Externalisation des achats et gestion des approvisionnements pour les PME : services, méthodes et bénéfices

Les équipes d'approvisionnement d'aujourd'hui doivent améliorer l'efficacité, la rentabilité et la durabilité tout en gérant les risques, avec des ressources limitées. Dans une PME, cette fonction peut devenir un véritable levier stratégique pour améliorer les marges, sécuriser les approvisionnements et soutenir la croissance. L'externalisation des achats est une pratique de plus en plus utilisée par les entreprises dans le but d'optimiser leurs processus d'achat. En effet, l'externalisation permet de confier la gestion des achats à des prestataires externes spécialisés dans ce domaine, ce qui permet aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier.

Pourquoi externaliser les achats dans une PME ?

Pour les PME, l’externalisation des achats peut réduire les coûts d’approvisionnement, réduire les investissements en personnel, réduire les investissements fixes et les risques d’approvisionnement, mais aussi améliorer l’efficacité de leur gestion des achats. L’externalisation permet aux entreprises de se concentrer davantage sur leur cœur de métier.

Les avantages des entreprises qui mettent en œuvre l’externalisation des achats se reflètent principalement dans :

Réduction des coûts et optimisation des dépenses.
Gain de temps et efficacité opérationnelle.
Forte valeur ajoutée grâce à l’expertise spécialisée et au suivi complet des commandes.
Optimisation des processus achats et gestion administrative simplifiée.
Partage des risques : les entreprises peuvent diversifier les risques grâce à l’allocation de certaines ressources à des prestataires externes.

Quelles activités externaliser ?

L’externalisation des achats transactionnels, comme le traitement des commandes ou la gestion des factures, est désormais relativement courante. Notamment pour les achats non-stratégiques de classe C où l’avantage est tout de suite perçu en terme de temps gagné et donc d’argent. Ce n’est qu’au cours des dix dernières années que l’externalisation des achats stratégique, comme la sélection des fournisseurs, la négociation des contrats ou la gestion des spécifications, s’est généralisée.

Les processus non-stratégiques, par ailleurs, sont des processus qui soutiennent et garantissent les processus stratégiques, comprenant les activités auxiliaires de l’entreprise. Les processus stratégiques sont à l’origine d’un avantage concurrentiel durable sur le marché d’une entreprise et doivent rester internalisés. Les processus non-stratégiques devraient analyser la proximité de leur relation avec les processus stratégiques. Ceux qui ont un faible degré de proximité peuvent être externalisés.

Modèles de services d’externalisation et exemples

GEP propose un ensemble complet de services d'externalisation des achats - alimentés par l'IA - adaptés aux besoins spécifiques. GEP a été un pionnier d'un modèle d'opérations mondial pour fournir des services d'externalisation des processus d'approvisionnement à forte valeur ajoutée, y compris la procurement stratégique. Dans le domaine des achats, l'expertise génère des insights et les insights génèrent de la valeur. Chez GEP, des centaines de spécialistes de catégorie expérimentés sont présents sur le terrain et encore plus dans notre réseau de PME élargi. En collaboration avec des équipes dédiées à l'intelligence de marché et à l'analyse, nos équipes d'approvisionnement gèrent plus de 450 milliards de dollars de dépenses chaque année pour nos clients.

RHA+ est LA solution externalisée pour déléguer et mutualiser vos achats et approvisionnements. Pour répondre à tous vos besoins d’expertise, de productivité, d’économie ou d’organisation, optimisez votre budget en nous externalisant vos dossiers Achats. L’équipe traite tous vos achats de biens ou services hors production comme ceux directement liés à la production. RHA+ traite, depuis ses locaux, tout ou partie de vos actions sur tout le cycle Achats et apporte son expertise des marchés avec une méthodologie et outils reconnus. L’équipe vous partage son expérience sur chaque dossier opérationnel en recherchant l’optimisation des coûts, la facilité d’usage et/ou la meilleure gestion du contrat fournisseur pour vos clients internes.

La centrale passe vos commandes d’approvisionnements en traçant vos livraisons et gère vos litiges de réception pour vous faire gagner du temps. Nos approvisionneurs assurent le sourcing produits aux conditions d’approvisionnement les plus optimisées. Une équipe d’approvisionneurs et d’acheteurs confirmés prend en charge vos achats en votre nom ; ainsi ils pilotent à distance la relation fournisseurs pour tous vos approvisionnements.

