Exploitation Directe Kbis : Définition et Implications

Le Kbis est souvent désigné comme la carte d'identité d'une entreprise. C'est un document officiel qui atteste de son existence légale et dévoile ses caractéristiques essentielles : nom, adresse, activité, dirigeants… Bref, tout ce qui la définit aux yeux du monde.

Qu'est-ce que le K-Bis ?

Le Kbis est un extrait du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il démontre votre crédibilité : le Kbis est un gage de sérieux pour vos clients et partenaires. C’est tout à fait normal de se demander à quoi sert ce fameux extrait Kbis dont on entend souvent parler. Ce document est indispensable pour de nombreuses démarches administratives, que vous soyez dans le commerce ou l'artisanat.

Mais concrètement, le Kbis, c’est quoi ? C’est un certificat qui atteste de l’immatriculation de votre entreprise, un peu comme une carte d’identité mais pour une société. Le Kbis donne aussi des informations sur la personne à la tête de l'entreprise, c'est-à-dire le dirigeant ou gérant.

Bon à savoir : L'extrait K, qui s’adresse aux auto-entrepreneurs, ne comporte pas la signature du greffier du tribunal de commerce. Il n’est donc pas considéré comme un acte authentique, mais plutôt comme un document officiel à caractère informatif.

Extrait K vs Extrait Kbis

On pourrait facilement confondre ces deux documents, mais ils ne s’adressent pas aux mêmes types d’entreprises. L’extrait K est conçu pour les entreprises individuelles et les micro-entreprises, à ne pas confondre avec l'extrait RNE pour les artisans (anciennement extrait D1). Il contient des informations sur l'identité de l'entrepreneur, la nature de son activité et l'adresse de son établissement principal.

D’un autre côté, l'extrait Kbis s'adresse aux sociétés commerciales (SARL, SA, SAS, etc.) ou exerçant une activité commerciale, c’est-à-dire aux personnes morales, peu importe les professions. Ce document est bien plus détaillé et inclut des informations sur la société, y compris les modifications statutaires.

Utilité du Kbis

Le Kbis, c'est le document à avoir sous la main pour pratiquement toutes les démarches administratives liées à votre entreprise. Il est incontournable pour ouvrir un compte bancaire professionnel, acheter du matériel chez un fournisseur, répondre à un appel d’offres, ou encore créer un second établissement.

Même si l'extrait Kbis n’a pas de durée de validité officielle, la plupart des organismes demandent un document daté de moins de trois mois. C’est un peu comme un billet qui expire : passé ce délai, vous devrez en obtenir un nouveau pour éviter les mauvaises surprises.

A noter : Par exemple, une plateforme comme Malt pour les freelances demande un extrait KBIS de moins de 90 jours afin de procéder au règlement des factures.

Comment obtenir un extrait Kbis ?

Besoin d’un extrait Kbis ? Vous pouvez en faire la demande à tout moment, que ce soit en ligne sur infogreffe.fr ou directement au registre du commerce de votre commune, au greffe du tribunal de commerce. Tout au long de la vie de votre entreprise, vous pouvez demander autant d'extraits Kbis que nécessaire pour vos démarches.

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Pour simplifier la procédure, créez un compte sur monidenum.fr ou pappers.fr et obtenez votre extrait Kbis gratuitement et instantanément. Petite précision : les artisans et professions libérales n'ont pas besoin de cet extrait.

Inscription au RCS et Guichet Unique

Dès que le dirigeant crée une société commerciale, l’inscription au RCS se fait automatiquement. Pourquoi ? Parce que la création d’une société se termine par une étape clé : le dépôt d’un dossier de demande d’immatriculation. Depuis le 1er janvier 2023, quel que soit le statut juridique de votre entreprise, c’est ce Guichet unique qui se charge de tout.

Une fois votre dossier validé, toutes les administrations concernées, y compris les greffes des tribunaux de commerce, accèdent directement aux informations fournies. Résultat ? Votre société ou entreprise individuelle est inscrite automatiquement au registre national des entreprises (RNE). Et si votre activité est commerciale, vous serez aussi inscrit au RCS, sans même avoir à y penser. Vous recevrez dans un délai de 3 à 7 jours ouvrables un extrait Kbis par voie postale.

