L'équivalent du Kbis aux Pays-Bas : Informations essentielles

L'extrait K-bis est un document officiel en France qui certifie l'existence légale d'une entreprise. Il permet notamment de vérifier son identité et il est essentiel pour effectuer diverses démarches administratives et commerciales.

Mais lorsqu’un entrepreneur souhaite se renseigner sur une société établie à l’étranger, comment faire ? Si la compagnie est aussi immatriculée en France, elle disposera d’un Kbis. Si ce n’est pas le cas, alors il est possible d’obtenir un équivalent Kbis à l’étranger. Chaque administration nationale remet un document d’identification aux établissements qui ont procédé à leur immatriculation dans le pays concerné. En revanche, un entrepreneur peut avoir besoin de ce document lorsque son travail requiert la réalisation d’activités à l’étranger.

Qu'est-ce que l'extrait K-bis ?

L'extrait Kbis est le document qui permet d'attester de l'immatriculation d'une entreprise au Registre nationale des entreprises (RNE), anciennement RCS. L'extrait K-bis est un document délivré suite à l'inscription de la société au Registre national des entreprises (RNE). L’article 2 de la loi PACTE a prévu le 1er janvier 2023 le remplacement des registres d’entreprises existantes par le Registre national des entreprises (RNE). L'extrait Kbis sert notamment à prouver l'existence juridique d'une entreprise. Il est nécessaire dans le cadre de diverses démarches administratives.

Équivalents du K-bis dans d'autres pays

• Royaume-Uni : Le Certificate of Incorporation prouve la création et l'existence légale d'une entreprise.
• Espagne : Le Certificado de Registro Mercantil atteste de l'existence légale d'une entreprise et contient des informations similaires à celles de l'extrait K-bis.
• Italie : La Visura Camerale est l'équivalent de l'extrait Kbis et certifie l'existence légale d'une entreprise.
• Belgique : L’extrait BCE, ou extrait Banque-Carrefour des Entreprises, correspond à l’équivalent de l’extrait K-bis.
• Portugal : Le Certidão do Registo Comercial atteste de l’existence légale d’une société.

L'équivalent du Kbis aux Pays-Bas : "Uittreksel Kamer van Koophandel"

Pour votre projet de création de société en Europe, vous envisagez de choisir la Hollande (Amsterdam ou Rotterdam) plutôt que la France (Paris) ou le Luxembourg. En effet, ce pays de l’Union européenne est très attractif dans le monde des affaires. Mais avant de démarrer votre entreprise aux Pays-Bas (comme vous le feriez avant de déposer une marque au Benelux), posez-vous les bonnes questions : Quel statut choisir pour la création de votre entreprise néerlandaise ? Quelles sont les démarches à effectuer ?

Une fois l’entreprise enregistrée et l’inscription terminée, vous recevez un certificat d’immatriculation avec un numéro d’enregistrement. Par la suite, l’organisme d’enregistrement des entreprises néerlandais délivre également un extrait du registre des entreprises (« Uittreksel Kamer van Koophandel« ), l’équivalent d’un extrait Kbis en France, document officiel attestant de l’existence juridique de votre entreprise.

Lire aussi: L'équivalent Kbis expliqué pour les micro-entrepreneurs

Démarches pour créer une entreprise aux Pays-Bas

Avant de créer une entreprise aux Pays-Bas, il vous faut en choisir le statut. La société à responsabilité limitée (BV) est la forme juridique la plus sollicitée par les investisseurs étrangers. En effet, la BV offre un avantage majeur : le nombre de partenaires et le capital minimum nécessaire sont minimes. C’est l’équivalent d’une SA. Le capital minimum pour ce type de société néerlandaise est de 45 000 €. Ensuite, vous devez effectuer les différentes démarches. Pour implanter aux Pays-Bas votre entreprise, ouvrir un compte bancaire est une étape obligatoire. Et vous en connaissez maintenant toutes les étapes !