Solution e-Achats et digitalisation

La transformation digitale est la clé pour moderniser la fonction achats. L’automatisation des achats et la digitalisation des processus permettent d’éliminer les tâches manuelles et répétitives, comme la saisie de commandes ou le rapprochement des factures. En adoptant une solution de procure to pay, les entreprises peuvent automatiser l’ensemble du cycle d’achat, de la demande interne à la facturation. La solution e-Achat : un reporting précis et un prévisionnel facilité. C’est ce qui fait défaut à beaucoup d’entreprises : un accès unique à une large gamme de produits ou de services, une facture mensuelle unique pour l’ensemble des achats passés en ligne... Autant dire faciliter la vie de l’entreprise tout en lui permettant de mieux contrôler ses dépenses.

Et si ces PME / ETI avaient la possibilité de se connecter à des e-catalogues de fournisseurs au sein d’une même solution e-Achats en mode punch-out ou hébergé ? Et si les places de marché intégraient des e-catalogues complémentaires et externes de type CdiscountPro ou Amazon Business (plusieurs millions de références produits) ?

Lire aussi: Définition du Conseil en Franchise

La solution e-Achats permet un reporting précis sur toutes les dépenses, la Direction Générale ou Achat pourra déclencher des négociations avec certains fournisseurs notamment en cas de récurrences d’achats sur une catégorie. Dans ce cas, le flux financier externe ne sera plus traité par la solution e-Achat externe. L’entreprise réglera uniquement l’abonnement et poursuivra la transaction via son ERP interne.

Gouvernance, indicateurs et gestion du changement

La centralisation des données d’achat dans un système unique est indispensable. Ces indicateurs de performance clés permettent de suivre l’évolution des coûts, les performances des fournisseurs et l’efficacité des processus. La plupart des entreprises jugent essentiel de nommer un responsable de l’externalisation des achats pour surveiller les performances du fournisseur et résoudre les difficultés relationnelles.

La communication interfonctionnelle est un enjeu majeur. Une mauvaise collaboration interne peut entraîner des frustrations, des retards et des achats inefficaces. L’adoption de nouvelles technologies ou de nouvelles procédures d’achat peut se heurter à une résistance interne. La gestion du changement est donc un enjeu stratégique.

Risques et échecs possibles

Cependant, externaliser ses achats ne donne pas toujours satisfaction. Un manque de compréhension des moteurs sous-jacents de ce qui produit de la valeur ajoutée dans les catégories qu’ils externalisent, conduit les entreprises à choisir les mauvais partenaires, à externaliser les mauvaises activités et à accepter des mauvaises contre-parties. Dans un exemple, une grande société minière a conclu un contrat où le prestataire recevait un pourcentage de la valeur par transaction : cet arrangement n'a finalement pas encouragé la réduction des dépenses d’achats. D’autres entreprises ont dû annuler ou revenir sur leur externalisation en raison du mauvais contrôle des coûts du prestataire, du manque de concentration sur les économies potentielles ou de l’incapacité du fournisseur à influencer ses utilisateurs internes pour utiliser l’outil dédié.

Pour réussir l’externalisation des achats stratégique, les entreprises doivent adopter une approche très systématique en trois étapes de base :

Externaliser les achats stratégiques uniquement dans les catégories où cela offre une valeur précise.
Avoir une compréhension précise des sources de cette valeur et comment les débloquer.
Choisir des partenaires d’externalisation des achats qui ont les capacités de s’attaquer à ces sources de valeur, ainsi que définir et mettre en œuvre des accords qui maximisent les chances de réaliser des économies potentielles.

Concevoir et exécuter des accords efficaces

Puisque le succès de tout accord d’externalisation est déterminé par la préparation et la mise en œuvre de l’accord sous-jacent, il faut : sélectionner un fournisseur approprié, établir des relations solides entre le fournisseur et l’organisation au sens large, et assurer une gestion rigoureuse du processus une fois en cours. Des accords solides se concentrent sur des mesures qui génèrent des économies sur le long terme, comme des objectifs d’amélioration continue. Les cibles associées doivent être clairement définies et mesurables, et les parties au contrat doivent comprendre les objectifs ainsi que les attentes, mais également savoir comment tout est calculé.

Comment choisir son prestataire d’externalisation des achats ?