Astuces : Le cas échéant, pour éviter de devoir y penser constamment, vous pouvez mettre en place un envoi périodique et automatique de votre extrait Kbis via le site du greffe du tribunal de commerce.

Informations Consultables sur l'Extrait Kbis

Le Kbis, c’est un peu comme un livre ouvert : tout le monde peut y jeter un œil. Mais attention, pour mettre la main sur ce précieux document, vous devrez avoir une petite information en poche. En France, l’extrait Kbis constitue la pièce d’identité d’une entreprise. En effet, ce dernier document contient l’ensemble des informations permettant à un entrepreneur d’attester de son activité. Publiques, ces informations peuvent également être consultées par un individu tiers, extérieur à l’entreprise.

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Les informations présentes sur l’extrait Kbis relèvent du domaine public et peuvent, en conséquence, être librement consultées. En revanche, il convient, en premier lieu, d’obtenir le document.

Les entrepreneurs désireux de procéder à l’obtention de l’extrait Kbis de leur entreprise peuvent passer par les services de la plateforme monidenum.fr. En revanche, un particulier ou un entrepreneur qui souhaite lire le Kbis d’une autre entreprise peut passer par différents canaux.

Structure de l'Extrait Kbis

Complet, l’extrait Kbis comporte plusieurs sections à lire attentivement. Attention cependant : les micro-entreprises et les artisans ne sont pas concernés par l’extrait Kbis.

La première partie de l’extrait Kbis est celle qui permet d’identifier l’entreprise en tant que telle. Il s’agit de l’information phare de l’extrait Kbis. En effet, ce document est remis sous condition d’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS) et a pour objectif principal d’attester de ladite immatriculation. Cette dernière fait partie des formalités obligatoires pour les entreprises.

Dénomination Sociale

Il s’agit ici du nom formel de l’entreprise. Ce dernier doit être défini au moment de la création et précisé dans les statuts de cette dernière. La dénomination sociale de l’entreprise n’est pas forcément le nom tel qu’il apparaît aux yeux des clients ou dans les supports de communication (nom commercial).

Dans le cas d’une micro-entreprise ou d’une entreprise individuelle, cette raison sociale correspond aux nom et prénom de l’entrepreneur.

Nom Commercial

En règle générale, il est possible, sur un extrait Kbis, de préciser le nom commercial de l’entreprise ou de la société.

Statut Juridique

Le statut juridique détermine les règles de fonctionnement de l’entreprise. Ainsi, en fonction de la forme juridique choisie, l’entreprise pourra définir un certain nombre d’associés, un capital social de départ, le statut de son dirigeant.

De même, les règles relatives à l’affiliation de l’entreprise à un régime d’imposition découleront de cette forme juridique. Il existe différentes formes juridiques possibles pour une entreprise.

Capital Social

Le capital social de la société correspond à l’ensemble des apports effectués par ses actionnaires et ses associés. Le capital social constitue une première source de financement pour la société. De même, il fait office de garantie aux yeux des éventuels créanciers.

Ce capital peut changer au cours de l’existence de la société.

Adresse du Siège Social

Il s’agit de l’adresse du siège social de la société. Une société ne peut avoir qu’un seul siège social, même si elle dispose de plusieurs établissements.

L’adresse du siège social va permettre de définir le rattachement de l’entité à un certain nombre d’administrations et de services publics. Elle détermine notamment la domiciliation fiscale de l’entreprise.

Durée de la Société

Cette information correspond à la durée d’existence de la société. En effet, la personne morale a une durée d’existence limitée. Cette durée doit être précisée dans les statuts de la société.

La limite de durée est fixée à 99 ans, avec possibilité de prolongation, aussi nommée prorogation.

Date de Clôture de l'Exercice Comptable

L’extrait Kbis précise également la date à laquelle se termine l’exercice comptable de l’entreprise. Cette date est importante pour l’entreprise ou la société.

Informations sur les Dirigeants

Cette partie permet d’identifier les différentes parties prenantes de la société ou de l’entreprise. Les informations de cette catégorie sont celles permettant d’identifier les personnes.

Cette partie de l’extrait Kbis se divise ensuite en diverses sous-parties dédiées au Président, ainsi qu’aux divers administrateurs. Chacun d’entre eux fait en effet l’objet d’une identification.