Le saviez-vous ? Les actes notariés doivent être rédigés ou traduits en néerlandais s’ils sont fournis dans une autre langue. Il se charge de rédiger les statuts et l’acte constitutif. En votre nom, le notaire peut poursuivre la procédure.

Légalisation et traduction des documents

Dans ce cas, le professionnel devra procéder à la légalisation et à la traduction de son Kbis français. Cependant, seul un document original datant de trois mois au maximum peut faire l’objet d’une légalisation et d’une traduction. Enfin, il conviendra de procéder à la légalisation du document. Cette formalité permet d’attester de l’authenticité des signatures et cachets présents sur un document. L’apostille est une formalité similaire à la légalisation.

Les entrepreneurs étrangers peuvent également être amenés à faire traduire leurs documents. Dans ce cas, les professionnels peuvent faire appel à un traducteur habilité par les autorités françaises. Les documents étrangers doivent également passer par une procédure de légalisation. Une ambassade ou un consulat français peuvent, par exemple, procéder à la légalisation.

TVA et obligations fiscales aux Pays-Bas

Toute société qui réalise aux Pays-bas des opérations taxables sur le territoire hollandais, doit s’identifier à la TVA aux Pays-bas, déclarer ses opérations imposables et s’acquitter du paiement de la TVA. Il existe un certain nombre de situations commerciales qui exigent généralement qu’une entreprise étrangère s’enregistre auprès des autorités fiscales néerlandaises.

Lire aussi: Importance du Certificate of Incorporation

Vous développez vos ventes à l’export ? Vous avez de nouvelles obligations fiscales en matière de TVA intracommunautaire à gérer ?

Représentation fiscale

Vous souhaitez faire appel à un représentant fiscal (mandataire fiscal) aux Pays-Bas ? Tout savoir sur la représentation fiscale aux Pays-Bas ? Comprendre quelles sont vos obligations fiscales ? Vous êtes au bon endroit !

En utilisant les services d’un cabinet spécialisé en représentation fiscale et mandat fiscal, vous sécurisez vos flux et obligations déclaratives. La première étape est la plus importante. Vous avez besoin de vous immatriculer à la TVA ? Nous nous occupons de toutes les formalités : dossier d’immatriculation, traduction des documents, communication avec les administrations locales…Les coûts et les délais d’enregistrement varient en fonction du pays. Notre service « conformité TVA » est en charge du dépôt de vos déclarations de TVA et EMEBI.

En fonction de vos obligations fiscales et du rythme déclaratif, nos collaborateurs comptables spécialistes des échanges intracommunautaires et internationaux soumettrons vos déclarations. Vos déclarations sont traitées par des collaborateurs comptables, fiscalistes ou experts-comptables locaux. En tant que représentant fiscal ou mandataire fiscal, nous seront le lien entre votre entreprise et les administrations locales. Une veille réglementaire et une assistance est inclut dans notre accompagnement. Vous avez accès à votre chargé d’affaires, notre newsletter et notre Academy.

Questions fréquentes sur la TVA

Vous êtes des centaines à nous poser des questions sur le fonctionnement de la TVA. Nous faisons de notre mieux pour y répondre.

Lire aussi: Tout savoir sur le calcul de la rémunération freelance

Quel est le rôle d'un représentant fiscal ?

Un représentant fiscal est désigné par une entreprise pour établir toutes les obligations déclaratives en matière de TVA au sein de l’Union européenne, lorsqu’elle effectue des opérations taxables dans un autre État que son pays d’origine.

La différence est faite au niveau de la situation géographique de l’entreprise :

• Si vous êtes une société établie en dehors de l’Union européenne (par exemple: Suisse, USA…) et que vous engagez des opérations taxables dans l’un des États de l’Union européenne, vous avez l’obligation de désigner un représentant fiscal dans ce pays.
• Dans le cas où vous êtes une entreprise établie au sein de l’Union européenne et engagez des opérations taxables dans un autre État membre, vous faites appel à un mandataire fiscal pour établir toutes les formalités administratives relatives à la TVA (obtention n° TVA, déclaration TVA, déclaration Intrastat…).