Pour choisir un prestataire, il faut :

Vérifier l’expertise spécialisée et le panel de services.
S’assurer d’un interlocuteur unique pour centraliser les demandes et tâches.
Évaluer la réputation, la confiance, et les avis clients.
Vérifier les critères de performance et la réputation pour évaluer le gain opérationnel, l’efficacité des processus, et la valeur ajoutée.

Les meilleures entreprises d’externalisation sont celles qui offrent : expertise spécialisée, réseau fiable de fournisseurs, flexibilité, réactivité, et capacité à optimiser les coûts et processus.

Rôle des consultants en externalisation de l’approvisionnement

Les consultants en externalisation de l’approvisionnement facilitent l'externalisation des fonctions essentielles d'achat, telles que l'approvisionnement et la gestion des fournisseurs, à des sociétés spécialisées. Ils aident les entreprises à accéder à des compétences spécialisées de tiers et à des réseaux de fournisseurs. En analysant soigneusement les besoins d'une entreprise en matière d'achats, ils recommandent des services externalisés qui équilibrent la valeur ajoutée et le coût. Les consultants aident également les entreprises à se mettre en relation avec des sociétés d'externalisation des achats qui ont de bonnes relations dans le secteur concerné.

Chez Consultport nous sélectionnons soigneusement les candidats pour vous permettre de choisir parmi les meilleurs. Notre vivier d'experts est composé sur la base de leurs expériences, d'entretiens et de leurs références. En général nous vous pouvons vous proposer un candidat en seulement quelques jours ouvrés. Les phases de demande, recherche et de proposition sont totalement gratuites.

⭕AUTEL DE MIDI |Orateur 🎙️ : Prophète 𝐅𝐫𝐚𝐧𝐜𝐢𝐬 𝐍𝐆𝐀𝐖𝐀𝐋𝐀𝐓𝐡𝐞̀𝐦𝐞 : L' ALLIANCE DU JOUR

Bénéfices concrets et retours d’expérience

Par exemple, un de nos clients a récemment décidé de partir sur l’externalisation de ses achats de classe C, aussi appelés Achats Spots ou Achats Sauvages, pour focaliser son équipe Achat sur la véritable valeur ajoutée qu’elle peut apporter à l’entreprise. Très utile car, en moyenne, le coût de passation d’une commande pour une entreprise est d’environ 120 € ! Ce chiffre peut atteindre les 200 à 250 € de frais administratifs pour les entreprises qui en sont restées au papier, et descendre à 70 ou 80 € pour les championnes de la digitalisation et de l’optimisation achats.

Une PME industrielle qui externalise gagne en réactivité et peut éviter de mobiliser des ressources internes pour des sourcings ponctuels. L’externalisation des Achats auprès de spécialistes a permis de trouver un produit obsolète dans le Michigan (USA) et de le rapatrier sous 72 heures pour un laboratoire pharmaceutique, ce qui a évité une interruption prolongée de la production.

Critères de réussite et précautions

Avant d’externaliser leurs approvisionnements stratégiques, les entreprises doivent analyser attentivement les véritables générateurs de valeur ajoutée et les avantages à long terme de l’utilisation d’un service tiers. Les entreprises doivent également s’assurer qu’elles traitent leur sous-traitant comme un partenaire stratégique - communiquant clairement l’orientation stratégique et donnant au fournisseur un contrôle suffisant des catégories et des fournisseurs pour travailler de façon optimale.

Enfin, il est essentiel d’aligner les incitations et les récompenses pour maintenir les intérêts du fournisseur et de l’entreprise. Des récompenses mal alignées peuvent compromettre les économies attendues et la qualité du service.

Tableau récapitulatif : avantages vs risques

Avantages	Risques / Limites
Réduction des coûts d’approvisionnement	Perte de contrôle si gouvernance insuffisante
Gain de temps et efficacité opérationnelle	Dépendance au prestataire
Accès à une expertise spécialisée	Mauvais alignement des objectifs contractuels
Mutualisation et agrégation de volumes	Incompatibilité des spécifications entre clients
Digitalisation et reporting consolidé	Résistance interne au changement

Les entreprises qui réussissent l’externalisation sont celles qui définissent clairement les catégories à externaliser, comprennent où se trouve la valeur, conçoivent des accords bien structurés et choisissent des partenaires capables de délivrer les résultats attendus.

balises: #Entreprise