

Le Dossier Médical en Santé au Travail (DMST)

Le DMST est un dossier médical numérique sécurisé, créé lors de la première visite d’embauche ou d’information et de prévention initiale. Il est constitué par un professionnel de santé sous l’autorité du médecin du travail. Ce dossier regroupe des données sensibles et variées :

Identité complète du salarié, incluant son identifiant national (NIR) utilisé comme identifiant dans le dossier
Historique des visites médicales et examens réalisés
Résultats d’examens complémentaires, compte-rendus et avis médicaux
Notes des infirmiers, collaborateurs ou internes en médecine du travail
Documents transmis par le salarié ou les professionnels de santé externes, et les échanges écrits relatifs à la santé du salarié
Éléments de conseil en prévention selon les risques professionnels identifiés

Le DMST est conservé pendant 40 ans après la dernière visite médicale du salarié au sein du service de prévention et santé au travail (SPST). Ce délai peut être porté jusqu’à 50 ans en cas d’exposition à des agents chimiques dangereux, agents biologiques pathogènes ou rayonnements ionisants. En cas de décès du salarié, le délai de conservation est limité à 10 ans.

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La gestion du DMST respecte strictement le secret médical. Seuls les professionnels habilités au sein du SPST y ont accès. Le salarié bénéficie à tout moment d’un droit d’accès et de rectification, qu’il peut exercer par une simple demande écrite au médecin du travail. Ce droit d’accès peut également être effectué par l’intermédiaire d’un médecin désigné par le salarié.

Différences entre la visite d’information et de prévention et l’examen médical d’aptitude

Pour la majorité des salariés, la visite d’information et de prévention initiale se substitue à l’ancienne visite d’embauche. Cependant, pour les salariés exposés à des risques particuliers ou occupant des postes sensibles (exposition à l’amiante, plomb, agents cancérogènes, agents biologiques des groupes 3 et 4, rayonnements ionisants, entre autres), un examen médical d’aptitude préalable à l’affectation est obligatoire.

Dans ce cas, l’examen médical d’aptitude est réalisé exclusivement par le médecin du travail avant la prise de poste, avec délivrance d’une fiche d’aptitude, valable au maximum 4 ans. Ce suivi fait partie du suivi individuel renforcé (SIR) et vise à garantir la sécurité et la santé du salarié exposé à des risques spécifiques. Le DMST contient alors des informations spécifiques liées à ces expositions, incluant les examens complémentaires et les restrictions d’aptitude éventuelles.

Cadre réglementaire et obligations légales

La visite d’information et de prévention initiale est prévue par le décret n°2016-1908 du 27 décembre 2016, en application de la loi El Khomri (8 août 2016) et réglementée par le Code du travail (articles R4624-10 et suivants). L’employeur est tenu de convoquer le salarié à cette visite, qui se fait sur le temps de travail sans retenue de salaire. En cas de réalisation hors temps de travail, la visite est rémunérée comme du temps de travail, et les frais de transport sont pris en charge par l’employeur.

En parallèle, le DMST est réglementé à travers la loi santé travail du 2 août 2021, complétée par un décret d’application de novembre 2022, qui ont renforcé la traçabilité et la confidentialité des dossiers médicaux en santé au travail.

Autres visites médicales suivant l’embauche et suivi dans le temps

Au-delà de la visite initiale, plusieurs autres visites sont prévues dans le parcours du salarié :

Visite périodique (ou visite de suivi) : réalisée à intervalles réguliers (au maximum tous les 5 ans ou tous les 3 ans pour certains postes à risque) par un professionnel de santé du SPST, elle vise à assurer le suivi de l’état de santé en fonction de l’âge, de l’état de santé et des risques professionnels.
Visite de reprise : organisée à la reprise du travail après un arrêt d’au moins 30 jours, elle doit se tenir au plus tard dans les 8 jours qui suivent la reprise. Elle est aussi obligatoire après certains congés (maternité, maladie professionnelle, accident du travail).
Visite de mi-carrière : concerne les salariés entre 43 et 45 ans, avec une périodicité prévue par accords de branche, permettant un bilan de santé approfondi.
Visites post-exposition et de fin de carrière : destinées aux salariés en suivi individuel renforcé (SIR) qui cessent d’être exposés à des risques ou partent en retraite.

Le DMST est mis à jour à chaque visite, garantissant la continuité et la traçabilité du suivi médical tout au long de la carrière.

Particularités liées aux professions spécifiques

Certaines catégories professionnelles bénéficient de règles spécifiques concernant leur suivi médical :

Jeunes de moins de 18 ans affectés à des travaux interdits ou soumis à dérogation
Salariés soumis à des habilitations électriques ou à des autorisations de conduite
Manipulation manuelle de charges lourdes (> 55 kg)
Intermittents du spectacle, mannequins de plus de 16 ans, et enfants du spectacle, soumis à des réglementations particulières en santé au travail

Pour ces salariés, le suivi médical comprend souvent des examens d’aptitude renforcés, avec renouvellement plus fréquent des visites et une surveillance attentive des risques spécifiques.

Recours complémentaires et examens médicaux

Lors de la visite médicale d’embauche ou au cours des visites ultérieures, le professionnel de santé peut demander des examens complémentaires en fonction des risques liés au poste ou des problèmes de santé détectés. Il peut également orienter le salarié vers des consultations spécialisées pour un avis médical approfondi, afin d’assurer une prise en charge adaptée et favoriser le maintien dans l’emploi.

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Comment se déroule une visite de suivi de santé au travail ?

Distinction entre DMST et DMP

Il est important de ne pas confondre le Dossier Médical en Santé au Travail (DMST) avec le Dossier Médical Partagé (DMP). Le DMST est propre aux services de santé au travail et est strictement confidentiel, accessible uniquement aux professionnels habilités dans le cadre du suivi du salarié. Le DMP, quant à lui, relève de la santé publique et contient l’ensemble des données médicales liées à la prise en charge médicale générale du patient.

Depuis le 31 mars 2022, et sous réserve du consentement du salarié, le médecin du travail peut accéder et alimenter le DMP pour faciliter la coordination des soins, tout en respectant le secret médical et la volonté du salarié.

Informations pratiques pour les employeurs et salariés

L’employeur doit organiser la visite d’embauche (ou visite d’information et de prévention initiale) et transmettre les informations nécessaires au service de santé au travail. Le salarié est informé de ses droits, du contenu du suivi médical et du droit d’accès à son DMST.

Le temps consacré aux visites médicales est considéré comme du temps de travail et rémunéré en conséquence. Les frais liés aux déplacements sont à la charge de l’employeur. Toute visite médicale réalisée dans le cadre de la santé au travail est strictement confidentielle et repose sur un échange respectueux entre le salarié et le professionnel de santé.

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