Activité de l'Entreprise

Cette section a pour but d’aider à identifier clairement l’activité de l’entreprise ou de la société. L’établissement principal est celui où s’exerce l’activité principale de la société.

Cette adresse peut correspondre à l’adresse du siège social, mais il ne s’agit en rien d’une obligation.

La partie portante sur l’activité permet, comme son nom l’indique, de préciser l’activité de la société. Cette partie peut être rédigée brièvement.

Ensuite, vient la date de commencement de l’activité. L’origine du fonds correspond à la situation de la société au moment de son immatriculation par l’entrepreneur (création de l’activité, rachat de la société…).

Enfin, le mode d’exploitation se réfère à la façon dont l’entreprise ou la société est gérée.

Observations et Renseignements Complémentaires

Les informations présentes sur le Kbis vont au-delà d’une simple liste de données. En effet, selon la situation et le parcours de l’entreprise, l’extrait Kbis peut comporter une section « Observations et renseignements complémentaires ».

Lorsque celle-ci est présente, elle reprend l’ensemble des changements et modifications subis par l’entreprise.

Coordonnées du Greffe et Date de Mise à Jour

Enfin, l’extrait Kbis porte toujours les coordonnées du greffe du Tribunal de commerce qui en est à l’origine, ainsi que son sceau en bas de page.

À noter : les informations qu’il est possible de lire sur l’extrait Kbis sont publiques et peuvent être consultées par chacun. De même, elles reposent sur les déclarations des entrepreneurs auprès de l’administration.

Pour finir, l’extrait Kbis précise la date à laquelle les informations ont été mises à jour. En effet, les modifications opérées par l’entreprise ou la société entraînent celle des informations présentes sur le Kbis.

Objet Social de l'Entreprise

Lors de la création d’une entreprise, les associés fondateurs doivent impérativement mentionner son objet social dans les statuts. Cette clause est l’exact reflet de l’activité exercée par l’entreprise et du but qu’elle poursuit. Il définit le périmètre d’action de la société, et doit donc faire l’objet d’une formulation particulièrement minutieuse.

L’objet social est l’un des éléments constitutifs de toute société. Il définit le champ d’action de la société, les activités que la société s’engage à exercer. Il est constitué dans l’intérêt commun des associés ou actionnaires.

Si l’objet social est librement fixé par les associés d’une entreprise ou les membres d’une association, il se doit de respecter certains critères afin d’être valide. L’article 1833 du Code civil précise ainsi que, pour être valide, un objet social doit nécessairement être licite : c’est-à-dire qu’il ne doit pas être contraire à l’ordre public et aux bonnes moeurs. Il est alors impératif de respecter les dispositions législatives et réglementaires en vigueur. Ainsi, un objet social ne peut pas inciter à la haine ou viser la vente de parties du corps humain par exemple. À défaut, la société encourt la nullité.

L’objet social doit également être possible, c’est-à-dire réalisable dans la continuité, sans avoir de caractère fini dans la mesure où la société prend fin par la réalisation ou l’extinction de son objet social.

Un objet social non conforme lors de la création de la société peut engendrer une dissolution de plein droit.

Finalement, l’objet social doit être possible au vu de la forme sociale envisagée. On vérifie alors que l’activité visée ne soit pas réglementée (services à la personne, médecine, professions juridiques comme avocat ou notaire). Si c’est le cas, il faudra vérifier la compétence de l’entrepreneur (diplômes, qualifications, expérience) et que la forme sociale puisse permettre l’exercice de l’activité. Par exemple, l’exercice de l’activité d’avocat est incompatible avec la forme juridique de la SARL.

C’est par référence à l’objet social d’une société qu’on détermine le code APE, attribué en fonction de l’activité par l’INSEE. Ce code fixe la convention collective applicable à l’entreprise. De plus, l’objet social permet de déterminer si l’activité de l’entreprise est civile ou commerciale. Cela aura de multiples impacts sur le régime social, légal et fiscal qui lui est applicable.

Comment choisir l’objet social de son entreprise ?

La rédaction de l’objet social d’une entreprise est une étape très délicate. Il est important de garder à l’esprit certaines recommandations.

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