Certaines opérations vous obligent à être redevable de la TVA dans d’autres États de l’Union européenne (exemple : importation, achat-revente, seuil de chiffre d’affaires dépassé…) !

Est-il obligatoire de désigner un représentant fiscal ?

Oui ! Toute société établie en dehors de l’Union européenne qui engage des opérations taxables dans un des États membre a l’obligation d’y désigner un représentant fiscal.

Quel est le délai d'obtention d'un numéro de TVA ?

Le délai d’obtention d’un numéro de TVA varie en fonction du pays. Cependant, d’une manière générale, il faut compter environ 4 à 6 semaines !

Que se passe-t-il si une entreprise ne respecte pas les règles de la TVA ?

Quand une entreprise ne suit pas les règles de la TVA comme il faut, cela peut entraîner plusieurs problèmes, un peu comme lorsque l'on ne suit pas les règles d'un jeu. Voici ce qui peut arriver :

• Amendes et pénalités : Lorsque votre entreprise manque à ses obligations de TVA, soit par un retard de paiement, soit par des erreurs dans les calculs et déclarations, l'administration fiscale peut imposer des sanctions financières. Ces pénalités peuvent varier : elles peuvent être proportionnelles au montant de TVA dû, reflétant la gravité du retard ou de l'erreur, ou bien prendre la forme d'amendes forfaitaires destinées à sanctionner l'infraction.
• Intérêts de retard : Tout comme les banques appliquent des intérêts sur les prêts, l'administration fiscale calcule des intérêts sur les montants de TVA payés en retard. Ces intérêts sont calculés jour par jour, à partir de la date limite de paiement jusqu'au jour où le paiement est effectivement réalisé.
• Contrôles fiscaux : Le non-respect des obligations liées à la TVA peut déclencher des audits fiscaux de la part des autorités. Ces contrôles sont conçus pour examiner en profondeur les comptes de votre entreprise et vérifier l'exactitude de vos déclarations de TVA.

Comment fonctionne la facturation en matière de TVA pour les ventes à l'étranger ?

Quand on vend des produits ou des services à des clients dans d'autres pays de l'UE, il est important de bien comprendre comment fonctionne la facturation en matière de TVA. Voici ce que vous devez savoir :

• Mentions obligatoires : Ces mentions incluent des détails sur votre entreprise et votre client (comme les noms et adresses, SIREN et numéro de TVA intracommunautaire), la description du produit ou service vendu, la date de la transaction.
• Numéro de TVA : Si vous vendez à des entreprises dans d'autres pays de l'UE, vous devez indiquer votre numéro de TVA et celui de votre client sur la facture. Cela montre que la transaction est une vente intracommunautaire, ce qui vous permet de facturer sans TVA en respectant les Quick Fixes 2020.
• Taux de TVA : Selon le type de produit ou service que vous vendez, et où votre client est basé, vous pourriez avoir à appliquer différents taux de TVA, ou même ne pas appliquer de TVA du tout.

L'immatriculation à la TVA implique-t-elle la création d'un établissement stable ?

Non ! C’est le principal avantage d’utiliser les services d’un représentant ou mandataire fiscal. Immatriculer votre société dans un autre État membre ne veut pas dire création d’un établissement stable. En engageant des opérations taxables dans un pays, cela vous rend redevable uniquement de la TVA. En d’autres mots, seules les obligations TVA doivent être remplies.

Une entreprise peut-elle avoir plusieurs numéros de TVA ?

Oui ! Une entreprise peut avoir un numéro de TVA dans chaque État membre de l’Union européenne. Il est fréquent qu’une entreprise opérant régulièrement dans les différents pays de l’UE ait plusieurs numéros de TVA. La commission européenne a mis en place un site permettant de vérifier en temps réel la validité d’un numéro de TVA intracommunautaire.

Quel est le coût d'une immatriculation à la TVA ?

Le coût varie en fonction de la complexité des opérations, du pays concerné et des timbres fiscaux ou frais d’immatriculation appliqués dans l’État concerné.

