ERP pour PME/PMI : Définition, Avantages et Inconvénients

Les ERP (Enterprise Resource Planning), ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) en français, sont des systèmes d'information conçus pour centraliser et intégrer les opérations d'une entreprise. Structurée sous forme de modules indépendants, la base d’un ERP permet de consolider les diverses applications informatiques.

Comment choisir son logiciel ERP ?

Qu’est-ce qu’un PGI ?

Un PGI est un système d’information qui concentre les opérations d’une entreprise. Cet outil garantit la cohérence des informations au sein de l’entreprise, en centralisant et en unifiant les données de tous les départements au sein d’un seul système.

Par exemple, lorsqu’une transaction est effectuée, les renseignements nécessaires sont saisis une seule fois dans le module des ventes. Ensuite, le logiciel met automatiquement à jour les données associées dans d’autres modules, comme la comptabilité et la gestion des stocks, garantissant ainsi leur exactitude et leur harmonisation à travers toute l’entreprise.

En bref, l’ERP fonctionne comme le système nerveux d’une organisation, collectant, traitant et distribuant des informations actualisées à tous les services, pour une gestion globale unifiée.

Quel est le fonctionnement du logiciel PGI/ERP ?

Comme on vient de le voir, le PGI est un système d'information qui concentre les opérations d'une entreprise. Structurée sous forme de modules indépendants, la base d’un ERP permet de consolider les diverses applications informatiques.

Quel est l’intérêt d’un PGI ? Les avantages

Un PGI apporte plusieurs avantages à une entreprise :

L’optimisation de l’efficacité opérationnelle : Un ERP permet de structurer et fluidifier vos processus.
La centralisation des informations : Un environnement de travail unique. Vous n’utilisez plus qu’un seul logiciel pour gérer tous les aspects de votre entreprise.
Une meilleure prise de décision : Une réponse adaptée.
L’amélioration de la collaboration.
La conformité réglementaire.
La flexibilité et l’évolutivité.
La gestion de la chaîne d’approvisionnement.
La gestion de la relation client.
Un retour sur investissement.

Quels sont les modules d’un ERP ?

Comptabilité, ressources humaines, gestion commerciale ou encore gestion documentaire… tout est centralisé au sein d’un seul et même outil. Focus sur la définition de l’ERP, ses avantages, ses modules, et quelques exemples de logiciels.

Module devis et facturation

Le module de devis et facturation est l’épine dorsale des opérations financières de l’entreprise. Du côté des ventes, il offre un soutien précieux grâce à des fonctionnalités comme la génération de devis et factures personnalisés, les rappels de retards de paiement, la simulation de l’impact de remises ou adaptation des prix, etc.

Module de comptabilité

Le module de comptabilité offre des fonctions avancées en vue d'éliminer au maximum les tâches manuelles, comme la saisie. En exploitant des technologies avancées ainsi que des algorithmes de scoring, il sait identifier les prospects les plus prometteurs.

Grâce à une vue complète en temps réel de votre base de clients et des interactions avec eux, vous ciblez et personnalisez davantage vos communications. De quoi les maintenir fidèles ! Le système ERP simplifie également le suivi des mouvements des stocks et de l’entreposage.

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Module de gestion commerciale

Un des grands atouts de ce module réside dans sa capacité à améliorer les relations avec ces fournisseurs, mais aussi à augmenter votre rentabilité. La gestion des plannings conduit à la planification et à la gestion des tâches ainsi qu’au suivi des projets en temps réel.

Avec ce module, vous pouvez superviser les réclamations, effectuer un suivi des tickets, gérer les contrats et les incidents dans les temps, régler les litiges et même mettre en place un portail client ! Ce logiciel de gestion commerciale reflète par ailleurs l’exactitude des données en temps réel : des outils de gestion qui calculent pour vous le chiffre d’affaires, les stocks, etc.

Grâce au portail extranet, la relation avec les clients reste au beau fixe : ces derniers peuvent consulter leurs obligations en matière de comptabilité générale, suivre le traitement de leur dossier en temps réel, télécharger leurs documents et factures, etc. Enfin, les tableaux de bord fournissent les indicateurs demandés.

Tableau récapitulatif des modules ERP et leurs fonctions

Module ERP	Fonctions principales
Devis et Facturation	Génération de devis et factures personnalisés, rappels de paiement, simulation d'impact des remises
Comptabilité	Automatisation des tâches manuelles, identification des prospects, suivi des stocks
Gestion Commerciale	Amélioration des relations fournisseurs, gestion des plannings, suivi des projets

MRP ?

Alors si ERP et MRP semblent liés, avec le même historique, ils sont pourtant bien différents. De façon schématique, si un ERP fait tout, un MRP est spécialisé dans les processus de fabrication.

Le MRP est une solution qui vise à planifier la production en fonction des ressources disponibles. Pour les entreprises, les MRP sont extrêmement pratiques pour identifier la faisabilité du planning et déterminer les délais de production.

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Le principal avantage d’un système MRP, c’est la planification précise et en temps réel de la production. Pour les entreprises, c’est un moyen de planifier les matériaux, la main-d’œuvre et toutes les ressources nécessaires à la production.

Notons cependant que les MRP présentent quelques limites, notamment au niveau de la saisie des données : en effet, garantir l’intégrité et la véracité des données peut vite devenir compliqué - et chronophage - lorsqu’il s’agit d’opérations de fabrication complexes. Aussi, ce type de logiciel s’adapte mal aux produits trop personnalisés qui nécessitent une nomenclature spécifique pour chaque demande.

Les inconvénients des ERP

Quant aux inconvénients des ERP, ils sont plutôt d’ordre financier. En effet, la mise en œuvre et l’intégration d’un ERP au sein d’une entreprise s’avèrent coûteuses, en moyenne entre 2 et 5 % du chiffre d’affaires annuel, un montant conséquent pour les petites entreprises.

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