Quels documents sont nécessaires pour s'inscrire à la TVA ?

Pour s'inscrire à la TVA, il est important de savoir que les documents requis peuvent varier d'un pays à l'autre. Cependant, il existe une base commune de documents généralement demandés par la majorité des administrations fiscales. Voici les essentiels :

• Les statuts de l'entreprise : Ce document décrit les règles selon lesquelles votre entreprise est organisée et fonctionne. Il inclut des informations telles que le nom de l'entreprise, son objet social, et les détails concernant les associés ou actionnaires.
• Le Kbis (ou un document équivalent selon le pays) : Le Kbis est un extrait du registre du commerce et des sociétés qui prouve l'existence légale de votre entreprise. Il contient des informations clés telles que la forme juridique, l'adresse du siège social, l'identité des dirigeants, etc.
• La pièce d'identité du dirigeant : Une copie de la carte d'identité ou du passeport du dirigeant de l'entreprise est souvent requise pour confirmer son identité.

La traduction des documents est-elle obligatoire ?

Concernant la traduction des documents, les exigences varient sensiblement d'un pays à l'autre. Certains pays acceptent une traduction simple des documents, Deepl ou Google Translate. D'autres pays, en revanche, exigent une traduction assermentée, c'est-à-dire effectuée par un traducteur reconnu officiellement par les autorités judiciaires. Dans certains cas, une procédure d'apostille peut être requise. L'apostille est une forme de certification internationale qui authentifie un document pour son utilisation dans un autre pays.

Taux de TVA en Europe

La TVA, ou Taxe sur la Valeur Ajoutée, est un impôt appliqué sur la plupart des biens et services. Cependant, le taux de TVA n'est pas uniforme partout : il varie d'un pays à l'autre.

Au sein de l'Union Européenne (UE), chaque État membre fixe son propre taux de TVA, dans le cadre de certaines règles communes définies pas l'UE. Il y a généralement trois types de taux : le taux standard, qui s'applique à la plupart des biens et services, et un ou plusieurs taux réduits pour des catégories spécifiques de produits ou services (comme les livres, les médicaments, ou les aliments). Certains pays appliquent également un taux super réduit à certains articles, et il peut y avoir des cas d'exemption totale de TVA.

En dehors de l'UE, des pays comme le Royaume-Uni (UK), la Suisse et la Norvège ont aussi leurs propres taux de TVA, distincts des taux appliqués dans l'UE. Ces différences peuvent avoir un impact significatif sur la manière dont vous gérez les prix et la comptabilité de votre entreprise.

Pour vous aider, nous avons élaboré un tableau récapitulatif des taux de TVA en vigueur dans tous les États membres de l'UE, ainsi qu'au Royaume-Uni, en Suisse et en Norvège.

Autoliquidation de la TVA à l'importation

L'autoliquidation de la TVA à l'importation est un mécanisme qui permet à des entreprises immatriculées à la TVA dans le pays d'importation, de ne pas payer la TVA import à la douane, en reportant ce montant dans leur déclaration de TVA locale.

Tous les pays ne pratiquent pas l'autoliquidation de la TVA import. La France, le Royaume-Uni et la Belgique par exemple, pratiquent l'autoliquidation de la TVA import. La France l'a même généralisé à toutes les entreprises possédant un numéro de TVA FR.

Des pays comme l'Allemagne et la Suisse, n'appliquent pas l'autoliquidation de la TVA à l'importation.

Eurofiscalis : Votre partenaire pour la conformité fiscale

Eurofiscalis est un cabinet fiscal international spécialisé en représentation fiscale. Des experts métiers locaux (experts-comptables, comptables, fiscalistes…), parlant souvent 3 langues, s’occupent pour le compte de votre entreprise, de vos obligations fiscales locales.

Des centaines d’entreprises choisissent Eurofiscalis pour les aider dans leur développement en Europe. “J’ai ce sentiment que tout le personnel à cœur de nous aider sans même parler de coût, pour moi, c’est un vrai échange.

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